بهرام آقاجان پور
مدیر کنترل کیفیت شرکت لوازم خانگی سپهرالکتریک
مدیریت کیفیت نقش حیاتی در مقابله با بینظمی، جنگ و بحران در سازمانها ایفا میکند. این نقش شامل پیشگیری از بحرانها، مدیریت بحرانهای موجود و بهبود عملکرد سازمان در شرایط اضطراری است. مدیریت کیفیت با ایجاد یک فرهنگ سازمانی مقاوم و سیستمهای کارآمد، سازمان را برای مواجهه با چالشهای غیرمنتظره آماده میکند.
در زمان جنگ و بحران، مدیریت کیفیت در صنعت نیازمند رویکردی منعطف و استراتژیک است تا بتواند در شرایط سخت، به تولید و ارائه خدمات با کیفیت ادامه دهد. این امر مستلزم توجه به چند جنبه کلیدی است.
برای حفظ کیفیت در شرایط بحرانی، رویکردهای متعددی وجود دارد. این رویکردها شامل تمرکز بر مدیریت بحران، ارتباطات موثر، انعطافپذیری سازمانی، نوآوری و خلاقیت، و ارزیابی مداوم و انطباق با شرایط است. در ادامه به بررسی این موارد میپردازیم.
انعطافپذیری و نوآوری:
تغییر رویکرد:
سازمانها باید آمادگی لازم برای تغییر رویکرد و فرآیندهای خود را داشته باشند. این تغییر ممکن است شامل تغییر در مواد اولیه، روشهای تولید، یا حتی نوع محصولات تولیدی باشد.
استفاده از فناوری:
فناوری میتواند نقش مهمی در حفظ کیفیت در شرایط بحران ایفا کند. استفاده از ابزارهای اتوماسیون و کنترل کیفیت آنلاین میتواند به کاهش خطا و افزایش کارایی کمک کند.
نوآوری:
بحران میتواند فرصتی برای نوآوری و توسعه محصولات جدید باشد. سازمانهایی که توانایی نوآوری در شرایط بحران را دارند، میتوانند در این شرایط نیز به موفقیت دست یابند.
حفظ زنجیره تأمین
تنوع تأمینکنندگان:
در زمان جنگ، دسترسی به برخی از تأمینکنندگان ممکن است محدود شود. بنابراین، تنوع در تأمینکنندگان میتواند به حفظ جریان تولید کمک کند.
مدیریت موجودی:
مدیریت دقیق موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی، از اهمیت بالایی برخوردار است. این امر به جلوگیری از کمبود و یا مازاد تولید کمک میکند.
همکاری:
همکاری نزدیک با تأمینکنندگان و مشتریان میتواند به حل مشکلات و چالشهای زنجیره تأمین کمک کند.
حفظ نیروی انسانی:
ایمنی و سلامت:
در شرایط جنگی، ایمنی و سلامت کارکنان باید در اولویت قرار گیرد. ارائه آموزشهای لازم و فراهم کردن تجهیزات ایمنی، از اهمیت بالایی برخوردار است.
ارتباطات:
حفظ ارتباط موثر با کارکنان و اطلاعرسانی شفاف در مورد وضعیت سازمان، میتواند به کاهش اضطراب و افزایش روحیه کمک کند.
حمایت روانی:
ارائه حمایتهای روانی و مشاوره به کارکنان، میتواند به آنها کمک کند تا با شرایط بحرانی بهتر کنار بیایند.
مدیریت مالی:
کاهش هزینهها:
در شرایط بحرانی، کاهش هزینههای غیرضروری میتواند به بقای سازمان کمک کند.
مدیریت نقدینگی:
مدیریت صحیح نقدینگی، از اهمیت بالایی برخوردار است. دسترسی به منابع مالی جایگزین و مذاکره با طلبکاران میتواند به حفظ سازمان در شرایط بحرانی کمک کند.
آموزش و آمادگی:
برنامههای آموزشی:
ارائه برنامههای آموزشی منظم به کارکنان در زمینه مدیریت بحران، میتواند به افزایش آمادگی سازمان در برابر بحرانها کمک کند.
تمرینهای بحران:
انجام تمرینهای بحران به صورت دورهای، میتواند به شناسایی نقاط ضعف و بهبود آمادگی سازمان در برابر بحرانها کمک کند.
بهروزرسانی برنامهها:
برنامههای مدیریت بحران باید به طور دورهای بهروزرسانی شوند تا با شرایط در حال تغییر، همگام باشند.
مسئولیت اجتماعی:
حمایت از جامعه:
در شرایط بحرانی، سازمانها میتوانند با حمایت از جامعه و ارائه کمکهای انساندوستانه، نقش خود را در کاهش اثرات بحران ایفا کنند.
حفاظت از محیط زیست:
در شرایط بحرانی، حفظ محیط زیست نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمانها باید تلاش کنند تا فعالیتهای خود را با کمترین آسیب به محیط زیست انجام دهند.
با اجرای این راهکارها، میتوان کیفیت را در صنعت در زمان جنگ و بحران مدیریت کرد و به بقای سازمان و حفظ منافع جامعه کمک کرد.
پایداری سازمان در زمان جنگ و حفظ کیفیت، به توانایی سازمان در حفظ عملکرد خود در شرایط بحرانی و ادامه ارائه خدمات و محصولات با کیفیت بالا اشاره دارد. این امر نیازمند برنامه ریزی دقیق، آمادگی برای شرایط اضطراری و اتخاذ تدابیر لازم برای حفظ نیروی کار، منابع و فرآیندهای کلیدی است.
عناصر کلیدی پایداری سازمانی در زمان جنگ:
برنامه ریزی و آمادگی:
سازمانها باید برای سناریوهای مختلف جنگی برنامه ریزی کنند و آمادگی لازم برای مقابله با اختلالات احتمالی را داشته باشند. این شامل برنامههای اضطراری، آموزش کارکنان و شناسایی نقاط آسیبپذیر است
در شرایط جنگ، سازمانها با مخاطرات فراوانی که بر عملکرد و بهرهوری کارکنان تاثیر میگذارد مواجه میشوند. مدیریت اثربخش بحران منابع انسانی نیازمند برنامهریزی دقیق، رویکردی انسانمحور و استفاده از ابزارهای نوین است تا سلامت، امنیت و انگیزه کارکنان حفظ شود.
در نخستین گام، بایستی با شناسایی نیازها و دغدغههای کارکنان و ایجاد زمینههای اعتماد متقابل، مبنای یک فرایند ارتباطی موثر را فراهم کنیم. این امر شامل گردآوری بازخورد کارکنان، تعریف اهداف شفاف ارتباطی و تعیین ساز و کارهای مناسب برای پاسخگویی به پرسشها و نگرانیها است. با توجه به تنش و ابهامات ناشی از شرایط جنگی، برقراری این زیرساخت ارتباطی، پایه هر اقدام بعدی خواهد بود.
با اجرای یک چارچوب یکپارچه که بر ارتباط مستمر، حمایت همهجانبه، انعطافپذیری و تصمیمگیری مبتنی بر داده تاکید دارد، سازمانها میتوانند سلامت و انگیزه کارکنان را حفظ کرده و در شرایط جنگ عملکرد پایداری داشته باشند.با تکیه بر مبانی ارتباطی و زیرساختهای تشریح شده، در بخشهای ذیل به ارائه راهکارها و اقدامات عملیاتی میپردازیم که میتواند به اثربخشی هر چه بیشتر مدیریت بحران منابع انسانی در شرایط جنگ کمک کند.
ارتباطات مداوم و شفاف
کانالهای دوطرفه: راهاندازی پلتفرمهای آنلاین (مثلا پیامرسان سازمانی یا پرتال داخلی) برای انتشار اخبار و دریافت بازخورد فوری.
زمانبندی منظم: برگزاری جلسههای هفتگی یا روزانه (با قابلیت ضبط برای غایبان) و ارسال گزیدهای از مهمترین نکات.
مسئول ارتباط: تعیین یک یا چند «مسئول بحران» که پاسخگویی به سوالات و رفع نگرانیها را پیگیری میکند
انعطافپذیری در فرآیندهای کاری
ساعات و مکان کار: ارائه گزینههای دورکاری، ساعت شروع و پایان متغیر و شیفتبندی منعطف.
بازتخصیص وظایف: تعریف نقشهای پشتیبان (Back-up) برای کارکنان کلیدی و تدوین دستورالعملهای جایگزینی.
سیستم چرخشی: چیدمان تیمها به صورت چرخشی برای کاهش ریسک خاموششدن همزمان کل واحدها
حمایت از سلامت روان و جسم
کارگاههای آموزشی: برگزاری کارگاههای مدیریت استرس، هنرهای آرامشبخش (یوگا، مدیتیشن) و بهداشت خواب.
شاخصهای پایش: اندازهگیری دورهای رضایت شغلی و سلامت روانی با پرسشنامههای کوتاه.
انعطافپذیری در فرآیندهای کاری
ساعات و مکان کار: ارائه گزینههای دورکاری، ساعت شروع و پایان متغیر و شیفتبندی منعطف.
بازتخصیص وظایف: تعریف نقشهای پشتیبان (Back-up) برای کارکنان کلیدی و تدوین دستورالعملهای جایگزینی.
سیستم چرخشی: چیدمان تیمها به صورت چرخشی برای کاهش ریسک خاموششدن همزمان کل واحدها.
آموزشهای ویژه بحران
آموزش امنیت فردی: دورههای کمکهای اولیه، مقابله با بحران فیزیکی و اطفای حریق.
شبیهسازی بحران: برگزاری مانورهای دورهای (Online/Offline) برای تمرین اقدامات اضطراری.
کارگاه ابزارهای دیجیتال: آموزش استفاده از نرمافزارهای رصد وضعیت و اپلیکیشنهای هشدار بحران.
حفظ و انگیزش کارکنان
بستههای تشویقی: وامهای اضطراری، بیمههای تکمیلی با پوشش ویژه حوادث جنگی و پاداش عملکرد در شرایط سخت.
قدردانی ساختاری: مراسم تقدیر مجازی، تقدیم لوح و یادبودهای کوچک برای تیمهای موفق.
فرهنگ تعلق: راهاندازی گروههای همبستگی (مثلا همیاران بحران) برای حمایت اجتماعی و تبادل تجربه.
تنظیم و بهینهسازی نیروی کار
ارزیابی نیازها: تحلیل دورهای حجم کاری، افت منابع و مهارتهای مورد نیاز آینده.
جابجایی هوشمند: انتقال کارکنان به واحدهای راهبردی و پُر جمعیت با توجه به نیازهای عملیاتی.
خاتمه مسئولانه: در صورت ضرورت تغییر ساختار (جذب، انتقال یا تعدیل) اطلاعرسانی شفاف از پیش و ارائه مشاوره شغلی.
بهرهگیری از ابزارهای تحلیلی
داشبورد مدیریتی: نمایش لحظهای شاخصهای کلیدی (KPI) مثل سطح مشارکت، میزان غیبت و امتیاز سلامت کارکنان.
پیشبینی مخاطرات: استفاده از مدلهای دادهمحور برای شناسایی نقاط آسیبپذیر و برنامهریزی منابع.
گزارشهای منظم: انتشار گزارش ماهانه با نمودارها و پیشنهادات بهبود برای مدیریت ارشد
نتیجه گیری:
با اجرای این راهکارها و توجه به عناصر کلیدی پایداری سازمانی، سازمانها میتوانند در زمان جنگ نیز به فعالیت خود ادامه داده و کیفیت محصولات و خدمات خود را حفظ کنند
در شرایط بحرانی مانند جنگ، یکی از مهم ترین وظایف مدیران منابع انسانی، حفظ روحیه کارکنان و ایجاد انسجام در تیم های کاری است. فشار روانی ناشی از ناامنی، تلفات انسانی، بی ثباتی اقتصادی و عدم قطعیت در آینده، می تواند موجب کاهش انگیزه، اضطراب و حتی بروز رفتارهای پرخاشگرانه یا انفعالی در میان کارکنان شود. در چنین فضایی، نقش مدیران به عنوان رهبران رفتاری بیش از پیش پررنگ می شود. آنان باید با درک عمیق از وضعیت روانی کارکنان، محیطی امن و حمایتی ایجاد کنند. مهارت های ارتباطی و همدلی، ابزارهایی کلیدی برای درک نیازهای فردی و گروهی کارکنان هستند. هم چنین، آموزش رفتارهای مقابله ای سالم و ارتقای تاب آوری روانی می تواند به کاهش آسیب های ناشی از بحران کمک کند. مدیران باید درک کنند که پشتیبانی عاطفی به اندازه تامین منابع فیزیکی اهمیت دارد. در نهایت، ارتباط مستمر و شفاف بین مدیران و کارکنان نقش کلیدی در کاهش ابهام و افزایش حس کنترل در کارکنان دارد.
