قانون شماره‌ی بیست: امور مالی کسب‌و‌کار خود را از همان ابتدا در دست بگیرید

شاید در ابتدای راه‌اندازی کسب‌و‌کار بخواهید خود را به عنوان یک شرکت سهامی و یا یک شرکت با مسئولیت محدود ثبت کنید، بدون اینکه از پیامد‌های این تصمیم آگاهی داشته باشید. همچنین شاید درآمد و هزینه‌های شخصی خود را با درآمد و هزینه‌های کسب‌و‌کار خود ترکیب کنید اما این کار اشتباه است زیرا این‌گونه نمی‌توانید حدس بزنید که شرکت شما چه مقدار درآمد تولید می‌کند و زمانی که مجبورید مالیات خود را تسویه کنید با یک آشفتگی شدید روبه‌رو خواهید شد.

چگونه وضعیت مالی شرکت خود را خراب کنید

هنگامی که در سال 2008 اولین شرکت خود به ‌نام American Customer News راه‌اندازی کردم در یک طرح شتاب‌دهنده‌ی رشد از طرف دانشگاه ایالتی Dakota شرکت کردم. این اولین سالی بود که آنها این برنامه را ترتیب می‌دادند و از یک وکیل خواسته بودند تا کار‌های لازم برای شروع کار من به طور قانونی را ترتیب دهد. وکیل برای من پرونده مالیاتی تشکیل داد که شرکت من را مشمول پرداخت مالیات می‌کرد؛ من آن فرم را به همراه چندین فرم دیگر امضا کردم با این کار مالیات حقوق و دستمزد و چند مالیات دیگر به درآمدم تعلق می‌گرفت که من چون از چیزی خبر نداشتم آنها را پرداخت نکردم.

3 سال بعد از یک حسابدار خواستم تا نگاهی به پرونده‌های مالی شرکتم بیاندازد وی گفت من باید اظهار‌نامه‌ی مالیاتی به ارزش 3 سال گذشته را مجددا ثبت کنم و مالیات کل درآمدی را که در این مدت بدست آورده‌ام را نیز پرداخت کنم، من تا چند هفته بعد خودم را لعنت می‌کردم که چرا چیزی را امضا کرده‌ام که از آن هیچ اطلاعی نداشتم.

خوشبختانه توانستم تمام این موانع را پشت سر بگذارم و همه چیز را رو‌به‌راه کنم؛ در این حین مجبور شدم خودم را کارمند دانشگاه ایالتی Dakota معرفی کنم مالیات بر نرخ بیکاری تنظیم کنم و دوباره برای 3 سال آینده پرونده مالیاتی شرکتی و شخصی تشکیل دهم؛ در نهایت با پرداخت چندین هزار دلار به اداره‌ی مالیات از این وضع خلاص شدم.

بهترین روش‌های اجرایی

اگر من از همان ابتدا چند کار اساسی انجام داده بودم می‌توانستم از این گرفتاری جلوگیری کنم. ابتدا ساختار قانونی که شرکت شما در آن فعالیت می‌کند را به طور کامل درک کنید فرم‌های مختلف مالیاتی وجود دارد که لازم است شما بسته به اینکه به عنوان یک مالک تنها، یک شرکت با مسئولیت محدود یا یک شرکت سهامی فعالیت می‌کنید پرونده تشکیل دهید. اگر هیچ سند و مدرکی ارائه نکرده باشید به طور پیش‌فرض به عنوان یک مالک تنها شناخته می‌شوید که این موضوع تا زمانی‌که شرکت شما به پول برسد به نفع شماست. من پیشنهاد می‌کنم تا زمانی که درآمد شما به 100 هزار دلار در سال نرسیده خود را به عنوان یک شرکت معرفی نکنید.

بدون شک داشتن یک حسابدار از همان ابتدای کار خالی از لطف نیست زیرا دقیقا اطلاع می‌آبید چه موقع و چقدر مالیات باید پرداخت کنید. دوم اینکه شما از نظر مالی باید کسب‌و‌کار خود را به عنوان یک فرد جدا از خود بدانید به عبارتی دیگر باید یک حساب بانکی جداگانه برای کسب‌و‌کار خود باز کنید. شما باید تمام مخارج کسب‌و‌کار خود را از این حساب بپردازید و تمام درآمدهای کسب‌و‌کار خود را نیز به این حساب واریز کنید با این کار یک لیست ساده از درآمد‌ها و هزینه‌های شرکت خواهید داشت و هر زمان که صورت حساب بانکی دریافت کنید دقیقا می‌دانید که چقدر سود کرده‌اید چنانچه از این روش استفاده کنید دیگر حسابدار شما در پایان سال دچار سردرگمی نمی‌شود.

سروکار داشتن با مالیات

به عنوان یک قاعده‌ی کلی همواره 4/1 از سود خالص خود را در یک حساب پس‌انداز جداگانه بابت مالیات قرار دهید، متاسفانه صاحبان کسب‌و‌کارهای کوچک اغلب فراموش می‌کنند برای پرداخت مالیات پول کنار بگذارند و سال مالی خود را با یک صورت‌ حساب مالیاتی بزرگ به پایان می‌رساند بنابراین با کنار گذاشتن پول در حسابی که به طور خاص برای برآورد‌های مالیاتی 3 ماهه‌ی خود باز کرده‌اید، دیگر وسوسه نمی‌شوید که آن را برای چیز‌های دیگر خرج کنید. فراموش نکنید که بدهی اداره‌ی مالیات اولین چیزی است که باید پرداخت شود زیرا آنها تنها نهادی هستند که می‌توانند شما را به دلیل عدم پرداخت صورت‌حساب خود به زندان بفرستند با هر مشکلی هم که روبه‌رو شوید نمی‌توانید از زیر بدهی اداره‌ی مالیات شانه خالی کنید و هرچه بیشتر پشت گوش بی‌اندازید؛ جریمه و بهره‌ی آن زیادتر می‌شود.

ابزار‌های ردیابی آنلاین

در نهایت اینکه اگر در کسب‌و‌کار خود از خدمات پردازش پرداخت مانند زرین پال استفاده می‌کنید حتما از نرم‌افزار‌های CRM ابری آنلاین استفاده کنید. زیرا این سرویس‌ها به طور خودکار مبادلات بانکی، زرین پال و دیگر پردازنده‌های پرداخت شما را رصد می‌کند و نشان می‌دهند که شرکت شما طی یک دوره‌ی زمانی خاص چه چیز‌های بدست آورده است. همچنین با ارائه تعدادی جدول و نمودار مفید به شناسایی روند‎های کسب‌و‌کار شما کمک می‌کند به علاوه حسابدار شما نیز از اینکه چنین اطلاعات مالی خوبی از این سرویس‌های خودکار در اختیارش قرار گرفته خوشحال خواهد بود.

گام‌های عملی

• اطلاع داشته باشید که چه زمانی و چه مقدار مالیات باید بپردازید.
• یک حساب بانکی جداگانه برای کسب‎و‌کار یک حساب پس‌انداز جداگانه برای برآورد‌های 3 ماهه‌ی خود باز کنید.
• از سیستم‌های حسابداری آنلاین استفاده کنید.
• سیستم حسابداری آنلاین خود را برای اطلاع یافتن از روند‌ها و جلوگیری از سردرگمی‌های آخر سالی به‌روز نگه دارید.