مدیریت انبار قطعات یدکی【مدیریت بهینه موجودی در انبار】

در این مقاله به صورت جامع در باره مدیریت انبار قطعات یدکی بحث و بررسی خواهیم کرد، همچنین یکی از مهمترین موارد در انبارهای قطعات یدکی، یعنی مدیریت موجودی قطعات یدکی را کنکاش کرده و پارامترها و آیتم هایی که سبب بهینه کردن انبارداری و کاهش هزینه ها می گردد را بررسی خواهیم کرد.

موجودی چیست؟

در تمامی شرکت های صنعتی و بازرگانی، موجودی یکی از مهمترین دارایی ها است چرا که گردش آن به معنای کسب درآمد برای آن شرکت است. بنابراین ضروری است تا با مفهوم مدیریت موجودی به طور صحیح و کامل آشنا شویم.

« در یک تعریف ساده موجودی هر آنچیزی است که در شرکت نگهداری می شود تا بعدا مورد استفاده قرار گیرد. »

اما برای درک بهتر این مفهوم به روشی استاندارد بهتر است نگاهی به تعاریف استاندارد موجودی که در منابع رسمی ارایه شده است بیاندازیم:

تعاریف استاندارد

تعریف لغت نامه APICS (انجمن تولید و کنترل موجودی آمریکا) از موجودی:
«موجودی هرگونه انباشته ای است که برای پشتیبانی از تولید استفاده می شود. مانند مواد اولیه و نیمه ساخته که از فعالیت های تولیدی حمایت میکنند، اقلام و لوازم مورد استفاده در نگهداری، تعمیرات و بهره برداری ماشین آلات، و همچنین محصولات نهایی و قطعات یدکی آنها که پشتیبانی کننده خدمات پس از فروش هستند »تعریف نویسنده کتاب مدیریت عملیات: فرایندها و زنجیره تأمین از موجودی:
موجودی زمانی ایجاد میشود که میزان ورود آن به شرکت بیشتر از خروج آن باشد. همچنین زمانی تمام میشود که خروج آن بیشتر از ورود باشد.

وظایف اصلی موجودی در شرکت ها چیست؟

۴ وظیفه اصلی هر نوع موجودی در یک کسب و کار به شرح زیر است:

برآورده ساختن تقاضای پیش بینی شده ی محصولات
محافظت در برابر برخورد با کمبود
تسهیل کردن الزامات تولید
بخش بندی کردن عملیات

انواع موجودی

موجودی ها به سه دسته ی عمده تقسیم می گردند

مواد اولیه (Raw Material)

مواد اولیه یا قطعات آماده اقلامی هستند که برای ایجاد محصولات بکار می روند. البته مواد اولیه از جنبه های دیگری نیز میتواند مورد بررسی قرار گیرد از جمله آنکه چه انواعی دارند، دلیل اهمیت آنها برای کسب و کار چیست و چطور مقدار مواد اولیه مورد نیاز را باید محاسبه کرد؟

محصولات نیمه ساخته (Work in Process)

محصولات نیمه ساخته اقلامی هستند که در فرایند ایجاد محصول اصلی شرکت دارند و به طور کامل تکمیل نشده اند.

محصولات نهایی (Finished Goods)

اقلام تولید شده توسط شرکت که آماده فروش عمده فروشی یا خرده فروشی یا دیگر روش ها است.

موجودی در راه، با نام مستعار موجودی خطوط لوله (Pipeline Inventory)

موجودی که در حال انتقال از محل تولید کننده به محل فروشنده یا مصرف کننده هست را موجودی در راه می گویند. گاهی اوقات عملیات انتقال موجودی روزها یا هفته ها طول می کشد.

موجودی در راه از نقطه ای به نقطه دیگر در طول زنجیره تأمین کالا حرکت میکند. موجودی در راه شامل سفارشاتی است که صادر شده ولی دریافت نشده اند و بنابراین به عنوان یکی از انواع موجودی ها شناخته می شود.

موجودی بافر، با نام مستعار ذخیره احتیاطی (Safety Stock)

ذخیره احتیاطی برای جلوگیری از توقف خدمت رسانی به مشتری ها و هزینه های گزاف مرتبط با آن درنظر گرفته می شود. ذخیره احتیاطی برای برخورد با نوسانات موجود در عرضه، تقاضا و زمان تدارک (لید تایم) درنظر گرفته می شود.

هرچه میزان سطح خدمت رسانی بالاتر درنظر گرفته شود به ذخیره احتیاطی بیشتری نیاز است. همچنین زمان تدارک طولانی و نوسانات زیاد در تقاضا، ذخیره احتیاطی بیشتری را می طلبد.

موجودی بالانس تولید (Decoupling Inventory)

این نوع از موجودی در بین مراحل مختلف تولید درنظر گرفته می شود تا تولید یک قطعه مانع از تولید سایر قطعات نشود و میزان تولید بالانس شود. گاهی اوقات این نوع از موجودی شبیه به ذخیره احتیاطی است با این تفاوت که این ذخیره احتیاطی برای اهداف داخلی است به طوریکه تقاضای یک قطعه به گونه ای برآورده شود که نرخ تولید محصول نهایی تأمین گردد.

موجودی دوره تدارک (Cycle Stock)

به آن موجودی اندازه انباشته هم گفته می شود زیرا به طور مستقیم همراه با اندازه ی سفارش تغییر میکند. مقدار این موجودی با زمان بین سفارشات تغییر میکند. هرچقدر فاصله بین دو سفارش بیشتر باشد موجودی دوره تدارک نیز بیشتر خواهد بود. به عنوان مثال اگر هر دو هفته یکبار سفارش گذارید می کنید، مقدار موجودی دوره تدارک برابر با تقاضای دو هفته خواهد بود.

موجودی مواد و قطعات نگهداری، تعمیرات و بهره برداری (MRO)

این دسته از انواع موجودی که به اختصار موجودی مواد و قطعات یدکی نیز شناخته می شود کالاهایی هستند که از بهره برداری تجهیزات و خطوط تولید پشتیبانی می کنند و در فعالیت هایی مانند نگهداری، تعمیرات و بهره برداری از تجهیزات مورد استفاده قرار می گیرند. مانند روانکارها، پیچ ها، بال بیرینگ ها، دستکش ها، مواد بسته بندی و …

همچنین اقلام مصرف اداری مانند خودکار، کاغذ، پنس و … نیز دسته ای از اقلام MRO هستند زیرا از عملیات بهره برداری حمایت میکنند.

به دلیل اهمیت بالای این دسته از انواع موجودی در ادامه ی این مقاله بر آن متمرکز می شویم:

انبار فنی و فلسفه وجودی آن

متناسب با هریک از انواع موجودی که در قسمت های ابتدایی این مقاله معرفی شده انبارهای مشخصی در شرکت ها ایجاد می شود. مانند انبار مواد اولیه، انبار محصول، انبار اقلام نیمه ساخته، انبار ضایعات و انبار فنی.

این مطالب را نیز حتما بخوانید : آموزش انبارداری با متدهای ۲۰۲۱

در انبار فنی عمدتا اقلام موجودی MRO نگهداری می شود و شامل تنوع کالایی بسیار زیادی است و لذا نحوه مدیریت آن نیز متفاوت از سایر انبارها است. اهداف وجود انبار فنی در شرکت های تولیدی و دارایی محور شامل موارد زیر است:

پاسخ به نیاز تولید
پاسخ به نیاز بهره برداری از تجهیزات
دسترسی به موجودی مورد نیاز در کمترین زمان
کاهش هزینه خرید اضطراری
حفظ کیفیت و کمیت کالاها به عنوان سرمایه

قاعدتا هرچقدر میزان موجودی اقلام MRO در انبار فنی بیشتر باشد برآورده کردن اهداف فوق راحتتر است اما در این بین محدودیت هایی بر سر راه شرکت ها وجود دارد که مانع از پر کردن انبارهای فنی به مقدار دلخواه است. این محدودیت ها شامل :

محدودیت در سرمایه
محدودیت در پول نقد
محدودیت زمان
محدودیت در فضای انبارهای فنی
محدودیت در پرسنل اجرایی

لذا این محدودیت ها سبب می شود تا تنها کالاهای ضروری اجازه ورود به انبار را داشته باشند. بنابراین راه صحیح برای تامین اهداف انبار فنی استفاده از مدیریت موجودی قطعات یدکی است.

مدیریت موجودی قطعات یدکی چیست؟

مدیریت موجودی مجموعه ای از اصول، سیاستها، روشهای اجرایی، دستورالعملها و ابزارهایی است که شرکت را قادر میکند تا قطعات یدکی را شناسایی، خرید، کنترل، حسابرسی و از مجموعه خارج کند.

مدیریت موجودی به شش سوال زیر پاسخ می دهد:

چه کالایی باید خریداری شود؟
در چه زمانی سفارش شود؟
به چه مقداری خریداری شود؟
از چه کسی خریداری شود؟
با چه قیمتی خریداری شود؟
چگونه نگهداری شود؟

مدیریت بهینه ی موجودی قطعات یدکی چیست؟

اگر به مجموعه سوالات ششگانه بالا به طور صحیح، نظام مند و پایدار پاسخ داده شود، آنگاه مدیریت موجودی به شکل بهینه انجام شده است.

به عبارت دیگر پاسخ به سوالات شش گانه نباید به شکل سلیقه ای و بدون قاعده باشد. بلکه باید مبتنی بر مبنای علمی، مبتنی بر سیستم و نرم افزارهای تخصصی و به شکل پایدار باشد تا به مدیریت بهینه ی موجودی دست یابیم.

برای دستیابی به این مهم ۲ ابزار زیر ضروری است:

روش و منطق علمی برای پاسخ دهی به سوالات ۶ گانه
ابزار نرم افزاری برای اجرای پاسخ ها و تصمیمات اتخاذ شده در حوزه مدیریت موجودی

توجه کنید که به دلیل پیچیدگی و تنوع بالای اقلام موجود در انبارهای فنی، حتی بهترین روش ها و منطق های علمی نیز در غیاب استفاده از نرم افزار تخصصی بهینه سازی قابل پیاده سازی نخواهند بود و عملا مدیریت موجودی به شکل بهینه اجرا نخواهد شد.

نرم افزار بهینه سازی MRO‌ شرکت نواندیش این مشکل را برای سازمان ها به راحتی حل میکند. برای اطلاع از ویژگی های این نرم افزار اینجا کلیک کنید.

چرا مدیریت بهینه ی موجودی مهم است؟

مدیریت بهینه ی موجودی یعنی پاسخ به نیاز تولید با کمترین میزان سرمایه

به عبارت بهتر، مهمترین دلیل، کاهش سطح موجودی انبار و هزینه های مرتبط با آن و افزایش همزمان دسترسی تجهیزات و پشتیبانی بالاتر از تولید دستاورد مدیریت بهینه ی موجودی است.

این امر تنها زمانی که موجودی قطعات یدکی و انبار فنی به شکل بهینه مدیریت شود (یعنی سیستماتیک و مبتنی بر مبانی علمی) ممکن خواهد بود. در اینجا برخی دیگر از دلایل جانبی که بر اهمیت مدیریت بهینه موجودی قطعات یدکی تاکید میکند ارائه می شود:

امکان برنامه ریزی و پیش بینی صحیح از مصرف اقلام می دهد

مدیریت بهینه ی موجودی قطعات یدکی از تمامی داده های مرتبط با قطعات استفاده می کند. مدیریت بهینه ی موجودی به شما کمک میکند تا با تجزیه و تحلیل داده های تراکنشی اقلام، آن دسته از قطعات مهم که برای سیستم تولیدی ضروری هستند را تشخیص دهید.

این مهم در زمانی که با محدودیت بودجه و سرمایه روبرو هستید، مانند دوران تحریم های اقتصادی، بسیار اهمیت پیدا میکند. چراکه از صرف پول محدود شما روی قطعات بلا استفاده و اشتباه جلوگیری میکند. با مدیریت بهینه ی موجودی قطعات یدکی سرمایه ارزشمند خود را صرف کالایی میکنید که از آن در حمایت از تولید خود خواهید کرد.

همچنین اگر بتوان الگوی مصرف سالانه قطعات یدکی را بر اساس داده ها در حد قابل قبولی پیش بینی کرده و سیاست های بازپرسازی موجودی را بر آن اساس تنظیم کرد، ارزش زیادی با برای سازمان خود فراهم خواهیم ساخت. چیزی که مدیریت بهینه ی موجودی برایتان به ارمغان خواهد آورد.

زمان تحویل را بهبود میدهد

چه مشتری های خارجی سازمان که با پرداخت پول محصولات مارا دریافت می کنند و چه مشتریان داخلی سازمان که منتظر دریافت قطعات یدکی از انبار فنی هستند، خواهان دریافت سریع و کم بودن زمان انتظار برای دریافت می باشند. عدم تحویل به موقع کالا به دلیل برخورد با کمبود در انبار فنی هزینه های پیدا و پنهان فراوانی برای سازمان به دنبال دارد.

مدیریت بهینه ی موجودی کمک میکند تا با رصد صحیح و منظم سطوح موجودی تمامی قطعات و مواد انبار فنی بدانید سفارش کالا چه زمانی خواهد رسید و برای تأمین آن به موقع اقدام کنید و بدین صورت زمان انتظار مشتریان داخلی و خارجی را کاهش دهید.

هزینه های سیستم موجودی را کنترل می کند

مدیریت بهینه موجودی تمام راجع به مدیریت جریان موجودی در سراسر سازمان شما است. مدیریت انباشته به شما کمک میکند تا بدانید چه قلم کالایی ارزشمند بوده و کدام کالا تنها اتلاف پول است و فضای انبار را اشغال کرده؟ نکته کلیدی سفارش و تأمین کالا به اندازه ی لازم است. نه کمتر از نیاز و نه بیشتر از نیاز.

به دلیل پیش بینی صحیح انجام شده توسط سیستم مدیریت بهینه ی موجودی، شما میتوانید سفارش تأمین کالاهای انبار فنی را در زمان مناسب و به مقدار مناسب انجام دهید و از ایجاد هزینه های اضافی سفارش دهی و نگهداری و خواب سرمایه جلوگیری کنید.

سیستم مدیریت بهینه ی موجودی همچنین شما را از مواجهه با کمبود موجودی، تقاضاهای اضطراری، تقاضاهای عقب افتاده و … در امان نگه می دارد. همچنین با تعیین تواتر سفارشات امکان رسیدن به توافقات اقتصادی تر با تأمین کنندگان شما را فراهم میکند.

کارایی و اثربخشی کسب و کار را افزایش میدهد

اگر زمان زیادی صرف جمع آوری اطلاعات فنی اقلام و قطعات مورد نیاز و پیدا کردن آنها در بازار یا حتی انبار فنی خود می کنید، زمان آن رسیده که به فکر ایجاد سیستم مدیریت بهینه موجودی در مجموعه خود باشید.

سیستم مدیریت بهینه موجودی شامل کاتالوگ اطلاعات فنی قطعات و تعیین فضا مشخص انبارداری به آنها می شود و بلافاصله در صورت نیاز میتوانید محل موجودی و مقدار آن و حتی تأمین کننده آن که بهترین قیمت را ارایه می دهد پیدا کنید.

مدیریت بهینه ی موجودی به شما کمک میکند نه تنها زمان سازمان خود را تلف نکنید بلکه نیروی انسانی خود را بر انجام کارهای ارزشمند تر متمرکز کنید. همچنین به دلیل سیستماتیک بودن این رویکرد تعداد اقلام بیشتری را تحت کنترل خود قرار خواهید داد.

به طور خلاصه شرکت ها نیاز به موجودی اقلام فنی دارند و داشتن کالای درست در زمان مناسب و به اندازه کافی برای تأمین نیازهای مشتریان داخلی و خارجی کلید موفقیت هر سازمانی در دستیابی به اهداف خود است. مدیریت بهینه ی موجودی به تحقق این امر امه کمک میکند. پس به این دلیل برای هر سازمانی بسیار ضروری و حیاتی است.

با ما همراه باشید تا در مقاله بعدی به روش های مدیریت موجودی بپردازیم(این مقاله بروز رسانی خواهد شد…)