سه رکن یک تیم دورکار موثر و شاخص‌های دورکاری کارمندان

در مقطع زمانی کنونی با توجه به لزوم ماندن در خانه و ایجاد دورکاری برای کارمندان شرکت ها و سازمان ها شرایط استفاده از پتاسیل های دور کاری برای شرکت ها و سازمان ها مهیا شده است. این شرایط به راحتی می‌تواند به فرصت تبدیل شود اگر توانایی استخدام و مدیریت کارمندان دورکار ایجاد گردد. استعدادهای بسیار ماهرتر برای دستیابی به زندگی بهتر ترجیح می دهند فعالیت های خود را خارج از محل کارفرما انجام دهند. در این صورت چگونه کارمندان مناسب را برای این موضوع پیدا می کنید و یا رشد می‌دهید؟ چگونه تیم های دورکار را مدیریت می کنید؟ چه شاخص هایی به کنترل عملکرد کمک خواهند کرد؟

در این مقاله به مزایا و معایب تیم برای فعالیت از راه دور (دورکار)، بررسی مهمترین عامل‌ و شاخص در این روش کار ذکرخواهد شد. این مقاله بر اساس شواهد شرکت BSC Designer از مقاله ای باهمین نام [2]، به همراه تغییراتی بر اساس تجارب شخصی نگارنده تنظیم شده است. در این مقاله در قسمت اول به شاخص های مهمی همچون نظم شخصی و چگونگی تعیین کمیت آن، ارتباطات مؤثر - در قالب یک تیم دورکار، مدیریت ریسک این ارتباط و مهارت‌های یادگیری کارمندان پرداخته می‌شود.

انواع دورکاری

هیچ روش توافق مشخصی جهت دورکاری (تیم های مجازی، تیم‌های غیرمتمرکز نیز نامیده می شود) و یا برای یک فرد که قرار است از راه دور کار کند وجود ندارد. (remote employee, teleworker, freelancer, outsourcer).

البته تفاوتهای مهمی وجود دارد. مثلا:

• شرکت حقوقی ثالث که کاری (مدل برون سپاری) را برای شما انجام می دهد از قبل دارای چارچوب فعالیت خاصی است و فعالیت های آن طبق توافق نامه های از قبل مشخص است.

• Freelancerشخصی است که با مشتریان مختلف کار می کند، نیز به صورت قراردادی فعالیتی مشخص به وی سپرده شده است و مدیریت آن ساده تر است.

• کارمند دورکار ، به طور کلی به شخصی اشاره می کند که به طور رسمی در سازمان کار می کند و روش پرداخت های ماهیانه نقدی و غیرنقدی دارد، اما از را دور فعالیت خود را انجام می دهد و لازم است پرداختی مشخص به وی انجام گردد.

• پیمانکار مستقل کارمندی است که در سازمان کار نمی کند بلکه مطابق یک قرارداد پیمانکاری با سازمان فعالیت میکند.

در این سه دسته آخر جزئیات حقوقی بسته به صلاحیت سازمان و موقعیت مکانی شخص برای کار با آن متفاوت خواهد بود ، اما اصول مدیریت عمومی همچنان یکسان خواهد بود. به عنوان مثال یک شرکت ایرانی نمی تواند شخصی را که در خارج از ایران زندگی می کند به عنوان کارمند استخدام کند ، اما او می تواند پیمانکار باشد.

الگوهای رفتاری در مدیریت تیم های دورکار

در حالی که ممکن است اصطلاح "تیم دورکار" برای گروه های ذکرشده یکسان باشد اما دو راه اساسی برای چگونگی ساماندهی مدیریت چنین تیم هایی وجود دارد: " حفظ الگو حضوری " و "تیم دورکار مستقل":

حفظ الگوی حضوری

در این حالت تیم ها از کنفرانس های ویدئویی و پیام های فوری به عنوان وسیله اصلی ارتباط استفاده می کنند. بعضی اوقات در روش های حضوری با حضور سر میز کارمند به بررسی جزییات فعالیت او پرداخته می‌شود. مشابه همین روش نیز با بررسی جزییات فعالیت فرد دورکار به هر روشی انجام می شود . اصولاً این رویکرد دورکاری، روش کار حضور در محیط شرکت را تقلید می کند. دراین روش شما به مزایای دورکاری دست نخواهید یافت.

تیم دورکار مستقلال

این فرمی است که به طور فعال در شرکت های موفق استفاده می شود. در این حالت ، ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، داستان روی تابلوهای Kanban و موارد مشابه نیازی به پاسخ فوری ندارند. [2]

اگر بخواهیم از مزایای دورکاری (خصوصاً مزایای شخصی آنها) استفاده کنیم ، باید بر تیمی مستقل تمرکز کنیم [2]

در این حالت ، مدیر بطور خاص علاقه ای به نحوه انجام کار ندارد ، آنچه مهم است این است که کار به موقع و مطابق با استانداردهای کیفیت تعیین شده انجام شود. [2]

مزایا و معایب تیم های دورکار

هر سازمانی باید مطابق با شرایط بازار ، الزامات تنظیم کننده ، محصول ، مدل تجاری خود تیم دورکار خود را ساماندهی کند. اما شاخص مشترک بسیار مهم بین همه آنها "اعتماد متقابل بین تیم دورکار و کارفرما" [2] است.

مزایای تیم های دورکار

سمت شرکت:

• دسترسی به استعدادها در سطح وسیع

• امکان ورود راحت تر به بازارهای جدید

• ارتباطات "با طراحی" نظم بیشتری دارند

• اعضای تیم مستقل تر هستند و نیازی به راهنمایی مداوم ندارند

• صرفه جویی در هزینه های اداری

جنبه شخصی( قابل استفاده مشترک بین سازمان و کارمند دورکار)

• تعادل در زندگی و تجربه زندگی بهتر

• امکان استفاده بیشتر و بهتر از زمان

معایب تیم های دورکار

هنگام کار با یک فرد دورکار ، بسیاری از ارتباطات غیر کلامی را از دست می دهید. آنچه در هنگام ارتباطات عادی بدیهی است هنگام کار دورکاری مشخص نخواهد بود .عدم استفاده از مزایای ارتباطات تیمی برخی از مشکلات مهم است. [3]

برخی از معایب اصلی داشتن یک تیم دورکار:

• به دلیل برخی محدودیت ها امکان پذیر نمی باشد (نگهداری ها و رفع مشکلات فیزیکی مربوط به مراکز داده، صنعت مراقبت های بهداشتی ، تولید و...)

• تماس کمتر شخصی ، معاشرت کمتر ، امکان کمتر برای مدیریت رفتار تیم

• مالکیت معنوی و سایر مسائل حقوقی پیچیده

• لزوم توجه بیشتر به پرداخت ها

شاخص اعتماد

اعتماد میزان عمل به توافق های مستند وغیر مستند بین کارمند دورکار و مدیر را نشان می دهد.

عوامل موثر بر شاخص اعتماد و روش محاسبه [2]

وقتی کار خود را با یک عضو جدید یک تیم دورکار شروع می کنید ، شاخص اعتماد در سطح صفر قرار دارد حتی اگر کارمند یا مدیر تجارب منفی از دورکاری داشته باشند ممکن است اعتماد در منطقه منفی قرار بگیرد. چه چیزهایی بر شاخص اعتماد تأثیر می گذارد؟ چه مقدار؟

از طرف کارمند:

• انجام کار اضافی برای یک کار تا 5 واحد مثبت

• تحویل به موقع تا 3 واحد مثبت

• ارتباطات مؤثر تا 1 واحد مثبت

• وقتی کارمند می گوید ، "ببخشید ، ایمیل شما را ندیده ام" تا 1 واحد امتیاز منفی

• وقتی که کارمند قادر به کار روی پروژه شما نبوده و در این باره به مدیر خبری نمی دهد تا 3 امتیاز منفی

از طرف مدیر:

• پرداخت به صورت تمام وقت انجام شود تا 5 امتیاز مثبت

• درخواست شفاف وغیر مبهم 2 امتیاز مثبت

• استانداردهای روشن 1 امتیاز مثبت

• تاخیر در بازخورد و بررسی کار 2 امتیاز منفی

• وقتی مدیر می گوید ، "این دقیقاً چیزی نیست که من در ذهن داشتم" 5 امتیاز منفی

• وقتی مدیر می گوید ، "ببخشید ، من پولی ندارم که طبق قرارداد بپردازم" 10 امتیاز منفی

شاخص اعتماد برای هر ساختار تیمی و نه فقط تیم دورکار قابل استفاده است ، اما در مورد تیمی که فعالیت خود را خارج از محل شرکت انجام میدهد بسیار مهمتر است.

کنترل ریسک با شاخص اعتماد

شاید برخی اعتقاد داشته باشند

"... جهت فعالیت در تیم دورکار افرادی را استخدام می‌کنم که به آنها اعتماد دارند."

اگراین چنین بود بسیار خوب بود، اما به طور معمول ، در آغاز رابطه ، شاخص اعتماد در سطح صفر است. [2]

چگونه می توانید آن را رشد دهید؟ شاید به صورت کلی باید گفت انجام همه کارهای خوب و پرهیز از فعالیت های بد میتواند این شاخص را ارتقا دهد.

استراتژی کنترل ریسک:

• با یک فعالیت کوچک و تحویل گرفتن آن از فرد دورکار شروع کنید. این فعالیت یک تکه کوچک از پروژه اصلی است که در آینده به وی واگذار خواهد شد. خطرات عدم تحقق نتایج کلان پروژه با انجام این آزمون محدود خواهد شد. خطرات مربوط به کارمند دورکار کمتر است و می توان با استفاده از اخذ تضمین مدیریت کار را بهتر پیشبرد.

در صورت موفقیت:

• سطح اعتماد به کارکنان افزایش می یابد. (ما متقاعد میشویم که او می تواند آنچه که در زمان مشخص قول داده است را ارائه نماید.)

• سطح اعتماد کارمند نیز افزایش می یابد (کارمند از سبک مدیریت شما اطلاع حاصل می‌کند و اطمینان میابد که شما به موقع پرداخت می کنید)

با این روش فعالیت یک حس خوب کوچک بین دوطرف شکل می‌گیرد و با فعالیت‌های بعدی در یک فیدبک مثبت تقویت می‌شود.

گام اول تشکیل تیم:

90٪ تلاش هارا برای استخدام مناسب افراد متمرکز کنید

در بین دو مدل فعالیت متمرکز و غیر متمرکز برای شرکت، بیشتر مشکلات مربوط به تیم‌های غیر متمرکز یا دورکار است. زیرا معمولا در نحوه گزینش افراد فقط بر مهارت های تخصصی و حرفه ای تمرکزمی‌کنید و در تست مهارت های سخت، دقیت بیشتری میشود. ، اما مهارت های نرم در مورد یک تیم دورکار مهمتر هستند. [2] کارمند دورکار ایده آل، شخصی است با خصوصیات :

• منظم و منضبط : توانایی کار بدون کنترل مستقیم

• مهارت های ارتباطی : توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیر و با مشتریان

• مهارت های یادگیری : توانایی پیروی از دستورالعمل ها و یادگیری سریع چیزهای جدید

این مهارت های نرم اساس کار تشکیل یک تیم دورکار است. [2] در ادامه چند نمونه از کارهایی که برای ساختن تیم های عالی برای دورکاری مهم بوده است اشاره می شود:

رکن 1. چگونگی کنترل انضباط

از کجا می دانیم که یک کارمند از سطح مورد نیاز نظم و انضباط برخوردار است؟ در این خصوص سریع به فکر استفاده از مطالعات اجتماعی و نظرسنجی های پیچیده به ذهن خطور می‌کند اما به صورت ساده با مد نظر قراردادن نتایج جزئی باید شروع کنید. به عنوان مثال:

• نتایج یک کار آزمایشی را از طریق ایمیل توسط تاریخ و زمان مشخص ارسال کنید

• از یک موضوع خاص در ایمیل شروع کرده و جزئیات لازم را به آن اضافه کنید

سپس شاخص های اساسی زیر بررسی کنید:

• آیا به موقع پاسخ شما داده شده است؟

• آیا موضوع همانطور که انتظار می رفت انجام شده؟

• دستور زبان، نگارش و توضیحات درج شده در ایمیل چگونه است؟

هدف این نیست که همه چیز 100 درصد کامل باشد اما اگر بتواند نمره 80-90 را کسب کند [2] می تواند شروع یک اعتماد باشد.

در این آزمایش ساده طبق تجربه شرکت BSC Designer ، حدود 60٪ ایمیل ها به موقع دریافت نمی‌شوند.

آیا به طور مشخص فرد می تواند بهبود یابد؟ احتمالاً ، تیم دورکار انتخاب شده، بهترین تیم برای انجام این کار نخواهند بود.

آیا مواردی وجود دارد که نتیجه برداشت شده نادرست باشد؟ متأسفانه ، افرادی که نتوانستند برنامه را در ابتدا به خوبی دنبال کنند ، به دشواری و دیرتر مدیریت پذیرتر هستند نسبت به افرادی که دارای انضباط بیشتری بوده اند. [2]

رکن 2. ارتباطات موثر فراتر از پاسخ سریع

ارتباطات مؤثر چیست؟ سریع پاسخ دادن یا کارآمد بودن این ارتباطات مهمتر است؟

ارتباطات مؤثر برای یک کارمند

تصور کنید کار را با فردی شروع کرده اید. شما در مورد دامنه کار و زمان بندی موافقت می کنید نتیجه کار بعد از مدت زمان مذکور می‌تواند یکی از موارد زیر باشد:

• مورد 1. کار به موقع انجام می شود و کیفیت مطابق آنچه انتظار می رود نتیجه خوب و مطلوب است.

• مورد 2. وظیفه به موقع تحویل داده می شود ، اما کیفیت آنطور که انتظار می رود نیست. به صورت خیلی ساده پاسخ این پرسش ها داده شود:

• آیا دلیل آن مشخص نبودن شرایط بوده؟

• آیا دلیل آن این بود که فرد مهارت کافی نداشته؟

• یا وقت کافی نداشته؟

• مورد 3. کار به موقع تحویل داده نشده ، اما شخص به شما اجازه می دهد از این موضوع مطلع شوید.

• مورد 4 . کار به موقع تحویل داده نشده و در روز تحویل با پیام "ببخشید" روبرو می‌شوید.

• مورد 4. کار به موقع تحویل داده نمی شود ، و شخص هم حوصله نمی کند که برای شما توضیح دهد. این یک نشانه بد است ، به خصوص در آغاز فعالیت.

ارتباط موثر برای یک مدیر

در ایجاد ارتباط یک مدیر هم لازم است پیشرفت نماید. این پیشرفت در توانایی تعیین وظایف مشخص و واضح برای یک تیم دورکار یک مهارت واقعا لازم است رخ دهد تا سطح اعتماد از طرف کارمند دورکار نیز افزایش یابد. هر وظیفه ای که شرایط در آن مبهم باشد به خوبی پیش نمی رود.

مطالبی که در زمان تعریف یک کار توسط مدیر می تواند از ابهام آن کم کند میتواند به صورت زیر باشد:

• آیا هنگام تدوین کار اطلاعات کافی داشته؟

• آیا او به اندازه کافی توضیح داده و افکار خود را شرح داده؟

• همکار او واقعاً چه درک کرده است؟

• آیا نیاز است متن تهیه شده را با تصاویر، مقدمه یا جمعبندی تکمیل کند؟

• پیام او چه افکار و احساساتی را ایجاد می کند؟

این سوالات ساده در زمان تعریف یک کار و پاسخ مناسب به انها می‌تواند یک دستور کار شفاف و روشن برای فرد دورکار باشد. این موارد به دلیل ارتباطات نزدیک فرد غیر دور کار با مدیر حساسیت بسیار کمتری دارند. توجه شود که در یک ارتباط دورکاری قرار شد نتایج فقط بررسی شوند و از بررسی روش انجام کار پرهیز شود.

رکن 3. چگونه مهارت های یادگیری را اندازه گیری کنیم

وقتی به سطح اولیه شاخص اعتماد برسید ، می توانید ارتباط خود با کارمند را افزایش دهید. اگر دو رکن قبلی صحیح انجام شده باشد شما تجربه مشترکی ایجاد کرده اید و اکنون می‌توانید مدل ریسک را تکمیل‌تر نمایید. در این مرحله ، لازم است روی موارد زیر تمرکز کنید:

• چقدر فرد در حال یادگیری است

• چقدر فرد دستورالعمل ها را رعایت می کند

• چقدر فرد خلاق است

• چقدر فرد با مدیر و مشتری ارتباط برقرار می کند

همه این کارها باعث افزایش شاخص اعتماد متقابل بین کارمند و مدیر می شود اگر سبک مدیریت روشن تر و ارزش های شرکت هم واضح تر شوند.

جمع بندی :

اتخاذ ایجاد تیم های دورکاری برای انجام فعالیت های شرکت مفید است و می تواند باعث چابکی در انجام فعالیت ها و پروژه های شرکت شوند اگر به چند اصل ساده، ساده نگاه شود :

1- در انتخاب کارمندان برای انجام فعالیتها به صورت دورکاری بیش از کارمندان حاضر در شرکت باید دقت شود.

2- لازم است با سپردن برخی فعالیتهای کوچک نهال اعتماد بین دو طرف را قرص کرد.

3- ریسک همکاری را با توسعه مدل مشخصی بین طرفین با ایجاد خواسته های روشن از طرف مدیر و دقت در زمان انجام درخواست و کیفیت خروجیها توسط شخص دورکار می‌توان کاهش داد.

4- مدل توسعه مذکور را بر اساس نتایج مرتب بررسی و بازخورد آن در اقدام های بعدی مد نظر قرار گیرند.

منابع :

[1] F. HR Perspective, "SHRM / Globalization Partners Survey Global Team," SHRM / Globalization Partners Survey Global Team, 2019.

[2] A. Savkin, "BSC Designer," BSC Service, [Online]. Available: https://bscdesigner.com/remote-employees.htm.

[3] LinkedIn, " Talent Solutions," 2019، . [Online].