همین الان به صرف کردن 10 دقیقه زمان برای ارزیابی برنامه های عمومی روزانتان و اینکه چطور آنها را با اهدافتان تراز کنید، بپردازید. یک بار که این اطلاعات را داشته باشید، دیگه خیلی آسان خواهد شد که کارهایتان را در لیست اولویت قرار دهید.
تمام افراد تیم من در هر روز کاری، باید به یک سطل پر از وظایف رسیدگی کنند. در بالاتر از آن اکثر وظایف خلاقانه یا حل مسئله است.
با وجود بار وظایفی که باید به آنها رسیدگی کنند، تیم ما قادر است که خلاق باقی بماند و با ثبات به سمت هدف کار کنند.
چطور ما این کار را انجام می دهیم؟
من می خواهم فاش کنم که چطور من به تیمم کمک کردم که با قدرت، درست اولویت بندی کردن، از پس این حجم از کار بر می آیند. با گذاشتن چند دقیقه زمان برای خواندن این مقاله به معنای واقعی هزاران ساعت را در مدت طولانی می توانید ذخیره کنید. بنابراین پس بیایید روش من برای چگونگی اولویت بندی کردن را شروع کنیم:
روش قیاسی یک روش موثر است که من سالیان پیش خلق کردم.
یک روز یکی از ویراستار های جدید پیش من آمد و گفت چگونه با وظایف گوناگون که باید به زمان مهلت آنها هم دقت کند، دست و پنجه نرم کند!
در پایان هر روز، او احساس می کرد که خیلی کار انجام داده است اما اغلب با داشتن یک ایده خلاق مشکل داشت و نمی توانست یک مقاله را موفق چاپ کند. از آنچه که به من گفت، مشخص بود که او احساس غرق شدن می کرد و و در مورد رسیدن به اهدافش به مرور ناامید می شد با وجود این که چند ساعت وقت اضافه در اکثر روزها می گذاشت. بعد از این که به مشاوره ی من گوش داد و من روش قیاسی را به او معرفی کردم و او ناگهان یک رشد موثر داشت، که این گونه به نظر می رسید:
آیا کنجکاو هستید بدانید چگونه این کار را انجام داد؟ پس راهنمای قدم به قدم آن را بخوانید:
وقتی برنامه ریزی در مقابل بهره وری مسائل می آید، این عاقلانه به نظر می رسد که از قبل برنامه ریزی کنید تا عمل. با این حال، خیلی درگیر برنامه ریزی نشوید که در تله ی آن نیفتید و هرگز فراتر از قدم اول نبریدش.
توصیه ی من این است که به خود زمان مشخص برای برنامه ریزی بدهید، اما آن را کوتاه نگه دارید. به طور ایده آل 10 تا 15 دقیقه برای فکر کردن در مورد برنامه ریزیتان، باید کافی باشد.
این عنصر، هسته ای است که روش قیاسی را موثر می کند.
و این گونه کار می کند:
به کارهایی که می خواهید انجام دهید نگاه کنید و ضرورت هر کدام را باز بینی کنید. مخصوصا، ضرورت یک کار را با سود و زیانش اندازه گیری کنید.
منظور از زیان، تلاشی است که برای انجام آن کار باید انجام دهید(که شامل زمان، پول و دیگر منابع است).
سود این است که چقدر به اهداف شما نزدیک باشد.
برای آسان تر شدن، من در زیر چهار ترکیب را لیست کرده ام که شما را قادر می سازد که به راحتی و با سرعت اولویت هر کار را بیابید:
زیان کم + سود بالا
این کارها را باید اول انجام دهید زیرا آنها آسان ترین برای انجام دادن هستند، و به شما کمک میکند به سمت هدفتان بروید.
ساختن بروشور هنری فروش جز این دسته قرار می گیرد. شما به راحتی می توانید تصمیم بگیرید که طراحی قسمت های هنری تان را دوست دارید، اما تصمیم شما در مورد جزوه محصولات و فرستادن آن به مشتری های بلقوه متعاقبا سود فروش را خواهد داشت.
زیان بالا + سود بالا
شکستن کارهای با زیان بالا به کارهای کوچک تر. به عبارت دیگر، شکستن کارهای بزرگ به کارهای کوچک که کمتر از یک ساعت احتیاج دارند و سپس دوباره ارزیابی کردن این کار های کوچک و تنظیم سطح اولویت های آن ها.
تصور کنید اگر از شما خواسته شود که برای راه اندازی یک مکمل پودری پروتئینی، بدون لبنیات، جدید برنامه ریزی کنید. به جای نوشتن کل برنامه در یک بار، هدف گذاری کنید که در زمان های متفاوت بخش های متفاوت آن را بنویسید.
(به طور مثال 30 دقیقه برای نوشتن مقدمات، یک ساعت برای نوشتن بدنه متن و 30 دقیقه برای نتیجه گیری وقت بگذارید).
زیان کم + سود کم
این ترکیب باید کمترین اولویت شما باشد. یا 10 تا 15 دقیقه برای رسیدگی به آن اختصاص دهید یا این گونه کارها را بین کارهای ارزشمند به عنوان زنگ تفریح مفید قرار دهید.
اینها احتمالا کارهای ضروری هستند (به طور مثال کار های روتین مانند چک کردن ایمیل ها) اما آنها در رسیدن به اهداف دلخواهتان مشارکت نمی کنند. آنها را در پایین لیست اولویت بندی قرار دهید.
زیان بالا + سود کم
بازبینی کنید اگر این کارها واقعا ضروری هستند. این گونه بیاندیشید که اگر نیاز است حتما این کار را انجام دهید چطور زیانش را کم کنید؟
برای نمونه، هیچ وسیله یا سیستمی برای سرعت بخشیدن به آن می تواند باشد؟ در این دسته بندی، شما باید چیز هایی مانند چک کردن یا به روز رسانی کردن شماره فروش را بیابید. این می تواند چیزهای با احتیاط و زمان بر با خطای کمتر باشد. با این حال، اپ های زیادی وجود دارد که می تواند این فرایند را برای شما انجام دهد.
زمانی که شما کار خود را ارزیابی می کنید، اهمیت هر کدام را می فهمید. این فورا به شما یک تصویر واضح از اینکه کدام کار کمک می کند که بیشتر به دست آورید، می دهد(به جای به دست آوردن هدف). با این حال، بعضی وقت ها، شما قادر نیستید که برای اولویت هر کاری تصمیم بگیرید زیرا مهلت ها از بخش های بیرونی مانند مدیر یا سازمانها تنظیم می شود.
در این شرایط چه کار کنیم؟
خوب، من پیشنهاد می دهم که بعد از ارزیابی اهمیت و ارزش کار های جاری، لیست را بر اساس مهلت بچینید و براین اساس اولویت ها را تنظیم کنید.
روش قیاسی با تمام چیزهایی که قبلا امتحان کردید متفاوت است!
با پذیرفتن روش قیاسی، شما با اولویت بندی درست کارها شروع می کنید و مهم تر از آن، بازدهی را تا 10 برابر بیشتر تقویت می کنید!
و بر خلاف دیگر روش ها که نمی گوید که چطور ضرورت یک کار را بیابید، روش من کمک می کند که کار ها را به 2 بخش تقسیم کنید: سود و زیان.
روش من همچنین به شما کمک میکند که بر اساس ترکیبات مختلف سود و زیان چه تصمیمی بگیرید.
همین الان به صرف کردن 10 دقیقه زمان برای ارزیابی برنامه های عمومی روزانتان و اینکه چطور آنها را با اهدافتان تراز کنید، بپردازید. یک بار که این اطلاعات را داشته باشید، دیگه خیلی آسان خواهد شد که کارهایتان را در لیست اولویت قرار دهید. هر آنچه که باقی می ماند، شما آنها را از روز کاری بعدی بر اساس لیست جدیدتان بیرون خواهید انداخت.
به من اعتماد کنید، با یک بار استفاده از روش قیاسی، شما دیگر به روش های قدیم کار کردنتان باز نمی گردید.
برای مشاهده ی مطالب بیشتر، میتوانید به سایت زیر مراجعه نمایید.
www.yourtimecoach.org
