بوم تیم ابتدایی خود را تکمیل کنید

وقتی تصمیم به تشکیل تیم داریم ، مهمترین موضوع برای هر رهبر تیم ، داشتن یک رویه برای کنترل زمان ، درک ارزش های مشترک بین اعضاء ، شناخت مهارت های اختصاصی هر یک از اعضاء و ایجاد یک فضای دوستانه با اعتماد متقابل بین اعضاء ست. فکر می کنید که می توانید این فرآیند را تسریع کنید ؟ ما به شما قول می دهیم که می توانید.

اگر شما دستورالعمل تکمیل این بوم را قدم به قدم دنبال کنید حتماً می توانید که به نتیجه خوبی برای تسهیل فرآیند کار تیمی خود برسید.

هدف اجرایی ؛ بوم تیم ابتدایی یک چارچوب استراتژیک برای کمک به اعضای تیم برای شروع یک پروژه و همراستا کردن اعضای تیم در راستای هدف اصلی و انگیزه درونی تیم است. بر اساس تجربیاتی که توسط تیم طراح این بوم بر روی تعداد زیادی از استارتاپ ها و تیم های سازمانی به دست آمده است ، کافی است که همه ذی نفعان پروژه را گرد هم جمع کنید. کافی ست تا زمان لازم را برای شناخت اعضاء از یکدیگر برای اعضای شرکت کننده در جلسه فراهم کنید و به تک تک افراد تیم اجازه دهید تا در مورد یکدیگر اطلاعات کافی به دست آورند. اطلاعاتی که بتواند حس اعتماد متقابل را بین اعضاء تقویت کند.

بوم تیم ابتدایی در مواقعی که در ادامه به آنها اشاره می شود بسیار اثرگذار است

• ایجاد یک تیم جدید
• آغاز به فعالیت یک پروژه جدید توسط تیمی که قبلاً هم ممکن است با هم همکاری داشته باشند.
• جلسات خوش آمدگویی به عضو جدیدی که تازه به تیم اضافه شده است. ( برای مثال اضافه شدن یک فریلنسر که در مقطعی به تیم اضافه شده است یا عضو جدیدی که در وسط پروژه به تیم اضافه شده است)
• جلسات دوره ای تیم برای ارزیابی و هم افزایی تیمی(همراستا کردن دید و تصور اعضاء نسبت به هم)

به زودی نمونه های تکمیل شده ای از تیم های کاری ایرانی به عنوان مورد مطالعاتی به سایت اضافه خواهد شد

کاربرد هایی برای بوم تیم ابتدایی

شاید بهتر باشد قبل از شروع فرآیند تکمیل بوم تیم ابتدایی به چند نمونه از جلسات و اعضایی که می توان در طی جلسات با حضور آنها اقدام به تکمیل بوم کرد اشاره کرد.

برگزاری جلسه تکمیل بوم تیم

مواد مورد نیاز برای برگزاری جلسه تکمیل بوم

• نسخه بوم ابتدایی که می توان در سایز A0 / A1 چاپ شده باشد یا روی یک وایت برد کشیده شده باشد.
• استیکر های رنگی به تعداد نفرات در رنگ های متفاوت
• روان نویس یا خودکار برای نوشتن روی استیکرهای رنگی به نحوی که همه بتوانند نوشته های روی استیکرها را بخوانند.
• کورنومتر یا نگهدارنده زمان که بتوان زمان مربوط به جلسه را با آن مدیریت کرد.

برگزاری جلسه بوم تیم

در اولین قدم با معرفی بوم تیم ابتدایی به اعضای تیم می توانید از این بوم به عنوان ابزاری برای ایجاد همراستایی بین اعضاء استفاده کنید تا بتوانید به درک روشن تر و مشترکی روی اهداف ، نقش ها و ارزش های درون تیم برسید.

برای تکمیل هر قسمت از بوم کافی است که مطمئن شوید سؤالات درستی از هر یک از اعضای تیم می پرسید. تسهیلگر جلسه باید اعضای حاضر در جلسه را تشویق کند تا جواب های صحیح و مرتبط به هر قسمت را صادقانه و شفاف روی استیکر های خود بنویسند و در مورد آنها با هم تیمی های خود صحبت کنند. اطمینان حاصل کنید که همه اعضاء نسبت به همه قسمت های بوم ابراز نظر کرده اند و کسی نکته ای برای اضافه کردن به بوم نداشته باشد.

یکی از ضرورت های تکمیل بوم تمرکز روی زمان یا تایم باکس بودن است. کافیست برای هر یک از قسمت ها زمان را تقسیم کنید و کورنومتر در جای مناسبی باشد که همه اعضای تیم دید کاملی روی آن داشته باشند.

اگر در حین جلسه یکی از موضوعات زمان بیشتری از زمان تخصیص یافته گرفت یا بحث ادامه پیدا کرد بهتر است که اصطلاحاً موضوع را پارک کنید . یعنی موضوع توسط تسهیلگر جلسه متوقف شود و برنامه یک جلسه مجزا برای این موضوع ریخته شود تا تعارضات احتمالی روی موضوع مرتفع گردد.

شروع جلسه : معرفی ( مدت زمان برای انجام 15 دقیقه)

یکی از ضروریات قطعی برای بهره وری از ابزارها و بوم هایی همچون بوم تیم در بین تیم ها ، معرفی صحیح و اشاره به دستاوردهایی است که انجام این فعالیت (تکمیل بوم تیم بتدایی) می تواند برای آینده کاری تیم و موفقیت پروژه داشته باشد. بسیار ضروری است که تسهیلگر تیم با ایجاد یک فضای شاد و راحت ( برای مثال این جلسات در زمانی نباشد که افراد تیم گرسنه هستند و برای خروج از جلسه عجله دارند) ابتدا به معرفی بوم تیم ابتدایی پرداخته و بعد از آن با معرفی اجمالی قسمت های بوم تیم و تعیین زمان برای هر قسمت به افراد چند دقیقه فرصت فکر کردن بدهد و بعد از آن جلسه تکمیل بوم تیم را شروع کند.

یکی از فعالیت هایی که به شخصه برای این مرحله در کارگاه های بوم تیم خودم انجام می دهم تمرکز روی نمونه ها و داستان هایی است که در گذشته در فعالیت های کار تیمی داشته ام و امروز با استفاده از بوم تیم قبل از رخداد می توانم آنها را تا حدی پیش بینی کنم. در کانال تلگرام بوم تیم | TeamCanvas گاهاً به ارائه این داستان ها می پردازم.

قسمت اول : اهداف ( مدت زمان برای تکمیل 10 دقیقه)

در اولین قدم از تکمیل بوم بهتر است که از اعضای حاضر در جلسه بخواهید که روی اهداف شخصی و اهداف مشترک تیم شروع به صحبت کنند.

نمونه سؤالات

• دلیل اصلی جمع شدن ما کنار هم چیست ؟
• به چه دستاوردی در قالب یک تیم می رسیم ؟ چه اهدافی به عنوان اهداف کلیدی بین تیم پذیرفته شده است که دارای خصوصیت های امکان پذیر بودن ، قابلیت ارزیابی داشتن و دارای زمانبندی بودن باشد؟
• اهداف شخصی هر یک از اعضای تیم چیست ؟

نمونه مثال ها برای اهداف

• تبدیل شدن به بزرگترین شرکت اجاره خودرو در ایران تا انتهای سال 1398
• ایجاد یک شرکت با فروش 450 میلیون تومانی در حوزه اینترنت اشیاء تا انتهای پاییز 1397

در این قسمت بهتر است به SMART بودن اهداف توجه ویژه بکنید. به این منظور توصیه می کنم مطلب های بعدی من در ارتباط با خصوصیات هدف و هدف گذاری را مطالعه کنید. خواندن این مطالب هم به شما کمک می کند.

قسمت دوم : نقش ها و مهارت ها (مدت زمان برای تکمیل 10 دقیقه)

برای تکمیل این قسمت از بوم نقش تسهیلگر کمی بیشتر خواهد بود. در این قسمت باید از کلیه اعضاء خواسته شود که روی استیکر های رنگی که در اختیار دارند ( هرکس یک رنگ) نام خود را بنویسند و روی یکی از استیکرها که نام خود را نوشته نقش مورد علاقه خود را و روی بقیه استیکرها مهارت هایی که دارند را بنویسند. در اینجا اگر یکی از اعضاء علاقه مند به انتخاب چند نقش بود یا یکی از اعضاء از پذیرش نقش خودداری می کند وظیفه تسهیل گر بالانس کردن وظایف به گونه ای است که نقش ها متناسب با توانمندی هر یک از اعضاء بین آنها تقسیم شده باشد.

نمونه سؤالات

• اسم هر یک از اعضاء چیست؟
• هر یک از اعضاء علاقه مند به بازی چه نقشی در تیم هستند ؟
• هر یک از اعضاء چه توانمندی ها و مهارت های شخصی دارند؟
• چگونه و با پذیرش چه نقش هایی در کنار هم ما به عنوان یک تیم توانایی رسیدن به هدف مشترک را داریم ؟

نمونه مثال ها برای نقش ها و مهارت ها

• فرهاد : مدیر عامل ، دارای توان مدیریت ، فروش ، مذاکرات تجاری و کوهنورد و طبیعت گرد
• مریم : طراح و گرافیست ، دارای توان طراحی گرافیکی ، آشنا به حوزه تجربه کاربری ، نقاش و مهربان
• کیارش : ...
• نام تیم : تسکوتینگ ( اینترنت اشیاء برای مدیریت پروژه )

یکی از مهمترین موضوعاتی که تسهیلگر در این قسمت از بوم باید روی آن با اعضاء صحبت کند رسیدن به مهارت های نرمی است که اعضاء دارا هستند. در این زمینه و ضرورت تمرکز روی مهارت های نرم برای توسعه مفهوم کار تیمی در آینده مطالب بیشتر خواهم نوشت ولی خواندن این مطلب هم می تواند به روشن شدن بحث کمک کند.

قسمت سوم : انگیزه درونی ( مدت زمان برای تکمیل 15 دقیقه)

یکی از تأثیر گذارترین قسمت های بوم تیم همین قسمت است. در این قسمت از بوم باید روی انگیزه های درونی تیم برای فعالیت تمرکز شود . انگیزه هایی که باید فراتر از اهداف مشترکی باشد که قبلاً به آنها پرداخته شد. انگیزه هایی که عموماً اعضای تیم را برای انجام یک کار هیجان زده می کند. باید در این قسمت از اعضای تیم بخواهید که با هم در مورد تأثیرات اجتماعی و یا تدثیری که فعالیت آنها روی زندگی سایرین می گذارد تمرکز کنند و به خود اجازه رویاپردازی بدهند.

نمونه سؤالات

• چه دلیلی بنیادین و بزرگی برای کاری که تیم دارد انجام می دهد وجود دارد ؟
• چه هدفی ورای اهداف مشترکی که قبلاً اعضاء تصویر کردند می تواند باعث انگیزش آنها برای انجام بهتر فعالیت های هر یک از اعضاء شود ؟

نمونه مثال ها برای انگیزه های درونی

• تأثیر مثبتی که فعالیت های تیم بر روی زندگی مردم از طریق نوآوری اجتماعی ایجاد می کند مشابه بانک گرامین که می توانید از اینجا داستان آن را بخوانید.
• سهولت و راحتی برای زندگی با استفاده از نوآوری در زمینه اینترنت اشیاء مشابه ایده شرکت اینگرسول رند و تأثیرات روی تکنولوژی برای کاهش گازهای گلخانه ای

اینکه چرا کار می‌کنیم تعیین‌کننده‌ی کیفیت کار کردنِ ماست.

این قسمت از بوم یکی از قسمت هایی است که عموماً در دل فعالیت های تیمی ما پنهان می شود. شرکت ها و سازمان های ما با وجود داشتن تأثیرات اجتماعی فراوانی که می توانند بر روی جامعه داشته باشند متأسفانه از این موضوع بسیار دور هستند. به عنوان تسهیلگر شاید باید وقت بیشتری برای تحلیل مفهوم تأثیر اجتماعی (Social Impact) داشته باشید.

در همین راستا من طی مجموعه مقالاتی به چرایی تمرکز روی اهداف توسعه پایدار و ضرورت توجه به پایداری در کسب و کارها پرداخته ام که خواندن آنها را به شما هم پیشنهاد می کنم. ( راز تعهد 92 درصدی کارمندان به اهداف سازمانی و قسمت اول و دوم در ارتباط با 6 نکته مؤثر در پایداری از دید رهبران کسب و کارهای آینده) در ادامه هم در ارتباط با موضوع انگیزه های درونی به موضوع "فرهنگ سازمانی و تأثیرات آن روی انگیزه درونی اعضاء" بیشتر خواهم پرداخت . خواندن این مطلب هم می تواند به شما کمک کند.

قسمت چهارم : ارزش ها ( مدت زمان برای تکمیل 10 دقیقه)

کافی است از اعضای تیم بپرسید مهمترین اصولی که دوست دارند در محیط کاری تیمی همواره پایدار باشد و در صورت وجود آنها احساس بهتر و اطمینان بیشتری نسبت به هم تیمی های خود دارند ، چیست ؟ مهمترین کاری که توسط تسهیل گر باید در این مرحله انجام شود اطمینان از این است که همه اعضای تیم نظر خود را بیان کنند و در نهایت اصول نهایی مورد توافق قطعی همه اعضاء باشد. بسیاری از مناقشات بعدی تیم بر روی همین اصول ساده ممکن است به وجود بیاید.

نمونه سؤالات

• از دید خود بالاترین ارزشی که برای خود می شناسید چیست ؟ ارزشی که در صورت نادیده گرفته شدن ممکن است رفاقت خود را با یکی دیگر از اعضاء بهم بزنید یا حتی تیم را ترک کنید.
• مهمترین شاخص های رفتاری و ارزشی که بر اساس آن قضاوت شما شکل می گیرد چیست ؟
• ارزش های مشترک تیم که باید توسط همه اعضای تیم رعایت شود و به هیچ عنوان از بین نرود ، چیست؟

نمونه مثال ها برای ارزش ها

• اعتماد و شفافیت
• کیفیت و خلاقیت
• درک متقابل ، برابری و توجه

ارزش های همچون اعتماد یا صداقت یا عدم ترس از شکست که می تواند شاکله اصلی تیم شما را برای پیشبرد یا بهتر شدن نگه دارد. در اصل شاید باید به این ارزش ها به دلیل اینکه می تواند محیطی دوستانه و بدون استرس برای اعضاء فراهم کند توجه ویژه ای کرد. مجموعه اطلاعات و تجربیاتی در این زمینه بعد از این منتشر خواهم کرد که بیشتر به اثرات تدوین و پایبندی به این ارزش ها در تیم برای حفظ و ارتقای کیفیت کار تیمی اشاره خواهد داشت. خواندن این مطلب هم می تواند تا حدودی به شما کمک کند.

قسمت پنجم : قوانین و فعالیت ها ( مدت زمان برای تکمیل 15 دقیقه)

برای این قسمت از بوم می خواهیم مجموعه قوانین و فعالیت هایی برای اطمینان از صحت عملکرد همه اعضاء و اطمینان از حفظ اصول و ارزش های تیم تدوین کنیم. کافی است تا از اعضای تیم بخواهیم روی این مجموعه قوانین و همچنین فعالیت ها و روش هایی که برای حفظ این قوانین لازم می دانند بحث و تبادل نظر کنند.

نمونه سؤالات

• قوانینی که می خواهیم در طی زمان همکاری بین ما رعایت شوند ، چیست ؟
• چگونه و با استفاده از چه روش یا ابزاری ما ارتباطات دائم اعضاء را با یکدیگر حفظ می کنیم ؟ چگونه اطلاعات کامل تیم را در اختیار همه اعضاء خواهیم گذاشت؟
• روش های تصمیم گیری و قواعد مرتبط با آن درون تیم چیست ؟
• چگونه و با چه قواعد و روش ها و یا تواتر زمانی ، خروجی تیم ارزیابی می شود ؟ ارائه این خروجی چگونه انجام خواهد شد ؟

نمونه مثال ها برای قوانین و فعالیت ها

• اصل محرمانگی بین اعضای تیم ، هیچ یک از اعضای تیم حق ندارد تصمیمات یا اطلاعات داخلی تیم را برای سایرین بازگو کند.
• به روزرسانی وضعیت کارکرد اعضاء به صورت روزانه در قالب بورد دیواری و به صورت هفتگی در قالب نرم افزار انجام خواهد شد.
• کلیه جلسات غیرحضوری از طریق اسکایپ انجام خواهد شد.
• کانال ارتباطی با خارج از تیم و ارائه یا دریافت درخواست ها از طرف یک نفر خاص از اعضای تیم انجام می شود.
• هر دو هفته یکبار اعضای تیم به صورت پیکی یا پات لاک یک برنامه شام دورهمی خواهند داشت.
• ساعت کارکرد اعضاء هشت ساعت در روز است که می توانند از ساعت نه تا ده صبح در شرکت حاضر شوند. کلیه جلسات از ساعت ده صبح در شرکت قابل برنامه ریزی است.

در ارتباط با مجموعه قوانین درون تیم می توان از ساختارهایی همچون اسکرام یا کانبان برای برنامه ریزی و ایجاد قوانین استفاده کرد. بهتر است اگر با این موضوعات آشنایی ندارید وبلاگ اسکرام ایران را دنبال کنید. با وجود اینکه مطالب به شدت نرم افزاری به نظر می رسد ولی اصول و قواعدی در دل این متدولوژی ها وجود دارد که می تواند کارکرد بهتر تیم را تضمین کند.

اختتام جلسه : نتیجه گیری ( مدت زمان برای انجام 15 دقیقه)

وقتی همه قسمت های بوم تکمیل شد و اطمینان پیدا کردید که اعضاء دید کاملی نسبت به بوم و اثرات آن پیدا کرده اند بهتر است که از هر یک از اعضاء بخواهید روی یک استیکر طی دو دقیقه یکی از مهمترین آموخته های خود از این جلسه تکمیل بوم تیم مقدماتی را بنویسد و بعد از آن بخواهید که هر یک از اعضاء دستاورد خود را برای بقیه اعضای تیم به نوبت توضیح دهند.

پیشنهاد می شود که جلسه بازبینی بوم تیم با اضافه شدن هر عضو جدید در مجموعه تیم نیز انجام شود.

بوم تیم ابتدایی دارای سه حوزه کلیدی و مؤثر است که هر تسهیلگر باید هر قسمت را به طور جداگانه مدنظر بگیرد.

نقش ها و مهارت ها به همراه اهداف در پاسخ به چرایی تشکیل تیم

انگیزه درونی و ارزش ها در پاسخ به چرایی و فلسفه اعتقادی انجام کار درون تیم

قوانین و فعالیت ها در پاسخ به چگونگی دستیابی تیم به اهداف و برنامه های اجرایی خود

در مقام تسهیلگر بوم تیم ممکن است از شما پرسیده شود که "جواب صحیح سؤالاتی که در بوم مطرح می شود چیست ؟ از اعضای حاضر در جلسات انتظار دارید که اینجا چه پاسخی به این سؤالات داده شود ؟ " و یا سؤالاتی از این دست.

مهمترین چیزی که در مورد بوم تیم باید مد نظر بگیرید این نکته کلیدی است که بوم تیم ابزار و زیرساختی برای مطرح شدن سؤالات مهمی است که برای بهبود فرایند کار تیمی باید به آنها پاسخ دهید. بنابراین تمام پاسخ های احتمالی که توسط اعضای تیمی که بوم را پر می کنند می تواند پاسخ صحیح باشد. بهتر است به سؤالات بالا اینگونه پاسه دهید که " شما فکر می کنید جواب صحیح برای این سؤال چیست ؟ بهترین پاسخی که در دید شما برای این سؤالات وجود دارد چیست ؟ " مجدداً تأکید می شود که تمامی پاسخ هایی که توسط اعضاء در جلسه بیان می شود می تواند جواب صحیح باشد و این بوم با حضور هر نفر جدید و یا با گذشت یک تواتر کوتاه مدت در بین تیم ممکن است نتایج جدیدی به شما ارائه کند. تغییراتی در حوزه اهداف شخصی به واسطه تغییر شرایط یکی از اعضاء یا اضافه شدن نفر جدید و اضافه شدن یک بینش جدید که روی ارزش های تیم تأثیر خواهد گذاشت یا اشتباهات یا شرایطی که ممکن است پیش آمده باشد و منجر به ایجاد یک قانون جدید برای کنترل فعالیت های تیمی شده باشد.

اگر شما هم از متدولوژی اسکرام استفاده می کنید ، پیشنهاد می کنم در جلسه بازخورد آخر هر اسپیرینت یک قسمت را به بازبینی بوم تیم اختصاص دهید . نتایج سؤال های کلید ریترو را در بوم تیم منعکس کنید و قوانین و فعالیت های بوم تیم خود را بازبینی کنید.

بیشترین کاربرد بوم تیم ابتدایی برای تیم هایی که جدیداً در کنار هم قرار گرفته اند یا برای پروژه های کوتاه مدتی که اعضاء برای انجام آن در کنار هم هستند می باشد. اگر می خواهید برای ایجاد یک دید مشترک طولانی مدت یا حل مناقشات و یا تعارضات درون تیمی تمرکز کنید و یا حتی تیمی را برای طولانی مدت در کنار هم جمع کنید بهتر است از نسخه پیشرفته بوم تیم استفاده کنید.

برای دریافت بوم تیم کافی است به سایت بوم تیم | TeamCanvas مراجعه کنید و از قسمت دریافت بوم با وارد کردن ایمیل خود ، نسخه قابل چاپ بوم در سایز بزرگ را دریافت کنید.

اگر ما را در کانال تلگرام بوم تیم | TeamCanvas همراهی کنید هم می توانید آخرین مطالب و نوشته مرتبط به بوم تیم را به همراه تجربیات مربوط به کارگاه های مرتبط به این بوم به دست بیاورید.