حکمرانی بر تحول دیجیتال (قسمت اول)

اشتباهات و شکست های من، به دلیل احساساتی نیست که دارم، بلکه در عدم کنترل من است.

جک کرواک

حتی با داشتن یک چشم انداز قوی و جذاب هم هدایت تلاش های سازمان در یک جهت، کار بسیار دشواری است. شرکت های بزرگ و پیچیده مملو از بی نظمی(آنتروپی) هستند و دائماً در جهت کاهش نظام مندی حرکت می کنند. هنگامی که از نظر مدیران شرکت ، یک چشم انداز قانع کننده وجود داشته باشد، تمام تلاش این مدیران معطوف تبدیل این چشم انداز به واقعیت –البته به روش های متفاوت- می گردد، حال آن که مدیرانی که این چشم انداز را قبول ندارند، ممکن است سعی کنند آن را نادیده بگیرند. برخی از واحدها ممکن است خیلی آهسته حرکت کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است قبل از اینکه واقعاً به خطرات نظارتی، امنیتی و سازمانی فکر کنند، با حرکت کردن، خود ایجاد خطر کنند. واحدهای دیگر ممکن است منابع را در تلاش های تکراری، ناهماهنگ یا ناسازگار هدر دهند.

اینجاست که حکمرانی دیجیتال وارد می شود. حکمرانی دیجیتال به هدایت فعالیت های دیجیتالی شرکت در مسیر درست کمک می کند. انرژی متنوع کارکنان در سراسر سازمان را به یک موتور منسجم تبدیل می کند که تحول دیجیتال را به جلو می برد.

چرا به حکمرانی دیجیتالی نیاز است؟

کلمه governance (حکمرانی) از فعل یونانی kybernan به معنای "هدایت کردن" مشتق شده است. اکثر شرکت ها بر امور مالی و منابع انسانی خود حاکمیت قوی دارند، اما شرکت‌ها از نظر میزان حاکمیت بر دیگر جنبه‌های کسب‌ وکارشان، مانند حاکمیت برند برای اطمینان از استفاده منسجم و مناسب از برند، حاکمیت فناوری اطلاعات برای استفاده مؤثر از منابع فناوری، و حاکمیت فروشنده برای اطمینان از کارآمد بودن خرید و مطابقت با مقررات، متفاوت هستند. تقاضاهای جدید برای قابلیت های دیجیتال و خطرات جدید ناشی از فعالیت های دیجیتال، حکمرانی دیجیتال را در همه شرکت ها ضروری کرده است.

به عنوان مثال، رسانه های اجتماعی می توانند باعث کاهش کنترل یک شرکت بر وجهه جهانی خود گردند. پست منفی یک مشتری در فیس بوک، توییتر یا یوتیوب می تواند بلافاصله توجه جهانی را به خود جلب کند. حتی زمانی که شرکت‌ها راه‌های جدیدی برای کار با مشتریان از طریق تلفن همراه و کانال‌های اجتماعی پیدا می‌کنند، همچنان توجه زیادی به شهرت آنلاین خود دارند. اما فراتر از رسانه‌های اجتماعی، فناوری دیجیتال فعالیت‌های مشتری‌مدار یک شرکت را در هر کجا که اتفاق می‌افتد برای همه آشکارتر می‌کند. به همین دلیل است که آنجلا آهرنتس، مدیر عاملBurberry، یک مدیر برند قدرتمند (امپراطور برند) را برای هم افزایی استفاده از نام تجاری نمادین شرکت در سراسر جهان منصوب کرد.

فن آوری های جدید همچنین می توانند مشکلات و عواقب ناخواسته ای در زمینه های محرمانگی و نظارتی داشته باشند. تلفن ها و تبلت های گم شده می توانند هکرها را قادر به حمله به یک شبکه کنند. کارمندان ممکن است اسرار شرکت را به صورت آنلاین ارسال کنند یا اطلاعات مربوط به ادغام یا وضعیت مالی شرکت را به روش های نامناسب منتشر کنند. اطلاعات شخصی در مورد کارت های اعتباری یا سلامت بیمار می تواند به صورت آنلاین درز پیدا کند. مشتریان ممکن است پست های شخصی کارکنان را به عنوان توصیه های شرکتی در مورد سرمایه گذاری یا سلامت ببینند. هر یک از این نقض ها می توانند شرکت ها را در معرض آسیب به وجهه واعتبار و همچنین میلیون ها دلار جریمه یا تحریم های نظارتی قرار دهند. همانطور که یکی از مدیران اجرایی اذعان داشته"آخرین کاری که می خواهیم انجام دهیم این است که اعتباری را که برای صد و پنجاه سال ساخته ایم به دلیل یک حادثه امنیتی به خطر بیندازیم."

حکمرانی بهتر با استفاده از متخصصین ارشد دیجیتال

تحقیقات ما نشان می دهد که متخصصین ارشد دیجیتال بهتر از سایر شرکت ها بر فعالیت های دیجیتالی حکمرانی می کنند. نظرسنجی ما در سال 2012 قابلیت حکمرانی را به عنوان ترکیبی از سؤالات مرتبط با نقش‌های روشن، همسویی استراتژیک ابتکارات، هماهنگی سرمایه‌گذاری بین واحدها، استفاده از KPIها و وجود نقشه راه تحول در سطح بالا اندازه‌گیری کرد. بر اساس این معیار، حکمرانی دیجیتال توسط متخصصین ارشد دیجیتال 51 درصد بهتر از دیگران بود. این متخصصین در تصمیم گیری در مورد اینکه چه ابتکاراتی را دنبال کنند و همچنین در هدایت آن ابتکارات به سمت موفقیت بسیار بهتر از دیگران هستند.

تجزیه و تحلیل کمی و کیفی ما نشان می‌دهد که حکمرانی دیجیتال یکی از مهم‌ترین اهرم‌هایی است که مدیران ارشد می‌توانند در ایجاد تحول دیجیتال اعمال کنند. حکمرانی به عنوان مجموعه ای از ریل ها عمل می کند تا سازمان را در جهت درست حرکت دهد و سیاست چماق و هویج را برای تقویت نوآوری و جلوگیری از سرمایه گذاری نامناسب اتخاذ نموده و به سازمان کمک می کند تا خطرات دگرگونی را مدیریت کرده و تحول را به طور موثر به جلو هدایت نماید.

حکمرانی دیجیتال به عنوان یک فرصت

متخصصین ارشد دیجیتال می‌دانند که حکمرانی نه تنها از مشکلات جلوگیری می‌کند، بلکه قابلیت‌های دیجیتال جدید را نیز ممکن می‌سازد. برنامه‌های موبایل، شبکه‌های همکاری، محصولات متصل به اینترنت و رسانه‌های اجتماعی فرصت‌های جدیدی از بازاریابی گرفته تا تولید و خدمات به مشتریان ایجاد می‌کنند. چرخه‌های تجاری به دلیل تقاضاهای مشتریان و کارکنان سریع‌تر و سریع‌تر می‌شوند. حکمرانی می‌تواند به پیاده‌سازی راه‌حل‌های جدید سریع‌تر از همیشه کمک کند، در حالی که چالش‌های امنیتی، انطباق با مقررات و یکپارچه‌سازی سیستم قدیمی را نیز مدیریت می‌کند. این به شرکت ها کمک می کند تا دید یکپارچه تری از مشتریان و عملیات به دست آورند، همکاری موثرتری داشته باشند و سیاست ها را بهتر پیاده سازی نمایند.

به عنوان مثال، از آنجایی که مشتریان خواهان تجربه های یکپارچه‌تری هستند و همچنین برای تجزیه و تحلیل، داده‌های یکپارچه‌تری نیاز است، بسیاری از شرکت‌ها برای یکپارچه‌سازی منابع داده متفاوت خود تلاش می‌کنند. یکی از مدیران اجرایی توضیح داد: "ادغام داده ها بزرگترین چالش در راه اندازی خدمات دیجیتال ما است." متخصصین ارشد دیجیتال از حکمرانی برای شکل دادن به یک پلتفرم یکپارچه برای ابتکارات دیجیتالی خود - از تجربیات جدید مشتری گرفته تا کارخانه های خودکار و تجزیه و تحلیل های پیشرفته- استفاده می کنند.

علاوه بر این، با حرکت شرکت ها به سمت جهانی‌تر شدن، نیاز به همکاری مؤثرتر در موقعیت های جغرافیایی متفاوت، واحدهای تجاری مختلف و تخصص‌های گوناگون بیش از پیش به چشم خواهد آمد. هنگامی که کارمندان راه های خود را برای همکاری خارج از رویکردهای تایید شده رسمی شرکت پیدا کنند، در نتیجه چالش های امنیتی، نظارتی و یکپارچه سازی بالقوه می تواند ایجاد شود. بسیاری از شرکت‌ها از حکمرانی دیجیتال برای ایجاد پلتفرم‌های همکاری رسمی برای کنفرانس ویدیویی، پیام‌رسانی فوری و اشتراک‌گذاری دانش استفاده کرده‌اند. شرکت‌ها همچنین از حاکمیت برای ایجاد و اجرای خط‌مشی و اعلام روش های مناسب (و نامناسب) همکاری و ایجاد ابزارهای نظارتی برای تشخیص نقض خط‌مشی، استفاده می کنند.

اجرای حکمرانی دیجیتال

هنگام طراحی حکمرانی برای فعالیت‌های دیجیتالی خود، بر چگونگی دستیابی به دو هدف کلیدی تمرکز کنید:

• هماهنگی: اولویت‌بندی، همگام‌سازی و همسویی ابتکارات در سراسر شرکت

• اشتراک‌گذاری: استفاده از قابلیت‌ها و منابع مشترک (از جمله افراد، فناوری، و داده ها) در سراسر شرکت

در بسیاری از شرکت های بزرگ، هماهنگی و اشتراک گذاری عملی غیر طبیعی است. برای یک مدیر در یک واحد تجاری یا منطقه، هماهنگی به معنای جلسات بی پایان و محدودیت های ناخواسته است. ساختن منابع مشترک می تواند شما را به حسن نیت و قابلیت تحویل افرادی که کنترل نمی کنید وابسته کند. از این رو مشاهده فعالیت های مخرب برای شکست دادن فعالیت‌های جدید در عرصه حکمرانی در تمام سطوح شرکت و در هر زمان ممکن، باعث تعجب نخواهد بود.

با این حال، بزرگترین مزایای تحول دیجیتال دقیقاً ناشی از درگیر شدن با اقدامات غیرطبیعی هماهنگی و اشتراک گذاری بین بخشی است. به گفته یکی از مدیران ارشد یک گروه بانکی بین‌المللی، «دیجیتال با تاثیر گذاری بر گروه های مستقل کاری مرسوم، بر شرکت ها در سطح جهانی تأثیر می‌گذارد. زمانی که در حال تصمیم گیری و انجام اقدامات هستیم، در مقایسه با روش معمول تجارت ، به هماهنگی بیشتری نیاز داریم. پرسش‌ها محلی نیستند، بلکه جهانی اند، و بنابراین انتخاب‌هایی که ما انجام می‌دهیم، شرکت را به‌عنوان یک کل، در همه کشورها و واحدهای تجاری درگیر می‌کند.»

به همین دلیل است که مدیران Nike یک واحد دیجیتال قوی برای کار در واحدهای تجاری اصلی شرکت و همچنین مدیران Nestlé تیم شتاب دهنده دیجیتال خود را ایجاد کردند. و دقیقا به همین دلیل است که شما نیز برای اطمینان از کسب مزایای مشابه به مکانیسم هایی نیاز دارید. حکمرانی مشکلاتی که از نحوه ساختار شرکت شما ناشی می شود را جبران کرده و کارکنان را تشویق می‌کند تا از روش‌های خاصی پیروی کنند که اگر به حال خودشان رها شوند، انجام نخواهند داد.

مکانیسم های کلیدی برای حکمرانی دیجیتال

در ایجاد حکمرانی دیجیتال ، به این فکر کنید که چگونه از سه مکانیسم اصلی حکمرانی استفاده خواهید کرد: کمیته ها، نقش های رهبری، و واحدهای دیجیتال مشترک. هر مکانیزم دارای نقاط قوت و ضعف از نظر ارائه اشتراک گذاری و ایجاد هماهنگی بوده و هر کدام ممکن است کم و بیش با فرهنگ شرکت شما مناسب باشند. یکی از کارهای شما به عنوان یک مجری این است که مکانیسم هایی را انتخاب کنید که سطوح مناسبی از هماهنگی و به اشتراک گذاری منابع خاص را ارائه داده و در عین حال هرگونه تضاد فرهنگی حاصل از مکانیسم های جدید را مدیریت کنند.

کمیته های حاکمیتی

اگر شرکت شما به سرعت بالای تغییرات فناوری توجه کرده است، احتمالاً از قبل کمیته هایی در سطح اجرایی برای اداره برخی از فعالیت های دیجیتال ایجاد کرده اید. کمیته ها یک راه نسبتا آسان برای شروع هماهنگی هستند. متأسفانه، آنها به ندرت توان ایجاد حکمرانی کافی را دارند - به خصوص در شرکت هایی که همه واحدها با چشم انداز دیجیتالی موافق نیستند.-

کمیته های راهبری رایج تر هستند. این گروه‌ها، متشکل از برخی از ارشدترین مدیران شرکت است که تصمیماتی مانند تصویب سیاست‌ها، اولویت‌بندی منافع رقابتی و لغو پروژه‌های کم‌ارزش می‌گیرند. کمیته های راهبری از طریق قدرت خود در تعیین خط مشی و تخصیص منابع، می توانند به شرکت کمک کنند تا به روشی یکپارچه عمل کند. به عنوان مثال، Volvo یک کمیته قوی برای هدایت و راه اندازی مفهوم خودروهای متصل خود دارد. این کمیته به همسویی فعالیت‌ها در واحدهای مهندسی و تولیدی کمک می‌کند و سیاست‌هایی را برای رسیدگی به نگرانی‌های فروشندگان مبنی بر اینکه شرکت شروع به صحبت مستقیم با مشتریان کرده است، تنظیم می‌کند.

کمیته‌های راهبری همچنین می‌توانند سرمایه‌گذاری‌هایی را مطرح کنند که واحدهای تجاری ممکن است به تنهایی انجام ندهند. سرمایه‌گذاری یک شرکت تولیدی در یک پلتفرم مشتری جهانی یک مثال از این گونه سرمایه گذاری ها است. یک از مدیران ارشد اینگونه توضیح می دهد: «این سرمایه‌گذاری اساساً بر اساس چیزی بود که من «مورد کسب‌وکار هنری» می‌نامم، نه «مورد کسب‌وکار علمی»، و این کار درستی بود. ما آن را به قدری بزرگ انجام دادیم که موفق شویم، و در عین حال به اندازه ای کوچک که احمق فرض نشویم."

برخی از شرکت ها نیز کمیته های نوآوری را برای مدیریت فناوری های نوظهور ایجاد می کنند. این کمیته ها، کار نوآوری را انجام نمی دهند. آنها نقش سیاست گذاری و نظارتی را ایفا می کنند. کمیته‌های نوآوری چالش‌هایی را شناسایی می‌کنند که می‌توان آنها را از طریق نوآوری، سرمایه‌گذاری در تجارب و اجرای آزمایشی حل کرد و نحوه اتخاذ نوآوری‌های مفید را در نظر گرفت.

شرکت Northwestern Mutual یک کمیته نوآوری ایجاد کرد تا همچنان که پیشتاز باقی می ماند، به تقاضاهای دائماً در حال تغییر نمایندگان مالی مستقل شرکت نیز پاسخ دهد. هنگامی که نمایندگان شروع به استفاده از تبلت ها و رسانه های اجتماعی کردند، کمیته چگونگی استفاده از این فناوری را به گونه ای کارآمد، ایمن و همسو با الزامات قانونی بررسی کرد. هدف این کمیته به جای جلوگیری از اقدامات ناخواسته، کمک به شرکت در نوآوری ایمن با فناوری ها و فرآیندهای جدید بود. به گفته یکی از مدیران اجرایی، «ما نمی‌توانیم با تاخیردر مورد این فناوری‌ها بیاندیشیم، زیرا نیروی میدانی ما به سرعت آن‌ها را پذیرفته است. ما نگرانی های نظارتی و چالش های آموزشی و تمرینی داریم که باید با آنها مقابله کنیم. ما به افرادی با دیدگاه‌های مختلف نیاز داریم که با هم درباره این فناوری‌های نوظهور صحبت کنند.»

کمیته نوآوری به انتخاب استانداردهای فناوری و تعیین خط‌مشی قبل از سرمایه‌گذاری در قابلیت‌هایی که در سراسر شرکت به اشتراک گذاشته می‌شود، کمک می‌کند. یکی از مدیران اجرایی توضیح داد: «ما همه افرادی را گرد هم می‌آوریم که می‌توانند بگویند: مشکلی نیست ، ما می‌توانیم این کار را انجام دهیم. این افراد معماران فناوری اطلاعات ما هستند. سپس همه را وادار می کنیم که بگویند، "خب، اگر این کار را انجام دهیم، چگونه از محرمانگی محافظت کنیم؟" چگونه داده ها را حفظ کنیم؟ چگونه تمرین کنیم؟ قبل از اینکه رسماً استفاده از آن را در این زمینه بپذیریم، برای قابل استفاده کردن آن چه کارهایی لازم است؟ با این کار، تمام سطوح درست دیدگاه را روی میز خواهد بود.»

ادامه دارد ....