اهداف و نتایج کلیدی چیست؟ OKR تشکیل شده از سرواژه های Objective and Key Resultو چارچوب یا سازوکار هدفگذاری است که به شما این امکان را می­دهد تا مهم­ترین اهداف خود را به روشی سازمان­ یافته، متمرکز و شفاف به صورت مشارکتی با تیم خود تنظیم و رصد کنید. البته این روش نمی­تواند جایگزین تصمیم ­گیری منطقی، رهبری قدرتمند یا فرهنگ کاری خلاق شود. اما اگر این اصول در جای خود باشند، OKR می تواند سازمان را به موفقیت برساند.

نظام OKR یک چارچوب تفکر انتقادی است که به دنبال اطمینان از همکاری کارمندان با یکدیگر، متمرکز کردن تلاش­هایشان بر نوآوری قابل اندازه ­گیری می­باشد، که سازمان را به جلو سوق دهد.

تدوین OKR از بالاترین سطح سازمان شروع می­شود و با OKR تک تک افراد سازمان خاتمه می ­یابد. البته می­تواند برای اولین بار فقط در سطح سازمان اجرا شود تا کلیات مدل برای افراد پذیرفته شود. پس از آن می­تواند به سطح تیم و در نهایت در صورت تمایل و خواست افراد به سطح فرد وارد شود.

مزایای قدرتمند OKR

برای استفاده از مدل OKR دلایل و مزایای زیادی برشمرده شده ­اند که در ادامه به آن­ها اشاره می­شود:

تمرکز بر اولویت­های مهم

انتخاب سه تا پنج OKR در هر فصل، سازمان، تیم­ها و افراد را برای انتخاب چیزی که اهمیت دارد، هدایت می­کنند. در این صورت می ­دانیم مهم­ترین کارهای ما برای 3 ماه آینده چیست و چگونه باید آن ها را به طور موفقیت آمیز انجام دهیم؟ این باعث می­شود اهداف بزرگ تیم و سازمان در مرکز توجه باشند، بنابراین همه افراد برنامه هفتگی خود را با اهداف شرکت هم­راستا می­کنند. شعار "Measure What Matter" در این زمینه کاربردی و معروف است.

اهدافی که به خوبی انتخاب شده باشند، چارچوب و محدوده حرکت و فعالیت­ های تیم و اولویت هر کدام را منعکس می­کنند. بنابراین درباره ­ی چیزی که به آن "بله" یا "نه" می­گوییم شفافیت ایجاد می­کنند.

هم­راستایی و شفافیت در کار تیمی

انطباق و ارتباط اهداف فرد با اهداف سازمان عامل انگیزه است. اهداف آبشاری صلب و ارتباط یک بعدی باعث از بین رفتن چابکی و انعطاف و انگیزه می شود.

یک OKR سالم میان همراستایی و اهداف مشترک و شفاف سازی کلیه وابستگی ­های چندوجهی از طرفی و خودمختاری و آزادی عمل و داشتن حس مالکیت از طرف دیگر تعادل برقرار می­نماید. شفافیت باعث سهولت در شناخت عملکرد قوی و ضعیف می گردد و باید به­ گونه ­ای عمل شود که اگر یک OKR مورد بازبینی قرار گرفت یا کنار گذاشته شد، تمام ذی­نفعان آن خبردار شوند.

تنظیم اهداف به صورت مشارکتی

مشارکت کنندگان باید در تعیین برخی اهداف و همه یا عمده نتایج کلیدی خودشان آزاد باشند. تیم­های با عملکرد بالا در تعادل میان هدفگذاری بالا به پایین و پایین به بالا رشد می­نمایند.

برای ارتقای مشارکت، تیم­ها و افراد باید تشویق شوند که حداقل نیمی از OKRهای خودشان را با مشورت مدیران تدوین کنند. وقتی که تمام اهداف از بالا به پایین تنظیم شوند، انگیزه افراد از بین می­ رود بنابراین توافق جمعی برای دستیابی حداکثری به اهداف ضروری است. این مورد یکی از تمایز های اصلی مدل OKR با مدل­های پیاده سازی استراتژی سنتی است.

کشش و بلندپروازی در هدف­گذاری

دو نوع هدف­گذاری در OKR وجود دارند: اهداف تعهد شده [1] و اهداف بلندپروازانه [2] (نسبت آن­ها بستگی به استراتژی در آن سال دارد).

تعهد شده­ ها OKR هایی هستند که قبول می­کنیم به آن­ها دست پیدا خواهیم کرد و مایل هستیم برنامه­ ها و منابع را برای تضمین اینکه محقق شوند، تنظیم کنیم. امتیاز لازم برای یک OKR تعهد شده 100% است؛ هر امتیازی کمتر از 1 نیازمند دلیل برای عدم دستیابی است، که نشان دهنده خطا در برنامه­ ریزی یا اجرا یا هر دو است.

در مقابل، OKR های بلندپروازانه، بیان می­کنند که می­خواهیم دنیا چه شکلی باشد، حتی اگر هیچ ایده­ ای نداشته باشیم که چگونه به آنجا برسیم یا به چه منابعی برای رساندن آن OKR نیاز داریم. بلندپروازی، انگیزه و سطح عملکرد را بالا می برد و نیاز به مقداری ریسک دارد. گاهی نیازمند فکر کردن به اختلاف نجومی با رقبا و منطبق بر نیاز انسان به خودشکوفایی در هرم مازلو است. میانگین پیشرفت مورد انتظار بلندپروازانه­ ها 0.7 است.

سیستم OKR با تعریف اهداف بلندپروازانه، این امکان را می­دهد تا تیم­ها پای خود را از حد معمول خود فراتر بگذارند و تمایل افراد برای محقق کردن درصد بالاتری از اهداف، به آن­ها کمک میکند تا نتایج بزرگ­تر و موثرتری ایجاد کنند.

پیگیری مداوم

برای به روز نگه داشتن OKR ها ابزاری مانند اپ موبایل، با آپدیت اتوماتیک، ابزار تحلیل، اعلان های جمعی، یا حتی اکسل، ... لازم است که کاربر با چند کلیک بتواند از داشبوردی برای ایجاد، دنبال کردن، ویرایش و امتیازدهی به OKR هایش استفاده نماید. در نمایش پیشرفت، ابزارهای بصری بالاترین اثربخشی را در ایجاد انگیزه و حس مشارکت دارند.

این ابزارها به ما کمک می­کنند تا پس از اتمام فصل، مستندات کافی برای تحلیل وضعیت گذشته داشته باشیم: ما از تجربه نمی آموزیم بلکه از تامل در تجربه می آموزیم. (عوامل شکست یا پیروزی من؟ اگر ابتدای دوره بودم چه می کردم؟ چه چیزی یاد گرفته ام که در دوره بعدی قابل استفاده است؟)

یک ابزار، نه یک سلاح

سیستم OKR به منظور سرعت بخشیدن به افراد است به گونه ­ای که یک زمان سنج در دست داشته باشد تا عملکرد خودش را با آن بسنجد. یک سند حقوقی نیست که بر مبنای آن ارزیابی عملکرد صورت گیرد. برای تشویق به ریسک­ پذیری و جلوگیری از پنهان کردن نتایج محقق نشده، بهتر است OKR و پاداش جدا از هم بمانند.

[1] Commited OKR

[2] Inspirational OKR

منابع:

• کتاب Measure What Matter
• کتاب Objective and key Results