جلسات غیرمولد و بی‌فایده، افراد و شرکت‌ها را به سمت راه‌حل‌های بهتری برای برگزاری جلسات، هدایت کرده است. اکنون که بیش از یکسال از پاندمی کرونا گذشته، و اقبال شرکت‌ها به دورکاری کارمندان و استفاده از تیم‌های دورکار بیش‌تر شده است، نیاز داریم تا در مورد جلساتی که باید به صورت همزمان (آنلاین / برخط / حضوری) برگزار شوند و جلساتی که باید به صورت ناهمزمان برگزار شوند بازبینی کنیم.

این متن در تکمیل راهنمای ارتباطات ناهمزمان در تیم‌های دورکار نوشته شده و امیدوارم مفید باشد.

جلساتی که باید ناهمزمان باشند

از کجا باید تشخیص دهیم که کدامیک از جلسات‌مان با اعضای تیم‌ها می‌بایست به صورت همزمان برگزار شوند و کدامیک می‌تواند از الگوهای ناهمزمان استفاده کنند؟ از کجا بدانیم که این ناهمزمانی در جلسات می‌تواند مفید باشد؟

با مثال‌هایی در ادامه می‌توانم اطمینان دهم که استفاده از این الگو، بسیار تاثیرگذار بوده و خود من هم در یکسال گذشته، نتایج خوبی از آن گرفته‌ام.

اینجا در مورد پلنیست بخونید. پلنیست یک ابزار کاملا رایگان هست که احتمالا خیلی بهتون توی مدیریت جلسات کمک می‌کنه.

اطلاع‌رسانی‌های عمومی

به‌جای صدا کردن همکاران و هم‌تیمی‌های خود برای یک اطلاع‌رسانی ساده که ممکن است زمان طولانی‌ای هم از آن‌ها درگیر کند، آن‌ها را در یک کانال عمومی یا از طریق ایمیل در اختیارشان قرار دهید تا سر فرصت و در زمان مناسب آن‌ها را ببینند.

اطلاع‌رسانی‌های عمومی که در بسیاری شرکت‌ها از طریق SMS یا پرتال‌های داخلی سازمان منتشر می‌شوند بهترین نمونه‌های اجرا شده از این مواردند.

به‌روز رسانی‌های وضعیت

به‌روز نگاه داشتن تیم‌ها در مورد حجم کار انجام شده و اطلاع‌رسانی به آن‌ها به صورت کتبی بسیار آسان است و نیازی به جلسات همزمان در آن دیده نمی‌شود. می‌توانید از طریق پیام‌رسان‌های سازمانی که در اختیار دارید یا ایمیل؛ گزارش پیشرفت کار هفته گذشته خود را به تمامی ذی‌نفعان ارسال کنید و به آن‌ها فرصت دهید تا آنچه را که در بازه زمانی هفته گذشته روی آن کار کرده‌اند ببینند و بدانند که برای هفته آینده چه برنامه‌هایی پیش‌روی‌شان قرار دارد. با این کار می‌توانید از هزینه‌های برگزاری جلسات همزمان در سازمان هم بکاهید.

وقتی یک تیم ۱۲ نفره در طول هفته یک ساعت به جلسات همزمان دعوت می‌شود در پایان هفته ۱۲ ساعت و در طول سال ۶۲۴ ساعت از زمان خود را در از دست داده است.

پس برای برگزاری جلسات همزمان وسواس بیشتری به‌خرج دهید.

جلسات طوفان مغزی (Brain Storming)

مطالعات نشان می‌دهد که جلسات طوفان فکری، ایده‌های کمتری را نسبت به سایر روش‌های همفکری تولید می‌کند. اما همچنان پیش‌فرض خیلی از تیم‌ها و سازمان‌ها برگزاری این سبک از جلسات است. شاید تعجب کنید اما واقعیت همین است.

دیوید فیشلاک (توسعه دهنده) معتقد است به طور کلی، فقط تعداد محدودی از شرکت‌کنندگان جلسات طوفان فکری در ایده‌پردازی‌ها سهیم‌اند. در حالی که اگر شما یک تاپیک همفکری در پیام‌رسان سازمانی خود ایجاد کنید، می‌توانید تعامل بیشتری از افراد را انتظار داشته باشید چون هیچ‌کس صحبت فرد دیگری را قطع نمی‌کند و افراد زمان مناسبی برای فکر کردن روی موضوع موردنظر دارند.

فراموش نکنید که جلسات طوفان فکری که به صورت ناهمزمان برگزار می‌شوند، در شرایط پراسترس و زمان محدود پاسخگو نیست و باید زمان مناسبی را به آن اختصاص دهید. به‌طور مثال تاپیک باز شده می‌بایست به مدت حداقل ۱۰ روز در اختیار اعضای تیم باشد و پس از آن جمع‌بندی اتفاق بیافتد.

جلسات شروع و برنامه‌ریزی

باز کردن دامنه کار، جدول زمانی برنامه‌ریزی و تکمیل ماتریس مسوولیت‌های اعضای تیم در شروع هر پروژه‌ای از اهمیت بالایی برخوردار است و این جلسات می‌تواند با حضور اعضای تاثیرگذار تیم برگزار شود.

از لحظه شروع تا خاتمه این جلسه می‌توان محتویات و مهم‌ترین مباحث مطرح شده در جلسه را مکتوب و سپس آن‌را با تمامی اعضای حاضر/غایب به اشتراک گذاشت.

نکته مهم در این بخش این است که این محتویات و تصمیمات مهم ثبت شده در این جلسات نباید از یک صفحه فراتر رود.

پیش‌تر مطلبی با عنوان شروع پروژه‌های جدید با تیم‌های دورکار، در وبلاگ منتشر شده که می‌توانید آن‌را مطالعه کنید.

پیشرفت کار تیم‌ها

هنگامی که پروژه جدیدی را شروع می‌کنید، می‌توانید کارهای زیادی را همزمان با هم انجام دهید. از جذب نیروهای جدید و آن‌بردینگ آن‌ها به تیم گرفته تا حل تعارضات و مشکلات میان اعضای تیم و ذی‌نفعان. به شرطی که ساختار ارتباطات اعضای تیم را در ابتدای شروع پروژه به درستی تعریف کرده باشید.

در بسیاری از گروه‌های اطلاع‌رسانی و به‌روزآوری اعضای تیم، تمامی ذی‌نفعان به درستی منشن کنید یا در زنجیره ایمیل‌های تبادل شده قرار دهید تا در جریان اتفاقات رخ داده در طول پیشرفت کار پروژه قرار گیرند.

نکته مهم: هر مکالمه‌ای نیاز به یک ترد ایمیل مجزا یا یه اطلاع‌رسانی در گروه‌های عمومی ندارد. گاهی نیاز دارید تا موضوعی را از یک فرد خاص پیگیری کنید، بهترین و سریع‌ترین روش، برقراری یک چت خصوصی، یک ایمیل تک‌نفره با فرد مورد نظر است و اگر نیاز بود، سایر ذی‌نفعان را در ادامه به این گروه / ترد ایمیل اضافه کنید.

جلسات بازبینی، دمو و دریافت فیدبک

مفیدترین و بارزترین بازخوردها زمانی اتفاق می‌افتد که افراد وقت کافی برای تفکر و بیان صریح نظرات خود داشته باشند.

فرصت دادن به افراد برای بررسی یک محصول قابل دمو، یا بازبینی کدهای تولید شده در یک محصول جدید می‌تواند با برگزاری ناهمزمان نتایج مطلوب‌تری را به‌همراه داشته باشد.

محدودیت برگزاری جلسات همزمان

معمولا پیدا کردن زمان مناسب برای حضور تمامی ذی‌نفعان کلیدی در یک جلسه به صورت همزمان کار دشواری‌ست. نیازی به یادآوری نیست که برگزاری جلسات بدون حضور یک یا چند نفر از ذی‌نفعان کار درستی نیست و نباید اجازه دهید که چنین اتفاقی در جلسات مهم رخ دهد.

بنابراین وسواس لازم در برگزاری جلسات حضوری را همیشه درنظر داشته باشید و تا حد امکان برگزاری جلساتی که در بالا به آن اشاره شد را به صورت ناهمزمان برگزار کنید تا مشارکت حداکثری افراد را با خود همراه داشته باشید.

جلساتی که نباید ناهمزمان برگزار شوند

حتی در یک تیم کاملا دورکار هم، خود من برخی از جلسات را به صورت همزمان برگزار می‌کنم و نمی‌توانم آن‌ها را به صورت ناهزمان پیش ببرم. برخی از این جلسات که به برگزاری همزمان آن اصرار دارم در ادامه آمده است.

آن‌بردینگ و معرفی هم‌تیمی جدید

آشنایی اعضای تیم با یک عضو جدید، همواره می‌بایست به صورت همزمان اتفاق بیافتد. شنیدن صدای هم‌تیمی‌ها و دیدن تصویر آن‌ها، حالت بدن و چهره این افراد از مهمترین دلایلی است که این جلسات را به صورت همزمان برگزار می‌کنم.

گاهی این جلسات معرفی به صحبت از علایق و موارد غیرکاری سپری می‌شود و این موضوع احساس بهتری را میان اعضای تیم برقرار می‌کند.

رفاقت در گروه‌های غیرکاری، ارسال ویدیوها و نوشته‌هایی که حال و هوای غیرکاری دارند میان اعضای تیم صمیمیت آن‌ها را بیش‌تر کرده و به آن‌ها کمک می‌کند تا تیم منسجم‌تری را در سازمان شکل دهند.

تصمیم‌گیری‌های مهم

ارتباطات ناهمزمان براساس آنچه گفته‌ام، کند است. بنابراین در صورت بروز یک وضعیت اضطراری، لازم است تا همه افراد در لحظه به صورت تلفنی یا تصویری در دسترس باشند.

نکته مهم: هنگام بروز این موارد، یک اطلاع‌رسانی فوری به اعضای تیم داشته باشید و از آن‌ها بخواهید در یک زمان مقرر در دسترس باشند تا بتوانید موضوع را در سریع‌ترین زمان ممکن اطلاع‌رسانی و در مورد آن تصمیم‌گیری کنید.

مستندات پیچیده یا با جزییات زیاد

اگر شما می‌توانید (و یا باید) دستورالعمل‌های گام‌به گامی از گردش دقیق کار را به صورت مکتوب آماده کنید، ممکن است بسیاری از وابستگی‌ها و جزییات را در ذهن نداشته و یا ممکن است در ثبت آن‌ها دچار خطا شوید.

پس بهتر است برای این سبک از گزارشات جلساتی را به صورت همزمان و با حضور تمامی ذی‌نفعان برگزار کنید تا در کنار هم و با سرعت مناسب مستند مورد نظر را آماده کنید.

جلسات با موضوع احساسی

انسان‌ها در ارتباطات خود، درگیری زیادی با زبان بدن، لحن و حالت چهره‌شان دارند و متاسفانه این احساسات در ارتباطات کتبی به هیچ عنوان منتقل نمی‌شوند. هر چقدر هم که از ایموجی‌ها و گیف‌ها در پیام‌های خود استفاده کنید بازهم جایگزین لحن و حالت شما در انتقال پیام نخواهد بود.

برای مکالمات سخت کاری، مثل ارایه انتقادات سازنده، بازخوردهای موثر، بحث در مورد موضوعات حساس مرتبط با منابع انسانی، اخراج و یا قطع همکاری با یکی از اعضای تیم، جلسات را به صورت همزمان و حتما به صورت تصویری برگزار کنید.

تاکید به معنای فقط نیست

همه ما باید در مورد نحوه اتفاق افتادن و چگونگی کارها در زمان همه‌گیری یک بحران یا بیماری خاص مثل Covid-19 تجدید نظر کنیم.

همانطور که رفتن به میز هم‌تیمی‌مان برای پیگیری یک کار در این شرایط غیرممکن شد، اما افراد درک کردند که در واقع نحوه پیگیری کارهای خود را تغییر دهند. مطالعات نشان داده است که مشاهده ارتباطات موثر اعضای تیم با یکدیگر موجب افزایش شادی و ارزشمندی بیشتری برای آنان شده و بهره‌وری‌شان را نیز افزایش می‌دهد.

در عین حال ترک این عادت‌ها بسیار سخت است. ضمن اینکه ترکیبی از جلسات همزمان و ناهمزمان ممکن است لزوما برای تیم شما مفید نباشد و می‌بایست خودتان در مورد چگونگی ترکیب و برگزاری آن‌ها تصمیم بگیرید.

برای شروع می‌توانید از انتقال یک جلسه تکراری از همزمان به ناهمزمان شروع کنید و ببینید چطور پیش‌ می‌رود. ارتباط برقرار کنید و هنگامی که فیدبک مناسبی از اعضای تیم دریافت کردید کم‌کم سایر جلسات را نیز تغییر رویه دهید و تجربه خود را هم با من به اشتراک بگذارید.

اگر این مطلب رو دوست داشتید می‌تونید اینجا توی خبرنامه من هم عضو بشید تا نوشته‌های بیشتری رو به صورت هفتگی دریافت کنید.