چگونه تعهد نسبت به تصمیمات را در تیم افزایش دهیم ؟

اگر شما هم درگیر فعالیت داخل هر تیمی شده باشید در اولین قدم به مدل اتخاذ تصمیمات در تیم ها نگاه خواهید کرد.

تصمیماتی که گاهاً توسط یکی از نفرات به عنوان مدیر گرفته خواهد شد و به بقیه اعضای تیم برای اجرا ، ارجاع می شود یا تصمیماتی که در یک فرآیند مشارکتی توسط تیم یا مدیر گرفته می شود و توسط مدیریت پروژه ، ارجاع و نظارت و پیمایش می گردد. یا حتی در تیم هایی که تصمیمات توسط تیم گرفته می شود و اجرا و مسؤولیت آن هم توسط اعضای تیم تعهد می شود.

ولی مهمترین موضوع فرآیند تصمیم گیری است.

عموماً افراد به تصمیماتی که در فرآیند اتخاذ آن نظرشان پرسیده نشده باشد و یا به نحو منصفانه ای اعتقاد داشته باشند تصمیم بر خلاف نظر آنها گرفته نشده است ، پایبند نخواهند ماند.

در مقاله ای تحت عنوان " چگونه تیم را به سمت استراتژی هدایت کنیم؟ " که توسط تیم بنتک از شماره ژانویه مجله کسب و کار هاروارد ترجمه شده است به واکاوی یک مدل مهم از تصمیم گیری با استفاده از ابزارهای آنلاین و پنهان و پس از آن تفکرات نهفته در پشت فکر مدیرانی که در این جلسات تصمیم گیری حاضر شده اند پرداخته شده است.

یک حقیقت نهفته در تمامی جلساتی که برای تصمیم گیری در مورد هر موضوعی وجود دارد ، پذیرش این حقیقت قطعی است که هر فرد در شغل و حرفه خود هم دارای دیدگاه های شخصی است که در فرآیند تصمیم گیری به شرط احساس راحتی و یا عدم ترس برای تصمیم گیری ممکن است نقطه نظرات خود را بیان و در فرایند تصمیم گیری برای پیشبرد دیدگاه خود تلاش کند.

امنیت روانی یک باور است که باید به اعضای تیم داده شود که برای گفتن ایده ها، بیان سوالات، ابراز نگرانی ها یا حتی اشتباهات ناخواسته ای که در فرایند کار مرتکب آن می شوند ، مجازات و تحقیر نخواهند شد.

در یک فرآیند تصمیم گیری که به روشی سالم و بدون تنش پیش برود هدف اصلی این خواهد بود که ناهماهنگی ها و تفکرات مختلفی را که درون یک تیم وجود دارد آشکار کنیم. این چیزی است که پروفسور امی ادموندسون ،مدرس مدرسه کسب و کار دانشگاه هاروارد ، آن را امنیت روانی (psychological safety) می نامد. اینکه به اعضای یک تیم بفهمانیم گرفتن موضع ریسکی و یا داشتن نظرهای انتقادی و سازنده خطری برای اعضای تیم نخواهد داشت.

اما برای توسعه امنیت کاری به عنوان یک عضو تیم یا رهبر یا مدیر باید چه کارهایی انجام داد.

اول - به عنوان سرمشق عمل کنید

• همواره از اعضای تیم درخواست کنید که به شما بازخورد بدهند.
• اشتباهات احتمالی خود را در تیم تصدیق کنید و با پذیرش مسؤولیت تلاش برای اصلاح اشکالات را شروع کنید.
• تلاش کنید نقطه نظراتی را که از طرف شما ارائه نشده است را تقویت کنید و در دید عموم اعضای تیم قرار دهید.
• در دسترس کلیه اعضای تیم باشید و بر اساس گزارشات دریافتی از تیم ، اعضای تیم را تشویق به سؤال پرسیدن در مورد کار کنید.

دوم - گوش دادن مؤثر را به یک عادت تیمی تبدیل کنید

• در طی جلسات ، تلفن های همراه را از اعضای جلسات بگیرید و دور از دسترس آنها قرار دهید.
• با تکرار موضوع جلسه نشان دهید که آنچه بیان شده است را کاملاً فهمیده اید.
• اعضای تیم را تشویق کنید که با سؤال پرسیدن یا بیان نظراتشان ، دیدگاه هایشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
• اگر در طی جلسات بعضی از افراد در بحث مشارکت نمی کنند یا حضور فعال ندارند با طرح پرسش مستقیم از آنها ، آنها را نیز در بحث ها مشارکت دهید.

سوم - یک محیط امن ومحترمانه برای بحث و تبادل نظر ایجاد کنید.

• اجازه ندهید که افراد میان صحبت یکدیگر صحبت کنند و نظم و ساختار جلسه برای مشارکت حداکثری همه اعضای جلسه را حفظ کنید.
• باید ساختاری برای جلسات طراحی کنید که افراد بدون ترس از قضاوت شدن ، ایده های خود را مطرح کنند و فرصت برابر برای بیان همه ایده ها بدون قضاوت به وجود آید.
• هرگز کسی را در جلسات به واسطه بیان نظراتش سرزنش نکنید.
• افراد را به تفکرات خارج از قاب مطرح شده تشویق کنید . اغلب اوقات ایده های نوآورانه وقتی مطرح می شوند که افراد قاب های معمول را شکسته و با نگاهی جدید به مسائل نگاه می کنند.

یکی از دوستان فعال و قدیمی در زیست بوم کارآفرینی اصفهان در سال ها پیش در مرکز کارآفرینی دانشگاه اصفهان مثال جالبی داشتند برای اینکه ایده ها را حتی احمقانه مطرح کنید. در یکی از جلسات طوفان فکری یکی از نفرات دانشگاه که زیر مجموعه این دوست عزیز و بزرگوار ما بوده اند هم در جلسه حاضر بوده اند و بعد از بیان یک ایده خیلی متفاوت برای توجیه نظرخود گفته بود که " از ایده های آقای دکتر که احمقانه تر نیست" . واقعیت این است که این بیان ، یعنی جلسات دارد به نحو درست و در مسیر بیان ایده ها در یک فضا با امنیت روانی مناسب پیش می رود.

چهارم - یک فضای مثبت و روشن برای ارتباطات در تیم بسازید.

• به اعضای تیم کمک کنید تا به دریافت بازخورد از یکدیگر عادت کنند و با موضوع ارائه بازخورد به یکدیگر هم تشویق شوند.
• به کلیه اعضای تیم باید بیاموزیم که اول بشنوند ، سپس تحلیل کنند و پس از آن پاسخ مناسب و صریحی در مورد موضوع ارائه دهند. پاسخی شفاف و متمرکز روی موضوع
• باید به نحوی رفتار کنید که بازخورد ها در تیم به جای انتقاد منفی بیشتر به عنوان کمکی برای تقویت دیگاه های مطرح شده بیان گردد و عملاً منجر به بهبود و ارتقا در کل تیم شود.

این چهار فعالیت کلیدی و مجموعه ای از زیر مجموعه هایی که در ذیل آنها بیان شده است بیشتر نشان دهنده یک مدل برای توسعه فضای امنیت روانی در تیم ها ست و مسلماً هر یک از افراد با توجه به شخصیت خود و یا خصویات هر یک از اعضای تیم خود ممکن است از روش های دیگری بر روی این مدل ها برای توسعه این فضا استفاده کنند.

در این مقاله به یکی از خصوصیات مهمی که در بسیاری از تیم های موفق مشترک است تمرکز شده است و توضیحاتی برای آنها داده شده است ولی در ادامه به خصوصیات بیشتری برای این تیم ها تمرکز خواهد شد. به نکته دیگری هم که باید توجه کرد ذکر این موضوع است که در بوم تیم تا حد زیادی خصوصیات و زیرساخت هایی برای توسعه این مدل ( امنیت روانی) برای کلیه اعضا دیده شده است ولی این مدل باید در تمامی حدود فعالیت های تیمی از جمله برآورد زمان و اجرای کار و یا تعریف مسأله و یا انتخاب شرایط ممیزی نیز تسری پیدا کند که لازمه استفاده از مربیگری در کار تیمی را بساز ضروری جلوه می دهد.

اگر از این مقاله خوشتان آمده است به شما پیشنهاد می شود این مقاله را هم مطالعه بفرمایید.