تکامل مدیریت پروژه: تفاوت آن در استارتاپ و سازمان

نویسنده: آذین امینی، قائم مقام مدیرعامل هم‌آوا

از سا‌‌ل‌ها پیش که به عنوان اولین زن ایرانی، مدرک مدیریت پروژه حرفه‌ای را از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) گرفتم، فکر می‌کردم که چطور می‌‌توان اصول و استانداردهای PMBOK را در ایران و پروژه‌های بزرگ صنعت نفت و گاز پیاده کرد. نتیجه سال‌ها تلاشم منجر به اجرای چند پروژه و به نوعی بومی‌سازی استانداردها شده است. هم اکنون بیش از سه سال است که مسیر شغلی‌ام را تغییر داده و می‌خواهم از آموخته‌هایم به منظور مدیریت استارتاپ‌ها و رشد آن‌ها استفاده کنم. نوشته زیر که برداشتی از مقاله‌ی آقای ایویتاوتاس بوتکوس است را به تمام افراد علاقه‌مند به مدیریت پروژه و مدیریت محصول، توصیه می‌کنم.

“قبل از پرداختن به موضوع اصلی بیایید نگاهی به تعریف استارتاپ بیندازیم؛ به نظر شما استارتاپی با صد نفر کارمند یا بیشتر همچنان استارتاپ است؟ اگر به دویست یا سیصد نفر برسد چطور؟ هنوز بعضی مواقع از اوبر به عنوان یک استارتاپ نام می‌برند؛ (گرچه بیش از دوازده هزار کارمند دارد!) چه تفاوتی بین استارتاپی که توسط چند دانشجو ایجاد شده با استارتاپی که توسط کارآفرینانی با بیش‌تر از بیست سال تجربه تخصصی در سازمان‌ها، تاسیس شده می‌بینید؟ در این‌جا با پرداختن به دو سر این طیف (برای مثال، مقایسه فضای یک استارتاپ پنج نفره با یک شرکت چند ملیتی بزرگ) قصد داریم که مطلب را به خوبی منتقل کنیم. تفاوت ها از این قرارند:

استارتاپ: تیمی که در فضای مشترکی با هم کار می‌کنند، تعدادشان کمتر از پنجاه نفر است، همگی یکدیگر را با اسم می شناسند، نقش‌ها دقیق تعریف نشده‌اند، بنیان‌گذاران بیشتر تصمیمات را می‌گیرند و دغدغه اصلی زنده ماندن است.

سازمان: دپارتمان‌های مختلف و دفترهای متعددی دارد، افراد فقط همکاران مستقیم‌شان را به خوبی می‌شناسند و با تعداد زیادی افراد از دپارتمان‌های مخلتف تعامل دارند، مسئولیت‌ها و سلسله مراتب مشخص است، دغدغه اصلی سودآوری و زنده ماندن در کوتاه مدت نیست.

اما “مدیریت پروژه” در یک استارتاپ، چه شکلی است؟

اولین نکته‌ی برجسته، این است که برخلاف وظایف استاندارد تئوریک، در استارتاپ‌ها مدیر پروژه تقریبا همان مدیر محصول است. این مساله و مشخصات ذاتی استارتاپ که برخی از آن‌ها پیش‌تر گفته شد، فرصت‌هایی را برای مدیریت پروژه در استارتاپ ایجاد کرده؛ مانند: امکان تصمیم‌گیری سریع و تاثیرگذاری زیاد، انجام سریع‌تر کارها، راحتی انطباق با شرایط جدید و تغییر رویکرد و داشتن فرایندهای منعطف (به دلیل کوتاه بودن چرخه عمر توسعه محصول).

می دانیم که در کنار هر فرصتی، چالشی هم وجود دارد؛ این چالش‌ها در مدیریت پروژه یک استارتاپ عبارتند از: واضح نبودن مسئولیت‌ها، تعامل کم با مشتری، مشکلات قانونی ناشی از برخی تصمیمات عجولانه درباره‌ی محصول، نشانه‌های مثبت اما نادرست! (مانند وعده‌ی خرید محصول که به وقوع نمی‌پیوندد!) و نهایتا، مدیریت سهام‌داران یا همان بنیان‌گذاران (چرا که معمولا بنیان‌گذاران بیش از حد به شهود خود تکیه می‌کنند و نقش مدیر پروژه به عنوان فردی مستقل، این است که دیدگاه آن‌ها را متعادل کرده و اهمیت تصمیمات داده محور و توسعه چابک را در مراحل اولیه اکتشاف محصول، به آن‌ها آموزش دهد).

هر کدام از موارد بالا نیاز به توضیح بیشتر و ذکر نمونه دارند که از ظرفیت این متن خارج است. فقط به یاد داشته باشیم که برای نیفتادن در دام نشانه‌های مثبت نادرست، باید به جای حساب کردن روی وعده‌ها، به سه عامل زمان، پول و اعتبار که مشتری حاضر است برای محصول ما هزینه کند، توجه کنیم.

اکنون به سوال دوم می رسیم:

“مدیریت پروژه” در یک سازمان بزرگ چگونه است؟

اینجا باید بگوییم که وظایف مدیر محصول و مدیر پروژه، با هم  تفاوت دارند (گرچه ممکن  است در برخی شرکت‌های بزرگ، همچنان همپوشانی وجود داشته باشد). بیشترین تمرکز مدیر پروژه روی جنبه‌های عملیاتی پروژه است درحالی‌که مدیر محصول، مسئول اجرای آن است.

مدیر پروژه بودن در یک شرکت بزرگ در مقایسه با یک استارتاپ همراه با فرصت‌هایی است: او می‌تواند از اعتبار شرکت برای برقراری تعاملات قوی با شرکای بیرونی استفاده کند. به‌علاوه، جمع‌آوری نیازها از مدیرانی که بطور منظم با مشتری در ارتباطند، آسان‌تر است. همچنین مدیر پروژه می‌تواند در کاهش مشکلات و مدیریت ریسک‌های ناشی از اجرای پروژه، به مدیر محصول کمک کند. همانطور که انتظار می‌رود چالش‌های مدیریت پروژه در یک سازمان ناشی از اندازه آن است. گرفتن تائیدیه‌های مختلف و ورود و خروج‌های زیاد نیازمند برنامه‌ریزی دقیق مدیر پروژه و پشتکار او برای دخیل کردن مدیر محصول، به منظور جلوگیری از کُند شدن اجرای پروژه است. هر چه تعداد افراد دخیل در پروژه از دپارتمان‌های مختلف بیشتر باشند، چالش ایجاد تعامل نادرست محتمل‌تر است که باید برای رفع آن، فرایند مناسب را تعبیه کرد. و نهایتا اینکه در یک سازمان چرخه توسعه طولانی‌تر بوده و مدیر پروژه مجبور است که هم با استارتاپ‌ها و هم با سازمان‌های موجود در بازار رقابت کند.”

موارد گفته شده، تفاوت‌های اساسی بین دو محیط کاری مدیران پروژه بودند. با شناخت این چالش‌ها بهتر می‌توان پیش‌بینی کرد که در هرکدام از این محیط‌های کاری، با چه چیزی، رو‍‌به‌رو می‌شوید.

منبع: www.toptal.com