سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما کند؟

نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)

میزان تولید محتوا در سازمان ها و اینترنت هر لحظه در حال افزایش است.

با توجه به این رشد سریع محتوا، نیاز به سیستمی جهت مدیریت محتوا و مستندات لازم و ضروری است؛
سیستمی امن و قدرتمندی که بتواند این اطلاعات عظیم و سنگین سازمانی را با رابطی مناسب و کاربرپسند در اختیار ما قرار دهد؛
سیستمی که امکان اشتراک این محتوا را برای پرسنل سازمان در هر مکانی که آنها قرار دارند به آسانی با سرعت بالا و به صورت امن بدهد.
تعداد سیستم های مدیریت محتوای سازمانی بسیار زیاد است ، مثلا سیستم های: Sharepoint,Magnolia,Drupal,FileNet در این حوزه قرار می گیرند.
انتخاب یک Solution مناسب از میان این سیستم ها دشوار به نظر می رسد، سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه هایی چون: سایز محتوا، امنیت، امکانات و از همه مهمتر هزینه، جوابگوی سازمان ما باشد.

حفاظت از دارایی و هویت کسب و کار

سازمان ها به سیستمی جهت مدیریت محتوا و مستندات خود نیازمند هستند و استفاده از آن برایشان، امری ضروری می باشد.

امروزه با رشد روز افزون سازمان ها، نیاز آنها به استفاده از یک  سیستم  مکانیزه با امکانات: تبادل داده های دیجیتال، نگهداری و ایجاد بایگانی های الکترونیکی بیش از پیش احساس می شود.

استفاده از شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها برای عموم کارمندان یک شرکت  امری غیر قابل اجتناب شده و شاهد این هستیم که بسیاری از تبادل داده ها ( عکس، فیلم، صوت و نامه و غیره ) به وسیله پیام رسان های بین المللی چون: تلگرام یا واتساپ انجام می شوند در حالی که تمامی آنها به عنوان مستندات یک سازمان به حساب آمده و  هر سازمان باید به خوبی بتواند از مستندات خویش که همان هویت او به حساب می آید محافظت کند.

برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???
سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما کند؟

کلافگی و اتلاف وقت اعضاء تیم در رسیدن به محتوا

مستندات سازمان باید با نظم و ترتیب نگهداری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد،

در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد در بخش های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و به آنها مراجعه می شود.

از سویی دیگر در هر سازمان  با وجود پرتال اینترنتی، اینترانت داخلی و داده هایی  که در جزیره ای از نرم افزار های مختلف وجود دارد، مدیریت محتوا سخت و پیچیده و زمان بر شده و به روز رسانی اطلاعات برای آنها مشکل ساز گشته است.

بررسی و مقایسه سیستم مدیریت محتوا (CMS)  و سیستم مدیریت مستندات (DMS) از ابعاد سازمان های بزرگ و کوچک

اگر بخواهیم به سیستم های CMS  و DMS از منظر یک شرکت یا سازمان کوچک نگاه کنیم، به نظر می رسد که هر دو شبیه به هم می باشند؛

به این علت که مدیریت محتوا و مستندات در  شرکت ها و سازمان های کوچک  خیلی  امر پیچیده ای  نیست و آنها به تمام امکانات، اجزاء و کاربردهای این سیستم ها نیازی ندارند؛

این موضوع در بین شرکت ها و سازمان های بزرگ (Enterprise) امری متفاوت می باشد؛

این سازمان ها معمولا از قابلیت های مدیریت محتوا و مستندات به طور کامل استفاده نموده و نیاز به مدیریت مقدار زیادی داده از نوع  ساختار یافته و غیر ساختار یافته دارند.

جهت درک بهتر از  وجه تمایز این دو سیستم، بهتر است که به آنها  از منظر یک کسب و کار بزرگ نگاه نماییم و دو مفهوم تکمیلی  سیستمی با نام های: مدیریت مستندات سازمانی ( EDM) و مدیریت محتوای سازمانی ( ECM) را مورد بررسی قرار دهیم.

تفاوت های CMS  و DMS  در چه چیزهایی است ؟

الارغم شباهت هایی که وجود دارد، ابزارهای موجود در این دو سیستم از جنبه های مختلفی با هم متفاوت هستند.

هر کدام از این سیستم ها دارای امکانات کلیدی خاص و منحصر به خود هستند که دیگری آن را ندارد؛

همچنین هر کدام از آنها با داده های متفاوت نسبت به یکدیگر سر و کار دارند.

تفاوت در مدیریت نوع داده از جنبه های: ساختار یافته و غیر ساختار یافته

وظیفه اصلی سیستم DMS ، مدیریت داده های ساختار یافته می باشد.

ولی CMS  هم توانایی مدیریت و کنترل داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته مانند: محتوای فایل های وب (Html ,Pdf ) و دارایی های دیجیتال مانند عکس، صدا، ویدئو و Word ,PDF ,PowerPoint ,Excell  را دارد.

اهدف کلیدی و مهم در DMS، تطبیق با قوانین و استانداردهای بین المللی، و مدیریت گردش محتوا می باشد؛

در حالی که این اهداف در CMS، ذخیره سازی، استفاده مجدد از محتوا و انتشار آنها است.

اپلیکیشن ها و ابزارهای زیر مجموعه DMS  داری توانایی های پیشرفته در حوزه اسکن و کار با تصاویر هستند؛

مانند تشخیص کاراکترهای اپتیکال (OCR)، تشخیص کاراکترهای دست نویس (HCR) و امکاناتی بیشتر.

معمولا ابزارهای حوزه CMS  این امکانات را پشتیبانی نمی کنند.

انتخاب بهترین سیستم مدیریت محتوا

آلفرسکو به عنوان یک سیستم ECM  از این امکان OCR  پشتیبانی می کند.

جهت دسترسی به مستندات و نحوه نصب این نرم افزار در آلفرسکو در ورژن های ۵و ۶ ، به دوره در حال تهیه ما مراجعه نمایید.

در یک سیستم DMS، ارتباط دو طرفه (Integration)  با سیستم هایی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ابزارهای مدیریت روابط با مشتری (CRM) لازم و ضروری می باشد و این در حالی است که این ارتباط برای سیستم CMS  از درجه اهمیت پایینتری برخوردار است.

با بررسی و نتیجه گیری مناسب از تفاوت های موجود بین این دو سیستم، متوجه خواهیم شد که CMS  نقش پررنگ تری را نسبت به DMS  در شرکت ها بازی می کند و  این در حالی است که CMS  همه امکاناتی که DMS  دارد را پوشش نمی دهد.

مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM)

اصطلاح دیگری که در حوزه مدیریت محتوا و مستندات دیجیتالی با آن سرو کار داریم به نام مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM) می باشد.

به فرایند، ساختاردهی، ذخیره، انتقال و بازیابی و مدیریت دسترسی های مدیا  که شامل: عکس، ویدئو، موزیک، انیمیشن ها می باشد را گویند.

مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM) با مدیریت محتوای سازمانی (ECM) متفاوت است؛

مدیریت دارایی های دیجیتال (DMA) وظیفه مدیریت محتوای تولیدی مدیا را دارد در حالی که تمرکز سیستم های ECM  بر روی رکوردهای کسب و کار و مستندات متنی می باشد.

معرفی سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM)

به مجموعه فرآیندها، ابزارها و استراتژی های تعریف شده که به کسب کار  و کارمندان اجازه دستیابی، طبقه بندی، ذخیره و تحویل اطلاعات مهم سازمانی را میدهد در اصطلاح سیستم مدیریت محتوای سازمانی یا ECM  گویند.

سیستم مدیریت محتوای آلفرسکو  به عنوان یکECM یک نرم افزار قدرتمند و امن جهت مدیریت مستندات و محتوا های سازمان ها می باشد.

مدیریت اطلاعات دیجیتالی سازمان در یک انباره  متمرکز و استفاده از محتوای دیجیتال جهت حمایت از فرآیندهای کاری و رسیدن به اهداف سازمانی، از جمله کارکردهای ECM  می باشد.

سیستم مدیریت مستندات سازمانی (EDM) و سیستم مدیریت محتوای سازمانی(ECM)، یک یا دو سیستم؟!

سیستم EDM مجموعه ای از تکنولوژی هاست که برای مدیریت و کنترل  تولید، جمع آوری، ایندکس گذاری، ذخیره، تحویل داده، مسیردهی و انتشار مستندات سازمانی استفاده می شود.

یک شرکت می تواند یک سیستم EDM  را به عنوان یک سیستم مجزاء از دیگر سیستم های سازمان راه اندازی نماید و عملکردهای مورد نیاز جهت مدیریت مستندات را به خوبی به عهده بگیرد.

از رف دیگر یک سیستم EDM  می تواند به عنوان یک یک از اجزاء سیستم ECM  پیاده سازی شده و صرفا بخش مربوط به مدیریت اطلاعات را به عهده گیرد.

از طرفی ECM به مجموعه ای از استراتژی ها، روش ها و ابزارهای گویند که جهت جمع آوری، مدیریت، ذخیره، نگهداری و تحویل داده های دیجیتال مورد استفاده قرار می گیرد.

این دو اصطلاح و سیستم نیز مانند DMS , CMS  با هم اشتباه گرفته می شوند.

برای مشاهده ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???
سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما کند؟

قابلیت های یه سیستم مدیریت محتوا چیست؟

1.جمع آوری اطلاعات :

تولید اطلاعات  با دیجیتالی نمودن مستندات کاغذی یا طبقه بندی و ساختار دهی به اطلاعات در فرمت های الکترونیکی

۲. مدیریت اطلاعات:

جنبه های مختلف مدیریت اطلاعات شامل موارد زیر می باشد:

• مدیریت مستندات
• همکاری تیمی در میان اعضاء واحد سازمانی
• مدیریت محتوای وب
• مدیریت رکوردها
• مدیریت فرآیند  کسب و کار  یا گردش کار یا محتوا

۳. ذخیره اطلاعات:

ذخیره فایل ها در فولدر های مرتبط و اجازه ویرایش متوالی اطلاعات

۴. نگهداری از اطلاعات:

نگهداشت طولانی مدت اطلاعاتی که دائما بروز رسانی شده و از استانداردهای قوانین رگولاتوری تبعیت می نماید.

۵. ارائه و تحویل اطلاعات:

تحویل و در اختیار قراردادن اطلاعات مورد نیاز به کارفرمایان، شرکاء و بازرسین در مواقع درخواست و  نیاز

لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???
سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما می کند؟

لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???
دسته سیستم های مدیریت دانش دسته سیستم های مدیریت محتوا

لینک مقاله در اینستاگرام: ???
سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما می کند؟