راهنمای بهینه سازی کسب و کار و هوشمند کردن آن

باید توجه داشت که صدها فرآیند که عملکردهای تجاری اصلی را در یک سازمان تشکیل می‌دهند، نیاز به نظارت مداوم دارند. این نظارت می‌تواند به اجرای صحیح و بهینه‌تر این فرآیندها کمک کند و در مواردی حتی به تشخیص و اصلاح فرآیندهای آسیب‌پذیر کمک کند.

همانطور که کسب و کارها در مسیر رشد و تکامل قرار می‌گیرند، فرآیندهای کسب و کار آنها نیز متغیر می‌شوند. اندازه و محدوده این تغییرات بسته به اندازه و مشخصه‌های هر شرکت متفاوت است. در بزرگ‌ترین شرکت‌ها، صدها یا حتی هزاران فرآیند تجاری وجود دارد که در آن‌ها کارکنان و مشتریان داخلی و خارجی درگیر هستند. این تغییرات در فرآیندها باید با دقت و برنامه‌ریزی انجام شوند تا اثرات منفی بر عملکرد کسب و کار کاهش یابد و به جای آن بهبودهای مؤثری ایجاد شود.

قبل از اینکه ادامه دهیم بهتر است درباره اینکه آیا یک نرم افزار BPMS میتواند به بهبود سازمان کمک کند بیشتر بدانیم. که در مقاله قبلی به این موضوع پرداختیم. در این مقاله سعی شده تا درباره نرم افزار bpms و مزیت هاییکه میتواند داشته باشد برای شما صحبت کنیم و روشن سازی انجام دهیم.

منظور از بهبود و بهینه سازی فرآیند کسب و کار (BPM Improvement) چیست؟

برای مدیریت مؤثر فرآیند کسب و کار (BPM)، لازم است یک برنامه محکم و جامعی را ایجاد کرد که به تعریف، اجرا، ارزیابی، و بهبود مداوم فرآیندها پاسخ دهد. مهمترین هدف BPM بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. این رویکرد عملیاتی به شناسایی مسائل و نگرانی‌های موجود در فرآیندهای کسب و کار می‌پردازد و راه‌حل‌هایی برای آنها ارائه می‌دهد.

یکی از اهداف اصلی بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار، بازطراحی فرآیندهای موجود است تا عملیات بهبود یابد، عملیات ساده‌تری داشته باشد، ارتباطات بهبود یابند، خطاها و هزینه‌ها کاهش یابند، و بار کاری افراد کاهش یابد. این بهبودها نیازمند تغییر، تکامل، گسترش، و بهره‌گیری از فناوری‌های جدید می‌باشد.

برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار (BPM)، چندین روش و تکنیک مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکنیک‌ها و ابزارها به مرکز مشتریان و شهروندان در همه عملیات سازمان توجه دارند:

1. شش سیگما (Six Sigma): این رویکرد کلی برای بهبود فرآیند و مدیریت کیفیت جامع از دهه 1980 معرفی شد. از مفهوم DMAIC (تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل) به عنوان یک چارچوب برای بهبود مستمر فرآیند استفاده می‌کند.

2. تفکر ناب (Lean Thinking): این رویکرد از شش سیگما الهام گرفته و تمرکز خود را بر وظایفی متمرکز می‌کند که ارزش بیشتری به مشتریان ارائه می‌دهند و نواحی بالقوه ناکارآمدی فرآیند را شناسایی می‌کند.

3. مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management یا TQM): این چارچوب در دهه 1980 توسط تولید کنندگان و سازمان‌های دولتی رایج شد. هدف آن حذف عیوب فرآیند و بهبود کیفیت کلی محصولات یا خدمات نهایی است.

چرا فرآیندهای تجاری کارآمد مهم هستند؟

تمامی شرکت‌ها شناخته‌اند که اهمیت داشتن فرآیندهای کارآمد در سازمان بسیار مهم است، اما واقعیت این است که بسیاری از کسب‌وکارها با ناکارآمدی‌های اساسی در گردش کار خود مواجه هستند که نیاز به اصلاح دارند. با تحول شرکت‌ها به شکل دیجیتال در چشم‌انداز تجاری فعلی که پر از رقابت‌های شدید است، فرآیندهای ناکارآمد می‌توانند بر کل عملیات تجاری تأثیر منفی بگذارند. حتی یک فرآیند ناکارآمد می‌تواند به منابع، نیروی انسانی، سودآوری، کیفیت و قابلیت اعتماد محصولات و خدمات آسیب بزند. فرآیندهای ناکارآمد می‌توانند گلوگاه‌هایی ایجاد کنند که اجرای صحیح عملیات را مختل کنند، هزینه‌ها را افزایش دهند، مهلت‌های از دست رفته را ایجاد کنند، وظایف ناتمام را به وجود آورند و واکنش سازمان به نوسانات بازار را کاهش دهند.

ایجاد فرآیندهای تجاری کارآمد و کارآمدسازی ممکن است پیچیده و زمان‌بر باشد. اما نگه‌داری و به‌روزرسانی این فرآیندها، بهبود آنها در صورت نیاز و بهینه‌سازی مداوم آنها حتی ممکن است دشوارتر باشد. معمولاً افراد در برابر تغییرات مقاوم هستند، به ویژه زمانی که فرآیندها به مدت طولانی بدون تغییر اجرا شده‌اند. با این حال، بهبود یک فرآیند می‌تواند منجر به ساده‌تر شدن روند، حذف وظایف تکراری و غیرضروری، خودکارسازی وظایف مشخص، افزایش نرخ بازگشت سرمایه (ROI) و بهبود رضایت کارکنان و مشتریان شود.

برای ایجاد و مدیریت فرآیندهای تجاری کارآمد، ضروری است که یک طرح اولیه برای بهبود مداوم و بهینه‌سازی این فرآیندها وجود داشته باشد.

مزایای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار (BPM Optimization Benefits) چیست؟

فرآیندی که به خوبی مدیریت می‌شود و به طور مداوم بهبود می‌یابد، توانایی کاهش خطاها، کوتاه کردن زمان تکمیل فرآیند، کاهش بار کاری، شناسایی ضایعات، حذف موارد تکراری، و بهبود کلی عملکرد کسب و کار را دارا است. بهینه‌سازی یک فرآیند تجاری همچنین می‌تواند ثبات، کیفیت، و انطباق را افزایش داده، خطرات را کاهش داده، و دید بیشتری برای مشتریان و مدیران فراهم کند.

این تغییرات و بهبودها در فرآیندها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا به رقابت‌پذیری بالاتری دست یابند، منابع خود را بهره‌ورتر مدیریت کنند و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند. به علاوه، این فرآیندهای بهبود یافته می‌توانند در تداوم تجارت و رشد استوار کمک کنند.

نظر شما در این باره چیست؟ آیا میتوان یک تصمیم درست در کسب و کار گرفت؟