راهنمای کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

با گسترش ویروس کرونا در سطح ایران و جهان و افزایش تهدیدش برای سلامتی افراد، دنیای کسب‌وکار در چند هفتۀ اخیر دچار تغییرات زیادی شده است. این بیماری ترس گسترده‌ای را‌ بین مردم ایجاد کرده و مشکلات عدیده ای برای اکثر کسب و کارها پدید آورده و منجر به تعطیلی یا کاهش جدی فعالیت خیلی از بنگاه ها شده است. برخی از کارفرماها به صورت داوطلبانه  برای کاهش انتشار ویروس و کنترل بیماری و همچنین ادامه فعالیت های سازمانشان تصمیم به دورکاری گرفته‌اند.

دورکاری، نوعی شیوه کار است که به فرد اجازه می­دهد بدون نیاز به حضور در محل کار، وظایف خود را با انعطاف پذیری بیشتری انجام دهد.  ابزارهای ارتباطی در حال توسعه و دنیای مجازی، نحوه ارتباط و انجام کارها را برای تیم‌های دورکار بیش از پیش تسهیل کرده‌اند. با توجه به اینکه این مفهوم در بین اغلب مدیران کشور موضوع بدیعی بوده و تجربه عملی کمتر وجود دارد ممکن است عدم اجرای صحیح آن نه تنها باعث کاهش جدی بهره‌وری نیروی انسانی شود بلکه حتی باعث افزایش ریسک ابتلا به کرونا شده و در نتجه هم هزینه مالی تحمیل کند و هم سلامتی کارکنان و اجتماع را به خطر بیاندازد. لذا کلیه مدیرانی که قصد دارند از فواید ارزشمند دور کاری بهره برده و ریسک‌های آن را بخوبی مدیریت کنند لازم هست دانش خود را در این حوزه تکمیل نمایند. مطلب شرح داده شده در ذیل در راستای نیل به این هدف بر اساس تحقیقات انجام شده از منابع علمی مختلف و همچنین مصاحبه با خبرگان این حوزه شامل مدیران داخل و خارج از کشور تهیه شده است.

راهنمای کاربردی دورکاری در راستای مسئولیت اجتماعی ایجاد شده و به دلیل بحران ناشی از فراگیر شدن ویروس کرونا و افزایش دورکاری در بسیاری از سازمان­ها با الگوگیری از تجربیات مختلف از جمله سال ها سابقه دورکاری مشاوران و مدیران پروژه در سطح پروژه های داخلی و  بین المللی شرکت جمع‌­آوری شده­‌است. در این راهنما به مهم‌ترین مواردی اشاره می‌شود که در زمان دورکاری باید مدنظر قرار گیرند. آن­ها را به کار ببندید و برای همکاران و آشنایان خود در شبکه ­های اجتماعی و کاری ترویج کنید و تهدید موجود را به فرصتی برای یادگیری و افزایش توان و ظرفیت مدیریتی شرکت خود تبدیل نمایید.

۱-محیط کار را مجهز و مهیا کنید

از این نقطه شروع می کنیم که بهتر است برای کار کردن در منزل محیط کاری مشخص و مناسبی مهیا شود. رعایت بدیهیات ارگونومی مانند میز و صندلی و نور و سرو صدا تاثیر چشمگیری بر نتیجه کار خواهد داشت. از هوای تازه و نور خورشید نیز نباید غافل شد.  همچنین بهتر است در این محیط، کار دیگری انجام نشود؛ تا پیش فرض های ذهنی اینطور شکل گیرد اینجا محل کار است.

۲-همکاران باید در تمام مدت ساعات کار در دسترس باشند

اعضای تیم در ساعات اداری باید در دسترس و پاسخگو باشند و از برنامه‌های شخصی بپرهیزند. به‌گونه‌ای رفتار شود که در زمان حضور در محل کار رفتار می‌شود (حتی در خصوص موضوعی مانند مرخصی). زمان جلسات فراموش نشود و از طریق کانال‌های ارتباطی پاسخ اعضای تیم داده شود. بر اساس وظایف محوله به سرعت به تلفن ها و پیام­های کاری پاسخ دهید؛ برقراری تماس های تلفنی و اینترنتی با مشتریان می تواند در ایجاد فضا و روحیه مثبت دو طرفه مبنی بر عدم توقف امور موثر باشد. برنامه منظمی برای ایجاد پنجره های زمانی کافی جهت تمرکز و کار عمیق داشته باشید. همکاران دورکار نباید از شهر محل شرکت خود خارج شوند؛ هم به این لحاظ که ممکن است نیاز به جلسه ای حضوری ضروری شود؛ و هم با توجه به وضعیتی که انتشار ویروس کرونا بوجود آورده سفر به شهرهای دیگر (مثلا شهری که خانه پدری در آنجا واقع است) ریسک انتشار بیشتر بیماری را به همراه خواهد داشت.

۳-کارها و وظایف را دقیقا اولویت‌بندی کنید و حجم کارهای در جریان را محدود نگهدارید

برای اینکه بتوان بیشترین نتیجه را از انجام فعالیت ها گرفت، نباید اولویت بندی آنها را فراموش کرد. از ارجاع هم‌زمان چند کار پرهیز کنید؛ و حجم فعالیت های باز را مدیریت نمایید. وقتی چند کار بطور همزمان به فردی ارجاع شود راندمان فرد کاهش می یابد. دور بودن از فضای کاری می تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک کار نسبت به کار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد که چه کارهایی ابتدا باید انجام شود. پس از اولوبت بندی کار ها ترجیحا تک به تک باز شده، انجام و سپس تحویل گردد؛ و بعد بروید سراغ کار با اولویت بعدی.

۴-کانال‌های ارتباطی مجازی برای همه اعضای تیم ایجاد کنید

کانال‌های ارتباطی و شبکه‌های مجازی برای همۀ اعضای تیم تشکیل دهید. جریان اطلاعات و دستورالعمل‌های جدید برای همۀ اعضا شفاف و دردسترس باشد و این‌گونه نباشد که فقط برخی مطلع شوند. بنابراین استفاده از کانال‌های ارتباطی (به‌منظور اشتراک مطالب) که همۀ اعضای تیم ترجیح می‌دهند، ضروری است. اطمینان یابید اخبار مهم و رویدادهای کاری به اطلاع همه نفرات و سطوحی که باید اطلاع داشته باشند به موقع رسیده است.

۵-اسناد و فایل ها را نام گذاری کرده و برای دسترسی راحت و همزمان در فضاهای ابری به اشتراک گذارید

از فضاهای ابری برای اشتراک فایل و اسناد استفاده کنید. وجود فرایندهای مستندسازی و دسترسی به فضاهای ابری (مانند  Google Drive، OneDrive ،  Dropboxو…) که همۀ اعضای تیم بتوانند به‌صورت آنلاین و همزمان از آن استفاده کنند، علاوه بر ایجاد بستری جهت ذخیرۀ اطلاعات، سبب کاهش زمان صرف‌شده برای اقدامات رفت و برگشتی می‌شود. نامگذاری درست و استاندارد فایل‌ها نیز رعایت شود.

۶-محرمانگی اطلاعات را کاملا رعایت کنید

محرمانگی اطلاعات شرکت حفظ شود. یکی از چالش‌های دورکاری، خروج اطلاعات از محل کار است. بنابراین لازم است اعضای تیم در اماکن عمومی مراقب باشند. مثلا هنگام تبادل اطلاعات محرمانه از اینترنت عمومی استفاده نکنید. ممکن است لازم باشد لپ تاپ هایی از شرکت خارج شوند، در این­صورت ساز و کار مناسبی جهت حفظ امنیت داده ها باید اندیشیده شود. همچنین اگر از کامپیوترهای بیرون شرکت فایل هایی بین افراد و سرور ها منتقل می شود از حداقل های امنیتی مانند نصب آنتی ویروس بروز اطمینان حاصل شود.

۷-سیستم‌های پشتیبانی مناسب نرم افزاری و سخت افزاری لازم را فراهم کنید

سیستم‌های پشتیبانی از جمله اینترنت و سخت‌افزار فراهم شود. ممکن است اعضای تیم در محل دورکاری به ابزار و تجهیزاتی نیاز داشته باشند (مثل اینترنت و رایانه) که لازم است این مسئله با مدیریت شرکت حل شود و در این زمینه به توافق برسند. برخی از تجهیزات ممکن است از سازمان خارج شود یا اینکه برای افراد اشتراک اینترنت پر سرعت تأمین شود.

۸-مرز امور اداری و زندگی شخصی را مشخص و مجزا کنید

در زمان دورکاری مرز فضای اداری و زندگی شخصی را حفظ کنید. یکی از مشکلات دورکاری، احساس خستگی، خواب­آلودگی و یا حواس­پرتی است. همانطور که گفته شد داشتن یک فضای کاری مشخص و منسجم، هرچند کوچک، در محل دورکاری به این امر کمک می‌کند. همچنین اثر مثبتی خواهد داشت اگر خانواده ها نیز بطریقی توجیه شوند که همکاری که در خانه دورکاری می کند، تعطیل نبوده، قرار نیست امور شخصی عقب افتاده اش را پیگیری کند (بویژه در دوره ای که حضور در اجتماعات ریسک آلوده شده به ویروس کرونا را افزایش می دهد) و باید از فعالیت حرفه ای او تحت شرایط بحرانی فعلی در خانه حمایت نمود.

۹-جلسات منظم مجازی داشته باشید

ارتباط کلامی مؤثر و به‌موقع با اعضای تیم وجود داشته باشد. به‌طور منظم با اعضای تیم جلسه برگزار شود و وظایف آن‌ها پیگیری شود. آمادگی کامل قبل از برگزاری هر جلسه مجازی از جمله اطمینان از دسترسی به اینترنت و مطالعه دستورجلسه (به‌منظور اطلاع از هدف جلسه و ایجاد آمادگی) وجود داشته باشد. پیشنهاد می­شود ابتدای هر روز را با یک جلسه مجازی هماهنگی آغاز کنید؛ این جلسه به 20 دقیقه محدود باشد و با شرکت کلیه اعضای تیم، تک به تک به مرور کارهای روز قبل، مشکلاتی که وجود داشته، چگونگی رفع آنها و سپس ادامه کارهای همان روز و نکات مهم آن یا مواردی که  نیاز به کمک یا هماهنگی با سایر اعضای تیم دارند پرداخته شود. گاهی جلساتی کوتاه در میانه روز نیز به هماهنگی و جریان روان تر امور کمک می کند. هفته ای یکبار جلسات 2 ساعته برای برنامه ریزی یا مرور چگونگی پیشرفت برنامه بسیار موثر خواهد بود. برای برگزاری این جلسات از زیر ساخت مکالمه گروهی مخابرات یا برنامه هایی مانند Skype  یا حتی WhatsApp (در صورتی که تعداد نفرات کمتر از 5 نفر باشد) می توان استفاده نمود. در صورت استفاده از Skype (یا سایر برنامه های تخصصی مشابه) امکان به اشتراک گذاری صفحه کامپیوتر با سایر اعضای تیم نیز وجود دارد که ابزار مناسبی برای وقت هایی است که همه اعضا می خواهند با هم بر روی گزارش یا نموداری بررسی و صحبت نمایند.

۱۰-فهرست وظایف و میزان پیشرفت آنها را روزانه نمایش دهید

همانطور که گفته شد باید سعی نمود که در مورد کارهایی که لازم است انجام شود از قبل برنامه ریزی شده و اولویت بندی شوند. حجم کارهای ناتمام تخصیص یافته شده به افراد را محدود نگه دارید. پیشرفت کارها را برای اعضای تیم قابل مشاهده کنیم تا مدیر و سایرین بسرعت و بایک نگاه بفهمند آخرین وضعیت انجام هر کاری چگونه است. امروزه ابزار های مبتنی بر وب (و موبایل) مختلفی بصورت رایگان در دسترس می باشند که بعنوان نمونه می توان به برنامه Trello اشاره کرد.

۱۱-در تحویل دادن و گرفتن کارها دقیق و شفاف باشید.

در زمان دورکاری وظایف به‌صورت شفاف محول و دریافت شود و از فهم یکسان اطمینان حاصل شود. منظور از فهم یکسان تعیین اهداف قابل اندازه­گیری از سوی سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف از سوی اعضای تیم است. این یک رابطه دو سویه است. به عنوان فردی که کاری را به کسی محول می­نمایید تا جای ممکن اطمینان یابید که منظور خود را به درستی به طرف مقابل منتقل کرده­اید و به عنوان فردی که قرار است فعالیتی را انجام دهید، مطمئن شوید همه چیز را در مورد آن می­دانید و پرسیده­اید. عدم شفافیت در ارتباطات یکی از عوامل شناخته شده در خطا های انسانی است. همانطور که گفته شد، لازم است فرستنده اطمینان حاصل کند که پیام ارسال شده، توسط گیرنده نیز به همان معنی دریافت شده است و سوتعبیر یا از دست رفتن جزئیات رخ نداده است؛ بدین منظور بهتر است هم بصورت شفاهی توضیح دهیم؛ هم بصورت نوشتاری و گرافیکی.

شفاف نمودن جزئیات اینکه از کار چه می خواهیم و در صورت وقوع چه شروطی می توان کار را پایان یافته تصور نمود نیز بسیار مهم است. گاهی برای اطمینان بیشتر از مخاطب خواسته شود آنچه از پیام دریافت نموده را دوباره برای فرستنده پیام توضیح دهد. این موضوع برای کار های طولانی که طی چند روز و توسط افراد مختلف باید ادامه یابند اهمیت دو چندانی می یابد. به استفاده از چک لیست ها، دستورالعمل های از پیش نوشته شده و همچنین مستند سازی گزارش پیشرفت کار توجه نمایید.

۱۲-مراقبت سلامتی و نشاط جسمی و روحی خود باشید

به مراقبت کامل از سلامتی از طریق انجام‌ حرکات ورزشی و تغذیه سالم اهمیت داده شود. تحقیقات نشان داده­است که ویروس کرونا برای افراد سالم از بسیاری از بیماری­های شایع دیگر کم­خطرتر است. علاوه بر این بهتر است مرتبا نکات و توصیه­های بهداشتی به همه اعضای تیم یاداوری شود. بعلت خانه نشینی احتمالا حجم فعالیت های بدنی و پیاده روی کاهش یافته است؛ سعی شود از آفتاب، هوای تازه و قدم زدن روزانه در محیط های تمیز و خلوت استفاده شود و طی این مدت از پرخوری نیز اجتناب شود.

۱۳-ارتباط کلامی موثر و بموقع داشته باشید

در دوران دورکاری از تمامی ابزار های ارتباطی برای ایجاد شفافیت در انتقال جزئیات کار باید استفاده کرد؛ اما فراموش نکنیم بسیاری از ارتباطاتی که در روز های عادی کار در دفتری مشترک رخ می دهد در دوران دورکاری قطع می شوند؛ پس کلیه اعضای تیم ها و بطور خاص مدیران باید زمان مشخص و بیشتری را به این موضوع اختصاص دهند که با سایر اعضای تیم گفتگو نموده و البته مطمئن شوند که شنونده خوبی نیز بوده اند.

۱۴-بهره‌وری تیم و افراد را اندازه‌گیری کنید

معیاری جهت اندازه‌گیری بهره‌وری اعضای تیم بر اساس میزان عملکرد و خروجی آن‌ها تعیین شود و نه فقط بر اساس تعداد ساعت‌های کار. مثلاً می­توانید گزارش­هایی که در زمان دورکاری تهیه می شود را ارزیابی و با یک سیستم خبرگی، نمره دهی نمایید. بدین منظور معیار های ارزیابی را بخوبی تبیین کرده و از جنبه های مختلف به موضوع نگاه نمایید. ثبت روزانه ساعت های کار خالص، امکان بهبود عملکرد کارکنان و توانمند سازی آنها در زمینه هایی که مشکلاتی وجود دارند را ممکن می سازد. اگر عملکرد اعضای تیم نسبت به هدفی قرار است سنجیده شود، ضروری است که اعضا خودشان آن هدف گذاری سهیم بوده و حتی اینطور باشد که هدف را هدف خود بدانند؛ طبیعی است که این اهداف باید سلسله وار به اهداف بالاتر سازمان متصل باشند. همچنین میتوان هر هفته یکبار میزان پیشرفت نسبت به هدف سنجیده شده و اعضای تیم در خصوص اینکه اگر چه کاری را نمیکردند پیشرفت کار بهتر بود، یا اینکه بهتر بود چه اقداماتی را انجام می دادند نیز در فضایی با انرژی مثبت به گفتگو نشینند.

کلام آخر اینکه، بیایید از این چالش پیش آمده به صورت فرصتی برای ارتقای بهره وری سازمان و یادگیری سیستم های مدیریتی دورکار که در آینده ای نزدیک جایگزین روشهای سنتی تر مبتنی بر حضور کارکنان خواهند بود استفاده کنیم. برای شما، همکاران، و خانواده تان آرزوی سلامتی و موفقیت داریم.

منبع: سایت پامکو