چرا نباید در این شرایط اقتصادی به کارتیمی در ایران فکر کرد ؟

این روزها با وجود هزاران دلمشغولی فکری که در بین همه فعالین اقتصادی و اجتماعی وجود دارد هنوز یک سؤال مهم برای همه مدیران و رهبران که مشغول هدایت یک تیم هستند وجود دارد. آیا هنوز اعضای تیم تمایلی به همراه بودن با ایده اولیه دارند ؟ آیا ممکن است هر روز یکی از اعضای تیم با پذیرش یک دانشگاه یا تأیید پرونده مهاجرت و یا حتی پیشنهاد بهتر مالی از یکی از شرکت های همکار یا حتی رقیب به سراغ شما بیاید و بگوید که خیلی زود تیم شما را ترک خواهد کرد ؟

پیشتر به این مطلب با ارجاع به نوشته تطبیقی و تحلیلی دقیق دوست خوبم امیر مهرانی در مطلبی با عنوان " چالش‌های پیش‌روی منابع‌انسانی در شرایط ابهام اقتصادی و چند راه‌کار" اشاره کرده بودم ولی در این مطلب از جنبه دیگری به موضوع چالش های پیش روی منابع انسانی در شرایط ابهام اقتصادی خواهیم پرداخت.

امروز در محیط های کار و با وجود شرایط ابهام برانگیز اقتصادی و نامشخص بودن برنامه های احتمالی هر یک از پرسنل یا اعضای تیم شما برای توسعه زندگی شخصی خود این احتمال وجود دارد که با سورپرایز های بزرگی از طرف اعضای تیم خود رو به رو شوید و هر آنچه شما در حوزه ای فعال باشید که ارزش دانش برای استخدام و همکاری با منابع انسانی بیشتر ارزشمند باشد شما با شرایط وخیم تری رو به رو خواهید بود.

یک واقعیت غیر قابل کتمان را با هم مرور می کنیم.

کارمند یک شرکت دانش بنیان که در ابتدای سال 97 با قراردادی حدود پنج میلیون تومان قرارداد سال جاری خود را امضاء کرده است به محض تغییرات قیمت دلار حداقل حدود 30 درصد از تمامی برنامه ریزی های مالی و اقتصادی خود برای سفر ، خرید خودرو یا حتی تغییر محل زندگی خود فاصله می گیرد . با گذشت چند هفته این فاصله به 50 درصد می رسد و تغییرات قیمت در بازار داخلی نیز او را از بسیاری از برنامه هایی که برای ارتباط با خانواده خود نیز داشته است عقب خواهد انداخت. چه خریدن یک دستگاه گوشی هوشمند مدل جدید برای همسرش باشد چه یک سفر کوتاه مدت به یکی از مقاصد گردشگری نزدیک خارجی یا داخلی .

شما به عنوان مدیر یا رهبر یک تیم هم از این قاعده مستثنی نخواهید بود و شما هم درگیر همین مشکلات خواهید بود. به قولی " وقتی شب است برای همه شب است"

یک سناریوی احتمالی نیز با همدیگر مرور کنیم.

شما در ماه گذشته با افت شدید کارایی تیم و خروجی تیم رو به رو شده اید. بعضی از روزها با ورود به دفتر با اعضای تیم رو به رو شده اید که با لیوان های چایی در دست دور میز یکی از اعضای تیم جمع شده اند و مشغول شنیدن تحلیل های یکی از بچه ها هستند و یا در موقع صرف ناهار یا استراحت با تأخیر بیش از اندازه اعضای تیم برای برگشتن به محیط کار رو به رو می شوید. از دید شما هیچ چیزی تغییر نکرده است. پروژه هنوز روی محور قبلی برنامه ریزی شده حرکت می کند. مشکل تکنولوژیک بزرگی برای طراحی و توسعه محصول پیش نیامده است. با وجود همه مشکلاتی که بوده واحد شما در پرداخت حقوق دچار تأخیر نشده است و ... . اما خروجی تیم دچار کاهش شدیدی در کیفیت و کمیت کاری شده است.

هرچقدر شما درگیر مشاغل دانشی همچون توسعه دهندگان نرم افزاری ، طراحان و معماران و افرادی باشید که مشاغل آنها به دانش شخصی پرسنل مرتبط است موضوع حادتر و بحرانی تر خواهد شد.

خوب تا اینجا شرایطی در مدل ذهنی شما نقش بست که بسیار محتمل است در طی ماه گذشته آن را تجربه کرده باشید. ولی آیا راهی برای مقابله با این شرایط سورپرایز وجود دارد؟

من برای این سؤال مجموعه ای از پیشنهادات دارم.

نقش رهبر واقعی را بازی کنید ؛ در مواجه با بحران های اجتماعی و مشابه آن بهترین راه ایجاد یک "حلقه گفتگوی گروهی" و مطرح کردن موضوع در بین تیم و تخصیص زمان برای بحث در این باره است. مهمترین موضوع مدیریت جلسات گفتگو و ایجاد یک رویه مثبت برای خروج از این شرایط است.

برای این کار بهترین راه معرفی و تمرین بازی های "شش کلاه تفکر" و پس از آن مدیریت جلسات حلقه گفتگوی گروهی و همچنین جلسات "طوفان فکری" با رویکرد مطرح شدن مواردی است که برای اعضای تیم ضروری است.

موضوعاتی که در این جلسات باید مطرح شود می تواند مواردی همچون ارزیابی کلی همه اعضای تیم از وضعیت آینده ، برنامه ریزی تیم برای مقابله و همسویی برای عبور از این بحران ها ، ارزیابی وضعیت هر یک از اعضای تیم با رخداد وضعیت جاری و بیان راهکارهای شخصی هر یک از اعضای برای مقابله یا عبور از این شرایط ، بررسی مشکلات و معضلات احتمالی هر یک از اعضا در این برهه از زمان شامل مواردی همچون مریضی و درگیر بودن با سناریوی درمان یکی از نزدیکان یا ضرورت هایی برای نگهداری یکی دیگر از نزدیکان به واسطه کهولت یا کاهش توان مالی برای جبران زمان توسط پرستار و یا برنامه ریزی برای ازدواج ، خرید خانه ، رسیدن یک مسافر کوچولو به زندگی یکی از اعضای تیم و .... می تواند باشد.

به عنوان رهبر در ایجاد راهکارهای خلاقانه برای همکاری اعضای تیم برای برطرف شدن احساسات منفی و یا پیدا کردن راه حل های جایگزین برای مقابله با مشکلات پیش قدم باشید. پیشنهادات و راهکارهایی که می تواند خیلی ساده همچون انعطاف بیشتر در زمان باشد. می توانید اقدام به برنامه ریزی و یا توسعه فعالیت هایی بکنید که بتواند با هزینه کم انرژی زیادی به تیم ، اعضا و خانواده آنها برگرداند.

قوانین تیم را شفاف کنید و با کمک تیم برای این شرایط آنها را به روز رسانی کنید ؛ صحبت های که در حلقه های گفتگوی گروهی مطرح می شود عموماً نتایج قابل لمسی در قالب قوانین و یا دستورالعمل ها نخواهد داشت به غیر از اینکه شما باز هم نقش خود را بازی کنید. روی نحوه ارائه بازخورد ها و ارتباطات مؤثر اعضای تیم باید ورود کنید و به زیرکی بتوانید قوانینی برای تیم طراحی کنید تا اعضا با داشتن این قوانین احساس آرامش بیشتری در محیط کاری داشته باشند. از پذیرش واقعیت ها پرهیز نکنید و آماده باشید که با پیشنهاداتی مانند کار کردن روی پروژه های جدید که درصدی از مالکیت هم در اختیار اعضای تیم باشد هم استقبال کنید.

بهترین کار مکتوب کردن این قوانین و در مواردی که احتیاج به تأیید توسط ذی نفعانی خارج از تیم دارد طراحی یک برنامه کاری برای پیگیری این درخواست ها از طرف شماست. قوانین و برنامه های مکتوب شده این جلسات را به صورت شفاف و با استفاده از " رادیاتور اطلاعات" در دید همه اعضای تیم قرار دهید و پیشرفت هفته به هفته یا روز به روز آنها را به اطلاع همه اعضای تیم برسانید.

با شفاف سازی این قوانین شما گام بزرگی برای مدیریت تعارضات احتمالی در تیم خود برداشته اید. فراموش نکنید مهمترین و مهلک ترین سم در شرایط اینچنین ایجاد تعارضات سازمانی بین اعضای تیم است که احساس می کنند اولویت های شخصی آنها توسط دیگر اعضای تیم یا جو تیم ( روح تیم و خواسته ها و اهداف تیم) در نظر گرفته نشده است یا نادیده گرفته شده است.

برای تغییر در شرایط کاری تیم و اعضا و خودتان شروع به مذاکره کنید ؛ بسیاری از اوقات شما به عنوان مدیر یک تیم ممکن است مدیران و یا ذی نفعان بیشتری در سازمان را برای تصمیمات رو به روی خود داشته باشید. هیأت مدیره ، مدیر عامل ، مدیران مالی ، مدیران منابع انسانی یا آموزش و ... که هنوز ضرورت این تغییرات را برای حفظ کارایی تیم در این شرایط درک نکرده اند.

شما به عنوان عضوی از یک گروه میانی در تیم احتمالاً نقشی در گروه یا تیم مدیریتی شرکت ، تیم مدیریتی شرکای اقتصادی ، سرمایه گذاران و .... هم دارید.

باید بتوانید تغییر نگرش نیروهای دانشی خود را با مدیران و ذی نفعان سازمان یا پروژه به اشتراک بگذارید و حمایت های خارجی تیم را در این برهه زمانی تقویت کنید. فراموش نکنید که جایگزینی نیروهای دانشی در سازمان ها و تیم ها بسیار سخت و پر هزینه است و شما همیشه می توانید با تکیه بر این ضرورت و خسارات احتمالی مدیران را از لزوم تغییر آگاه کنید ولی باید در مقابل همواره ارزش های جدیدی نیز برای ارائه به ذی نفعان در سبد مذاکرات خود داشته باشید. بهتر است همیشه در این فعالیت پیشرفت و مشکلات و ضرورت ها را از طریق همان " رادیاتور اطلاعات" در اختیار تیم خود قرار دهید تا آنها برای تحقق این برنامه ها با شما همراه باشند.

یک نکته کلیدی و ضروری ؛ ساعات مربوط به این فعالیت ها را به ساعات خاصی از روز ، یا روز خاصی از هفته محدود کنید و با ایجاد این زمان بندی محدود ، تمرکز تیم را در سایر زمان های کاری روی فعالیت اصلی تیم نگه دارید.

استرس محیط تیمی را تا حد امکان کاهش دهید ؛ این مورد جزو ضروری ترین فعالیت هایی است که باید برای حفظ جو کارتیمی در شرکت ایجاد کنید. فراموش نکنید منحنی فشار و استرس روی عملکرد و کارایی تیم ها تابعی از مدل U وارونه یا مدل یرکس- دادسون می باشد که در شرایط اینچنینی سطح زیادی از فشار به خاطر شرایط محیطی به روح و روان اعضای تیم ها وارد شده است.

به عنوان یک مدیر برای حفظ کارایی تیم باید روی بحث استرس و فشار بیش از پیش تمرکز کنید. به همین منظور بهتر است با خواندن مطلب بالا مربوط به مدل U وارونه حتماً مطلب مدل تچان را نیز مطالعه کنید .

مجموعه ای پیشنهادات که تا اینجا به شما ارائه شده است حاصل تجربیاتی است که در سال های گذشته و با وقوع بحران های مشابه برای حفظ کارایی تیم ها از آنها استفاده کرده ام. فراموش نکنید که این موارد پیشنهاداتی است که در صورتی که کمی در اجرای آنها اشتباه کنید می تواند تا حد زیادی بحران های تیمی را در تیم شما و شرکت شما تشدید کند. پس در انجام این موارد به استفاده از تجربیات مشورتی افراد باتجربه در حوزه تیم داری دقت کنید

ولی فراموش نکنید که واکنش منفعلانه نسبت به این شرایط و نادیده گرفتن مشکلات ، بزرگترین اشتباهی است که ممکن است در مقابله با این موضوع در تیم خود انجام دهید .