چابک ماندن در عین کار ریموت

تو روزهایی به سر می‌بریم که خبرهای مربوط به ویروس کرونا در راس همه خبرها وجود داره و باعث نگرانی قشرهای مختلف جامعه جهانی شده و تو کشور ما هم مثل همیشه نگرانی‌ای شده افزون بر نگرانی‌های دیگه‌مون.

در این میان، خیلی از دانشجوها، کارمندان، و پزشکان درخواست تعطیلی ادارات و مراکز تحصیلی تا پایان اسفند رو داشتند که عملا به صورت سراسری غیرممکن هست؛ ولی حداقل برای استارتاپ‌ها و شرکت‌هایی که مشتری آنلاین دارند فرصت خیلی خوبیه تا کار از راه دور را امتحان کنند و علاوه بر مقابله با انتشار ویروس کرونا، به سبز موندن زمین‌مون هم کمک کنند و همچنین رفت و آمدهای غیرضروری که باعث اتلاف وقت تیم می‌شه رو هم کاهش بدن.

این شرایط برام انگیزه‌ای شد تا در مورد تجارب خودم به عنوان مدیر محصول، از کار ریموت تو شرکت ایده‌ران و استارتاپ فرمالو بنویسم. ما در ایده‌ران از ابتدای تاسیس، به صورت ریموت کار می‌کنیم و به خوبی با چالش‌های پیاده‌سازی اون در سطح شرکت آشنا هستیم. این روزها مخصوصا، به خاطر تاسیس دفتر بین‌المللی فرمالو در اروپا که باعث فاصله فیزیکی بین اعضای تیم شده و همینطور به خاطر شیوع ویرویس کرونا، تقریبا همه کارهامون رو به صورت ریموت انجام می‌دیم. توی این مقاله چند چالش مهم کار ریموت که ما تو مسیر کاریمون بهش بر خوردیم رو بررسی می‌کنم و ابزارها و روش‌هایی که بهمون کمک کردند کار تیمی‌مون رو بهبود بدیم و تیممون رو رشد بدیم رو هم معرفی می‌کنم.

چالش‌ها

چالش‌هایی که ما تو ایده‌ران با کار ریموت درگیرش شدیم، دلایل مختلفی داشتند، ولی وقتی این دلایل رو با دقت بررسی می‌کردیم، بیشتر اون‌ها به به یک نقطه ختم می‌شدند: فرهنگ سازمان. در اینجا خیلی مهمه که همواره مسائل رو از دید هر دو لبه کار ریموت رو در نظر بگیریم: ۱. اعضای تیم که ریموت کار می‌کنن و ۲. راهبری که مسئول تحویل گرفتن محصولیه که تیم پردازش و تولید می‌کنه. در ادامه چند نمونه چالش رو از دید هر دو نفر بررسی می‌کنم:

چالش: اعضای تیم در زمان ریموت کار کردن به دلیل نبودن فشار مستقیم، بازدهی همیشگی رو ندارن و اصطلاحا بازیگوش می‌شن

تا الان خیلی شنیدیم که بعضی افراد تا زمانی که زور و فشار بالای کارشون نباشه، خوب کار نمی‌کنند و بازدهی مناسبی ندارند. این مساله خیلی شبیه درس خوندن حین ترم تحصیلی در مقابل درس خوندن شب امتحان هست؛ اگر حین ترم درس‌ها رو خرد خرد بخونی (طی یک اسپرینت کارها رو با تخمین نسبتا درست، خرد خرد انجام بدی)، آخر ترم نتیجه خیلی بهتری می‌گیری و اعصابت هم آروم‌تر هست.

توی این فرضیه، عضو تیم که آزادی بیشتری برای زمانش داره، با خودش فکر می‌کنه تا آخر شب (یا حتی آخر اسپرینت) وقت داره کارهاش رو انجام بده، پس الان می‌تونه از زمانی که در اختیار داره برای کارهای دیگه‌ش استفاده کنه. تا اینجای کار ایرادی وجود نداره، ولی ایراد زمانی پیش میاد که عضو تیم برای لذت بردن از زمانی که به دست آورده، ناخودآگاه وظایفش رو سبک و کوچک می‌بینه و در نتیجه زمانی شروع به انجام کارهاش می‌کنه که فرصت زیادی نداره.

حالا بیایم این مساله رو از دید راهبری ببینیم که موظفه کارهای اعضای تیم رو تحویل بگیره. رفتار راهبر در مقابل بازیگوشی می‌تونه روی نتیجه تاثیرهای متفاوتی داشته باشه. فرض کنیم راهبر تصمیم می‌گیره کنترل و فشارها رو بیشتر کنه (ساده‌ترین راهی که به ذهنش می‌رسه). این کار تا وقتی که آزادی‌های کار ریموت رو نابود نکنه ایرادی نداره. در واقع اگر راهبر تصمیم بگیره برای کنترل بیشتر کار، عضو تیم رو تحت فشار بذاره و آزادی‌هایی که به‌دست آورده رو محدود کنه، این کارش می‌تونه تاثیر کاملا برعکسی روی نتیجه‌ای که دنبالشه بذاره.

در عوض، راهبر قبل از افزایش فشار لازمه مساله رو مستقیما با عضو تیم در میون بذاره، بهش بگه حس می‌کنه دچار بازیگوشی و پایین اومدن سرعتش شده و ازش بخواد برای حل این موضوع راه حل قابل اجرا بده. راه حل قابل اجرا این نیست: «از این به بعد بیشتر/بهتر کار می‌کنم».

راه حل قابل اجرا این هست: «فکر می‌کنم بهتره ساعت‌های مشخصی رو برای شروع و پایان کارهام در نظر بگیرم، مثلا ۱۰ صبح تا ۲ ظهر و ۸ تا ۱۲ شب».

بعد از پیدا شدن راه حل اجرایی که خود عضو تیم ارائه داده، راهبر از عضو تیم می‌پرسه که اگه می‌تونه تو اجرای بهتر برنامه کمکی کنه الان در موردش صحبت کنن. بعد از اون هم به عضو تیم اعلام می‌کنه که تا هفته آینده روند بهبود کارهاش رو با هم بررسی می‌کنند و اگر بهبودی ندیدند، باید به دنبال یک راه حل اجرایی دیگه باشند.

چالش: عضو تیم در زمان ریموت کار کردن به دلیل نبودن مرز مشخص بین زندگی شخصی و زندگی کاری، دچار فرسودگی و خستگی می‌شه

این حالت رو می‌شه برعکس حالت پیش در نظر گرفت: وقتی که عضو تیم برای انجام کارهاش، بیش از زمان کار حضوری وقت و انرژی صرف می‌کنه و عملا مرز درست و مشخصی برای کار و زندگیش قائل نمی‌شه. در نتیجه کار زیاد به مرور باعث خستگی و فرسودگی اون می‌شه.

در این حالت، خوبه راهبر به جای اینکه از نتیجه کوتاه مدتی که به دست آورده راضی باشه، با آگاهی از اینکه این راه در درازمدت نتیجه عکس می‌ده، با عضو تیم صحبت کنه و ازش بخواد برای زمان‌بندی کارهاش یک برنامه اجرایی مشخص کنه و بر اساس همون کار کنه.

همیشه خوبه در نظر داشته باشیم که تب تند، زود عرق می‌کنه و نتایج سریعی که به دست میاریم به همون زودی ما رو وارد چالش‌های جدیدتری می‌کنند و نتیجه عکس می‌دن.

به علاوه خوبه راهبر بتونه راه‌های برنامه‌ریزی زمان (به زودی درباره‌ش بیشتر می‌نویسم) رو به اعضای تیم آموزش بده و تشویقشون کنه علاوه بر اینکه برای زندگی شخصی و حرفه‌ای‌شون هدف‌گذاری می‌کنن، هم مرز این دو رو مشخص کنن و هم ارتباط اون‌ها رو کاملا برای خودشون شفاف کنن. اینجوری هر عضو تیم دقیقا می‌دونه چطور با رعایت مرز و ارتباط کارهاش، زمان‌بندی کنه و در عین حال به هدف‌هایی که برای خودش گذاشته هم برسه و رشد کنه.

چالش: اختلاف ساعت کاری و منطقه زمانی اعضای تیم، ارتباطات رو مشکل و زمان‌گیر می‌کنه

وقتی ریموت کار می‌کنیم، اعضای تیم ممکنه زمان‌های مختلفی رو برای انجام وظایفشون انتخاب کنن. ممکنه اصلا یک روز یکی از اعضای تیم انرژی و روحیه کافی برای انجام کار نداشته باشه و ترجیح بده امروز استراحت کنه و در عوض، کارهای امروز رو فردا و پسفردا ببنده. گاهی هم ممکنه هر کدوم از اعضای تیم در منطقه زمانی‌های متفاوت با ساعت روز و شب‌های متفاوتی زندگی کنند. اختلاف ساعت بین اعضای تیم ما بیشتر از ۲ ساعت نیست، ولی این مشکل رو با مشتری‌های بین‌المللی‌مون داریم. مخصوصا مشتری‌هایی که از کشورهای امریکا و کانادا هستند و اختلاف زمانی تا ۱۲ ساعت با ما دارند. همه این‌ها می‌تونن باعث ایجاد پیچیدگی‌هایی در هماهنگی‌های تیم بشن.

چیزی که همه روش توافق داریم اینه که این اختلافات زمانی نباید باعث اصطلاحا روی زمین موندن کار و کند شدن و تعلیق کارها بشن. خیلی مهمه که زمان‌ها و جلسات ضروری، از پیش مشخص بشن و اعضای ریموت تیم در این زمان‌ها خودشون رو در دسترس و آنلاین قرار بدن. راهبر وظیفه داره به صورت شفاف این جلسات و زمان‌های مهم رو مشخص و اعلام کنه.

برای حل این مساله قبل از هر چیز در نظر بگیرید که باید تعداد اعضای هر تیم رو بین ۳ تا ۹ نفر محدود کنید. خیلی خوبه این رو هم در نظر بگیرید که اعضای هر تیم در منطقه زمانی‌های نسبتا مشابهی باشند و ساعت‌های کاری که انتخاب می‌کنن تا حد ممکن هم‌پوشانی داشته باشند. اعضا زمان‌بندی کاری خودشون رو اعلام کنند و بازه زمانی مشترک بین اکثریت اعضا رو به عنوان زمان کلیدی ارتباطات در نظر بگیرید (زمانی که اکثر جلسات و هماهنگی‌ها صورت می‌گیره و اعضا موظف هستند به صورت آنلاین به هم پاسخ بدن).

اگر زمان مشترک به سختی به دست میومد، لازمه در صورت امکان، راهبر فداکاری کنه و زمان‌بندی خودش رو با بقیه تیم هماهنگ کنه.

چالش: کار ریموت در دراز مدت حس دور بودن از جامعه می‌ده و حتی برای درون‌گراترین‌ها هم می‌تونه گاهی ناخوش‌آیند باشه.

یکی از شعارهای مورد علاقه ما تو ایده‌ران اینه: TGIF یا Thank God It's Fun. در واقع تا جایی که می‌تونیم سعی می‌کنیم محیط کار رو برای تیممون باحال و خودمونی و در عین حال حرفه‌ای بکنیم.

ما در ایده‌ران برخی از جلسات مهم تیم (جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت و دمو) رو اغلب به صورت حضوری برگزار می‌کنیم تا تیم با هم بیشتر درگیر بشن و هماهنگی‌های لازم رو انجام بدن.

اعضای فرمالو و ایده‌ران می‌تونن بسته به نیازشون از دفتر فیزیکی که داریم استفاده کنن. به علاوه هر چند وقت یک بار دورهمی‌های مختلف مثل جشن پایان سال، سفر به شهرهای مختلف، Game Night و Movie Night برگزار می‌کنیم تا تیم بتونه با هم خوش بگذرونه و ارتباط بیشتری برقرار کنه. البته که همه اعضای تیم برای شرکت توی این دورهمی‌ها مختار هستن، و حضور به هیچ‌کس اجبار نمی‌شه.

به طور کلی کنار هم قرار گرفتن اعضای تیم، چه در قالب بازی و تفریح و چه در سفر و ورزش‌های مختلف، در نهایت به بهبود کار تیمی کمک زیادی می‌کنه، ولی لازمه دو نکته مهم رو تو این زمینه همواره رعایت کنیم:

۱. فعالیت‌ها و تفریحاتی که انتخاب می‌کنیم باید برای همه اعضای تیم به شکل مشترک و یک‌جا فراهم بشه و نباید باعث تفکیک تیم بشه. مثلا استخر که باعث تفکیک تیم به دو دسته خانم‌ها و آقایون می‌شه رو نمی‌شه فعالیت تیمی در نظر گرفت؛ مخصوصا وقتی تعداد اعضای یکی از دسته‌ها به شکل قابل توجهی کمتر از دسته دیگه باشه.

۲. همیشه یادمون باشه که برنامه‌های تفریحی اگرچه با هدف نزدیک کردن اعضای تیم برگزار می‌شن، ولی همیشه ممکنه بعضی از اعضای تیم به دلایل شخصی‌شون ترجیح بدن در اون‌ها شرکت نکنن و از تنهایی خودشون لذت بیشتری ببرن. پس در عین اینکه هر دفعه اون‌ها رو هم مثل بقیه اعضا دعوت می‌کنیم، اگه جوابشون منفی بود با اصرارهای بیش از حد اون‌ها رو تو رودربایستی نذاریم و بذاریم راحت باشن.

چالش: وقتی که تیم به هر دلیلی بازدهی مناسب رو نداره، راهبر به شدت وسوسه می‌شه تعداد ساعت‌های کاری اعضای تیم رو بشمره و تیم رو تحت فشار بذاره که بیشتر کار کنه

هر راهبری ممکنه حداقل یک بار در تله مدیریت خطوط تولید گیر کرده باشه. به این صورت که ما فکر می‌کنیم اگر تعداد افرادی که در خط تولید کار می‌کنند رو دو برابر کنیم، تعداد ساعت‌هایی که کار می‌کنیم رو دو برابر کرده‌ایم و در نتیجه خروجی خط تولید هم دو برابر می‌شه.

فرض کنید قراره یکی از خطوط تولید یک کارخانه رو مدیریت کنید. شما مسئول مدیریت ۴ نفری هستید که در این خط تولید مشغول به کار هستن. روز اول و دوم این خط تولید ۵۰ بسته تولید می‌کنه. روز سوم، ۴۸ بسته و روز چهارم ۵۲ بسته. روز پنجم یکی از اعضای خط تولید به خاطر بیماری غایب هست و خروجی خط تولید به ۲۰ بسته کاهش پیدا می‌کنه. حالا بذارید یه سوال سخت ازتون بپرسم: آیا شما این کاهش رو یک چالش می‌بینید؟ اگه بله، چه راه‌حلی برای اون ارائه می‌دید؟

شما می‌تونید عضو بیمار رو بعد از پایان مرخصی ملامت کنید (عذاب وجدانش رو برانگیخته کنید) و ازش بخواید چند برابر کار کنه تا این عقب افتادگی رو جبران کنه، ولی مطمئن باشید که با شمردن ساعت‌های کاری افراد، به نتیجه‌ای که می‌خواید نمی‌رسید. در عوض، موضوع رو با کل تیم مطرح کنید و بگید که این اتفاق ممکنه برای هرکدوم از اعضای خط تولید اتفاق بیفته. حتی ممکنه یک روز در هفته اعضای خط تولید بخواد به صورت نوبتی استراحت کنه، ولی چیزی که مهمه نتیجه پایانی خط تولید هست. کارخانه برای ادامه حیاتش روی تولید ماهانه ۱۵۰۰ بسته از این خط تولید حساب کرده و ما مسئول هستیم این خروجی رو تحویل بدیم. بنابراین لازمه جوری زمان‌بندی و برنامه‌ریزی کنیم که این تعداد بسته رو در پایان ماه تحویل بدیم.

نتیجه‌گرا بودن در این زمینه همیشه جواب می‌ده. هروقت وسوسه شدید به ساعت‌های کاری تیم توجه کنید، به خودتون هدفتون یادآور بشید.

هدف شما از زیاد کردن ساعت‌های کاری این هست که نتیجه بهتر و سریع‌تری بگیرید درسته؟ پس اصل، گرفتن نتیجه هست. پس بیاید راه‌های بهینه‌ای پیدا کنیم که نتیجه بهتر و سریع‌تری بگیریم.

این راه‌ها از شرکتی به شرکت دیگه و از تیمی به تیم دیگه متفاوته و فقط هم یک راه نیست! ما در ایده‌ران با توجه به ماهیت پروژه‌هامون ساختار تیمی خاص خودمون رو داریم و با توجه به همون، راهکارهای ممکن رو هم اجرا می‌کنیم.

شما باید کارهای زیادی انجام بدید تا بتونید نتیجه و خروجی تیم رو بهبود بدید. لازمه چالش بهبود نتیجه رو با تیم در میون بذارید و همراه با تیم برای اون راه‌حل پیدا کنید. مطمئن باشید که با برگزای منظم جلسات بحث و بررسی روال‌های کاری، تیم خودش بهترین راه‌حل‌ها رو برای بهبود بهتون ارائه می‌ده. همه راه‌حل‌ها رو بنویسید، اصلی‌ترین‌ها و موثرترین‌هاش رو انتخاب کنید و شروع کنید طبق اونا، رفتارها و ضوابط رو تغییر بدید. بعد تو بازه‌های زمانی منظم نتیجه رو بررسی کنید و اگه روشی کار نمی‌کرد باز هم اون رو تغییر بدید. انقدر این تغییرات رو اعمال کنید تا هر دفعه یک قدم به نتایج بهتر نزدیک‌تر بشید.

همیشه به یاد داشته باشید که در کار ریموت نتیجه‌گرا بودن وقتی معنی پیدا می‌کنه که بتونیم در مدت زمان مشخصی خروجی با کیفیت و به میزان مورد توقع ارائه بدیم. در صورتی که هر کدوم از این ارکان رعایت نشه، نتیجه بهینه و راضی کننده نیست و لازمه برای بهبود اون اقدامات و تغییراتی در تیم و روش‌های کاری شکل بدیم.

راهکار کلی

البته که هر مساله راه‌حل خاص خودش رو داره و نمیشه برای تمام مسائل یک نسخه پیچید؛ ولی می‌شه مساله رو به شکل Big Picture دید و برای اون یک راهکار کلی دید. من هم اینجا یک پیشنهاد کلی برای راهبری ریموت یک تیم بهتون می‌گم:

کنترل، مدیریت و فشار آوردن به تیم ریموت خوب و لازمه؛ البته تا حدی که به اعضای تیم، برای ایجاد مرز بین زندگی حرفه‌ای و زندگی شخصی آزادی عمل داده بشه و بهشون کمک کنه بین این دو ارتباط مستقیم برقرار کنن.

در واقع شما با فراهم کردن امکان کار ریموت، مزایا و آزادی‌هایی به اعضای تیم ارائه می‌کنید که بهشون کمک‌های زیادی تو زندگی شخصی و حرفه‌ای‌شون می‌کنه. اگر دارید با رفتار اشتباه این آزادی‌ها و کمک‌ها رو سلب می‌کنید، بدونید و آگاه باشید که دارید یک رفتار متناقض از خودتون بروز می‌دید که تبعات خوبی نداره. همیشه به رفتار خودتون واقف باشید، بهش خوب فکر کنید و اگر اشتباهی کردید، به تیم اعلام کنید که متوجه اون اشتباه شدید و برطرفش می‌کنید. این رفتار از شما باعث می‌شه تیم هم نسبت به شما متعهدانه رفتار متقابل نشون بده و به رفتارهاش خوب فکر کنه و اون‌ها رو بهبود بده.

به طور کلی نحوه رفتار موثر راهبر با هر مساله سازمان رو تو سه مرحله خلاصه می‌کنم:

۱. مطرح کردن مساله با عضو تیم و دیدن مساله از جایگاه خود اون

۲. درخواست ارائه یک راه حل اجرایی از طرف عضو تیم

۳. بررسی کمک‌هایی که راهبر می‌تونه برای پیاده‌سازی راه حل ارائه کنه

۴. مشخص کردن یک تاریخ (معمولا یک هفته کافیه) برای بررسی پیشرفت و بهبود این مساله با عضو تیم

ابزارها

خب حالا از چه ابزارهایی استفاده کنیم؟ اصولا بهتره موقع شروع کار، وقت زیادی رو روی این موضوع نذارید، چون شما با هر ابزاری هم که کارتون رو شروع کنید، تا اون رو همراه با تیم تست نکنید، نمی‌دونید آیا این ابزار برای کار شما بهترین هست یا نه.

درست مثل راهکار حل مسائل، ابزار مناسب برای تیم‌های مختلف فرق می‌کنه و آنچه برای یک تیم جواب داده، لزوما برای شما هم جواب نمی‌ده.

در اینجا، ابزارهایی که ما در تیم ایده‌ران طی این ۳ سال برای کار ریموت امتحان کردیم رو به همراه مزایا و معایب هرکدوم میارم و دلیل ادامه/قطع شدن استفاده‌مون از هرکدوم از ابزارها رو هم توضیح می‌دم. ما تعداد ابزارهایی که استفاده می‌کنیم رو محدود کردیم، چون غیرممکنه بتونی از تعداد زیادی ابزار به طور همزمان استفاده کنی. تعداد ابزار زیاد مساویه با استفاده نکردن از خیلی‌هاشون که حتی ممکنه حیاتی هم باشن.

۱- برای مدیریت تسک‌ها و کارهای انجام‌شدنی

ما برای مدیریت کارهامون از وب‌سایت و اپلیکیشن Trello استفاده می‌کنیم. ترلو در عین راحتی استفاده، امکانات خیلی زیادی رو به شما می‌ده؛ از اتوماتیک کردن فرایندها و مدیریت کارها گرفته تا کنترل وضعیت هر کار انجام شدنی و افراد مسئول اون کارها. قبل از ترلو، از وب‌سایت و اپلیکیشن Asana استفاده می‌کردیم، ولی به نظرمون رسید که آسانا با وجود امکانات زیادی که داره، خیلی هم پیچیده‌ست و اصولا تیممون برای ارتباط برقرار کردن از طریق اون راحت نیست. بنابراین تصمیم گرفتیم به ترلو مهاجرت کنیم و امروز هم از این مهاجرتمون کاملا راضی هستیم.

قانونی که برای صحبت‌هامون گذاشتیم اینه که اگر چیزی که می‌خوایم مطرح کنیم، مستقیما مربوط به یک تسک هست، اون رو در کارت ترلو همون تسک می‌نویسیم و نه هیچ جای دیگه.

۲- برای ارتباطات لحظه‌ای اعضای تیم با هم

یکی از ابزارهای خیلی خوبی که ما در ایده‌ران برای ارتباطات درون تیمی استفاده می‌کردیم اپلیکیشن Slack بود. اسلک بهمون این امکان رو می‌داد که برای هر پروژه کانال مجزا تشکیل بدیم، اعضای مربوطه رو به اون کانال اضافه کنیم و صحبت‌های خارج از تسک‌ها رو در اون کانال‌ها انجام بدیم. همچنین امکان چت خصوصی با اعضای تیم، همگام‌سازی با اپلیکیشن‌های مختلف و خیلی امکانات دیگه هم توی اسلک میسر هست.

متاسفانه اسلک اکانت‌های کاربران ایرانی خودش رو مسدود کرد و ما خیلی سریع به نرم‌افزار Microsoft Teams مهاجرت کردیم. نرم‌افزار تیمز علاوه بر اینکه تقریبا همه امکانات اسلک رو داره، یک‌سری امکانات متنوع دیگه رو هم به صورت رایگان فراهم می‌کنه. بعد از مدتی استفاده از تیمز، به این نتیجه رسیدیم که هنوز از ابزاری که استفاده نمی‌کنیم راضی نیستیم، بنابراین ابزارهای دیگه‌ای مثل SamePage رو هم بررسی کردیم ولی هیچ‌کدوم راضی‌مون نمی‌کرد.

ولی بالاخره بعد از کلی جستجو و تست، Discord رو کشف کردیم که البته یه نرم‌افزار برای ارتباط بین کسایی هست که بازی‌های آنلاین انجام می‌دن. این کاربرد ما رو خیلی جذب کرد، چرا که بخاطر اهمیت آنلاین بودن بازی‌کننده‌ها، کندی و قطع و وصلی‌های تیمز رو نداره، تقریبا همه امکانات اسلک رو داره، خوشگله، و رابط کاربری نسبتا آسون و روونی داره. تازه می‌تونیم بفهمیم هر لحظه هم‌تیمی‌مون داره به چه آهنگی تو اسپاتیفای گوش میده!

صحبت‌های تیممون در دیسکورد (ما بهش میگیم دیسکو!) محدود به صحبت‌هایی هست که یا مربوط به هیچ تسک ترلو نیست، یا مربوط به چند تا تسک یا چند تا استوری هست. در واقع دیسکو مختص صحبت‌های کلی‌تر اعضای تیم هست.

۳- برای جمع‌آوری اطلاعات، نظرسنجی از تیم و کلا هر اطلاعاتی که لازمه از تیم دریافت کنیم

ما برای این کار فرمالو رو برای خودمون نوشتیم و توسعه دادیم. البته اون زمان به این خوشگلی الان نبود ولی کارمون رو راه مینداخت! بعد از یه مدت، دیدیم دوستامون در تیم‌ها و شرکت‌های دیگه مشکلی شبیه ما دارن و فرمالو رو به اون‌ها هم دادیم تا استفاده کنن. کم کم فهمیدیم نیاز به فرمالو تو جامعه کم نیست! و تصمیم گرفتیم اون رو به صورت عمومی برای هرکسی که نیاز به ساختن فرم داره ارائه بدیم.

فرمالو بهمون کمک می‌کنه نظرات و اطلاعات اعضای تیم رو جمع کنیم و با کمک نمودارها و چارت‌هایی که بهمون می‌ده، خیلی سریع و راحت در موردشون تصمیم‌گیری کنیم.

۴- برای برگزاری جلسات آنلاین

ما در ابتدا از نرم‌افزار Zoom برای این کار استفاده می‌کردیم، ولی بعد از اینکه این نرم‌افزار فیلتر شد، به Skype مهاجرت کردیم. همه جلسات ایده‌ران برای کسانی که ریموت هستند به صورت کنفرانس آنلاین برگزار میشه. البته اصراری در ویدیویی کردن تماس‌ها نداریم، ولی هر از چند گاهی تماس‌ها رو ویدیویی می‌کنیم تا حس و حال همدیگه رو بهتر درک کنیم. البته همونطور که قبلا هم گفتم، ترجیح ما این هست که اعضای تیم در جلسات مهمی مثل برنامه‌ریزی اسپرینت و دمو به صورت حضوری شرکت کنن، چون این باعث ایجاد هماهنگی‌های خیلی بهتری بین اعضای تیم میشه. ولی اگر هم این موضوع ممکن نباشه، این جلسات رو به صورت ویدیو کنفرانس و بدون مشکل برگزار می‌کنیم.

موضوع خیلی مهم، استفاده از قابلیت Desktop Sharing هست که باعث میشه همه اعضای جلسه چیزی که داره در موردش بحث می‌شه رو ببینن و کاملا شفاف ارتباط برقرار کنن.

تو جلسات Daily Standup و برنامه‌ریزی اسپرینت، بردهای ترلو رو به ترتیب پروژه‌ها باز می‌کنیم و همه می‌بینن که داریم در مورد چه بردی و چه تسکی صحبت می‌کنیم. تو جلسات دمو، هر تیم پروژه رو روی دستگاه موبایل یا دسکتاپ خودش باز می‌کنه و آپدیت‌های صورت گرفته رو توضیح میده. به این ترتیب همه اعضای جلسه کاملا در مورد موضوعات مورد بحث شفاف هستند.

۴- برای ذخیره فایل‌ها و مدارک

ما از ابتدا برای ذخیره فایل‌ها و مدارکمون از Google Drive استفاده کردیم و حسابی هم راضی هستیم. لینک مدارکی که لازم هست رو در نرم‌افزارهای دیگه‌ای که استفاده می‌کنیم قرار دادیم و به این ترتیب خیلی راحت به فایل‌ها و مدارکی که بیشترین کاربرد رو دارن هم دسترسی داریم.

این بود داستان و تجربیات من از پیاده‌سازی کار ریموت تو ایده‌ران. خوشحال می‌شم نظراتتون رو نسبت به این مطلب بدونم. شما تو تیمتون از چه روش‌ها ابزارهایی برای کار ریموت استفاده می‌کنید؟ هر سوالی در این مورد داشتید تو قسمت نظرات بنویسید و قول می‌دم درباره‌شون مطالب بیشتری بنویسم.