هیچ دو پروژه ای دقیقاً یکسان نیستند ، به این معنی که روشهای مختلفی برای مدیریت آنها وجود دارد. هر پروژه نیازها و فاکتورهای خاص خود را دارد که بر چگونگی اقدام و دستیابی به اهداف خود تأثیر می گذارد. روش های زیادی برای مدیریت پروژه ها وجود دارد و همیشه یک راه درست برای انجام آنها نیست. این را تصور کنید ، شما در حال مدیریت یک کارزار سیاسی برای یک نامزد محلی هستید. برای تحقق این امر ، باید به مواردی مانند منابع موجود ، افرادی که با آنها کار می کنید ، تاریخ انتخابات و مکان خود فکر کنید. برای انجام موفقیت آمیز پروژه خود باید از بسیاری از جزئیات آگاه باشید. از آنجا که بسیاری از موارد مختلف می توانند بر روی یک پروژه تأثیر بگذارند ، درک ساختار اصلی آن مهم است. ما این ساختار را چرخه عمر پروژه می نامیم. چرخه زندگی یک روش عالی برای هدایت پروژه شما در مسیر درست است تا شما و پروژه خود در مسیر درست و در جای مناسب قرار بگیرید. اکثر چرخه های زندگی پروژه دارای چهار مرحله اصلی هستند که هر یک از آنها وظایف و نگرانی های خاص خود را دارند. فازهای اصلی یک پروژه شامل شروع پروژه (initiate the project)، تهیه برنامه (make a plan)، اجرا و تکمیل وظایف (execute and complete tasks) و در آخر بستن پروژه (close the project) است.
بیایید در مورد مرحله اول صحبت کنیم ، پروژه را آغاز کنیم. در این مرحله ، شما اهداف پروژه و موارد قابل تحویل را تعیین خواهید کرد ، بودجه و منابع مورد نیاز خود ، افراد درگیر در پروژه شما و سایر جزئیات را که می تواند بر موفقیت پروژه شما تأثیر بگذارد ، را شناسایی میکنید. برای نشان دادن ارزش پروژه ، همه این اطلاعات را در یک مکان مستند می کنید و امیدوارم که برای ادامه کار با تأیید روبرو شوید. پس از تصویب پروژه ، به سراغ مرحله ی بعد میرویم.
در مرحله بعد ، شما برنامه ای برای چگونگی دستیابی به اهداف پروژه خود تنظیم خواهید کرد. انواع مختلفی برای برنامه ریزی پروژه شما وجود دارد که بعداً به روش ها و تکنیک های مختلفی خواهیم پرداخت. در حال حاضر ، نکته مهمی که باید بدانید این است که برای هر پروژه ، داشتن طرحی از چگونگی رسیدن به اهداف خود 100 درصد ضروری است. در مورد آن فکر کنید بدون برنامه ریزی برای شکل ظاهری خانه یا هزینه ای که دارید نمی توانید برای ساخت خانه یک پیمانکار استخدام کنید. همین ملاحظات در مورد هر پروژه ای که شما مدیریت می کنید اعمال می شود. برای اثربخشی ، برنامه شما باید موارد زیادی را شامل شود. به عنوان مثال ، بودجه ، تجزیه و تحلیل کلیه وظایفی که باید برای انجام آنها انجام دهید ، روش های برقراری ارتباط بین نقش و مسئولیت های تیم ، برنامه زمان بندی ، منابع و اینکه در صورت مواجه شدن پروژه شما با مشکل یا تغییر باید چه کاری انجام دهید. این فقط برای ذکر چند مورد است.
هنگامی که برنامه خود را عملی کردید ، زمان اجرا و تکمیل آن کارها فرا رسیده است. ذکر این نکته مهم است که تیم پروژه شما وظیفه تکمیل وظایف پروژه را دارد. به عنوان یک مدیر پروژه ، نقش شما کمی متفاوت است. در حالی که شما ممکن است وظیفه انجام برخی کارها را در پروژه بر عهده داشته باشید ، وظایف اصلی شما به عنوان مدیر پروژه نظارت بر پیشرفت و ایجاد انگیزه در تیم شما است. همچنین موانعی را که ممکن است ایجاد شود برطرف می کنید تا وظایف به موقع و خوب انجام شوند.
سرانجام ، وقتی همه وظایف به اتمام رسید ، تمام منابع حساب شده و پروژه از خط پایان عبور کرد ، وقت آن است که پروژه را ببندید. چرا بستن مهم است؟ یک دلیل مهم این است که تیم شما لحظه ای برای تجلیل از همه تلاش های خود دارد. بسته شدن پروژه همچنین فرصتی برای ارزیابی نحوه اجرای پروژه است. می توانید یادداشت کنید که چه عواملی موثر بوده و چه عواملی نه ، بنابراین می توانید برای دفعه بعدی بهتر برنامه ریزی کنید. حتی اگر این پروژه موفقیت چشمگیری داشته باشد ، صرف زمان برای تأمل مفید است. بستن پروژه همچنین راهی عالی برای برقراری ارتباط با هر کس خارج از تیم شما است که ممکن است به هدف پروژه علاقه داشته باشد. می توانید به همه اطلاع دهید که چه طور اتمام یافته و به چه نتایجی رسیده اید. برخی از پروژه ها مانند مثال کمپین ، تاریخ پایان مشخصی دارند. وقتی پروژه تمام شد ، همین. دیگر کاری برای انجام دادن وجود ندارد. سایر پروژه ها دارای خط پایان متفاوت هستند. به عنوان مثال ، پروژه ای که شما در حال اجرای سیستم جدید سفارش در رستوران هستید ، پس از راه اندازی سیستم و کارمندان از نحوه کار آن مطلع می شوند. در آن مرحله ، اهداف شما کامل می شود. وقت آن رسیده است که پروژه را به گروه دیگری تحویل دهیم که وظیفه آنها پشتیبانی و اطمینان از عملکرد روزمره سیستم است. مثال دیگر این است ، من یک بار پروژه ایجاد داشبوردی را انجام دادم که توسط ذینفعان مختلف سازمان من استفاده می شود. این داشبورد بسته به تیمی که در سازمان گسترده ما عضو بودند ، اطلاعات مربوطه را به هر ذینفع نشان می دهد. من کار را شروع کردم ، از نوشتن چشم انداز پروژه تا پایان جایی که داشبورد را تحویل دادیم. هنگامی که محصول نهایی را رد کردم ، به روزرسانی مداوم داده های هر تیم و صفحه داشبورد مربوطه را به تیم های مربوطه منتقل کردم. به این فکر کنید که کلیدهای یک خانه تازه ساخت را به صاحب جدیدش تحویل دهید. پروژه ساخت خانه کامل است و اکنون مالک باید از خانه نگهداری کند. نام دقیق هر مرحله ممکن است بسته به نوع پروژه یا سازمانی که در آن کار می کنید تغییر کند. اما ایده کلی ثابت می ماند.
لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.
