آداب و کدهای رفتاری محیط کار

زمانی تنها نکته مهم برای سازمان ها مهارت افراد بود، اینکه با چه توانایی های فنی و بازدهی کار می کنند. اما حالا چیزهای بسیار مهم تری در مصاحبه های شغلی مورد کنکاش قرار می گیرد. اگر پیش از این سخت کوشی و دانش می توانست برتری یک سازمان را تضمین کند حالا فرهنگ کاری افراد و سازمان است که می تواند تعیین کننده باشد.

چند سال پیش، زمانی که به محل کار جدید منتقل شدیم و هم زمان تیم هم بزرگ تر می شد، کم کم تنش های ناشی از تفاوت های فرهنگی و عادت های فردی بین اعضای تیم بیشتر خودنمایی می کرد. همان زمان شروع کردم به نوشتن چارچوب های اخلاقی که هر چند غیر الزام آور و صرفا توصیه بودند، اما تصور می کردم که نقطه شروع خوبی برای ایجاد فرهنگ سازمانی حرفه ای و کارآمد سازمان باشد.

چند روز پیش احساس کردم باید این چارچوب ها را بازنویسی کنم و حالا، پیش از انتشار در سازمان، اینجا با شما شریک می شوم تا دیدگاه های نو و انتقادی شما را هم در آن لحاظ کنم:

کدهای رفتاری یکی از راه‌هایی است که ما ارزش‌های سازمان را در بوته آزمایش قرار می‌دهیم. این کدها حول این مفهوم شکل گرفته‌اند که هر فعالیتی که ما در در ارتباط با کارمان انجام می‌دهیم باید با بالاترین استانداردهای رفتاری مطابقت داشته باشد. تعهد ما به بالاترین استانداردها منجر می‌شود که بهترین‌ها را استخدام کنیم، محصول فوق‌العاده بسازیم و کاربران وفادار داشته باشیم. احترام به مشتری، احترام به فرصت‌ها و احترام به یکدیگر اساس موفقیت ماست و چیزی است که باید هر لحظه به آن توجه کنیم.

چه کسانی "باید" کدها را رعایت کنند؟

از تمامی کارکنان سازمان و اعضای هییت مدیره انتظار می‌رود این کدها را رعایت کنند. عدم رعایت این شرایط می ‌تواند به برخورد منجر شده و نهایتا به قطع همکاری برسد. علاوه بر این، با آن که این کدها برای سازمان ما نوشته شده است، ما انتظار داریم مشاوران، پیمانکاران و هر کسی که بصورت موقت ممکن است برای سازمان کار کند این استانداردها را رعایت کنند.

مفید بودن:

سازمان ما طیف گسترده‌ای از کاربران مختلف دارد، از افراد حقیقی تا سازمان‌های بزرگ. اما فقط یک اصل پیش‌رو دارد : مفید بودن. پس باید همیشه از خود سوال کنیم: آیا کاری که برای مشتری انجام می‌دهم مفید است؟

محرمانگی و امنیت داده‌ها:

همیشه به یاد داشته باشید که "ما" از کاربر می‌خواهیم که برای ارائه اطلاعات شخصی‌اش به ما اعتماد کند. لازمه حفظ این اعتماد اینست که تک‌تک افراد سازمان به محرمانگی و امنیت این اطلاعات احترام گذاشته و از آن حفاظت کنیم. بنابراین دسترسی غیرمجاز و خارج از پروتکل‌های امنیتی سازمان به داده‌های خصوصی افراد به هیچ وجه مجاز نیست.

متعهد باشیم:

اگر می گوییم که کاری را انجام خواهیم داد حتما انجام دهیم. اگر به هر دلیلی قادر به تکمیل کاری که به ما سپرده شده است نیستیم، مطمئن شویم که سایر اعضای تیم که از این موضوع تحت تاثیر قرار می گیرند بدرستی و در زمان مناسب در جریان قرار بگیرند.

پاسخگو باشیم:

بخشی از مفید و قابل اعتماد بودن، چه برای مشتری چه برای سازمان، پاسخگو بودن است: بنابراین به فیدبک‌های کاربران و همکاران توجه کنیم و در مورد آن‌ها عکس‌العمل مناسب نشان دهیم. اگر چیزی مشکل دارد، بسیار خوب، آن‌ را درست می‌کنیم.

یکدیگر را حمایت کنیم:

ما متعهد به محیط کار حمایتی هستیم که در آن کارکنان فرصت دستیابی به پتانسیل کامل خود را دارند. انتظار می‌رود که همه کارکنان سازمان نهایت تلاش خود را بکنند تا یک فرهنگ کاری ایجاد عاری از آزار و اذیت، ترس و نگرانی، تعصب، و تبعیض غیرقانونی داشته باشیم.

حرفه ای رفتار کنیم:

کاملا قابل قبول است که نتوان با همه افراد دوست و نزدیک بود اما می توان حرفه ای و صمیمی رفتار کرد.

وقت شناس باشیم:

ممکن است بعضی ها عادت کرده باشند بخشی از سهم ورزش روزانه شان را به دویدن با عجله برای رسیدن به جلسه یا سر کار اختصاص دهند و مرتب از جمله "ببخشید دیر شد" استفاده کنند. جدای از اینکه تکرار این حالت می تواند تعمدی گستاخانه برداشت شود، قطعا حس اعتماد و قابل اتکا بودن تیم نسبت به فرد را زیر سوال می برد. یکی از ویژگی حرفه ای بودن احترام به وقت خود و دیگران است. بخصوص در شرایطی که فعالیت های تیم بصورت زنجیروار به هم متصل است و خروجی کار حاصل کار هماهنگ همه اعضاست. پس به زمان (Deadline) تعیین شده برای تحویل کارها و حضور در محیط کار مقید باشیم.

شایعه آسیب غیرقابل باوری دارد:

ممکن است شنیدن شایعات برای چند دقیقه جذاب باشد اما توجه و نشر شایعات بی اساس می تواند آسیب جدی به اعتماد در محیط کار و آرامش فکری افراد شود در حالیکه اساسا موضوع می تواند نادرست یا کاملا متفاوت با آنچه که می شنویم باشد. در برابر نشر و دامن زدن به شایعه کاملا مقاومت کنیم.

احترام بگذاریم و احترام خود را حفظ کنیم:

هیچ کس در سازمان داد نمی زند و فحاشی در هیچ شرایطی پذیرفته نیست.

مخاطب قراردادن افراد بنحوی که دون شان یا تضییع کننده حرمت و کرامت کسی باشد به هیچ عنوان شایسته نیست. همینطور شوخی ها و جک های قومیتی، مذهبی یا جنسیتی در هیچ حالتی پذیرفته نخواهد بود.

تعادل بین کار و زندگی برقرار کنیم:

اینکه همکاران شرایط روحی و آرامش نسبی در زندگی داشته باشند می تواند تاثیر مستقیمی روی کیفیت کار داشته باشد. بنابراین رعایت حدی از تعادل بین کار و زندگی مهم است. مرخصی برای استفاده کردن و تمدد اعصاب است و ساعت های کاری طولانی بطور مستمر می تواند تاثیر منفی روی روحیه فرد و خانواده داشته باشد. حواسمان به خودمان باشد.

روابط عاطفی را خارج از محیط کار نگه داریم:

اینکه از آدم ها انتظار داشته باشیم شرایط خانوادگی و ارتباطات شخصی خود را پشت در سازمان گذاشته و وارد محل کار شوند دشوار است. از طرفی با توجه به زمان زیادی که در محیط کار می گذرانیم احتمال اینکه گزینه های برقراری رابطه عاشقانه را در محیط کار پیدا کنیم اصلا بعید نیست. از اینکه محیط کار می تواند به این ارتباط کمک کند خوشحالیم اما توصیه می کنیم این ارتباطات کنترل شده و کاملا خارج از محیط کار باشد. به این نکته هم توجه کنیم که ویژگی های این ارتباط ها می تواند روی کیفیت کاری یا حتی انگیزه افراد برای جدایی از سازمان (در صورت بروز مشکل در رابطه) هم تاثیر منفی داشته باشد.

ملاحظه این نکات در مورد ارتباط با مشتریان یا شرکای تجاری بسیار مهم تر است و می تواند تبعات نامطلوبی بدنبال داشته باشد.

حرف زدن بهترین راه حل مشکل است:

حرف بزنیم، حرف بزنیم و حرف بزنیم. همکاران ما ذهن خوانی بلد نیستند. اطمینان پیدا کنیم که بدرستی و به شکل موثر با همکاران و مدیران ارتباط برقرار می کنیم.

بیان شکایت ها و مشکلات:

در صورتی که کار کسی موجب ناراحتی شما می شود با آرامش و مودبانه آن را با وی مطرح کنیم. اگر با این کار راحت نیستیم موضوع را به مدیر یا سرپرست واحد بسپاریم و هرگز موضوع را حل نشده رها نکنیم. گاهی افراد اصلا در جریان نیستند که کارشان ممکن است ما را آزار دهد.

البته که این مورد دو طرفه است. اگر کسی با شکایت از عادتی یا مشکلی از جانب شما مراجعه کرد به دقت گوش کنیم ، نهایت تلاش را برای رسیدن به راه حل انجام دهیم و رفتارمان را اصلاح کنیم.

آداب جلسه را رعایت کنیم:

جلسات زیاد و اکثرا بدون خروجی خواسته هیچ کسی نیست. بنابراین با مشخص کردن دقیق دستور جلسه و زمان شروع و پایان سعی کنیم نسبت به خروجی متعهد باشیم. از طرفی با ترک چند مورد کوچک می توانیم به بالا نگه داشتن بهره وری در طول جلسه کمک موثری کنیم. بدیم معنی که از آوردن گوشی تلفن همراه، لپ تاپ و هر چیزی که می تواند توجه را از موضوع منحرف کند جدا پرهیز کنیم. بجای آ« استفاده از دفتر یادداشت حتما فواید زیادی دارد. در شرایطی که با مطلبی موافق نیستیم با احترام و بدون قطع کردن کلام دیگران نظر خود را اعلام کنیم و مطمین باشیم که مخالفت ها و بیان نظرات شکل شخصی پیدا نمی کنند.

آراسته و مناسب شرایط بپوشیم:

نوع پوشش در چارچوب متعارف آزاد است و صرفا در زمان حضور در جلسات رسمی داخلی یا خارج سازمانی، پوشش رسمی برای افراد حاضر در جلسه ضروری است.

دیگران را ملاحظه کنیم:

در فضای کار اشتراکی و باز با ملاحظه باشیم. به ویژگی های کاری همکاران توجه کنیم و به آن ها احترام بگذاریم. برخی افراد عادت دارند در سکوت کامل کار کنند و برخی گوش کردن به موسیقی را ترجیح می دهند. توجه کنیم که ناخواسته موجب آزار و برآشفتگی همکارانمان نشویم. توجه کردن به اینکه صدای موسیقی در حدی بلند نباشد که هدفون تبدیل به بلندگو شود کار دشواری نیست.

سروصدا و حواس پرتی را کم کنیم:

در محیط کاری که تعداد زیادی از افراد در فاصله های نزدیک به هم کار می کنند آرامش مهم ترین عامل بهره وری است. بنابراین گوش کردن موسیقی یا پادکست، تماشای یوتیوب یا مرور ویدیوهای شبکه های اجتماعی حتما باید با هدفون انجام شود. آلارم گوشی موبایل در حالت سکوت یا ویبره باشد و مکالمه های تلفنی تا حد امکان در مکانی دور از دیگران انجام شود و از انجام مکالمه های با صدای بلند و صداهایی که موجب بر هم خوردن آرامش و تمرکز می شود جدا پرهیز کرد.

راستی هم زدن چای راه های کم سروصداتری هم داره

میز کار را تمیز و مرتب نگه داریم:

بر خلاف فضاهای کاری سنتی، میز کار در محیط های باز کاملا در معرض دید دیگران است. علاوه بر آن انباشتگی وسیله ها رو میز یا بی نظمی براحتی می تواند به میزهای کناری سرایت کند. بنابراین رعایت نظافت، مرتب بودن میز و قرار گرفتن هر چیز در سر جای خودش ضروری است. در هنگام خروج از محل کار می توان با صرف چند ثانیه روی میز را مرتب کرد و صندلی را در محل متاسب قرار داد. فردا صبح که بر می گردید همه چیز مهیاست.

به حریم خصوصی یکدیگر احترام بگذاریم:

نگاه کردن به مانیتور سایر افراد به شکلی که احساس تجسس بدهد یا گوش دادن به مکالمات تلفنی یا خصوصی همکاران قطعا برای آن ها آزار دهنده است.

بوی تند یا بد می تواند بسیار ناخوشایند باشد:

در محیط های کاری باز، بو بسرعت منتشر می شود. بنابر این یکی از ملاحظات اصلی این است که از استفاده چیزهایی مثل غذاهای با بوی تند و عطرهای سنگین پرهیز کنیم. هم چنین ضروری است که با رعایت بهداشت فردی مانع از ایجاد بوی ناخوشایند ناشی از تعرق بدن شویم.

زمانیکه مریض هستیم در خانه بمانیم:

دو دلیل اصلی برای در خانه ماندن زمانیکه بیمار هستیم وجود دارد. اول اینکه باعث سرایت بیماری به دیگران نشویم و دوم اینکه هر چقدر هم تلاش کنیم، یک عطسه، سرفه یا صدای آب ریزش بینی می تواند دیگران را کاملا آشفته کند و تمرکز فضا را مختل نماید. در صورتیکه مجبور هستیم با وجود بیماری در محل کار حاضر شویم حتما به رعایت مسایل بهداشتی توجه کنیم.

تمرکز و فضای ذهنی همکاران را ملاحظه کنیم:

بعضی کارها نیاز به تمرکز دارند و هرگونه اختلال در این تمرکز حتی در حد یک سوال یا شوخی و ارتباط کلامی کوتاه ممکن است تا ساعت ها موجب برهم خوردگی تمرکز ذهنی شود. همواره کارها را اولویت بندی کنیم و قبل از مراجعه به کسی شرایط را سنجیده و در صورتی که احساس می کنیم ضرورت آنی وجود ندارد ارجاع کار را به زمان دیگری محول کنیم.

بنابراین شروع یک مکالمه در حالیکه شخصی مشغول کار است می تواند ناخوشایند باشد و حداقل کاری که می توان کرد این است که سوال کنیم که الان زمان مناسبی برای صحبت هست یا خیر؟

ورود بدون هماهنگی به بحث های دیگران در فضای اشتراکی هم می تواند ناراحت کننده باشد. هر چند جلسات یا صحبت های دو یا چند نفره معمولا در اتاق جلسات برگزار می شود اما ورود به بحث های دیگران یکباره و بدون دعوت محترمانه نیست.