چرا ToDo لیست ها نتیجه نمیدن؟ (و راه حل)

به نام خدا.

سلام.

اکثراً همه ما تجربه استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن هایی که توی اونها یه لیستی از کارهامان رو مینویسیم، رو داریم. اسم های مختلفی هم دارن:

• بعضی ها میگن ToDo List
• بعضی ها هم میگن Task Manager
• و چیزهای دیگه.

سوال مهم

سوال مهم اینه که چرا معمولاً این اپلیکیشن ها جواب نمیدن؟ و یا بهتره بپرسیم که ویژگی بدی که اینها دارن چیه؟

قبل از جواب دادن به این سوال، اول بیاید یکم راجب این اپلیکیشن ها و ایراد اونها حرف بزنیم.

اوضاع و احوالِ ToDo لیست ها و ایراد اونها

خب، ما تو این اپلیکیشن ها میایم و یه لیستی از کارهایی که باید انجام بشه رو مینویسیم. مثل زیر:

• خواندن فصل فلان از فلان رمان
• بردن بچه به مهد کودک
• خرید خانه
• ملاقات با فلان شخص
• شستن ماشین
• و غیره

ایراد این چیه الان؟

ایرادش اینه که با استفاده از این ToDo لیست ها، ما فقط یک بُعد از «کارها» رو مد نظر میگیریم و اونهم میشه اینکه چقدر اون کارها حالت اورژانسی دارن و هرچه زودتر باید انجام بشن. درواقع ما تمرکزمان فقط روی کارهایی هست که هرچه زودتر باید انجام بشن. به این بُعد از کارها میگیم urgency و این فقط یک بُعد از کارهاییه که باید انجام بشن.

مشکل اینه که ما به بُعد دیگه کارها توجه نمیکنیم، که خیلی مهم تر هم هست.

حالا این بُعدِ دیگه چیه؟ چیزی نیست جز اهمیت اون کار (یا importance).

خب الان این چه اهمیتی داره؟

بر اساس این ۲ تا بُعد از کارهایی که باید انجام بشن، ما میتانیم بگیم که ۴ جور کار میتانه وجود داشته باشه:

• کارهایی که هم مهم هستن و هم اورژانسی.
  اینها کارهایی هستن که باید هرچه سریعتر انجام بشن. این کارها یه ارزشی رو به زندگی ما اضافه میکنن و از لحاظ زمانی هم یه حالت بحرانی دارن و باید زود انجام بشن. این کارها معمولاً ربط دارن به اهداف بلند مدت ما و یادگیری مهارت های جدیدی که خیلی مهم هستن.
• کارهایی که مهم هستن ولی اورژانسی نیستن.
  اینها کارهایی هستن که باید تو برنامه قرار بگیرن که به مرور زمان انجام بشن. اینها هم ارزش هایی رو به زندگی ما اضافه میکنن ولی از لحاظ زمانی به اندازه دسته اول بحرانی نیستن.
• کارهایی که مهم نیستن ولی اورژانسی هستن.
  اینها کارهایی هستن که هیچ ارزشی به زندگی ما اضافه نمیکنن. این کارها رو باید به دیگران واگذار کرد که وقت خودمان آزاد بشه برای رسیدن به کارهای ۲ دسته قبلی.
• و کارهایی که نه مهم هستن و نه اورژانسی.
  اینها هم کارهایی هستن که هیچ ارزشی به زندگی ما اضافه نمیکنن. ولی فرقشان با دسته قبل اینه که به احتمال زیاد میشه که اصلاً انجامشان نداد! یا دیگه اگه خیلی اصرار دارید که انجام بشن، میشه که تو یه وقت استراحتی انجامشان داد. مثلاً چک کردن اینستاگرام و اینجور کارها یا کارهای دیگه مثل خرید یه سری چیزهای کم اهمیت برای خانه و غیره، تو این دسته قرار میگیرن.

اگه دقت کنید، اون ToDo لیست ها یا به ما اجازه نمیدن با این ۴ جور کار سر و کله بزنیم، یا اینکه کار باهاشن یه ذره سخته.

خب چاره چیه؟

تمام مطالبی که تو این مقاله گفتم، توضیحی بود برای چیزی به اسم Eisenhower Matrix که آقای Dwight D. Eisenhower که چهل و سومین (۴۳) رئیس جمهور آمریکا بوده، اون رو ابداع کرده.

بعضی وقت ها هم بهش میگن جعبه یا ماتریکس یا جدولِ importance / urgency. یعنی رابطه بین «اهمیت» و «اورژانسی بودنِ کارها».

با دیدن عکس زیر، میتانیم ظاهرِ این روش رو ببینیم.

• مربع سبز رنگ میشه کارهای دسته اول.
• مربع آبی رنگ میشه کارهای دسته دوم.
• مربع قرمز رنگ میشه کارهای دسته سوم.
• و مربع طوسی رنگ هم که میشه کارهای دسته چهارم.

چطور از این روش استفاده کنم؟

هرچند که میشه از یه کاغذ و خودکار هم استفاده کرد، ولی بهتر اینه که از اپلیکیشن هایی استفاده کنیم که اصلاً برای این کار ساخته شدن.

چند تا مثال از این اپلیکیشن ها:

• اپلیکیشن Tasks
• اپلیکیشن Priority Matrix
• اپلیکیشن MyEffectiveness
• اپلیکیشن IKE

من خودم از Priority Matrix استفاده میکنم. دلیلش هم فقط عادته، شاید هم از IKE استفاده کنم که ساده تره. شما هر ۴ تا رو امتحان کنید ببینید کدام بهتره.

یه مثال از Priority Matrix

تو عکس زیر یه مثال از این Eisenhower Matrix رو می بینید که تو اپلیکیشن Priority Matrix ازش استفاده میشه.

حرف آخر

قبل تر، سوال پرسیدیم که چرا معمولاً اون اپلیکیشن های ToDo معمولی جواب نمیدن؟ و یا اینکه ویژگی بدی که دارن چیه؟

همونطور که گفتم، جواب اینه که اونها به راحتی به ما اجازه نمیدن که همزمان رو هر دو بُعدِ کارها تمرکز کنیم و کارها رو بر اساس اون ۴ ویژگی، تقسیم بندی کنیم.

یه نکته مهم دیگه اینه که خودِ شما هستید که باید زندگیتان رو بررسی کنید و تصمیم بگیرید که کدام کارها تو کدام از اون دسته ها قرار میگیرن.

خودِ من اگه این اپلیکیشن نبود، خیلی کارها رو نمیتانستم انجام بدم و ذهنم پُر میشد و کلافه میشدم. این روش به شما کمک میکنه که کارهایی که باید انجام بشه رو به نوعی از یه فیلتر رد کنید و هر لحظه بدانید که چه چیزی مهم تره و باید انجام بشه.

انشاالله که این روش رو امتحان کنید و امیدوارم مثل من به شما هم کمک کنه.

یا علی.