تعیین بودجه محصول

این مطلب بخشی از مجموعه مطالبی هست که قراره در قالب نکات کاربردی و کوتاه در حوزه مدیریت محصول منتشر بشن. برای دسترسی به مطالب بیشتر به بلاگ مدیریت محصول مراجعه کنید.

تعیین بودجه برای محصول و یا فیچری که قراره به اون اضافه کنیم از وظایف اصلی مدیر محصوله و جزو یکی از بخش های اصلی Triple Constraint Model هست که شامل Time, Scope, Cost میشه (توی یه مطلب جداگونه مفصل راجع به این مبحث صحبت می کنیم)

بودجه پروژه در واقع منابع مالی هست که برای رسیدن به اهداف پروژه نیاز هستند و در فاز معرفی و برنامه ریزی پروژه باید تعریف بشه. به عنوان مدیر محصول باید بودجه محصول رو به صورت مداوم در طول چرخه حیات محصول(PLC) بررسی کنید و بدونید که چیزی فراتر از هزینه های آشکار هست. وقتی بودجه تعریف میشه شما در برابر مواردی چون تشخیص نیازهای ذینفعان، بودجه هزینه های غافلگیر کننده، حفظ سازگاری، بررسی و پیشبینی مداوم در کل پروژه مسئولید.

برای اینکه بهتر این مورد رو درک کنید در زیر چند نمونه از best practice هارو باهم مرور میکنیم :

ارجاع به داده های قبلی

ممکنه پروژه شما شبیه به یکی از پروژه های قبلی باشه که توسعه دادید، برای همین مهمه که بررسی کنید چطور بودجه رو مدیریت کردید.جاهایی که به خوبی بودجه رو مدیریت کردید پیدا کنید و از اشتباهاتتون درس بگیرید.

مشورت گرفتن

از تیمتون، مدیرتون و یا سایر منتور ها در این رابطه مشورت بگیرید. همیشه از تیمتون بخواید که کار شمارو بازبینی کنن و اگه نکته ای به ذهنشون میرسه بتون منتقل کنن.

تعیین بازه زمانی

برای بودجه خودتون بازه زمانی مشخص کنید. این کار به شما کمک میکنه تا هزینه هایی رو که برنامه ریزی کردید با هزینه های واقعی که در طول فازهای مختلف پروژه داره انجام میشه مقایسه کنید و در صورت نیاز تغییرات بودجه رو مدیریت کنید.

بررسی مکرر

مطمئن بشید که بودجه شما دقیق و خالی از هرگونه نقصی هست. بودجه شما به احتمال زیاد به تایید سایر بخش ها مثل امور مالی و مدیران ارشد نیازمنده، بنابراین تمام تلاشتون رو بکنید که تا حد امکان درک اون ساده و محاسباتی که انجام دادید صحیح باشه.

هزینه ها از انواع مختلفی تشکیل شدن برای همین باید همه جوانب رو درنظر بگیرید. به این منظور ما اونهارو به دو دسته هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیر مستقیم تقسیم می کنیم تا مطمئن بشیم همه نیازمندی های سازمان و مشتری هامون رو در نظر گرفتیم.

هزینه های مستقیم : هزینه هایی که برای تکمیل پروژه ضروری هستند.

  • دستمزد و حقوق کارکنان و پیمانکاران
  • هزینه مواد اولیه
  • هزینه تجهیزات
  • نرم افزارها و لایسنس هایی که نیازه تهیه بشه
  • هزینه‌های حمل و نقل و یا سفرهای مربوط به پروژه
  • آموزش کارکنان

هزینه های غیر مستقیم : این دسته از هزینه ها به طور مستقیم در تکمیل پروژه تاثیری ندارن اما برای اینکه تیم بتونه کارش رو به درستی انجام بده ضروریه. از این هزینه‌ها به عنوان هزینه های سربار هم یاد میشه.

  • هزینه های اداری
  • خدمات رفاهی مثل آب، برق، گاز، تلفن
  • بیمه
  • تجهیزات اداری
  • تامین امنیت


بودجه ای که در ابتدای پروژه تعیین میشه در واقع برآوردی از هزینه هاست که با اون پروژه را شروع میکنید و وقتی تاییدیه های لازم رو میگیره باید اون رو منتشر کنید و ازش به عنوان قیاسی برای میزان پیشرفت واقعی استفاده کنید. این به شما بینشی میده تا بفهمید بودجه شما کِی و چطور داره اختصاص داده میشه. خیلی مهمه که بودجه خودتون رو به صورت مداوم مانیتور کنید تا درصورت اعمال تغییرات ضروری آماده باشید. دقت کنید که اگه تغییری در بودجه انجام بشه احتمالا نیازه مجدد تاییدیه هارو بگیرید و شاخص های خودتون رو بروز کنید، مخصوصا اگه تغییرات زیاد باشه مثل وقتی که تغییر چشمگیری در Scope پروژه دارید.

باید تمام ریسک های احتمالی برای پروژه را بررسی کنید و در صورت نیاز بخشی رو به عنوان بودجه روز مبادا در نظر بگیرید. این بخش ضروریه چراکه مواجه شدن با هزینه های جدیدی که انتظار اون رو نداشتید، در طول پروژه امری عادیه. همچنین هزینه کیفت رو هم باید در نظر بگیرید. این هزینه به تمام هزینه هایی که برای تحویل یک محصول با کیفیت متحمل میشید اشاره داره برای نمونه طراحی مجدد محصول به دلیل نقصی که داشته و میتونه شامل بازپرداخت وجه به مشتری، زمان و هزینه مورد نیاز برای ساخت یک محصول جدید و سایر هزینه های احتمالی که مشتری رو تحت تاثیر قرار میده باشه.

در انتها براتون یکسری اصطلاح مرتبط رو میارم تا اگه خواستید بیشتر راجع به اون مطالعه کنید.

الف. Projetc Budjet : برآوردی از منابع پولی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه.

ب. Milestone : نقطه ای مهم در زمانبندی پروژه که نشون دهنده پیشرفت هست و معمولا بیانگر تکمیل و یا تحویل یک فاز پروژه هست.

ج. Forecast : پیشبینی در یک دوره زمانی به شما کمک میکنه تا هزینه ها را به درستی برای یک دوره خاص محاسبه کنید.

د. Resource cost rates : به هزینه منابعی مانند نیروی کار، ابزار و تجهیزات، مواد اولیه و نرم‌افزار ها و... اشاره داره و باید تعیین کنید هزینه هریک از این منابع برای شرکت چقدره.

ه. Reserve analysis : روشی برای بررسی منابع مالی باقی مانده که ارتباط نزدیکی با Contingency budget داره.

و. Contingency budget : بودجه ای که برای پوشش رویدادهای غیرقابل پیشبینی که در برآورد هزینه لحاظ نشده در نظر گرفته میشه.(همون بودجه روز مبادا)

  • ز. Cost of quality : هزینه هایی که برای جلوگیری از نواقص مربوط به محصولات، فرآیند ها و وظایف متحمل میشید مانند :
  • Prevention costs
  • Appraisal costs
  • Internal failure costs
  • External failure costs