از نکته‌یار بپرس: ۳ دلیل برای استفاده نکردن از نرم‌افزار مایکروسافت اکسل
اگر تا کنون با نرم‌افزار اکسل کار نکرده‌اید و یا فکر می‌کنید که کار کردن با آن سخت است پس شما نیز جزو کسانی هستید که 3 دلیل زیر را برای استفاده نکردن از نرم‌افزار مایکروسافت اکسل پذیرفته‌اید و حاضر به تحمل فشارهای محاسباتی مختلف در محل کار شده‌اید. در ادامه این مقاله رضا موسوی‌خواه، مدرس مجموعه دوره‌های آچارفرانسه اکسل، به شما کمک می‌کند تا با این ۳ دلیل آشنا شوید و بتوانید بدون هیچ دغدغه و نگرانی به یادگیری و استفاده از این نرم‌افزار خارق‌العاده بپردازید.
1- ترس از ناشناخته‌ها:
در نگاه اول محیط این نرم‌افزار سخت و غیرقابل‌درک است و شاید کاربران تازه‌کار را بترساند. همچنین خواندن فرمول‌ها و توابع پیش‌فرض اکسل پیش از شناخت کامل آنها کاری دشوار است و اکثر کاربران معمولی را از یادگیری منصرف می‌کند. اما پس از یادگیری نحوه نگارش آنها قدرت زیادی برای ایجاد اسنادی حرفه‌ای در اختیار کاربر قرار می‌دهد و کم‌کم در فرایند آموزش کاربرانی را که در ابتدا از مباحث تابع‌نویسی فرار می‌کردند به تسلط بیشتر در این حوزه علاقه‌مند می‌کند.
با شناخت بیشتر محیط و نحوه عملکرد این نرم‌افزار ترس از محیط جدید در کاربران از بین رفته و قدم‌های اول برای شناخت بیشتر برداشته خواهد شد. پس کمی بیشتر در مورد نحوه شکل‌گیری اکسل و کاربردهای آن باهم خواهیم خواند.
گفتیم که اکسل یک نرم‌افزار صفحه‌گسترده است، به این معنی که این نرم‌افزار از سلول‌هایی تشکیل شده که در تقاطع سطر‌ها و ستون‌ها قرار دارند و برای مدیریت، سازماندهی و انجام عملیات محاسباتی روی داده‌ها استفاده میشوند. در اکسل می‌توان از جدول‌های میله‌ای، چارت‌ها، فرمول‌ها و توابع به روش‌های مختلف استفاده کرد. علاوه بر این، اکسل بر خلاف ظاهرش صرفا محدود به اعداد نیست و این امکان را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که متن، عکس، ویدیو و موارد دیگر را جهت نمایش بهتر مفهوم اطلاعات خود به سندهای اکسل اضافه کنند.
از نرم‌افزار اکسل می‌توان برای موارد شخصی استفاده کرد. مثلا می‌توانید با ایجاد جدولی از حقوق دریافتی و مخارج ماهیانه و روزمره‌تان به صورت دوره‌ای بررسی کنید که چند درصد از هزینه یک ماه شما صرف کرایه تردد در شهر می‌شود. از کاربردهای دیگر اکسل می‌توان به جمع‌آوری اطلاعات یک شرکت تولیدی اشاره کرد. این شرکت می‌تواند میزان تولیدات و همین‌طور میزان فروش و هزینه‌های تولیدات خود را طی یک دوره ثبت و با ایجاد نمودارهایی در نرم‌افزار اکسل مواردی مانند سود، ضرر و ... را به‌صورت لحظه‌ای بررسی کند و هدف‌گذاری‌های خود را طبق اطلاعات استخراج‌شده تغییر دهد. با این حساب می‌توان گفت:
اکسل یک نرم‌افزار بسیار عالی در مهارت ICDL و با گستره عملکرد نامحدود است که همه کاربران در سطوح مختلفی از دانش می‌توانند از آن استفاده کرده و با اشراف به ویژگی و امکانات خاص این نرم‌افزار مسایل خود را حل کنند و سطح بازده کار خود را افزایش دهند.
2- نداشتن آشنایی با قدرت‌های پنهان این نرم‌افزار:
کاربردهای اکسل در سطوح مختلف قابل سنجش است و با توجه به قدرت اکسل در انجام کارهای متفاوت، گستره عملکرد آن تقریبا شامل تمامی قسمت‌های زندگی شخصی، دانشجویی، اداری و همچنین کسب‌وکارها می‌شود.
به طور کلی، برای آشنایی با کاربردها و ویژگی‌های مختلف مایکروسافت اکسل باید آنها را در دو گروه کلی کاربردهای عمومی و ویژگی‌های عمومی بررسی کنیم.
کاربردهای عمومی اکسل:
- مدیریت بودجه در مقیاس کوچک، مثلا برای خانواده‌ها یا در مقیاس متوسط و بزرگ، مانند دارایی کسب‌وکارها
- مدیریت فاکتور‌ها و رسید‌ها
- پیگیری پروژه‌ها، فروشنده‌ها، مشتری‌ها و سوابق اشخاص
- مدیریت برنامه‌ها، قرارهای ملاقات و به‌طور کلی یادداشت‌گذاری‌های تقویم‌‌گونه
- ایجاد چک‌لیست و لیست وظایف برای خود و یا کارمندان شرکت
- محاسبات مالی مانند وام‌ها، طلب‌ها و بدهی‌ها
- مدیریت اموال تحت مدیریت
- ...
البته این‌ها فقط موارد کلی هستند که اگر به جزئیات تقسیم شوند شامل هزاران روش تولید اسناد حرفه‌ای میشوند.
ویژگی‌های عمومی اکسل:
- انعطاف‌پذیری بالا
- توان بالا در تجزیه و تحلیل داده‌ها
- امکان برقراری ارتباط با بقیه نرم‌افزارهای مجموعه آفیس
- استفاده آسان و در دسترس بودن آموزش‌های آن
- هوشمندی کافی در کمک به کاربر
- قابلیت ماکرونویسی و صرفه‌جویی در زمان
3- نشناختن ویژگی‌هایی برای حرفه‌ای‌های تنبل:
شاید دو دلیل قبلی برای دیگر نرم‌افزارهای مشابه نیز درست باشند، اما باید توجه داشته باشید که مایکروسافت اکسل دارای امکاناتی بسیار کاربردی است که کار شما را آسان‌تر، سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌کند. شما با شناخت و تسلط به این امکانات و ابزارها تبدیل به یک حرفه‌ای تنبل می‌شوید که سندی حرفه‌ای را نه تنها دقیق و کاربردی بلکه در سریع‌ترین زمان ممکن تهیه کرده است.
از ویژگی‌های خاص این نرم‌افزار می‌توان به‌صورت خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:
ویژگی AutoFill: یکی از ویژگی‌های اکسل جهت ساده‌سازی عملیات‌ها ویژگی AutoFill است که به کاربر کمک می‌کند خیلی سریع اعداد و یا فرمول و توابع را گسترش داده و از سلولی به سلول دیگر بسط دهد. لطفا برای آشنایی بیشتر ویدیوی زیر را مشاهده کنید.
نامگذاری خانه‌ها و محدوده‌ها: زمانی که تعداد خانه‌هایی که در تابع‌نویسی استفاده می‌کنیم زیاد باشد، به خاطر سپردن آنها کاری دشوار خواهد بود. برای همین از نامگذاری سلول‌ها استفاده می‌شود.
ثابت کردن سطر یا ستون: این ویژگی هنگامی که ما با سطر یا ستون‌های زیادی سروکار داشته باشیم به ما کمک می‌کند تا از لحاظ نمایشی، سرستون و یا سرسطر شیت را ثابت کرده و راحت‌تر بتوانیم داده‌ها را ردیابی کنیم.
قالب‌بندی شرطی: بدون هیچ توضیحی شما را به دیدن ویدیوی زیر دعوت می‌کنیم.
انتخاب ناحیه چاپ: این ویژگی کمک می‌کند که بهترین تنظیمات نمایشی را جهت چاپ اسنادتان در اختیار داشته باشید.
تابع‌نویسی حرفه‌ای: با توابع پیش‌فرض اکسل می‌توانید بسیاری از کارهای سخت و تکرارشونده را به راحتی انجام دهید و اسنادی را ایجاد کنید که محاسبات پیچیده را در زمان بسیار کوتاه انجام دهند.
ایجاد نمودارهای مختلف: امکاناتی را مهیا می‌سازد تا اطلاعات را به‌گونه‌ای حرفه‌ای و قابل لمس و درک برای مخاطبین نمایش دهید.
کدنویسی VBA: با استفاده از کدنویسی در اکسل می‌توانید توابع جدید و پیچیده ایجاد و از آنها در پروژه‌های مختلف استفاده کنید. با این کار علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، اعتبار اسناد ساخته شده نیز بیشتر می‌شود.
و بسیاری امکانات دیگر که استفاده از آنها به اسناد شما هویتی حرفه‌ای‌تر و دقیق‌تر می‌بخشند و آماده‌سازی آنها را تسریع می‌کنند.
وی بی ای (VBA) در اکسل چیست؟
واژه VBA مخفف Visual Basic Applications و در واقع یک زبان برنامه‌نویسی است و از آنجا که توسط شرکت Microsoft طراحی و توسعه داده شده، در تمامی برنامه‌های این مجموعه نیز گنجانده شده است و امکانات کدنویسی ساده و در عین حال کاربردی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
نکته‌ای مهم که در اکثر مقاله‌ها به شما گفته نمی‌شود، اما حتما باید بدانید!
در کنار تمامی مزایای ویژه و کاربردهای کم‌نظیر اکسل باید با معایب عمومی آن هم آشنا باشیم تا در شرایطی که حساسیت اسناد بالا است بی‌گدار به آب نزنیم. برخی از معایب عمومی اکسل در زیر آمده که شاید برای شما خیلی مهم نباشند یا در نسخه‌های بعدی برطرف شده و امکانی جهت مدیریت آنها در نظر گرفته شود، اما شناخت هر یک باعث باز شدن دید کاربران برای استفاده از محیط فوق‌العاده کاربردی اکسل می‌شود.
معایب عمومی اکسل:
- امنیت پایین: به‌طور عمومی اکسل برای حفاظت از داده‌ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه‌چندان حرفه‌ای با کمی جست‌وجو در اینترنت و با میزانی صبر و حوصله می‌تواند از تمامی لایه‌های امنیتی آن رد شود. اما باز هم با رعایت چند نکته و شناخت ابزارهای امنیتی و استفاده از آنها می‌توانید تا حد قابل قبولی از داده‌های پروژه خود محافظت نمایید.
- امکانات تحت شبکه ضعیف: اگر تیم پروژه شما می‌خواهد به‌طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند، حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره‌کاری‌ها باشید. اگر می‌خواهید به‌صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید، شاید بهتر باشد با کمی تغییرات آن را به چند فایل مجزای مرتبط تبدیل کنید. این راهکار بعضی اوقات مؤثر واقع می‌شود. البته باید مد نظر داشته باشید که با خرید اشتراک آفیس 365 می‌توانید از ویژگی‌های آفیس نسخه تحت وب بهره‌مند شوید و با استفاده از تکنولوژی رایانش ابری فایل‌های خود را به‌صورت اشتراکی ویرایش کنید که البته مستلزم پرداخت هزینه ماهیانه یا سالیانه خواهد بود.
- دشواری خطایابی در فرمول‌های طولانی: وقتی در حال ویرایش یک فایل حجیم دارای سلول‌های پر از فرمول هستید و خطایی رخ می‌دهد، ریشه‌یابی خطای به‌وجود آمده کاری دشوار و گاهی زمان‌بر است که با کمی استانداردسازی و نامگذاری درست سلول‌ها و قفل کردن آنها این مشکل تا حد زیادی قابل حل است.
- بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران: اگر سلول‌های حاوی فرمول‌ها قفل نباشند ممکن است به‌راحتی توسط کاربر دستکاری یا حتی دچار خطای سهوی شوند. پس به‌سختی می‌توان به خروجی فایلی که سلول‌های آن قفل نشده باشند اطمینان کرد. زیرا کاربر با هر بار ورود اطلاعات، به‌صورت ناخواسته می‌تواند محتوای سلول‌های محاسباتی را دچار اختلال کند و مثلا حقوق پرداختی را جابه‌جا محاسبه نماید.
- نیاز به تسلط بالا در کاربری‌های پیچیده: در این نرم‌افزار برای انجام کارهای پیچیده و رسیدن به نتایج بسیار کاربردی نیاز دارید تا به‌طور کامل به امکانات اکسل تسلط پیدا کرده و از یک کاربر معمولی فراتر روید.
با شناخت و غلبه بر ۳ دلیلی که شما را از یادگیری این نرم‌افزار بازداشته به‌راحتی بر آنها غلبه کنید و در مسیر آموزش قدم بگذارید.
چرا باید در دوره‌های آموزش اکسل شرکت کنید:
شاید مهمترین دلیل برای فراگیری اکسل این باشد که جزو پایه‌های مهارت ICDL محسوب می‌شود. اما جالب است بدانید در بسیاری از کشورهای پیشرفته افرادی که متخصص حوزه کار با اکسل (Excel Experts) هستند از جایگاه ویژه‌ای برخوردارند و کسانی که کدنویسی در اکسل را در کنار سایر قابلیت‌های آن فرا می‌گیرند همواره در زمره متخصصینی هستند که اغلب بدون شغل نخواهند ماند.
فراموش نکنید که امروزه قابلیت‌های گسترده نرم‌افزار اکسل باعث شده یکی از مهمترین مهارت‌هایی باشد که هر کارمند اداری می‌بایست آن را فرا بگیرد و علاوه بر آن، گستردگی عملکرد این نرم‌افزار باعث شده تمامی فراگیران آن در تمام کارهای ساده شخصی و همچنین امور تخصصی اداری و شرکتی از آن بهره ببرند.
اگر از این مقاله استفاده کردید و فکر می‌کنید می‌تواند به دوستان‌تان نیز کمک کند، با استفاده از دکمه‌های پایین صفحه، لینک مقاله را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.
نویسنده: رضا موسوی‌خواه
ویراستار: ریحانه موسوی
منبع: محتوای اختصاصی تهیه شده در وبسایت نکته‌یار V 2.0.0
به اینستاگرام نکته‌یار بپیوندید
مطلبی دیگر از این انتشارات
از نکته‌یار بپرس: ۵ نکته کلیدی پایه در اکسل که هر کاربری باید بداند
مطلبی دیگر در همین موضوع
نکات طلایی برای شروع برنامه نویسی
بر اساس علایق شما
ژرمینال، نگاهی به اعماق سیاه زندگی