چگونه نگاه خود به مدیریت عملکرد کارکنان را بازآفرینی کنیم ؟

در نوشته قبلی تا به اینجا رسیده بودیم که کمپانی دیلویت با دستیابی به نتایج تحقیقات خود بر روی مدیریت عملکرد کارکنان خود به این نقطه کلیدی رسیده بود که برای موفقیت تیم ها باید تمرکز روی نقاط قوت اعضای تیم ها استوار شود. از طرف دیگر اعضای تیم های ارزیابی عملکرد این شرکت فهمیده بودند که بهترین ارزیابی ها از بازخوردهای سریعی حاصل می شود که توسط رهبر تیم که مورد پذیرش همه اعضای تیم قرار دارد به دست می آید. افرادی که اعضای تیم با توجه به شناخت و پیشینه همکاری مشترکی که با او دارند کمتر تحت تأثیر "اثر واکنش فردی ارزیاب" با او قرار خواهند گرفت.

بعد از درک دو نکته اساسی اشاره شده در تیم تحقیقاتی دیلویت ، حالا پیدا کردن پاسخ این سؤال که چگونه بدون تأثیر گذاری " اثر واکنش فردی " بتوان به بهترین ارزیابی از تیم کارکنان دست یافت یک سؤال میلیون دلاری و یا حتی میلیارد دلاری برای این تیم بود.

نکته چهارم : یکی از نقاط کلیدی در فرآیند ارزیابی ، توجه به این مطلب است که افراد عموماً در ارزیابی دیگران شدیداً سخت گیر هستند و نگاه ایده آل گرایانه ای دارند ولی در ارزیابی خود عموماً با اشکالات خود به نحو تعجب برانگیزی سازگار و توجیه گر خواهند بود.

برای اجتناب از رو به رو شدن با نکته چهارمی که برای ارزیابی ها عموماً با آن رو به رو می شدیم ؛ تیم تحقیقاتی دیلیویت سراغ رهبر تیم برای پرسش به این ارزیابی رفت و از او خواست تا کلیه اعضای تیم را ارزیابی کند. ارزیابی که باید با برآورد این افراد از تأثیرگذاری احتمالی اعضای تیم در آینده کاری تیم استوار شده باشد.

تیم تحقیقاتی دیلیویت این پرسش ها را از رهبران تیم پرسیدند و تلاش کردند با این روش اثر واکنش فردی را در بیان پاسخ روی این پرسش های کلیدی روی هر یک از کارکنان مدیریت کنند.

پرسش اول : اگر قرار به پرداخت پاداش یا افزایش حقوق از منبع درآمدی شخصی مدیر باشد ، نظر او برای پرداخت ها به هر یک از اعضای تیم بر اساس چه اولویتی انجام خواهد شد. یعنی بیشترین پرداخت به کدام فرد اعطا خواهد شد و بعد از او سایر اعضای تیم با چه ترتیبی در لیست اولویت افزایش پرداخت قرار خواهند گرفت. این پاسخ توسط رهبر تیم ، عملکرد کلی و ارزش منحصر به فرد هر یک از اعضای تیم برای دستیابی به اهداف آینده تیم را در نگاه رهبر تیم روشن می کند.

پرسش دوم : با توجه به درکی که رهبر تیم از عملکرد هر یک از اعضای تیم دارد لیست تمایل او برای نگه داشتن هر یک از اعضا در تیم با چه اولویتی مرتب خواهد شد. یعنی اولوین نفری که تحت هر شرایطی رهبر تیم برای حفظ او در تیم تمایل دارد کیست و مابقی افراد تیم نیز بر اساس درصد تمایل رهبر برای نگهداشتن در تیم مرتب خواهند شد. این پاسخ توسط رهبر تیم ، نشان دهنده توانایی ویژه هر یک از اعضای تیم برای کار کردن خوب و هماهنگ با سایر اعضای تیم می باشد.

پرسش سوم : کدام یک از اعضای تیم در معرض خطر کاهش کارایی و عملکرد قرار دارد ؟ در اینجا باید رهبر تیم بر اساس برآورد خود ترتیبی برای اعضای تیم به وجود بیاورد که مشخص کند هر یک از آنها در چه وضعیتی از عملکرد شخصی قرار دارند. چقدر احتمال دارد عملکرد هر یک از اعضا منجر به آسیب رساندن به اعتبار تیم در مقابل مشتری یا سایر اعضای تیم شود.

پرسش چهارم : کدام یک از اعضای تیم با توجه به شرایط کلی آمادگی ارتقای مسؤولیت و پذیرش پاسخگویی بیشتر در تیم را دارد ؟ مجدداً تهیه لیستی مرتب شده بر اساس پاسخ به این سؤال نیز برای هر تیم ضروری است تا بتوان با تکیه بر آنها بر روی ارزیابی عملکرد تیم ، تمرکز کرد.

نکته پنجم : در فرآیند جدید ارزیابی مدیریت عملکرد بیشتر به آنچه رهبران تیم در مواجهه با اعضای تیم انجام می دهند تمرکز می شود تا تمرکز بر آنچه که آنها در مورد اعضای تیم فکر می کنند.

این ارزیابی را با توجه به خصوصیاتی که در دل آن نهفته است می توان " تصویر لحظه ای از ارزیابی عملکرد" نامید. تصویری که در لحظه ، گزارشی از وضعیت عملکرد تیم ارائه می دهد و بیشتر بر برآورد عملکرد اعضا در آینده و تأثیری که هر یک در تحقق برنامه های تیم در لحظه دارند متمرکز است تا نگه به سابقه و عملکرد گذشته اعضا.

پاسخگویی به چهار پرسش مطرح شده توسط هر رهبر تیم و تهیه لیست های اشاره شده و اولویت بندی شده باعث می گردد که هر تیم یک وضعیت روشن و شفاف از وضعیت خود و اعضای خود داشته باشد تا بتواند بر اساس بازبیینی های دوره ای این ارزیابی ها به نتایج قطعی در مورد عملکرد یک تیم برسد. عملکردی که هدف نهایی آن فراهم آوردن بستری است که هر عضو در تیم بهترین خود را به نمایش بگذارد.

مجددا نکته سوم از نوشته قبلی را بازبینی کنیم. " مؤثرترین نقطه مشترک بین تمامی تیم های انتخاب شده شرکت دیلویت در این ارزیابی باور به این موضوع بود که همه اعضای این تیم ها اعتقاد داشتند می توانند روزانه و همیشه از نقاط قوت خود برای پیشبرد اهداف تیم استفاده کنند. به نحوی می توان گفت که همه اعضاء اعتقاد راسخ داشتند که هر روز این فرصت را دارند که به نحو خاصی و بر اساس توانمندی های شخصی خود بدرخشند و به چشم بیایند. "

باید مد نظر گرفت که تمامی این قدم ها برداشته می شود تا یک ساختار منظم و مؤثر برای مدیریت عملکرد اعضای هر تیم فراهم شود تا برنامه هایی برای افزایش بهره وری هر یک از اعضا تدوین و اجرایی گردد. حالا سؤال کلیدی این است که این ارزیابی ها را باید چگونه عملیاتی کرد ؟

پیشنهادات برای بازآفرینی مدیریت عملکرد

یکی از مهمترین نتایج به دست آمده از مطالعه موردی کمپانی دیلویت تعیین تواتر منظم برای ارزیابی های دوره ای تیم هاست. دیلویت پیشنهاد می کند که این تواتر های بهینه می تواند تواتر های هفتگی برای تیم ها باشد تا در طی آنها با تمرکز بر فعالیت هایی که اعضای تیم در برهه های نزدیک روی آنها مشغول فعالیت بوده اند به عنوان معیار و سنجه در دید ارزیاب لحاظ گردد.

یکی از مهمترین فعالیت های حمایتی که کمپانی دیلویت برای توسعه این مدل ارزیابی انجام داده است توسعه یک پلتفرم تکنولوژیک برای کارکنان خود است که بتوانند در هر لحظه یک دید عمومی ، ساده و سریع از عملکرد خود ببینند و در نتیجه انگیزه های هر یک از اعضا برای بهبود و تغییر در لحظه به اعضا ارائه شود و عملاً اعضا به نحوی عملیاتی و هدف گرا عملکرد خود را در بوته آزمون می سنجند و نتیجه عملکرد خود را در هر هفته بازبینی می کنند .

در ساختار پیشنهادی اولیه مقرر شد بود که اعضا بر اساس ارزیابی های خود رتبه بندی شوند ولی این رتبه بندی محتوای اصلی ارزیابی ها را نادیده می گرفت و ممکن بود اطلاعات زیادی از دست برود . به همین منظور دیلویت بر روی یافتن یک راه حل ساده و کابردی برای ارزیابی عملکرد شخصی اعضای تیم ها تمرکز کرد.

در اطلاعاتی که توسط کمپانی دیلویت منتشر کرده است اطلاعات جامعی از پلتفرم نرم افزاری مورد استفاده و یا فرم های ارزیابی و غیره ارائه نشده است ولی برخی شرکت ها روی ارزیابی این مورد کاوی تمرکز کرده و پیشنهاداتی برای این منظور ارائه داده اند . از جمله این مورد کاوی ها توسط شرکت ویکدان انجام شده است.

این شرکت با تمرکز بر بازبینی اهداف دوره ای فصلی یک ساختار ارزیابی عملکرد هفتگی پیشنهاد داده است که روی چهار شاخصه هفتگی ارزیابی ها انجام شود . شاخص هایی که به صورت هفتگی در شاخص هایی مثل شادی هر عضو در تیم (ممکن است تأثیرات بیرونی هم باشد ولی منظور خوشحال بودن هر عضو از عضویت در تیم است) ، پیشرفت فعالیت هایی که به هر عضو سپرده شده است ، برنامه های سر رسیده و مشکلاتی که در هفته هر فرد ممکن است با آن روبه رو شده باشد ، نمایشگر وضعیت هر فرد است.

آنچه که در مجموعه این مقاله و مقاله قبلی به آنها اشاره شد بیان کننده چرایی تصمیم کمپانی دیلویت برای گذر از ارزیابی های دوره ای و 360 درجه ای سالیانه به سمت یک ارزیابی عملکرد چابک با تمرکز بر عملکرد نزدیک اعضا و تلاش هر عضو در تحقق اهداف آتی شرکت بوده است.

شاید یکی از بهترین نقاط اتصال این ارزیابی ها می تواند به جلسات بازبینی(ریتروسپکتیو) آخر هر اسپیرینت تیم های چابک باشد . جاییکه به صورت منظم و ثابت رویه هایی برای ارزیابی عملکرد خروجی ها توسط تیم انجام می پذیرد و شاید بهتر باشد ارزابی عملکردی همه اعضای تیم نیز در این برهه زمانی انجام و در دسترس اعضای تیم نیز قرار گیرد.

اگر تصمیم به اجرای این روند در تیم خود دارید به شما پیشنهاد می کنم مطلب بالا را برای افزایش تعهد اعضای تیم به تصمیمات اخذ شده را حتماً مطالعه کنید .