1095 روز دورکاری در رایچت!

این روزها، نام بیماری کرونا خیلی زیاد شنیده می‌شود. نگرانی‌ از شیوع گسترده این بیماری، بسیاری از کسب و کارها را بر آن داشته است که به شکل دورکاری فعالیت خود را ادامه دهند.

تیم رایچت به مدت  1095 روز است که به شکل کاملا دورکاری فعالیت می‌کند. بر این اساس، ما تصمیم گرفتیم در این مطلب تجربیاتی را که در این مدت درباره دورکاری به دست آوردیم با شما به اشتراک بگذاریم.

امیدواریم با این کار به کسب و کارها کمک کنیم تا پاسخی روشن برای سوالات و تردیدهای خود در زمینه دورکاری داشته باشند و کارکنان بدون استرس و نگرانی از داخل خانه به کار‌های خود ادامه دهند.

راه‌حل‌های رایچت در مقابل چالش‌های دورکاری

ارتباطات

نحوه برقراری ارتباط در حالت دورکاری یکی از موضوعاتی که ممکن است باعث نگرانی شود، ما برای برگزاری جلسات از نرم‌افزار اسکایپ و جهت ارتباط و تعامل روزانه با اعضای تیم از نرم‌افزار فلاک استفاده می‌کنیم.

شاید، این سوال در ذهن شما ایجاد شود که چه تفاوت‌هایی میان فلاک با دیگر نرم‌افزارها مانند واتس‌آپ و تلگرام وجود دارد؟

فلاک برخلاف نرم‌افزارهای نام برده، فضای شخصی را از کاری جدا می‌کند. شما زمانی که از واتس‌آپ یا تلگرام استفاده می‌کنید، این امکان وجود دارد که در حین بحث کاری با اعضای تیم، پیام‌های شخصی از دوستان خود دریافت کنید. دریافت این پیام‌ها وقفه‌ای را ایجاد می‌کنند که ممکن است حواس‌ شما را نیز پرت کند.

فلاک همچنین امکانات خوبی برای تیم‌های دورکار فراهم می‌کند. به طور مثال، امکان اتصال به گوگل درایو و گیت‌هاب، تعریف تسک در داخل این اپ و غیره.

لازم به ذکر است که ما پیش‌تر از نرم‌افزار اسلک استفاده می‌کردیم که این نرم‌افزار نیر بسیار خوب بود، اما به دلیل تحریم‌های اعمال شده علیه ایران، فلاک را با اسلک جایگزین کردیم. این نرم‌افزار به شکل رایگان امکانات خوبی را برای ما فراهم کرده است.

امنیت

این موضوع یکی از چالش‌هایی است که در حالت دورکاری بیش از هر چیز دیگری باعث نگرانی کسب و کارها می‌شود؛ زیرا هر کدام از اعضای تیم در این سبک کاری به طور مستقل کار می‌کنند. بنابراین، مدیریت و پشتیبانی سخت‌افزارهای متنوع کمی دشوار است. شما می‌توانید برای کارکنان خود یک فضای ذخیره‌سازی ابری فراهم کنید تا آن‌ها بتوانند تمامی اطلاعات مربوط به کارهای خود را در آنجا ذخیره کنند.

ما در تیم رایچت برای مدیریت محتوا و داکیومنت‌نویسی از سرویس‌های پیپر دراپ‌باکس (Paper Dropbox) و  گوگل داکس (Google Docs) استفاده می‌کنیم. اعضای تیم محتوا با استفاده از این سرویس‌ها می‌توانند به طور همزمان بر روی یک محتوا کار کنند. با انجام این کار ضمن آرشیو مطالب، تبادل اطلاعات نیز میان اعضای تیم بیشتر می‌شود.

اشتراک تقویم محتوایی در گوگل داکس علاوه بر امکان ذخیره‌سازی و آرشیو ماه‌های پیشین به ما کمک می‌کند که در هنگام تدوین تقویم، تعامل خوبی میان تیم‌ محتوا و تیم‌های دیگر مانند مارکتینگ، پشتیبانی و غیره صورت گیرد.

ما در بخش فنی نیز از سرویس‌ gitlab برای نگه‌داری و ورژن‌بندی کدها استفاده می‌کنیم. به این ترتیب، افرادی که در تیم فنی کد می‌نویسند، در تایم‌های مشخصی به اصطلاح پوش انجام می‌دهند(کدهای نوشته شده را بر روی گیت‌لب می‌زنند). اگر افراد یا تیم‌های دیگری بخواهند بر روی همان کدبیس کار کنند، کدها را بر روی سیستم خود به اصطلاح کلون یا پول می‌کنند و پس از اتمام کار خود مجددا پوش انجام می‌دهند.

در این حالت، کدهای نوشته شده بین اعضای تیم سینک می‌شوند و کدها برای همیشه در یک فضای ابری ذخیره می‌شوند.

پیگیری

بدون شک در وضعیت دورکاری، پیگیری و مدیریت تسک‌ها کمی سخت به نظر می‌آید. ما در تیم خود برای رفع این مشکل از نرم‌افزارهای ترلو و کلاکیفای استفاده می‌کنیم.

نرم‌افزار ترلو برای مدیریت تسک‌ها و مشاهده وضعیت تسک استفاده می‌شود. نرم‌افزار کلاکیفای نیز میزان ساعات کار شده هر فرد را بر روی تسک نشان می‌دهد.

ارتباط با مشتری

نحوه تعامل با مشتریان در یک بیزینس بسیار مهم است. تیم‌های دورکار ، چگونه می‌توانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند؟ آیا دورکاری باعث کاهش میزان فروش می‌شود؟

ما در تیم خود برای ارتباط با مشتریان از پلتفرم رایچت استفاده می‌کنیم. به این ترتیب، اعضای تیم پشتیبانی در هر لحظه و مکان می‌توانند بدون نگرانی و در کمترین زمان ممکن پاسخگوی مشتریان باشند.

پشتیبانی آنلاین این امکان را برای ما فراهم کرده است که از اولین لحظه ورود مشتریان به سایت، همراه آن‌ها باشیم.

ابزارک مستقر در گوشه سمت راست وب‌سایت این نیاز را در رایچت کاملا برطرف کرده  است به همین علت ما تمرکزی بر روی ارتباط تلفنی نداریم.

شما نیز می‌توانید با استفاده از این ابزارک، ارتباط متفاوتی را با مشتریان خود تجربه کنید و مخاطبان کسب و کار خود را به مشتریان دائمی تبدیل کنید.

شاید برای شما نیز این سوال پیش آید که پیگیری‌ کارهای مشتریان، فروش و مدیریت ایمیل‌ها چگونه انجام می‌شود؟ ما در تیم خود از ابزار CRM هاب‌اسپات برای این کار استفاده می‌کنیم. به این ترتیب پیگیری تمامی کارهای مشتریان انجام می‌شود.

راز موفقیت یک تیم دورکار چیست؟

همدلی یکی از مهم‌ترین عواملی است که موجب موفقیت یک تیم دورکار می‌شود. ما زمانی که در رایچت با مشکلی مواجه می‌شویم به دنبال مقصر نمی‌گردیم. به جای این کار، تمام سعی خود را می‌کنیم که مسئله پیش آمده را با کمک هر یک از اعضای تیم برطرف کنیم.

در آخر، ضمن آرزوی سلامتی برای تک تک شما هموطنان عزیز، امیدواریم که در این مطلب با بیان تجربیات دورکاری در تیم خود توانسته باشیم، تردید و نگرانی‌های شما را در این مورد کمتر کنیم.