7 اصل مهم مدیریت پروژه برای مدیران محصول

مدیران محصول اغلب فکر می کنند که مدیران پروژه افرادی تاکتیکی هستند. البته این موضوع تاحدی درست است و این تصور اشتباه قابل درک است. وقتی که آن ها بر روی یک پروژه کار می کنند، مدیر محصول طرح استراتژیک را مشخص می کند، مدیر پروژه نیز این طرح را به لیستی از وظایف و سایر جزئیات تاکتیکی تبدیل می کند. البته باید در نظر گرفت که مدیران پروژه نیز مجموعه ای از اصول استراتژیک را در طرح خود اعمال می کنند. در اصل خیلی از اصول مدیریت پروژه عمومی و جهان شمول بوده و می تواند به سایر تیم ها نیز کمک کند.

در ادامه برخی از این اصول مدیریت پروژه را مرور کرده و بحث می کنیم که چگونه می توانند به مدیران محصول کمک کنند.

1- با پرسش و پاسخ به سوالات بزرگ شروع کنید

مدیران پروژه تا زمانی که درکی از اهداف کلان پروژه نداشته باشند نمی توانند وارد جزییات شوند. اگر آنها بدون دانستن اهداف، تخصیص وظایف کنند ریسکی بزرگ در راستای تخصیص اشتباه منابع کرده اند. به همین دلیل هوشمندانه ترین کار مطرح کردن سوالات استراتژیک و اندیشیدن در آن می باشد، سوالاتی نظیر :

• چرا ما این پروژه را انجام می دهیم؟ (Why)
• چطور این پروژه به شرکت ما کمک می کنه و برامون چه مزایایی داره؟ (How)
• موفقیت در پروژه چه شکلیه؟ (What)

پاسخ دادن به این سوالات به یک مدیر پروژه کمک می کند تا تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرد.

نکاتی برای مدیر محصول

وقتی شما برای یک محصول جدید شروع به برنامه ریزی می کنید یا پیاده سازی یک محصول را آغاز می کنید، لیست بلند بالایی از ایده ها شامل فیچرها، ایده های طراحی UX، ایده های نام گذاری محصول و ایده های قیمت گذاری را نیز درنظر دارید. قبل از اینکه بتوانید روی هر یک از این موارد اقدام کنید، باید استراتژی و اهداف مرتبط با چشم انداز محصول خود را تعیین کنید.

شما ممکن است با ساختن نقشه راه محصول برای شناسایی چشم انداز استراتژیک محصول و یا یک جلسه طوفان مغزی سطح بالا و میان تیمی کار خود شروع کنید. اما قبل از شروع کار تاکتیکی بر روی محصول خود، باید این سوالات بزرگ را بپرسید و پاسخ دهید.

2- تعریف محدوده پروژه و حفظ آن

وقتی که یک تیم کار خودش را بر روی یک پروژه پیچیده شروع می کند، مسائل جدیدی پیش می آید. یک همکار و یا یک مدیر اجرایی ممکن است بر روی قسمتی از پروژه کار کنند که با اینکه مرتبط با پروژه هست اما بخشی از طرح اولیه نباشد یا شخصی در تیم ممکن است ایده ای داشته باشد که فقط کمی نیاز به گسترش پروژه دارد.

از آنجایی که مدیران پروژه منابع محدودی دارند (افراد، زمان و بودجه)، آنها می دانند که اغلب باید به این درخواست ها نه بگویند. یک مدیر پروژه با تجربه می داند که تعریف محدوده پروژه و تعریف واضح آن برای اعضای تیم بزرگترین فرصت برای حرکت در مسیر موفقیت است.

نکاتی برای مدیر محصول

مدیران محصول باید در اسرع وقت محدوده توسعه محصولات خود را تعیین کنند و در آن حوزه باقی بمانند.

یادگیری مهارت نه گفتن به درخواست های پیرامون محصول نکته با ارزشی بوده و یک متد انفعالی برای در مسیر نگه داشتن توسعه محصول است.

3- ذینفعان خود را شناسایی کنید و تصمیم بگیرید که چطور به بهترین وجه ممکن آن ها را درگیر پروژه کنید

مدیران پروژه می دانند که در پروژه های پیچیده کار آنها بیشتر از سایر کارکنانی است که مستقیما بر روی پروژه کار می کنند و تصمیمات شرکت روی طیف بالایی از کارکنان تاثیر می گذارد.

برخی از مدیران اجرایی اگرچه دوستدارند که در جریان پروژه باشند اما مایل نیستند در جریان فعالیت های روزانه قرار بگیرند و مدیران پروژه باید مراقب این موارد باشند که علاوه بر جذب حمایت این دسته از مدیران محدوده ارتباطی خود با آنها را نیز حفظ کنند. در مقابل با تیم فروش که موفقیت پروژه تاثیر مستقیم بر اقدامات و قراردادهای آنها دارد باید بیشتر در تماس بود و تصمیماتی چون شرکت دادن آن ها در جلسات طوفان فکری و در جریان گذاشتن آن ها از پیشرفت دقیق پروژه امر تاثیر گذاریست.

نکاتی برای مدیر محصول

توسعه محصول ذینفعان بیشتری را درگیر پروژه می کند و این فقط به تیمی که مستقیم روی پروژه کار می کنند محدود نمی شود.

برای مدیریت توسعه محصولات، مدیران محصول نیاز به حمایت مداوم بسیاری از ذینفعان دارند. عدم مشارکت صاحبان سهام در مراحل اولیه محصول جدید و یا عدم ارتباط موثر با سهامداران در طول فرآیند، می تواند موانعی برای موفقیت محصول ایجاد کند.

مدیران محصول باید پیش از توسعه محصول ذینفعان را تحلیل و بررسی کنند. هدف از اینکار این است که تمام کسانی که باید در پروژه شرکت داشته باشند را شناسایی کرده سپس تعیین کنند که چگونه هر نوع ذینفع را به طور خاص درگیر کنند.

4- طرح عملیاتی خود را توسعه داده و درمورد آن با تیم خود مشورت کنید

زمانی که اهداف استراتژیک پروژه مشخص شده و دامنه فعالیتی و ذینفعان تعیین گشت، مدیر پروژه می تواند وظایف، نقش ها، زمان بندی ها و سایر جزئیات را مشخص کند. در طول توسعه برنامه عملیاتی مدیر محصول باهوش با تیم پروژه خود نیز ارتباطی دو سویه برقرار کرده و آنها را در جریان عملیات قرار داده و با آنها مشورت می کند. در این مرحله مدیر پروژه می تواند از طریق طرح سوالات زیر از نقطه نظرات اعضا تیم مطلع گشته و بهره جوید:

• آیا من اهداف استراتژیک پروژه را به اندازه کافی توضیح دادم و اینکه تعریف مشخصی از موفقیت داریم؟
• آیا وظایفی که به هریک واگذار شده را به درستی درک می کنید و اینکه چرا این وظایف برای موفقیت پروژه ضروریست؟
• آیا شما زمان و ابزار کافی برای انجام این وظایف را دارید؟
• چه منابعی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه نیاز دارید؟
• آیا چیزی وجود دارد که ممکن است مانع پیشرفت شما شود؟

در نهایت مدیران محصول باید چشم انداز محصول را به طرح عملیاتی تبدیل کنند. این طرح باید بزرگتر و شامل اهداف استراتژیک باشد.

5- جریان ارتباطی خود را حفظ کنید

یکی از مهمترین عوامل موفقیت پروژه، ارتباطات در حال انجام است. اگر ارتباط بین اعضای تیم قطع شود امکان از دست رفتن تمرکز و توقف پروژه وجود دارد. به همین دلیل مدیران پروژه باتجربه برنامه ای برای مرتبط و مطلع نگه داشتن اعضای تیم - شامل تمام ذینفعان - درنظر می گیرند.

یک طرح ارتباطی برای پروژه باید چیزی فراتر از جلسات ملاقات از پیش برنامه ریزی شده در فواصل زمانی منظم باشد. ذینفعان مختلف نیاز به نوع متفاوتی از ارتباط همراه با برنامه زمانی متفاوت دارند و مدیر پروژه باید برنامه ای برای ارتباط مناسب با هر یک از ذینفعان داشته باشد.

مدیر پروژه نیز باید به آسانی در دسترس اعضای تیم باشد تا هر زمان که نیاز شد پاسخ گوی سوالات آنها بوده و اطلاعات مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهد. در طول جلسات پیشرفت تیم، مدیر پروژه موظف است تا بفهمد که آیا اعضای تیم در معرض مشکلات هستند یا نیاز به کمک یا راهنمایی اضافی برای تکمیل وظایف خود دارند.

نکاتی برای مدیر محصول
برای اینکه یک محصول با موفقیت از کانسبت به یک محصول تجاری تبدیل شود مدیر محصول باید ارتباطی منظم با تیم های مختلف داشته باشد.

در واقع بخش بزرگی از کار یک مدیر محصول گردهم آوردن تیم های مختلف و کمک به آنها برای رسیدن به یک هدف مشترک سازنده است و فقط به عنوان یک طرح ارتباطی مدیریت پروژه نیاز هست که جلسات بروز رسانی وضعیت(status-update) بیشتر و منظم تری داشته باشد.

مدیر محصول باید نقشه راه را بروز نگه داشته و در دسترس تیم های مختلف قرار دهد. به این ترتیب هر کسی که بر روی محصول کار می کند راهی برای چک کردن آن داشته

6- با دیدی باز به موانع پیش رو بنگرید

وقتی که پروژه آغاز شد و تیم کار خود را بر روی آن شروع کرد، مدیران پروژه باید به دنبال مشکلاتی که می تواند مانع پیشرفت کار شود بگردند.

مدیران پروژه می توانند برخی از این موارد را از طریق برقراری ارتباط منظم با اعضای تیم و پرسش در رابطه با مشکلات آن ها انجام دهند اما باید دید گسترده تری داشته باشند. برای مثال، آنها باید نظارت کنند چه اتفاقاتی در شرکت (یا خارج از آن) رخ می دهد که ممکن است بر پیشرفت پروژه تأثیر بگذارد.

نکاتی برای مدیر محصول

مدیران محصول باید دیدی سطح بالا و همه جانبه داشته باشند تا بتوانند موانع و تهدیدات احتمالی که تیم محصول به دلیل مشغله زیاد ممکن است از آن غافل شوند را شناسایی کنند.

پس از اینکه مدیر محصول اهداف استراتژیک و برنامه ها را برای توسعه دهندگان، طراحان و سایر اعضای تیم عملیاتی شرح داد آنها شروع به انجام کار می کنند. در این مرحله وظیفه مدیر محصول است که با دیدی همه جانبه، تهدیدات احتمالی محصول مانند انحراف از بودجه یا خروج یک عضو کلیدی از سازمان را شناسایی و مدیریت کند.

7- برنامه ای برای شناسایی و اندازه گیری موفقیت داشته باشید

آخرین اصل مدیریت پروژه که در ادامه به آن می پردازیم اندازه گیری و مسئولیت پذیریست.

مدیران پروژه باهوش در آغاز هر کار برنامه ای برای تشخیص اینکه چطور تیم ها و افراد را در مقابل مسئولیتشان پاسخگو نگه دارند در نظر می گیرند تا بفهمند آنها پروژه را کی تکمیل کرده و موفقیت چگونه خواهد بود.

برخی از مدیران پروژه این کار را با ایجاد یک سیستم امتیاز دهی برای پروژه انجام می دهند. این کار راهی سریع و آسان برای نظارت بر میزان پیشرفت پروژه به تیم می دهد و از آنجایی که تمام افراد درگیر پروژه (از جمله ذینفعان خارجی) به آن دسترسی دارند لذا افراد و تیم ها را برای برنامه ریزی و انجام بهتر کارها تشویق می کند. مدیران پروژه می توانند به راحتی این کار را با استفاده از آیکون های جایزه انجام دهند مثلا درج یک آیکون ستاره طلایی برای یک تسک که پیش از ددلاین پایان می پذیرد.

نکاتی برای مدیر محصول

کار مدیران محصول، شامل هماهنگ کردن افراد در چندین بخش مختلف می شود تا با یکدیگر در انجام وظایف پیچیده همکاری کنند. بسیاری از این افراد ممکن است در یک مکان فیزیکی کار کنند و حتی ممکن است یکدیگر را نشناسند.

سیستم امتیاز دهی را برای محصول نیز می توان پیاده سازی کرد تا افراد و تیم های درگیر محصول در هر لحظه از میزان پیشرفت کلی محصول مطلع گردند.

توسعه محصول روندی آهسته و طولانی دارد که هر یک از افراد و تیم ها نیازمندی ها و اولویت های مختص به خود را دارند. هفته ها و ماه ها کار کردن روی پروژه سبب می شود در طی زمان افراد تمرکز خود را بر اهداف استراتژیک سازمان از دست بدهند و حتی ممکن است افراد تمرکز خود را به عنوان عضوی در تیم از دست داده و انفرادی عمل کنند. بنابراین یک سیستم امتیاز دهی درست کرده و در آن مشخص کنید که هرکس کجا بوده و بر روی چه وظیفه ای متمرکز است و از آن برای نشان دادن موفقیت تیم ها و سرگرم نگه داشتن آنها استفاده کنید.