قانون شماره بیست‌وسه: در کسب‌وکار خود کارمند نباشید

اگر می‌خواهید یک کسب‌وکار جدید راه‌اندازی کنید حواستان باشد بجای اینکه صاحب آن باشید تمام وقت خود را مانند یک کارمند برای آن کار نکنید این نکته همان پیام اصلی کتاب افسانه‌ی کارآفرینی اثر مایکل گِربر است. شاید شما به عنوان یک کارآفرین نوپا از تجربیات کاری گذشته‌ی خود پیش‌زمینه‌ای در خصوص ارائه‌ی خدماتی خاص یا فروش محصولات شرکت داشته باشید اما ممکن است تجربه‌ی لازم برای اداره‌ی یک کسب‌وکار به عنوان صاحب آن را نداشته باشید. به عنوان مثال اگر می‌خواهید یک مغازه‌ی خدمات خودرو باز کنید احتمالش هست که سررشته‌ای در مکانیک داشته باشید اما این که تمام وقت خود را به تعمیر اتومبیل برای کسب درآمد صرف کنید چیزی نیست که از صاحب این کسب‌وکار انتظار می‌رود شما باید کارهای مهم دیگری را نیز در کنار تعمیر اتومبیل انجام دهید و کار تعمیر اتومبیل را به کارکنان خود که در این زمینه تخصص کافی دارند واگذار کنید.

بدین ترتیب وقت کافی برای انجام وظایف کسب‌وکار به عنوان مالک آن را خواهید داشت وظایفی مانند: شناسایی اهداف چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت، ایجاد و مدیریت تیم‌ها، تهیه‌ی یک برنامه بازاریابی در فروش، اطلاع یافتن از روند حوزه‌ی کاری، بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد شرکت و پیگیری برنامه‌های استراتژیک.

چه زمان می‌توان وظایف را واگذار و برون‌سپاری کرد

حتی اگر شما تنها فرد حاضر در شرکت باشید باز هم نباید تمام وظایف کسب‌وکار را خود به تنهایی انجام دهید؛ زیرا مزایای زیادی را در استفاده از استعداد‌ها و توانایی‌های دیگران وجود دارد حتی زمانی که تازه کسب‌وکار خود را راه‌اندازی کرده‌اید نیز تنها وظایفی را انجام دهید که درآن تخصص دارید و برای سایر وظایف فردی دیگر را استخدام کنید به عنوان مثال احتمالا خودتان نمی‌توانید کارهای حسابداری و دفترداری کسب‌وکارتان را انجام دهید پس بهتر است با هزینه‌ای نسبتا کم یک حسابدار استخدام کنید تا کارهای مربوط به امور مالی و دفتری شما را انجام دهد به همین ترتیب اگر در گرافیک، طراحی سایت و یا نوشتن متن فروش تخصص ندارید آن بیرون 1000 فرد متخصص وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را از سایت‌هایی مثل "انجام میدم" با هزینه‌ای نه چندان زیاد برای انجام این وظایف استخدام کنید. علاوه بر این شما باید هر وظیفه‌ای را که می‌شود ارزان‌تر از زمان باارزش خود انجام داد واگذار و برون‌سپاری کنید؛ مثلا اگر کسب‌وکار شما در سال گذشته 100.000 دلار درآمد داشته فرض را بر این می‌گیریم که ارزش زمان شما با 2000 ساعت کار در سال ساعتی 50 ‌دلار بوده‌ است اما اگر بتوانید کسی را استخدام کنید که همین کار را با 12 ‌دلار در ساعت انجام دهد 38 دلار در هر ساعت صرفه‌جویی خواهید کرد.

به اعضای تیم بی‌افزایید

برای کارهایی که باید به طور مرتب تکرار شوند مثل ورود داده‌ها، بازاریابی شبکه‌های اجتماعی و خدمات مشتری شخصی را پیدا و به عنوان کارمند یا دستیار مجازی وارد تیم خود کنید. استخدام دستیار مجازی با استفاده از سایت‌هایی مثل جابینجا، کاربوم و آی استخدام یک فکر عالی برای انجام وظایف کمتر پیچیده است اما برای وظایف حساس و کلیدی توصیه می‌کنم که یک فرد را در محل استخدام کنید تا با کسی کار کنید که او را می‌شناسید و به او اطمینان کامل دارید.

همیشه نیاز نیست شما و کارمندتان در یک محل کار کنید بلکه همین که صلاحیت لازم را داشته باشد و در مواقع نیاز در دسترس باشد کافیست چه زمانی برای آوردن یک فرد به داخل تیم مناسب است؟ به نظر من زمان مناسب هنگامیست که شما کار کافی برای پر کردن حداقل نیمی از وقت او را داشته باشید. به عنوان مثال من در بهار سال گذشته برای وظیفه‌ی پشتیبانی از مشتری ورود اطلاعات و چند کار اداری دیگر یک موقعیت کاری نیمه وقت در شرکت ایجاد کردم، برای کارمند استخدام شده تنها 10 ساعت کار در هفته در نظر گرفته‌اند شرکت من رو به رشد بود بنابراین پیدا کردن کار‌های اضافی برای پر کردن وقت او کار سختی نبود اما پس از گذشت چند ماه متوجه شدم که او پتانسیل بالایی در انجام وظایفی فراتر از کارهای معمول شرکت دارد شاید فکر کنید استخدام اولین کارمند یک حرکت بزرگ و ترسناک است اما این‌گونه نیست! شما می‌دانید که شرکت شما درآمد کافی برای پرداخت حقوق کارکنان را دارد، بنابراین حسابدار شما می‌تواند به راحتی از پس مسائلی مانند خدمات حقوق‌دستمزد و حقوق‌بیکاری بربیاید.

دستوالعمل‌های عملیاتی استاندارد

زمانی که درحال آماده شدن برای استخدام یک کارمند یا آوردن یک پیمانکار هستید، توصیه می‌کنم برای کارهای مختلف یکسری دستوالعمل‌های عملکردی استاندارد یا SOP ایجاد کنید هر SOP باید حاوی یک شرح وظیفه باشد یک توضیح درمورد اهمیت آن وظیفه و اینکه چه نقشی در کسب‌وکار شما ایجاد می‌کند علاوه بر این باید یکسری مراحل خاص وجود داشته باشد که کارمند هنگام اجرای وظیفه آنها را طی کند و یک توضیح از اینکه چرا مهم است این کار طبق روش تعین شده‌ی شما پیش رود. بدین ترتیب هم کارمند شما در ابتدای کار می‌داند که چه وظایفی را باید انجام دهد و هم شما می‌دانید که کارمندتان وظایف را دقیقا به روشی که می‌خواهید انجام می‌دهد من از یک ماه قبل از شروع یک کارمند جدید وظایفی را که باید انجام می‌داد را مشخص و برای هر ظیفه یک SOP ایجاد کردم. همچنین یک مطلب از موضوعات سوالات متداول مشتریان را تهیه کردم تا او بداند که چگونه به اکثر سوالات مشتریان پس از خرید یک محصول یا خدمت پاسخ دهد این روزها وظایفی هستند که برای انجام آنها به کارمند نیاز نباشد؛ ابزارهای عالی در دسترس هستند که به شما کمک می‌کند وظایف تکراری را به طور خودکار انجام دهید.

شما می‌توانید توسط ابزارها به طور خودکار در توئیتر، فیسبوک و لینکدین پست جدید بگذارید، مخاطبان جدید به لیست ایمیل خود وارد کنید فایل‌ها را بین دراپ باکس، اسکای‌درایو و گوگل درایو همگام سازی کنید. پست‌های توئیتر، فیس‌بوک و ایمیل‌ها را در یک گوگل‌شیت ذخیره کنید رویداد‌هارا از طریق یک ERSSP به تقویم خود اضافه کنید؛ تماس‌های تلفنی و پیغام‌های متنی خود را در یک صفحه‌ی گسترده ثبت کنید. از وضعیت آب‌وهوا به وسیله‌ی تلفن هوشمند یا ایمیل خود مطلع شوید از فالورهای جدید خود در توئیتر تشکر کنید، فایل‌های زمیمه‌ی ایمیل را در دراگ باکس ذخیره کنید، تلفن خود را براساس موقعیت مکانی یا ساعات روز بی‌صدا یا صدا دار کنید، به مخاطبان ایمیلی جدید در لینکدین درخواست دوستی بفرستید و چندین کار دیگر که برای اطلاع از آنها می‌توانید به سایت‌های اتوماتیک سر بزنید.

شما می‌توانید بخش عمده‌ای از کسب‌وکار خود را به حالت خودکار درآورید مثلا خبرنامه‌ی سرمایه‌گذاری شرکت من هر روز صبح به طور خودکار و بدون دخالت هیچ یک از کارمندانم ارسال می‌شود اطلاعات درون خبرنامه به طور خودکار از منابع مختلف جمع‌آوری می‌شوند توسط یک نرم‌افزار وارد خبرنامه می‌شوند و به طور خودکار توسط سرویس ایمیلی پاکت به هر کسی که دارای عضویت فعال است ارسال می‌شود مطمئنا در شروع کسب‌وکار خود باید کارهای زیادی برای آن انجام دهید. اما در حین رشد می‌توانید برون‌‌سپاری واگذاری و خودکارسازی وظایف عمده‌ی کسب‌وکار خود روی آورید بدین ترتیب وقت بیشتری را برای کار روی کسب‌وکار خود خواهید داشت نه در کسب‌وکار خود.

گام‌های عملی

• بررسی کنید در حال حاضر چه کارهایی در کسب‌وکارتان انجام می‌دهید که می‌توان شخص دیگری را برای آنها استخدام کرد.
• برای وظایفی که باید واگذار یا برون‌سپاری شوند دستوالعمل‌های عملکردی استاندارد یا SOP ایجاد کنید.
• وظایف تکراری را با استفاده از ابزارهای اتوماتیک به حالت خودکار در آورید.