من مینویسم. در کنار سفر، مهربانی، آشپزی و سکوت، از این هنر، برای معنا دادن به زندگی ام بهره میبرم.
نقش مدیریت زمان در توسعه فردی و حرفه‌ای
شاید بارها برایتان پیش آمده باشد که نتوانسته اید در مدت زمان مشخصی به کارهایتان برسید و در مقابل افرادی را دیدید که با وجود اینکه مشغله کاری بسیاری دارند ،اما به همه کارهایشان میرسند و همیشه در همه جا حضور دارند؛ اینجا دقیقا مسئله مدیرت زمان مطرح است.
این افراد توانسته اند با برنامه ریزی که داشته اند، مدیریت زمان خوبی داشته باشند و به همین خاطر به تمام کارهایشان می توانند که برسند.
اگر وقت کم می آورید، اگر به کارهایتان نمیرسید و اگر نمیتوانید یک برنامه ریزی زمانی درست داشته باشید، این آموزش بهترین راه حل برای مسئله ی مدیریت زمان هست. تو این آموزش من به شما یاد میدهم که:
مدیریت زمان چیست ؟ و چطور می توان به تمام کارهای خود در طول روز رسید؟
یکی از دغدغه های اصلی انسان ها در جهان مدرن، مدیریت زمان است. ما در روز انسان های زیادی رو می بینیم که سعی می کنند به همه ی کارهاشان برسند، اما از بسیاری از کارهاشون عقب می مانند. .
یا بارها شنیده ایم که انسان ها برای انجام کارهایی که حتی در زندگی شان اولویت دار هم می باشد،.از عبارت “وقت ندارم“، استفاده می کنند. مشکل زمان، مشکلی نیست که نتوان آن را حل کرد اما متاسفانه این روزها تبدیل به معضلی شده است.که تمامی انسان ها را درگیر خودش کرده است و تقریبا می شود گفت که یکی از بزرگترین معضلات رشد.و توسعه فردی به خصوص در حوزه ی کسب و کار به شمار می آید.
مدیریت زمان چیست؟
مجله کارآفرینی، در آخرین مقاله ای که در باب مدیریت زمان و تاثیر آن بر روی کسب و کار داشته،.به این نکته اشاره کرده است که پتانسیل عملیاتی در بیش از 80 درصد شرکت های پر بازده دنیا،.بیش از آن چیزی است که در حال حاضر به آن می پردازنه ..یعنی، به زبان ساده ، ما در اکثر کسب و کارهای بزرگ دنیا،.شاهد نتایجی هستیم که باید در ده سال اخیر به آن دست پیدا می کردند،
ولی به دلیل عدم مدیریت زمان، هنوز نتونستند به عبارتی به تمام ظرفیت هاشون دست پیدا کنند..پس میتوان نتیجه گرفت که مسئله ی زمان و بهره وری در زمان،.یکی از مسائلی است که باید به طور جدی به آن پرداخت تا مفهوم توسعه ی فردی رو به ثمر برسانیم.
فرقی هم نمی کنه که شما یک دانش آموز باشید و برای درس خواندن یک مدیریت زمانی درست نداشته باشید.یا اینکه یک تاجر مشهور باشید و چندین برند مطرح داشته باشید.و نتونید میان کارهاتون و برنامه هاتون یک هماهنگی زمانی درست برقرار کنید،.چیزی که در بحث مدیریت زمان مهم است،.ارتباط بین پتانسیل یا همان توانایی ها و مفهوم زمان است.
یعنی تمام هدف ما از مدیریت زمان، به طور مستقیم،.توازن میان توانایی های یک انسان و به ثمر رسیدن توانایی ها در یک زمان مشخص است..اگر شما بتونید میان آن چه که قادر به انجام آن هستید.و آن چه که زمان انجام یک کار است، یک ارتباط درست و صحیح برقرار کنید،.مطمئن باشید که موفقیت از آن شماست.
قدرت بی نظیر مدیریت زمان
اگر شما بتونید به عنوان یک تاجر، میان کسب و کار، خانواده،.مطالعه و توسعه فردی و همچنین تقویت روحیه ی زندگی تون،.یک توازن زمانی برقرار کنید، آنگاه است که می تونید در هر کدام از موارد فوق، به قدرتی بی نظیر برسید.
اما اگر تنها در یکی از این موارد دچار نقص بشوید و نتونید زمان بندی درست داشته باشید،.آنگاه باید سالها تاوان عدم مدیریت زمان خود رو نه تنها در همان بخش،.بلکه در تمام زندگی خود بدهید.
بگذارید یک مثال ساده براتون بزنیم. فرض کنید که شما روزانه ده ساعت کار می کنید.و هر روز هم دو ساعت از وقت تون رو با خانواده ی تون سپری می کنید و بعد وقتی که قصد مطالعه کردن.و یا آموزش دیدن دارید، دیگر به کاری نمی رسید و احساس می کنید.که روزتان به پایان رسیده و دیگر فرصتی برای انجام هیچ کاری ندارید.
شاید شما در آن لحظه احساس نکنید که عدم مدیریت زمان برای کارهای اولویت دار چه آسیبی به شما می زنه،.اما در پنج سال بعد، متوجه می شوید که یک تاجر بی سواد هستید.
دانش روز رو ندارید و طبیعتا کسب و کارتان به بن بست های بزرگ برخورد کرده است..طبیعتا در آن زمان، اوضاع روحی شما نیز به هم می خورد.و خانواده ی تون نیز دیگر نمی توانند از لذت بودن در کنار شما بهره مند شوند و این ها همه از یک نقطه سرچشمه می گیرد،.اینکه شما نتوانسته اید میان توانایی هاتون و زمانی که برای زندگی دارید، یک توازن ایجاد کنید.
در واقع شما با عدم مدیریت زمانی که به آن توجه نکرید ، دیگر وقتی برای رشد و توسعه فردی خودتان نگذاشته اید و زمانی که شما رشد نکنید ،مطمئنا کسب و کارتان نیز رشد نخواهد کرد ؛پس در 5 سال آینده با یک چالش بسیار جدی روبرو خواهید شد.
تکنیک های مدیریت زمان
اگر شما هم با زمان و مدیریت آن مشکل دارید،.دیگر نیاز نیست نگران باشید. بیست راهکاری که می تواند زندگی شما رو به لحاظ مدیریت زمان متحول کنه..تنها کافی است به هر جمله ای که می خوانید فکر کنید..آن رو یادداشت کنید و سعی کنید همه ی آن رو مو به مو انجام دهید:
1. هنر تحلیل زمانی رو یاد بگیرید
اولین تکنیک برای رسیدن به یک مدیریت زمانی درست، این است که شما هنر تحلیل زمان را خوب یاد بگیرید. اگر از امروز برنامه جامعی ریخته اید که مدیریت زمان زندگی تان را در دست بگیرید، باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته، تمام کارهایتان را زیر نظر بگیرید.
روزهاتون رو عادی سپری کنید و هر کاری که انجام میدهید رو بنویسید..در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان رو بر روی کارهایی که انجام داده اید و دارای اولویت نبوده اند، بنویسید..بعنوان مثال: “امروز ناهارم رو در نیم ساعت تمام کردم،.اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم.و هیچ نتیجه ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم.”
این کار باعث می شه که یک خط قرمز برای زمان های از دست رفته در دست داشته باشید.و بتونید با دید بهتری زمان های از دست رفته رو کنترل کنید.
2. نتیجه گرا باشید
انسان های نتیجه گرا، مفهوم زمان رو بهتر درک می کنند. اصولا وقتی که بدون هیچ برنامه ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می شوید، زمان از دست شما خارج می شود و ساعت های زیادی را صرف کاری می کنید که نتیجه ای از آن نمی گیرید. بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید.و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، بدنبال حاشیه نباشید، نتیجه رو بدانید.
اگر قرار است که قراردادی رو تنظیم کنید ،.فقط برای تنظیم قرار داد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که:.”حالا برم به امید خدا که یه قراردادی هم ببندم.”.این باعث می شه که ساعت های زیادی رو صرف گفتگوهای حاشیه ای و یا کارهای جانبی کنید.
پس نتیجه رو در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه ای که در ذهن دارید.برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید،.نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید..به بانک بروید و پرینت حساب تون رو بگیرید. به همین سادگی.
وقت خود را ارزشمند بدانید و نگذارید که هر کس به هر طریقی آن را از شما بگیرد.تک تک لحظاتتان را ارزشمند بدانید و برای آن برنامه داشته باشید ،زمانی که به نتیجه مطلوبی نرسیده اید ، مطمئن باشید که یک جای کار مشکل دارد.
به فکر راه حل باشید ،آزمایش کنید و از شکست اصلا نترسید . بهترین روش همین است ، حتی زمانی که شکست خوردید،تجربه همان شکست را در آزمایش بعدیتان اجرایی کنید و مطمئن باشید که به نتیجه مطلوب خواهید رسید.
3. محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید
علاوه بر نتیجه گرایی، باید محدودیت زمانی را نیز به کارهای روزمره ی تون اضافه کنید. همه ی ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می دانیم.که تمام کارهامون چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند.
پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه ی کارهامون بپردازیم..مثلا اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم.و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان،.تخمین زده ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار شه،.به همان نیم ساعت پایبند باشیم.
اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه رو طی کنیم برای اینکه یک لیست خرید رو خریداری کنیم..بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار رو در محدوده ی زمانی ای که تعیین شده است انجام ببدیم..این این کار در کنار نتیجه گرایی، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان می باشند.
4. از اول هفته، برنامه های کاری خودمان رو تنظیم کنیم
برای کارهای مهم، نمی توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم، مثل قرار کاری، مثل مطالعه کردن، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر، باید از اول هفته برنامه ریزی کنیم.
این برنامه قطعی، به ما امکان برنامه ریزی برای کارهای با اولویت کمتر رو می دهد. ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم و از اول هفته برنامه ی خودمان را تنظیم کنیم، دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی آید و ما سر وقت،.بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان رو در دست می گیریم.
اگر برنامه ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم،.هم پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان رو درست در همان زمانی تعیین می کنیم.که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم..چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه ها نداریم که به ما اولویت کارهامون رو نشان دهد.
5. یک برنامه منعطف روزانه نیز داشته باشید.
طبیعتا همه ی کارها رو نمی توان از اول هفته مدیریت زمان کرد..چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند.و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند..اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف پذیر هم داشته باشیم.
مثلا بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست.که ما از اول هفته برنامه ریزی کنیم..و باید کمی انعطاف در برنامه های روزانه داشته باشیم که به آن ها هم برسیم..البته این نکته فراموش نشه که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است.
ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه های روزمان دچار مشکل شد.و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم.و یک برنامه جایگزین برای آن داریم.
مثلا فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه تون قرار داشتید.و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می کنید که دیدار امروز کنسل است..خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یکساعت از وقت تون رو هدر دهید؟.طبیعتا قانون مدیریت زمان می گوید که یک برنامه ی منعطف داشته باشید.و در آن یک ساعت مثلا به مطالعه بپردازید.
6. یک لیست برای کارهای انجام شده ترتیب دهید
ما زمانی میتوانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده ی خودمان داشته باشیم.در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی هامون پرداخته ایم و کدام یک را رها کرده ایم، هیچ گاه نمی توانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم و فقط یک بهبود مقطعی در برنامه ی کاری مان ایجاد می شود.
اما برای اینکه بتوانیم یک ساز و کار نظام مند داشته باشیم،.بهترین کار این است که تمام کارهای انجام شده ی مان را لیست کنیم..اگر به صد در صد کارهایمان رسیده ایم و برنامه هفتگی و روزانه را انجام داده باشیم، آنگاه ما زمان را مدیریت کرده ایم . ولی اگر هنوز خللی در کار باشد، می توانیم با تقسیم بندی کارها،.مدیریت زمان برای رفع موانع برنامه ریزی را نیز انجام بدیم.
7. صبح زود برای انجام کارهای مهم
یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه ی کارهای مهم خود را صبح ها انجام میدهند. پس شما هم می توانید از این تجربه ی بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید.
سعی کنید همه ی کارهای اولویت دار، از قرار های کاری ،.کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن رو در صبح انجام دهید.و برای هر روز صبح تون یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید..این کار به شما کمک می کنه که در نیمه ی روز، بخش مهمی از کارهاتون رو انجام داده باشید.و با انعطاف بیشتری به باقی کارهاتون بپردازید.
8. تمرکز داشته باشید
یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است. برای همه ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان به کل از آن کار فاصله گرفته و زمان زیادی را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تاثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان است.
بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است.که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند رو به کل از بین ببرید.
اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید،.گوشی خودتان را خاموش کنید..دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار باعث می شود که شما در زمان مشخص،.بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید.و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید،.یک گوشتان هم به اخبار تلویزیون باشد.
سعی کنید،کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید..و یا زمانی که مشغول مطالعه هستید، اصلا سمت موبایل خودتان نروید زیرا تنها کافی است که با یک پیام ، تمام تمرکز شما از بین برود.بنابراین تمام تلاش خود را انجام دهید که کار خود را با تمرکز انجام دهید و تلفن همراه را از خود دور کنید.
نتیجه ی شگفت انگیز آن را در مدیریت زمان خواهید دید.
9. چند کار رو با هم انجام ندهید
یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب های جدی بحث مدیریت زمان است. اگر میخواهید که استفاده بهینه از زمان داشته باشید تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت همزمان انجام دهید.
تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. این که شما چند کار رو به صورت همزمان انجام بدهید،.باعث می شه که هم زمان رو از دست بدهید.و هم اینکه در هیچ کدام از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید.
10. استخاره نکنید، انجام دهید
یکی از عادات بد ما ایرانی ها این است که همیشه منتظر یک اتفاقیم تا که یک کاری را انجام بدیم. بارها این جمله را از اطرافیان خودمان شنیده ایم که:.”الان حالیش نیست، بذار هر وقت حالش اومد انجامش میدم.”.این یک آسیب بزرگ در بحث مدیریت زمان است.
هر کاری رو بدون هیچ استخاره و انگیزه ای انجام بدهید. و از آن مهم تر که به هیچ وجه جمله شرطی برای انجام کارهاتون استفاده نکنید. بارها پیش آمده که می گوییم: “اگر امروز کارهایم رو سر وقت تمام کنم، شب حتما چند صفحه مطالعه می کنم.”
این هم یکی از آن کارهایی است که باعث اتلاف وقت می شه. این جمله رو به این حالت تغییر دهید:.” امروز کارهایم رو انجام میدهم و بعد هم به مطالعه می پردازم.” .اگر کارها رو بدون معطلی و استخاره کردن انجام دهید،.به همه ی کارهاتون می رسید و زمان هم زیاد می آورید. شک نکنید.
11. دنبال ایده آل نباشید
ایده آل هیچ وقت رخ نمی دهد. اصلا بگذارید خیالتان را راحت کنیم. هیچ ایده آلی وجود ندارد، چرا که اصولا ایده آل سقفی ندارد و هر بار که شما بگویید کاری را باید ایده آل انجام دهم، یقینا از آن بهتر هم می شود. پس به کل ایده آل گرایی را فراموش و جای آن را با کمال گرایی پر کنید.
فرق این دو، در این است که شما برای مدیریت زمان و موفقیت در کارهایتان باید با تمام قدرت کاری را که برای آن برنامه ریزی کرده اید بصورت کامل و تمام و کمال انجام دهید. وقتی به این هدف رسیدید، آن کار انجام شده است و باید به سراغ کار بعدی بروید. اگر بخواهید دچار وسواس ایده آل گرایی بشوید، باید بگوییم که به یک کارتان هم در روز نمی رسید.
12. روی جزئیات وقت نگذارید
وقتی صحبت از اولویت ها می شود یعنی شما باید کارهایی که درجه اهمیت بیشتری دارند را به ثمر برسانید. اما متاسفانه بسیاری از کسانی که قصد دارند برای خودشان اولویت بندی کنند، به جای برنامه ریزی بر روی تصویر کلی زندگی، آنقدر وارد جزئیات می شوند که به کل برنامه مدیریت زمان در حاشیه قرار می گیرد.
این را به خاطر داشته باشید که جزئیات، شما را از اصل باز می دارند. سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.
13. به خودتان استراحت دهید
ذهن انسان پس از انجام نود دقیقه فعالیت متمرکز، دچار خستگی می شود و نیاز به استراحت دارد. یادتان باشد که هیچ گاه مدیریت زمان قرار نیست به بیگاری تبدیل شود. شما باید برای زمان های استراحت خودتان هم برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید.
چرا که اگر استراحت نکنید، تمرکزتان از بین می رود و از بین رفتن تمرکز و خستگی، باعث می شه که شما زمان را از دست بدهید و این خلاف تکنیک مدیریت زمان است. پس بعد از هر 90 دقیقه کار مداوم حتما به خودتان یک ربع استراحت بدهید و بعد به دنبال کار دیگر بروید.
یادتان باشد، مفهوم مدیریت زمان، به هیچ وجه به معنای کار کردن زیاد نیست. شما باید به اندازه یک انسان عادی استراحت و به همان میزان هم کار کنید. تکنیک مدیریت زمان، بهره بردن درست از زندگی عادی است.
14. از زمان های انتظار به درستی استفاده کنید
بخشی از زمان ما، در انتظار تلف می شود. گاهی اوقات منتظر اتوبوس بعدی هستیم. گاهی منتظر هستیم که همسرمان آماده شود و به یک مهمانی برویم. گاهی منتظر آن هستیم که مدیریت جلسه اش تمام شود و او را ببینیم.
اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم،.می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که ما رو از زندگی عقب می اندازنه. پس از زمان های انتظار تا می تونید بهره بگیرید.
بهترین راه برای بهره بردن از زمان های انتظار مطالعه کردن و آموزش دیدن است..کتاب ثروتمندترین مرد بابل، یکی از آن کتاب هاست که می تونید از فروشگاه تهیه کنید.و در زمان های انتظار، حتی پشت ترافیک،.به آن گوش کنید و مدیریت زمان رو در راستای آموزش خودتان به کار بگیرید.
15. غرق شبکه های مجازی نشوید
بخش عظیمی از زمان روز ما، در شبکه های اجتماعی نابود می شود..اگر مرحله ی یک را به درستی انجام داده باشید، حتما به این نتیجه رسیده اید که بیشتر وقت خود را در شبکه های مجازی از دست داده اید.
اما باید بگوییم که برای حضور در شبکه های مجازی یک برنامه درست داشته باشید تا مدیریت شبکه های اجتماعی به خوبی اتفاق بیفتد. وقت خودتان رو صرف پست ها و پیام هایی که هیچ سودی برای زندگی تون ندارند، نکنید.
16. تعارف را کنار بگذارید
ما ایرانی ها با تمام خوبی هایمان، یک خصلت ناپسند داریم و آن تعارف کردن است. ما با همه انسان ها تعارف داریم. گاهی حاضریم که زندگی مان، اهداف مان، موفقیت مان را رها کنیم ولی تعارف را زمین نگذاریم.
برای مدیریت زمان، یک مهارت مهم وجود دارد و آن نه گفتن به همه ی خواسته ها و تعارفاتی است.که زندگی و زمان شما رو مختل می کنه. پس تا می تونید نه بگویید و نه گفتن رو تمرین کنید.
17. ورزش کنید
زمان، موقعی برای شما کارآمد است که شما تن سالمی داشته باشید تا بتوانید به همه ی کارهای زندگی خود برسید. پس حداقل روزی پانزده دقیقه ورزش کنید و سعی کنید با ورزش کردن همیشه خودتان رو شاداب نگه دارید. شادابی شما کمک می کند که زمان بیشتری در زندگی داشته باشید و کارهایتان نیز با تمرکز پیش برود.
18. خوب بخوابید
هیچ الزامی در کار کردن بیش از حد نیست و هیچ الزامی وجود ندارد که شما برای مدیریت زمان از خواب و خوراک تون بزنید. شما با این کار نه تنها زمان رو مدیریت نکرده اید،.بلکه مدیریت زندگی تون رو نیز از دست داده اید.
پس تا می تونید استراحت کنید و به خودتان استراحت دهید.و سعی کنید که برنامه زندگی تون رو عاقلانه و بدون هیچ فشاری بر روی دیگر بخش های زندگی تون تنظیم کنید.
19. تغییرات خودتان رو ثبت کنید
تا بدین جای کار شما باید هجده مرحله را انجام بدهید که طبیعتا در یک روز یا دو روز به نتیجه نمی رسد.و شما باید عادت مدیریت زمان را در زندگی خود نهادینه کنید. برای این که این عادت همراه با انگیزه شه، تغییرات خودتان را ثبت کنید این کار باعث می شود که هر روز برای مدیریت زمان انگیزه ی بیشتری داشته باشید.
20. یک بار دیگر ، زمان رو تحلیل کنید
حال وقت آن است که نتیجه را بسنجید. برای این کار بهترین راه این است که یک بار دیگر زمان زندگی خود را تحلیل کنید. درست مثل مورد اول. اگر تغییر محسوسی مشاهده کردید، مطمئن باشید که در مسیر موفقیت در حال حرکت هستید.
اما اگر هنوز احساس می کنید که جای تغییر وجود دارد،.خودتان رو شماتت نکنید و به این مسیر افتخار کنید..شما امروز قدرت تحلیل زندگی رو پیدا کرده اید و نیاز به تغییر رو تشخیص داده اید..این اولین گام برای رسیدن به موفقیت در زندگی است.
اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
اگر شما هم مثل بسیاری زمان کم می‌آورید و نمیدانید چطور کارهای اولویت دار خودت را به موقع انجام بدید و به همه‌ی کارهایتان برسید، این مقاله مربوط به اولویت بندی کارها را بخوانید. تو این مقاله، بهت گفتم که چجوری میتوانی زمان را برای کارهای اولویت دار مدیریت کنید.
اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
برای اینکه انجام منظم فعالیت‌های کم‌فایده را با استفاده‌ی درست از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید می‌کنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی برنامه‌های خود، دقیق و حساس باشد.
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نام‌های ماتریس استیون کاوی و همچنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن به‌کار می‌رود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌هایمان، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟
کارهای مهم، اغلب به هدف‌های ما مربوط هستند.
کارها و فعالیت‌هایی که انجام آنها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آنها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ اهداف و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونه‌هایی از کارهایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
- ورزش روزانه برای حفظ سلامتی در بلندمدت
- یادگیری زبان انگلیسی
- احوال پرسی از پدر و مادر و دیدن آنها
- برنامه ریزی برای آموزش و توسعه منابع انسانی
- مدیریت بحرانی که هم‌اکنون در کارخانه به وجود آمده
- جلسه با مدیرعامل برای متقاعد کردن او درباره‌ی تغییر دیدگاهش نسبت به بودجه ریزی شرکت
- تنظیم تقویم محتوا برای واحدی که مسئولیت تولید محتوا را در یک شرکت بر عهده دارد
این کار چقدر فوریت دارد؟
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست میدهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، نمونه ای از کارهای فوری محسوب شوند:
- پاسخ دادن به تماس های تلفنی
- پاسخ دادن به ایمیل‌های مدیریت ارشد
- خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)
- تنظیم پاسخ و ارسال آن برای روزنامه‌ای که دیروز، مطلب نادرستی را درباره‌ی شرکت منتشر کرده است.
مطلبی دیگر از این انتشارات
زبان جولیا (صرفا برای آشنایی)
مطلبی دیگر از این انتشارات
چاره زندگانی خود زندگانیست
مطلبی دیگر از این انتشارات
Grayscale VS. Black & White