انواع فاکتور و ارسال آن به سامانه مودیان

فاکتور یکی از ارکان اصلی هر تجارتی است که در لغت به معنای صورتحساب یا سررسید است. در حقیقت فاکتور نشان‌دهنده انجام معامله است که میتواند به صورت فیزیکی یا الکترونیکی و آنلاین باشد.

در این مقاله قصد داریم با فاکتور یا صورت حساب الکترونیکی آشنا شویم.

در حقیقت صورت حساب الکترونیک همان فاکتور فروش است که از طریق شرکت‌های معتمد و یا نرم افزارهای موجود در این زمینه صادر و ارسال می شود. همه فعالان اقتصادی موظفند صورتحساب الکترونیکی فروش‌های خود را به سامانه مؤدیان ارسال کنند. سامانه مودیان یک کد 22 رقمی غیرتکراری به هر صورتحساب اختصاص می دهد.

صورت حساب‌های الکترونیک انواع مختلفی دارند.

از نظر اطلاعات موجود در صورت حساب می‌توان آن‌ها را به سه دسته تقسیم کرد.

نوع اول: این صورت حساب دارای مشخصات کامل فروشنده، خریدار و کالاها و خدمات خریداری شده است و تنها صورت حسابی است که مطابق آن اعتبار مالیات بر ارزش افزوده برای خریدار قابل قبول است و هزینه و خرید آن مورد تایید سامانه مودیان است. 7 الگو دارد و مناسب کسب و کارهای B2B است.

نوع دوم: این صورت حساب مشخصات فروشنده و کالا و خدمات را دارد اما مشخصات خریدار در آن درج نمی‌شود. بیشتر برای کسب و کارهایی کاربرد دارد که مشتریانشان مصرف کننده نهایی است. این صورت حساب دو الگو دارد و پرداخت آن نقدی است و نمی‌توان تراکنش آن را به صورت نسیه یا... ثبت کرد.

نوع سوم: این صورت حساب‌ها در حقیقت همان رسیدهای پرداخت وجه دستگاه های POS و درگاه‌های الکترونیکی پرداخت هستند. شامل مبلغ پرداخت و اطلاعات پایانه پرداخت و حداقل اطلاعاتی از فروشنده است. این نوع نیز پرداخت نسیه ندارد و نقدی در نظر گرفته می‌شود.

صورت حساب الکترونیکی می‌تواند اصلی، اصلاحی، ابطالی، برگشت از فروش و یا شمس باشد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

صورت حساب اصلی: اولین صورت حسابی که در خرید و فروش صادر می‌شود و بیان کننده انجام معامله است. ممکن است این صورت حساب بعداً اصلاح شود یا ابطال گردد.

صورت حساب اصلاحی: اگر اطلاعات صورتحساب اصلی نیاز به تغییر داشته باشد صورتحساب اصلاحی صادر میگردد البته دقت داشته باشید که این تغییر فقط برای اطلاعات غیر از اطلاعات اصلی ممکن است. یعنی نباید تغییری در مشخصات خریدار (کد ملی، شناسه اقتصادی و...)، نوع کالا یا خدمت، شناسه کالا و خدمت و... ایجاد شود.

در این صورتحساب شماره و اطلاعات صورت حساب مرجع (اصلی) درج می‌شود.

صورت حساب ابطالی: اگر اطلاعات اصلی صورتحساب مرجع (اصلی) نیاز به تغییر داشته باشد باید صورت حساب الکترونیکی ابطالی صادر شود. این اطلاعات شامل تاریخ، نوع کالا و خدمات، شناسه اقتصادی است. دقت بفرمایید که پس از ابطال امکان صدور صورت حساب اصلاحی وجود ندارد و نباید در معاملات تجاری از فاکتور اصلی استفاده شود.

صورت حساب برگشت از فروش: اگر مقداری از اقلام فروخته شده توسط خریدار برگشت داده شود باید صورت حساب برگشت از فروش صادر شود دقت کنید که مقدار کالا و خدمات در این صورت حساب معادل کسر اقلام برگشتی از اقلام فروخته شده است.

صورت حساب شمس یا غیرالکترونیکی: در صورت وقوع حادثه مانند آتش سوزی و... یا مواقعی که به دلیل نقص فنی امکان صدور صورت حساب وجود ندارد باید صورت حساب به صورت کاغذی صادر شود. در این روش کد 22 رقمی صورتحساب ار کارپوشه مؤدیان قابل دریافت است.