ده خصوصیت مهم برای کارتیمی کارآمد و مؤثر

کارتیمی مؤثر و کارآمد همان شاه کلیدی است که باعث موفقیت شرکت ها و مؤسسات می شود . خصوصیتی که راز آن در ایجاد یک محیط کارتیمی برای موفقیت و نوآوری در تفکرات تجاری مدرن پنهان شده است و بهترین راه برای آموختن این راز انجام دادن آن است.

وقتی می شنویم ، فراموش خواهیم کرد. وقتی می بینیم ، احتمالاً به یاد خواهیم آورد ولی وقتی انجام می دهیم حتماً خواهیم فهمید و در ذهن ما نهادینه خواهد شد. کنفسیوس

این مقاله با توجه به مطلبی که مایک شولتز ، نویسنده و مشاور کسب و کارهای نوپا و کوچک در سایت دیجیتال اسپارک مارکتینگ ، نوشته شده است.

یکی از مهمترین خصوصیاتی که یک مدیر شرکت را صاحب صلاحیت برای رهبری یک کسب و کار به سوی یک آینده روشن می کند ، توانایی ویژه ای است که او باید در ایجاد و هدایت تیم های میانی سازمان خود برای انجام فعالیت های اصلی سازمان همچون ارتباط با یکدیگر ، انجام وظایف متفاوت محول شده به هر تیم و یا افزایش و حفظ سرعت عملکرد تیم برای رقابت با رقبا ، به وجود بیاورد .

برای درک بهتر از صلاحیت های لازم برای ایجاد و هدایت تیم های مؤثر و کارآمد در سازمان ها بهتر است در ابتدا به تعریف ساده ای از تیم از کتاب خرد تیم ها ( Wisdom Of Teams ) از انتشارات دانشکده بازرگانی هاروارد بپردازیم.

" یک تیم تعداد کمی از افراد با مهارت های مکمل یکدیگر هستند که به یک هدف مشترک ، اهداف عملکردی و قابل سنجش و رویکردی همراستا در حوزه کسب و کار که همه اعضای تیم خود را نسبت به آن پاسخگو می دانند ، متعهد شده اند. "

بیشتر مواقع کارگروهی مؤثر و کارآمد با تمرکز بر روی ده ویژگی زیر ساخته خواهد شد .

شفافیت در جهت حرکت تیم

بسیاری از اوقات سازمان ها چنان در دام شتاب برای پاسخگویی به پروژه ها و نیازهای مشتریان خود می افتند که فراموش می کنند چرایی رفتارها و تصمیمات خود را به کارکنان و مدیران سازمان توضیح دهند. در اکثر این مواقع این سازمان ها گروه های کاری و تیم هایی را برای پیشبرد پروژه ها و یا تصمیم گیری در ارتباط با موضوعات مهم کسب و کار دور هم جمع می کنند و تصمیم گیری را به آنها محول می کنند ولی فراموش کرده اند اهداف کلان ، جهت اصلی حرکت سازمان و حتی استراتژی ها و راهبردهای سازمان را به طور صریح و شفاف به آنها پیش از این بگویند.

به همین منظور و برای برون رفت از این دام بهتر است ابتدا در مورد اهداف تیم و نتایج مورد انتظار از تحقق این اهداف در سازمان و با حضور نفرات مؤثر تصمیم گیری کنید. بهترین روش پیشنهادی این است که از نقطه انتهایی شروع کنید . برای مثال

نتایج مورد انتظار شما چیست و حصول این نتایج به چه دلیل برای سازمان اولویت بالا و پراهمیتی پیدا کرده است. بعد از آن بهتر است تیم را آزاد بگذارید تا برای رسیدن به این اهداف خود برنامه ریزی کند و فقط در مورد منابع مالی و زمانبندی برای تیم چارچوب ها و محدودیت هایی را تعیین کنید.

ایجاد ارتباطات صادقانه و در دسترس

ارتباط در هر تیمی به منزله یکی از کلیدهای اصلی برای رسیدن به موفقیت است. در همه تیم ها ، برای رسیدن به یک جو دوستانه و همدلانه ارتباط مناسب اصلی ترین ضرورت است چرا که نحوه ارتباط - چگونگی نحوه تعامل آزادنه و مکرر اعضاء - میزان اثربخشی آن تیم ها را تعیین می کند. به عبارت دیگر ، هرچه آزادانه تر و ساده تر با سایر اعضای تیم صحبت کنید در به اشتراک گذاشتن ایده ها و نگرش ها راحت تر خواهید بود. این مورد یکی از دلایل اصلی که در توسعه مشاغل جدید و امروزی بر نحوه تعامل و ارتباط بیش از همیشه تأکید صورت می گیرد.

مهمترین رکن برای ایجاد یک ارتباط مؤثر توانایی گوش دادن است . گوش دادن تنها راهی برای یافتن نکات در صحبت طرف رو به روی صحبت نیست . در اصل شما با درست گوش کردن به طرف صحبت خود این پیام را می دهید که احترام شما را دارد و با تأیید اینکه مطالبی که او بیان می کند را شنیده اید یا درخواست از توضیح بیشتر در موردی که سخنران در حال توضیح آن است و حتی یک سر تکان دادن ساده می توانید در ایجاد یک ارتباط مؤثر موفق تر عمل کنید. حمایت از تغییر و انجام فعالیت هایی که تا حدی مخاطره آمیز هستند

پشتیبانی از پذیرش مخاطرات و تغییرات

تیم های خوب همیشه از تغییرات استقبال می کنند و محیطی را فراهم می آورند که اعضای تیم جسارت گرفتن تصمیمات ریسکی و مخاطره آمیز را داشته باشند. در واقع اشتباهات به معنی اولین فرصت یادگیری است ولی فراموش نکنیم مرز باریکی بین آموزش و تکرار همان خطا وجود دارد .

نقش های تعریف شده

ممکن است در زمانی که یک تیم تشکیل می شود نقش ها تعریف مشخصی نداشته باشد و یا به دفعات تغییر کند ولی درک مجموعه مهارت های هر یک از اعضاء و همچنین نحوه و مدل فکری هر یک از آنها جزو ضروری ترین الزامات برای ایجاد یک تیم مؤثر و کارآمد است. برای مثال اگر تیم شما قصد تولید و ارائه یک محصول جدید به بازار دارد وجود نفری در تیم که توانایی و تجربه شناخت بازار و تحلیل خواست های مشتری دارد به ترکیب تیم می تواند کمک بسیار زیادی کند .

همانگونه که در تعریف تیم گفته شد تیم مجموعه ای از افراد است که با مهارت های مکمل در کنار یکدیگر مشغول به کار هستند و به همین منظور یکی از مهمترین موضوعات در تیم سازی توجه به مهارت ها و مدل فکری همه اعضاست .

پاسخگویی متقابل

تیم ها مسؤولیت و پاسخگویی را در قالب مجموعه ای از افراد و به عنوان تیم می پذیرند و در تیم ها اعضاء یکدیگر را به خاطر ناموفق بودن و یا اشتباهات سرزنش نمی کنند و به همین منظور هیچ کدام از اعضاء نباید زمان تیم را صرف توجیه موارد شخصی کند. در تیم ها موفقیت به صورت گروهی جشن گرفته می شود ولی این به معنی اینکه افراد نسبت به مسؤولیت های مستقلی که برای تحقق اهداف تیم پذیرفته اند پاسخگو نباشند ، نیست .

ارتباطات آزادنه

در هر تیمی ایجاد احساس رفاقت بین اعضای تیم بسیار ضروری است . خیلی از اوقات گفتگو های رسمی پاسخگوی پیشبرد اهداف تیمی نیست و اعضای تیم باید بتوانند در فضایی دوستانه تر و خودمانی تر هم با هم به گفتگو بپردازند. صحبت هایی که باید بدون ترس از قضاوت شدن توسط سایر اعضاء انجام شود و افراد بتوانند سؤال های خود را بدون ترس قضاوت از طرف یکدیگر ، مطرح کنند .

اهداف مشترک

ویژگی اصلی هر تیم موفق این است که اعضاء هدف مشترک تیمی را بالاتر از منافع فردی خود قرار دهند. وقتی برای رشد شخصی اعضای تیم بخواهیم برنامه ریزی کنیم اهداف شخصی بسیار پر اهمیت خواهد بود ولی برای فعالیت مشترک قطعاً ایجاد یک هدف مشترک منجر به همدلی بیشتر بین اعضای تیم و تعهد دو طرفه بین اعضاء خواهد شد.

تشویق اعضای تیم برای بیان نظرات هرچند متفاوت

اگرچه که توافق بر سر یک هدف مشترک برای تیم بسیار ضروری است ولی این توافق نباید مانع بیان نظرات و ایده های جایگزین برای اعضاء باشد . داشتن نظرات متفاوت بین اعضای یک تیم عملاً منجر به توانمندی بیشتر آن تیم می شود به شرطی که نحوه تضارب اندیشه در بین اعضای تیم دارای یک قالب مشخص و معین باشد. در واقع تنوع مدل فکری بین اعضای تیم یک مزیت رقابتی برای تیم ها به حساب می آید .

فراموش نکنیم مدل های فکری متفاوت منجر به خلاقیت برای یافتن راهکار ، ایده های جدید برای پیشبرد اهداف و شاید امکان تفکر خارج از چارچوب های فعلی یا نگاه به چارچوب های جدید باشد .

همکاری

معنی همکاری بسیار ساده است. هرچه افراد بیشتر با هم مراوده داشته باشند و برای رسیدن به اهداف ، تجربه های مشترک بیشتری با یکدیگر داشته باشند توانایی همکاری بین آنها بیشتر خواهد شد.

این خصوصیت همکاری نزدیک بین همه اعضای تیم ها صفتی است که در همه تیم های موفق می توان آن را پیدا کرد.

اعتماد به تیم

اعضای تیمی که به یکدیگر اعتماد نداشته باشند و یا نسبت به احتمال موفقیت هدف مشترک تیمی اطمینان نداشته باشند به ندرت موفق خواهند شد. در واقع تیم های مؤثر و کارآمد بر حل مشکلات تمرکز می کنند و اعتماد بین اعضای تیم نیز وابسته به ارتباطات مؤثر است . از طرفی وجود اعتماد به نفس برای بیان نظرات و انجام فعالیت های مخاطره آمیز تنها در صورتی در بین اعضای تیم ها رخ خواهد داد که آنها آزادی ابراز نظر در جمع تیم را داشته باشند و کلید اصلی برای موفقیت همه این موارد وجود اعتماد بین اعضای تیم هاست.

به همین دلیل است که در زمان تیم سازی یک مربی خبره وقت زیادی را برای ایجاد اعتماد و تمرین هایی برای افزایش اعتماد بین اعضای تیم اختصاص خواهد داد.

بعد از بازبینی کردن این ده عنوان کلی برای کار تیمی مؤثر و کارآمد شاید بد نباشد با هم به بوم تیم مجدداً نگاهی بیندازیم.

تمام خصوصیاتی که تا این لحظه به آن اشاره شده است را در بوم تیم به راحتی قسمت هایی برای توجه و تمرکز روی آنها دیده شده است. کافی است که شما یک بار با بوم تیم رو به رو شوید و سعی در تکمیل آن کنید تا بتوانید به تعداد زیادی از این خصوصیات تیم های مؤثر و کارآمد توجه کرده باشید.

برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله نحوه تکمیل بوم تیم را مطالعه کنید.