قانون شماره بیست ‌و دو: پرمشغله بودن به معنای بهره‌وری نیست!

من چند ساله پیش با یک کارآفرین به نام مارک آشنا شدم. اگرچه هردوی ما کسب‌وکاری مشابه داشتم اما هرگز نتوانست همانند شرکت من شناخته شود و مشتری بدست آورد تا مدت‌ها نفهمیدم که چه تفاوتی بین شرکت من و شرکت او وجود دارد تا اینکه متوجه شدم مارک چگونه از زمان خود استفاده می‌کند هر زمان با او درSkype صحبت می‌کردم و می‌پرسیدم که چیکار می‌کند می‌گفت که مشغول کار روی یک لوگو است. افزونه‌های مختلف را روی وبسایت‌های خود امتحان می‌کند به نظرات رسیدگی می‌کند و یا روی قالب کار مقالات خود کار می‌کند. مارک خودش تمام کارها را انجام می‌داد و زمان زیادی را صرف کار کردن روی کسب‌وکار خود می‌کرد اما از وقتش درست و بهینه استفاده نمی‌کرد؛ او بجای اینکه روی مولفه‌های اصلی و درآمدزای کسب‌وکار خود تمرکز کند حواس خود را با کارهای جانبی پرت کرده بود و از یک تیم یا سیستم برای اداره‌ی کارآمد تر کسب‌وکار خود استفاده نمی‌کرد.

بنابراین اگر چه اکثر وقت او به کار کردن می‌گذشت اما چون روی مسائل نادرست سپری می‌شد هرگز مولد و پربازده نبود. بهره‌وری و پر مشغله بودن به یک معنا نیستند در اینجا مشغله داشتن به معنای صرف وقت برای کار روی شرکت صرف نظر از کاریست که انجام می‌دهید اما بهره‌وری به معنای انجام کارهای خاصیست که شما را به هدف کسب‌وکار خود نزدیک‌تر می‌کند. شما باید از زمان خود هوشمندانه استفاده کنید از نرم‌افزار‌های مختلف به عنوان یک اهرم کمکی بهره گیرید و یک تیم ایجاد کنید تا در کسب‌وکار خود به بهره‌وری برسید.

گاهی پیش می‌آید که در هفته تنها بیست ساعت کار کنم اما همین زمان کم را نیز به پیشرفت و جلو بردن کسب‌وکارم اختصاص می‌دهم زیرا برای انجام کارهای روزمره‌ی کسب‌وکارم به نرم‌افزار‌ها و اعضای تیم خود بسیار اطمینان دارم من همچنین از نرم‌افزار‌های مختلف برای خودکار‌سازی کار‌های منظم و تکراری استفاده می‌کنم مثلا بجای آپدیت دستی از MangWP برای آپدیت خودکار وردپرس و افزونه‌های آن استفاده می‌کنم و یا بجای اینکه خودم پیگیر درآمد‌ها و هزینه‌ها باشم از یک نرم‌افزار استفاده می‌کنم تا مبادلات حساب‌های بانکی من را به طور خودکار در یک سیستم حسابداری جمع‌آوری و طبقه‌بندی کند. بدین ترتیب همیشه می‌دانم که شرکتم چقدر پول دارد و دیگر نیاز نیست به صورت دستی حساب و کتاب کنم.

تمرکز خود را بر وظایف کلیدی و درآمدزا معطوف کنید

برای تمرکز بر فعالیت‌های پربازده ابتدا باید وظایف کلیدی موثر در تولید درآمد را شناسایی کنید و سپس وقت خود را به انجام آنها اختصاص دهید به عبارت دیگر چه اتفاقی باید رخ دهد تا شرکت شما به درآمد برسد این وظایف ارتباط تنگاتنگی با تولید درآمد دارند و بسته به نوع کسب‌کار اینترنتی شما متفاوت خواهند بود، اما مطمئنا شامل فعالیت‌های کلیدی بازاریابی و فروش و همچنین تحویل و پشتیبانی محصول خواهند شد اگر بدانید اکثر مشتریان جدیدتان را همان مشتریان قدیمی فرستاده‌اند مطمئنا زمان بیشتری را صرف جمع‌آوری مشتریان قدیمی می‌کردید حتی اگر لازم شود برخی کار‌های کم اهمیت دیگر انجام نشوند. هیچ اشکالی ندارد که گاهی کسب‌وکارتان کم و کاستی داشته باشد مثلا با فراموش کردن رسیدگی به نظرات سایت یا پشت گوش انداختن طراحی سایت شرکت شما از هم نمی‌پاشد پس وظایف اصلی ایجاد درآمد را فدای وظایف جانبی نکنید.

حواس‌پرتی‌های حین کار را از بین ببرید

زمانی که مشغول انجام کار بخصوصی هستید تمرکز خود را حفظ کنید اگر بتوانید در آن واحد تنها روی یک کار تمرکز کنید و دیگر حواس پرتی‌ها را کنار بگذارید می‌توانید 2 برابر بیشتر کار کنید مثلا با Silent کردن گوشی خاموش کردن اعلان‌ها و بستن برنامه‌های مثل اسکایپ می‌توانید تا حدودی از دست این حواس‌پرت‌کن‌ها راحت شوید همچنین می‌توانید از برنامه‌هایی استفاده کنید که برای مدتی دسترسی شما به رسانه‌های اجتماعی را محدود می‌کنند.

اگر می‌خواهید میزان بهره‌وری خود را بسنجید و بر حذف حواس‌پرتی‌ها مصمم هستید از سرویس Rest Q Times استفاده کنید، زیرا این سرویس بر استفاده از کامپیوتر شما نظارت می‌کند و به شما می‌گوید که وقت خود را بیشتر در چه برنامه‌ها و وبسایت‌هایی سپری می‌کنید. به عبارت دیگر Rest Q Times این حقیقت تلخ را آشکار می‌کند که چه مقدار از زمان خود را پای کامپیوتر به کار و چه مقدار را به بازی یا وب‌گردی می‌گذرانید.

میزان بهره‌وری را با تکنیک Pomodoro بهبود دهید

اگر به سختی می‌توانید روی وظایف کسب‌وکار خود تمرکز و یا انگیزه خود را حفظ کنید از تکنیک Pomodoro غافل نشوید تکنیک Pomodoro یک روش ساده است که به شما کمک می‌کند بدون هیچ حواس‌پرتی روی وظایف خود تمرکز کنید برای استفاده از تکنیک Pomodoro ابتدا یکی از کار‌هایی را که می‌خواهید انجام دهید را مشخص کنید سپس تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید و تا زمانی که تایمر زنگ نزده تنها روی همان یک کار تمرکز کنید وقتی تایمر زنگ زد برای 5 دقیقه به ذهن خود استراحت دهید و سپس این روند را دوباره تکرار کنید بعد از چهار بار استفاده از این تکنیک به ذهن خود بیشتر از 5 دقیقه استراحت دهید حدود 15 تا 30 دقیقه این روش به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید چون می‌دانید که در پایان این 25 دقیقه برای استراحت دادن به ذهن خود وقت دارید.

گام‌های عملی

• وظایف کلیدی و درآمد‌زایی شرکت خود را شناسایی کنید.
• گوشی خود را هنگام کار Silent و تمام اعلان‌ها را خاموش کنید.
• از Rest Q Times برای بررسی میزان بهره‌وری خود استفاده کنید.
• تکنیک Pomodoro را امتحان کنید.