روش های افزایش مشارکت در جلسات و کلاسهای مجازی

این روز ها، در این دوران کرونا، وسط جلسه یا کلاس، جلب توجه دیگران خیلی سخت شده، همین که افراد همه در یک اتاق نیستن کار رو سخت تر هم میکنه. قطعا خیلی سخته وقتی بعد مثلا 10 دقیقه صحبت و استدلال و گاهی تدریس، مکث کنین و بخواهید بازخورد بگیرید و با سکوت مواجه بشید یا یکی بگه : "مطئمن نیستم که حرفاتو دنبال کرده باشم" یا مثلا "میشه دوباره نکته ای که گفتین رو بگید؟" که ممکنه به این معنی باشه که داشتم چاییم رو میخوردم یا تلویزیون می دیدم یا سرگرم کار دیگه ای بودم.

بیاین قبول کنیم که اکثر جلسات و کلاس های مجازی این مشکل رو دارن و واقعا اذیت کنندست چرا که تقریبا مسئولیت پذیری افراد حاضر در جلسه یا کلاس نسبت به پاسخگویی به سوالات صفره! وقتی که همگی داخل یک اتاق هستیم، با هم یک تماس چشمی اجباری داریم که تا حدی این مشکل رو حل میکنه. اغلب اوقات شرکت کنندگان تظاهر میکنن که توجه دارن یا موضوع رو دنبال میکنن (حتی اگر به صفحه نمایش زل زده باشن!). در شرایطی که نمیتونید با آن نگاه های حضوری یا خطاب قراردادن های حضوری، توجه افراد را جلب کنید، باید یاد بگیرید آنچه را که قبلا باید سرلوحه کارتون قرار میدادید رو الان انجام بدید: کاری کنید افراد داوطلبانه در موضوع درگیر بشن. در واقع شما باید خالق فرصت هایی باشید که شرکت کنندگان به خواست خودشون در بحث و گفت و گو شرکت کنن.

همیشه چهار دلیل برای برگزاری یک جلسه وجود داشته که حداقل یکی از اونها عامل تشکیل کلاس یا جلسه ای هست که در اون هستید: در تلاشید بر دیگران اثر بگذارید، قراره تصمیمی جمعی گرفته بشه یا اعلام بشه، قراره مشکلی بررسی و حل بشه، یا قراره روابط میان شرکت کنندگان قوت پیدا کنه. خب قطعا اگر این دلایل رو به عنوان عوامل تشکیل جلسه در نظر بگیریم، تا وقتی مشارکت کننده هامون فعال نباشن، خروجی جلسه مفید نخواهد بود. پیش شرط یک جلسه موثر و مفید (مجازی یا حضوری) مشارکت داوطلبانه شرکت کنندگانه.

ما در سال های اخیر مطالعات بسیاری در زمینه جلسات و یا کلاس های آموزشی مجازی داشته ایم و فهمیدیم که چرا در جلسات و دورهمی یا کلاسهای مجازی، به یکباره جمع به کما میره. 5 روش رو کشف کردیم و خب تستشون کردیم که نتیجه این شد که خروجی جلسات بهتر شد. در یکی دیگه از تحقیقات، با مقایسه 200 نفر از افرادی که تجربه جلسه و کلاس رودررو داشتن با 200 نفر که تجربه کلاس و جلسه غیرحضوری داشتن، فهمیدیم که وقتی این روش ها اجرا بشن، 86 درصد افراد مشارکت بیشتری نسبت به قبل پیدا کردن و به حالت حضوری نزدیک شدن. حالا هم این 5 روش رو روی 15 هزار نفر داریم تست میکنیم.

بگذارید جان رو به عنوان معلم کلاس یا یک مدیر در نظر بگیریم که قراره یک جلسه 15 دقیقه مجازی رو با 16 نفر شرکت کننده که از شمال تا جنوب قاره آمریکا هستند رو مدیریت کنه. هدف این جلسه متقاعد کردن این افراد هست که یک سری فرصت هایی برای افزایش فروش وجود داره که تنها با صرف زمان و هزینه مالی مشخصی قابل انجام هست، پس از اینکه متقاعد شدند هم به سمت همراهی در این فرایند هدایت بشن. برای جلوگیری از اینکه جلسه منفعل باشه و جان هم متکلم وحده نباشه، 18 اسلاید آماده کرده تا همه رو در بحث درگیر کنه. در ادامه روش هایی که جان در پیش گرفته رو با هم مرور میکنیم.

قانون 60 ثانیه

اول از همه فراموش نکنید، قبل از اینکه گروهی رو در موضوعی درگیر بحث کنید، کاری کنید که چالش و مشکل رو درست درک کنن. سعی کنید در 60 ثانیه اول، این تجربه رو براشون به ارمغان بیارید. مثلا میتونید یک آمار شگفت انگیز و تعجب آور رو به اشتراک بگذارید، داستان یا یک قیاس که فضا رو به چالش بکشه رو مطرح کنید. مثلا جان میتونه آماری از افزایش فروش رقیب شرکت رو ارائه بده و به نوعی حس سرافکندگی در جمع ایجاد کنه، یا مثلا میتونه داستان یک مشتری رو بگه که بخاطر سیاست های غلط فروش شرکت، از خرید از شرکت دست برداشته و منصرف شده. حتی میتونه از این مثال استفاده کنه که سیستم تغذیه نهنگ ها به چه شکلی هست و اینکه چطور با در کنار هم قرار گرفتن این نهنگ ها و همکاریشون میتونن یک گروه ماهی ساردین رو شکار کنن، تا حس همکاری و همراهی با موضوع رو در اونها برانگیزه. فارغ از اینکه از چه تکنیکی استفاده میکنید، هدفتون باید این باشه که در این فرصت مطمئن بشید که کل جمع چالش و دغدغه رو متوجه شدن و ذهنشون باهاش درگیر شده و این کار رو قبل از اینکه به دنبال حل چالش باشید انجام بدید.

قانون مسئولیت پذیری

آدم ها هر وقت وارد گروه یا اجتماعی میشن، به صورت کاملا ناخودآگاه و تاکتیکی تلاش میکنن تا نقششون رو تشخیص بدن یا اون رو تعیین کنن. مثلا وقتی میرید تئاتر، ناخودآگاه خودتون رو به عنوان تماشاگر در نظر میگیرید چرا که هدفتون سرگرم شدن هست. وقتی وارد باشگاه میشید، شما بازیگر این اجتماع هستید و خب رفتید باشگاه که ورزش کنید. بزرگترین خطر در جلسات مجازی، اینه که به شرکت کنندگان اجازه بدید تا نقش تماشاگر رو برای خودشون در نظر بگیرن. خیلی از افراد وقتی دعوت نامه جلسه مجازی یا همون invite براشون میاد بلافاصله کاملا رضایت مندانه خودشون رو به عنوان تماشاگر در نظر میگیرن. برای اینکه از این اتفاق تا حد خوبی جلوگیری کنید، قبل از ارائه یا جلسه، سعی کنید یک تجربه مسئولیت یا وظیفه خاصی برای افراد تعیین کنید تا در حین جلسه احساس کنن فقط شما نیستید که مسئول پرزنت جلسه هستید، آنها هم در این جلسه نقش دارند. (در مقاله دیگری مفصلا در ساختار تیم توضیح دادم چطور باید عمل کرد.) اینکار به این شکل نیست که قبل جلسه بگید: "خب من میخوام این جلسه یک گفتگو باشه نه یک ارائه از سمت من. میخوام همتون باهام همکاری کنید." اینکار خیلی وقت ها اثری نداره. بجای اینکار، تلاش کنید تا فرصتی ایجاد کنید، تا شرکت کنندگان مسئولیتی در قبال ارائه شما بپذیرن، کمی هم باید خلاقیت به خرج داد. البته با توضیح قانون بعدی براتون واضح میشه این موضوع.

قانون قایم شدن ممنوع

تحقیقات نشون داده که اگر یه نفر در مترو دچار سکته قلبی بشه، اگر جمعیت داخل مترو زیاد باشه، به نسبت موقعی که جمعیت کمتری در مترو باشن، افراد کمتری به کمک اون میان. یعنی برعکس تصورات، هر چی جمعیت بیشتر باشه، افرادی که به کمک میان کمترن. روانشناسان اجتماعی برای این موضوع عنوان "گسترده شدن مسئولیت" رو گذاشتن. در واقع اگر همه مسئول باشن، هیچکس حس مسئولیت پیدا نمیکنه چرا که مسئولیت رو همونقدر گردن خودش میبینه که گردن دیگری میبینه. سعی کنید در جلسات مجازی با تعریف فعالیت هایی که هر فرد میتونه داوطلبانه در اون درگیر بشه، از این اتفاق دوری کنید.

یک چالش یا سوال رو مطرح کنید که بشه سریع حلش کرد. مثلا افراد رو به گروه های دو یا سه نفره(حداکثر) تقسیم کنید. یک راه ارتباطی برای هر گروه تعریف کنید(ویدئو کنفرانس، کانال یا گروه تلگرام و اسلک، پلتفرم های پیامرسان، وویس دادن جمعی و ...) میتونید در میانه جلسه زمان تفکر در نظر بگیرید و بگذارید روی چالشی که مطرح شده فکر کنن. یک زمان محدود در اختیارشون بگذارید و یک چالش و فعالیت ساختار یافته و تعریف شده براشون تعیین کنید. مثلا فرض کنید جان، بعد از 3 دقیقه از ارائه خودش، همچین چیزی بگه:

اسلاید بعدی نشون میده که همفکر و هم تیمی شما در تفکر درباره این چالش کی هست. من میخواهم که از دو دقیقه زمان تفکر استفاده کنید و در نهایت نظرتون رو درباره گزاره ای که میگم، بگید: "اگر ما در 12 ماه گذشته کار تیمی رو یاد میگرفتیم و با هم همکاری میکردیم، آیا میتونستیم مشتری خاصی داشته باشیم که یک قرارداد مفصل تر و پرسود تر از قرارداد های گذشتمون با او ببندیم؟"

بعد از مطرح شدن این سوال، جان میتونه از همه بخواهد که نظرشون رو در بخش چت جلسه بنویسن یا مثلا با همدیگه نظراتشون رو در گروه به اشتراک بگذارن یا حتی با هم تماس بگیرن و مدتی کوتاه گفت و گو کنن.

قانون MVP

هیچ چیزی نمیتونه به اندازه اجرای اسلاید پشت اسلاید با محتواها و داده های نوشتاری زیاد که با نقطه یا عدد(Bullet) مشخص شدن، از مشارکت افراد در جلسه بکاهه. اصلا هیچ اهمیتی نداره که مخاطبان باهوش هستند یا ضریب هوشی پایینی دارن، در هر صورت باید تلاش کنید اطلاعات و داده ها و داستان و مثال و عناصر مختلف رو با هم مخلوط شده در ارائتون داشته باشید. یه نکته هم اینجا بگم مقصودم از MVP محصول اولیه استارتاپ نیست? بلکه مخفف Minimum Viable PowerPoint هست که یعنی حداقل پاورپوینت مورد نیاز و مناسب. شما باید برای جمع مورد نظر و همینطور موضوع جلسه یک معیار پاورپوینت حداقلی داشته باشید. به زبان دیگه بگم، کمترین داده و محتوای مورد نیازی که برای ارائه و همینطور درگیر کردم مخاطبان در بحث لازمه رو گردآوری کنید و در پاورپوینت قرار بدید و اسلایدی اضافه تر از اون نگذارید. اینکار کمک میکنه تا مخاطبان مجبور بشن در گفت و گویی که براش برنامه ریزی کردید درگیر بشن. اگر اسلاید هاتون زیاد باشه، محدود میشید به تعداد اسلاید ها و همیشه ترس از این رو دارید که سریع اسلاید ها رو تمام کنید و خدای نکرده تمام نشده باقی نگذارید. اگر جان 15 دقیقه وقت ارائه داره، خب در این مقوله 18 اسلاید خیلی زیاده. در واقع جان باید از ابتدا در این شرایط، اصل موضوعات رو در یک یا دو اسلاید بیاره و یک یا دو اسلاید جانبی هم داشته باشه تا کل موضوع رو پوشش بده و روش هایی که تا به اینجا گفتیم رو رعایت کنه.

قانون 5 دقیقه

هیچوقت مخاطبانتون رو بیشتر از 5 دقیقه با چالشی که درگیرش بشن رها نکنید. مخاطبانتون در مکان های پراکنده، در اتاق هاشون با انبوهی از عواملی هستن که حواسشون رو پرت میکنه. اگر به صورت مداوم درگیر یک چالش یا مسئله معنا دار نشن، سریع به نقش تماشاگرشون عقب نشینی میکنن و باید سخت تر از قبل عمل کنید تا بتونید دوباره اونها رو بیارید وسط میدون و درگیرشون کنید. جان که قراره 15 دقیقه ارائه داشته باشه، باید حدود 2 یا 3 بار چالشی مشخص، معنادار و قابل فکر برای درگیر کردن جمع مطرح کنه. مثلا میتونه ارائه خودش رو در قالب چند نظرسنجی در اختیار گروه های 2 یا 3 نفره که پیشتر حرفش رو زدیم، بگذاره و مشخص کنه که هر تیم باید از کجا شروع کنن و روی چی فکر کنن و در نهایت نظر تیمشون رو خلاصه مطرح کنن یا در چت بنویسن و مثلا در نهایت جمع بندی با جان باشه.

فرقی نمیکنه چه جلسه یا کلاسی رو دارید برگزار میکنید اما این روش ها و به قولی قوانین باید کم کم بخشی طبیعی از ارائتون بشن. قطعا این روش ها و به صورت کلی ارائه مجازی سختی های خودش رو داره وقتی که اعضا از نظر همدیگه دور هستن و ذهنشون به هر جایی پر میکشه. اما یقین بدونید، پیروی از این 5 روش به سرعت، تغییرات چشمگیری رو پس از اجراشون در خلاقیت و همکاری افراد حاضر در جلسه، سبب میشن.

خوشحال میشم اگر نقد و نظری روی این روش ها و یا روشی که از دید خودتون مناسبه یا تجربش کردید و نتیجه مثبتی داشته رو با من و مطالعه کنندگان این مقاله در میون بگذارید.

منبع: دانشگاه کسب و کار هاروارد، به قلم Joseph Grenny، رئیس هیئت مدیره The Other Side Academy و نویسنده برتر 4 دوره New York Times با همکاری روانشناس مطرح اجتماعی، Justin Hale، مدرس ارشد و طراح آموزشی VitalSmarts، پژوهشی با عنوان How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings

ترجمه: طاها معینی