مدیریت تیم فنی در زمان قطع اینترنت در شرایط بحرانی

وقتی در شرایط جنگی یا بحران های ملی دسترسی به اینترنت جهانی قطع می شه و فقط شبکه ملی یا اینترانت داخلی در دسترس است، مدیریت تیم فنی وارد فاز جدیدی می شه. دیگر خبری از ابزارهای روزمره نیست و مدیر محصول باید نقش هایی برای بقا، هم راستایی و تداوم حرکت تیم داشته باشه.

۱. تعریف دوباره اولویت ها بر اساس شرایط موجود

وقتی اتصال جهانی قطع می شه، خیلی از فیچرها و سرویس ها دیگه قابل استفاده نیستن. اونجاست که باید کل برنامه ریزی محصول رو بازبینی کنی و مطمئن بشی تیم داره روی کارهایی تمرکز می کنه که واقعاً قابل انجام هستن.

چه کارهایی باید انجام بدیم؟

• همه فیچرهای مرتبط با API های خارجی، سرویس های مالی بین المللی یا دیتای آنلاین رو موقتاً از دستور کار خارج کن

• تمرکز رو بذار روی وظایف قابل اجرا در محیط اینترانت یا لوکال، مثل بهینه سازی فرم های داخلی، گزارش گیری آفلاین، یا ارتقاء تجربه کاربری در نسخه دسکتاپ

• برای اولویت بندی مجدد، از مدل هایی مثل RICE یا Impact vs Effort استفاده کن، اما با داده های فعلی و قابل اعتماد

• لیستی از وابستگی های خارجی تهیه کن تا بدونی کدوم بخش ها در شرایط قطع اینترنت به مشکل می خورن و زودتر جایگزین یا نسخه داخلی براشون پیدا کن

• از تیم فنی بخواه که برای سرویس های بحرانی، مسیر جایگزین یا fallback طراحی کنن، حتی اگر به صورت موقتی و ساده باشه

۲. بازطراحی ارتباطات داخلی بدون ابزارهای بین المللی

وقتی ابزارهایی مثل Slack، Gmail یا WhatsApp به خاطر قطع اینترنت در دسترس نیستند، باید به سرعت کانال های ارتباطی داخلی و قابل اعتماد تعریف بشن. نبود ارتباط مطمئن، حتی برای چند ساعت، میتونه کل فرآیند تصمیم گیری و همکاری تیم رو مختل کنه.

چه می تونیم بکنیم؟

• از یک سیستم پیام رسان داخلی مثل Rocket.Chat یا Mattermost استفاده کنید که می تونه روی سرور داخلی شرکت نصب بشه و حتی در حالت بدون اینترنت جهانی کار کنه

• به عنوان ابزار پشتیبان، در صورت اختلال در شبکه سازمانی، لیستی از شماره تماس اعضای کلیدی تیم تهیه بشه و در اختیار همه قرار بگیره

• برای اشتراک گذاری فایل ها، از راه اندازی یک NAS (شبکه ذخیره سازی محلی) یا حتی یک پوشه شیر شده در سرور داخلی استفاده کنید

• ایمیل داخلی (مثل نصب نسخه لوکال Zimbra یا Mailcow) میتونه برای اطلاع رسانی رسمی و مستندسازی ارتباطات به کار بره

• برای مدیریت تسک و ارتباطات سازمانی، میتونید نسخه کرک شده یا لوکال شده ی ابزارهایی مثل Jira یا Redmine رو روی سرور داخلی شرکت نصب کنید. این سیستم ها امکان پیگیری تسک، ارتباط بین تیم ها و ثبت لاگ های کاری رو بدون نیاز به اتصال اینترنت فراهم میکنن. استفاده از این ابزارها با IP محلی انجام می شه و حتی در حالت آفلاین هم به خوبی قابل استفاده هستن.

۳. برنامه ریزی و هماهنگی تیم در حالت آفلاین یا دسترسی محدود

وقتی تیم به صورت ریموت یا در شهرهای مختلف کار می کنه، و دسترسی به اینترنت بین الملل قطع می شه، حفظ هماهنگی بین اعضا سخت تر می شه. مخصوصا اگر ابزارهای ابری از کار افتاده باشن یا تیم از قبل آمادگی چنین شرایطی رو نداشته باشه.

چه کارهایی باید انجام بدیم؟

• یک تقویم کاری و برنامه وظایف روزانه به صورت لوکال یا آفلاین بین اعضای تیم توزیع بشه، مثلا با استفاده از فایل اکسل یا ابزارهای مدیریت وظیفه داخلی

• تقسیم وظایف به شکل مستقل و با حداقل وابستگی انجام بشه، به طوری که افراد بتونن وظایف خودشون رو بدون نیاز به تایید یا ارتباط لحظه ای پیش ببرن

• مسیرهای تحویل کار مشخص بشه، مثلا تعیین بشه که خروجی هر تسک در یک پوشه مشترک داخلی بارگذاری بشه

• وظایف با زمانبندی کوتاه (مثلا تسک های دو تا سه روزه) برنامه ریزی بشه تا در شرایط نبود ارتباط مداوم، مدیریت پیگیری ساده تر باشه

• از اعضای کلیدی تیم بخواید در پایان هر روز یک گزارش متنی یا صوتی از پیشرفت خودشون تهیه کنن و داخل سیستم مرکزی (مثل سرور فایل شیر شده) آپلود کنن

۴. مستندسازی و اشتراک دانش در نبود اینترنت جهانی

در این شرایط، یکی از مهم ترین چالش ها از بین رفتن دسترسی به مستندات، راهنماها و دانش فنی تیمه. وقتی مستندات فقط روی ابزارهای ابری مثل Notion، Google Docs یا Confluence باشن، در حالت اینترانت عملا غیرقابل دسترس می شن. این موضوع باعث می شه تیم نتونه به تصمیمات قبلی، راه حل های فنی یا حتی روندهای جاری دسترسی داشته باشه و دچار دوباره کاری یا سردرگمی بشه.

چه کارهایی باید انجام بدیم؟

• از قبل یک نسخه آفلاین از تمام مستندات محصول، فنی و تجاری تهیه و روی یک سرور داخلی ذخیره بشه

• یک سیستم مدیریت دانش داخلی راه اندازی بشه تا همه بتونن به اطلاعات دسترسی داشته باشن حتی بدون اینترنت

• اعضای تیم آموزش ببینن که چطور مستندات جدید رو به این سیستم اضافه کنن و به روز نگه دارن

• از ساختار پوشه بندی منظم استفاده بشه تا پیدا کردن اطلاعات راحت باشه

• راهنمایی برای استفاده از سیستم مستندسازی آفلاین در اختیار اعضا قرار بگیره

• برای جایگزین Notion یا Confluence می تونید از ابزار متن باز Wiki.js استفاده کنید که هم رابط کاربری مناسبی داره و هم قابلیت نصب روی سرور محلی رو داره.

• ابزار BookStack هم گزینه سبکیه که برای مستندسازی فنی یا راهنمای محصول خیلی خوب کار می کنه.

• اگر قبلا از Markdown برای مستندات استفاده می کردید، می تونید از Docsify یا Docusaurus به عنوان سیستم مستندسازی لوکال استفاده کنید.

• برای ذخیره و دسترسی گروهی به فایل ها، می تونید از Nextcloud به عنوان فایل سرور داخلی استفاده کنید که امکان همکاری، ویرایش و اشتراک فایل بین اعضا رو فراهم می کنه.

۵. ساخت و حفظ ریتم کاری تیم در غیاب ابزارهای آنلاین

در نبود ابزارهای مدیریت تسک مثل Jira یا Trello، یکی از چالش ها اینه که تیم بدونه چه کاری در جریان هست، چه کاری قراره شروع بشه و چه کاری به اتمام رسیده. مدیریت محصول باید بتونه ساختاری تعریف کنه که اعضا در جریان کارهای یکدیگر قرار بگیرن و روند پیشرفت پروژه شفاف بمونه. اگه امکان نصب لوکال این نرم افزارها روی سرور داخلی رو ندارید شیوه زیر میتونه موثر باشه :

• یک فایل اکسل یا LibreOffice ساده روی سرور داخلی بساز که شامل ستون های تسک، مسئول، وضعیت، تاریخ شروع و تاریخ تحویل باشه

• وضعیت ها رو با ساختار ساده Kanban مشخص کن: ToDo، In Progress، Doing، Done

• اگه تیم در یک فضای فیزیکی هست، یک تخته سفید یا شیشه با ستون های Kanban ایجاد کن تا وضعیت کارها به صورت دیداری نمایش داده بشه

• برای تیم های ریموت، روزانه یک نفر مسئول به روزرسانی فایل تسک و ارسالش از طریق پیام رسان داخلی باشه (مثل Rocket.Chat یا Mattermost)

• هر هفته جلسه ای برای مرور پیشرفت، حذف موانع و تعریف کارهای جدید برگزار بشه تا ریتم تیم حفظ بشه

۶. حفظ انسجام، انگیزه، سلامت روان و هدف تیم در روزهای سخت

در شرایطی مثل قطع اینترنت ، بحرانهای امنیتی یا فضای جنگی، تیم فقط با ابزار کارش چالش نداره، بلکه فشار روانی شدیدی هم تجربه می کنه. از دست رفتن ارتباط با منابع خارجی، احساس انزوا، بی معنایی کار یا نگرانی درباره آینده، چیزهایی هستن که روی انگیزه، تمرکز و کیفیت همکاری تاثیر مستقیم دارن.

مدیر محصول باید بتونه در کنار مدیریت اولویت ها و ابزارها، روحیه تیم رو هم حفظ کنه. این نه تنها وظیفه انسانیه، بلکه برای حفظ عملکرد تیم هم کاملاً ضروریه.

چه کارهایی باید بکنیم؟

• تقویت گفت وگوی انسانی داخل تیم: فضایی برای گپ های غیرکاری ایجاد کن، مثلا یه زمان کوتاه آخر هر روز برای گپ آزاد یا گفت وگوی سبک.

• تأکید روی تأثیر واقعی کاری که انجام میدن: هدف پروژه ها رو شفاف کن و نشون بده چطور این کارها به کاربران کمک می کنه حتی در بحران.

• تسهیل تعامل انسانی در غیاب ابزارهای ارتباطی آنلاین: مثلاً اگر تیم در یک فضا کار میکنه، میزگردهای غیررسمی راه بنداز؛ و اگر دورکار هستن، زمان های هم خوان برای تماس داخلی تنظیم کن.

• پرهیز از فشار بیش از حد در شرایط سخت: بعضی تسک ها ممکنه باید رها بشن تا تیم از هم نپاشه.

• حتی اگه زیرساخت لوکال داری، یک اتاق دیجیتال برای استراحت تیم تعریف کن، مثلاً یک کانال غیررسمی در ابزار پیام رسان داخلی (مثل Mattermost).

• اگر تیم توی فضای فیزیکی نیست، یکبار در هفته یک تماس جمعی صوتی صرفا برای چکین و شنیدن دغدغه ها برقرار کن.

یادتون باشه توی این شرایط، هیچ چیز طبق روال معمول پیش نمی ره. اما با داشتن ذهنیت سازگار، توان برنامه ریزی بر اساس محدودیت، و استفاده بهینه از ابزارهای داخلی و آفلاین، میشه همچنان پروژه رو پیش برد. مدیر محصولی که بتونه در چنین فضایی تیم رو هدایت کنه، نه تنها کارایی بالایی داره، بلکه پایه های فرهنگ تاب آور رو در تیم خودش می سازه.

منبع این مقاله اینجاست .