مدیریت چابک

مدیریت چابک چیست؟ مدیریت چابک یک رویکرد تکرارپذیر برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار است که بر انتشار مداوم و ترکیب بازخورد مشتری با هر تکرار تمرکز دارد. تیم‌های نرم‌افزاری که از روش‌های مدیریت چابک استقبال می‌کنند، سرعت توسعه خود را افزایش می‌دهند، باعث بهبود همکاری میشوند و توانایی پاسخگویی بهتر به روندهای بازار را تقویت می‌کنند.

گسترش انقلابی مدیریت پروژه چابک در بسیاری از شرکتها مدیریت پروژه را با دوراهی روبرو کرده است.

مدیران پروژه در حال دست و پنجه نرم کردن با این واقعیت هستند که باید سال ها تجربه و آموزش خود را با فلسفه ای چابک تر منطبق سازند، در غیر این صورت میتوان آن ها را مانند دایناسورها دانست.

ایجاد نسخه جدیدی از حرفه ای در مدیریت چابک (ACP) از سوی موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) نشان داده است که این موسسه ساخت ابعاد چالاک تر در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) را نیاز دیده است. مدیران در بسیاری از شرکت ها، به مدیریت پروژه به چشم یک مرکز هزینه های لازم و یا از دید یک حوزه ای برای ذخیره بودجه منابع نگاه می‌کنند.

مدیریت چابک چیست؟
https://www.ahmadzadeh.academy/what-is-agile-management/

مدیریت چابک یا Agile Management رویکردی مدرن در رسیدگی به پروژه‌ها است که روی عرضه مداوم نسخه‌های مختلفی از محصول که بازخورد مخاطبان را به دست می‌آورند متمرکز است. این رویه تفاوت‌های فراوان با مدیریت پروژه «آبشاری» دارد که رویکردی خطی در قبال توسعه محصول در پیش می‌گیرد. مدیریت چابک به گونه‌ای صورت می‌گیرد که تمام اعضای حاضر در یک تیم را به برقراری ارتباط آزادانه، همکاری، الهام‌گیری و اعتماد متقابل تشویق می‌کند.

در نخستین سال‌های ظهور این سیستم، مدیریت چابک معمولا از سوی تیم‌های کوچکی به کار گرفته می‌شد که روی پروژه‌های کوچک و خودکفا کار می‌کردند. همین افراد اثبات کردند که مدل مدیریتی چابک جواب می‌دهد و به این ترتیب توسعه‌دهندگان نرم‌افزار در سراسر جهان، با کمال میل شروع به تعبیه آن در رویه‌های مدیریتی خود کردند. در سال‌های اخیر، سازمان‌های بزرگ‌تر هم مدیریت چابک را در مقیاسی بزرگ‌تر از تیم‌ها و پروژه‌های واحد به کار بسته‌اند و در صدد استفاده از آن در تمام برنامه‌های خود برآمده‌اند. مدیریت چابک ضمنا دیگر در انحصار تیم‌های توسعه نرم‌افزار نیست و در دنیای فناوری اطلاعات، بازاریابی و توسعه تجارت هم به کار گرفته می‌شود.

با توجه به پیشرفت مداوم کسب‌وکارها، روش مدیریت چابک می‌تواند چشم‌انداز موفقیت پروژه شما را تا حد زیادی افزایش دهد. رویکرد چابک به عنوان راهی برای تکمیل کارها در دنیای پیچیده و همیشه در حال تغییر، به سرعت در حال کسب محبوبیت است. رویکرد چابک در فرهنگ‌های سازگاری رشد می‌کند که اعضای تیم با سرعت تغییر ایجاد می‌کنند. در این راهنما، درباره مدیریت پروژه چابک، مولفه‌ها و اصول کلیدی آن و نحوه اجرای رویکرد چابک، نکات مفیدی خواهید آموخت.

آیا مدیریت پروژه چابک و مدیریت پروژه میتوانند به طور همزمان وجود داشته باشند؟

پاسخ کوتاه به سوال بالا مثبت است.

مدیران پروژه امروزی باید یک چیز را به خوبی درک کنند: راه بقا و رشد در هر شرکتی سازگاری می باشد. سرعت فناوری و تغییر بسیار زیاد است اما غیرقابل کنترل نیست. مدیر پروژه ای که به سرعت با فلسفه های مدیریت چابک سازگار می‌شود، میتواند به سرعت متوجه شود که باید از PMBOK و مدیریت پروژه چابک بیشترین بهره را ببرد و با راه حل های عملی مناسب به سازمان کمک کند.

مدیر پروژه چابک میداند که ثبات و عدم تغییر شرایط با گذشت زمان مسئله ای است که به گذشته مربوط است. یک مدیر پروژه چابک می‌تواند مهارت های مدیریتی خود را به یک نقطه قوت و ابزاری حیاتی تبدیل کند تا بتواند پورتفولیو یا برنامه های چابک را به خوبی مدیریت کند.

مدیر پورتفولیو یا برنامه چابک نقشی بسیار کلیدی در برقراری ارتباط بین تیم های مختلف که محصول ترکیبی به عنوان تحویل دادنی های پروژه را تولید میکنند ایفا می نماید. ایجاد ارتباط بین تیم های چابک یکی از جنبه های مشکل مدیریت چابک به حساب می آید مگر اینکه، سازمان از تمامی ابزار های چابک خود برای دستیابی به یک چشم انداز هماهنگ استفاده کند.

نقش ها و وظایف از پیش تعیین شده، گزینه ها و امکانات جدیدی را در اختیار مدیر پروژه قرار میدهد تا یک نظم مدیریت پروژه چابک جدید و با طراوت را برای سازمان به ارمغان بیاورد.

مدیریت چابک چیست؟

همانطور که بالاتر نیز گفتیم، مدیریت چابک رویکردی مدرن در قبال روند عرضه محصول است و تیم‌های توسعه به عرضه مداوم نسخه‌های گوناگون از محصول خود می‌پردازند تا بازخورد مشتریان را نیز به شکلی پی‌درپی به دست آورند. در این رویه که نیازمند پیشبرد کار در سیکل‌های مشخص است، تیم توسعه باید از خود چابکی فراوان و همینطور تطبیق‌پذیری نشان دهد. این رویکردی متفاوت با رویه مدیریت پروژه خطی است که مسیری مشخص را دنبال کرده و به ندرت از آن منحرف می‌شود. مدیریت چابک ضمنا سنگ بنای رویکردهای DevOps به حساب می‌آید و تیم‌های توسعه و عملیات، به شکلی تنگاتنگ با یکدیگر همکاری دارند.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile Project Management - APM)، یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه است که روی تقسیم و تجزیه‌ پروژه‌های بزرگ به وظایف (Task) قابل کنترل و کوچک‌تر تمرکز دارد؛ پروژه‌هایی که با تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند. Agile برای تمرکز بر بهبود مستمر در توسعه محصول یا خدمات، از چرخه‌های توسعه کوتاه به نام اسپرینت (Sprint) استفاده می‌کند.

تطبیق پذیری؛ یعنی توانایی تغییر دادن یا تغییر کردن، متناسب با شرایط جدید و توانایی انطباق سریع و کارآمد با تغییرات، یک مهارت حیاتی برای رهبران است. این موضوع برابر با هنر انعطاف‌پذیری تحت تأثیر تغییر سریع شرایط خارجی است. رهبر چابک بودن به معنای انعطاف‌پذیری، پاسخگویی در برابر تغییرات و تمایل به یادگیری و اتخاذ راه‌های جدید است که منجر به بقای موثر و موفقیت در فضای رقابتی تجارت مدرن می‌شود. افرادی که از نظر سازگاری و توانایی چابکی امتیاز بالایی کسب می‌کنند، می‌توانند با تغییر کردن مقابله مثبت‌تری داشته باشند و می‌توانند رویکرد خود را برای تغییر نیازها تطبیق داده و اولویت‌های خود را تغییر دهند.

مدیریت چابک همان‌طور که از نامش پیداست، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که برای تغییر سریع جهت و تمرکز پروژه، از تجهیزات بهتری برخوردار شوند. شرکت‌های نرم‌افزاری و آژانس‌های بازاریابی، بیش از هر کسب‌وکار دیگری از تمایل ذینفعان پروژه به تغییر پروژه، آگاه هستند. رویکرد چابک، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا کارهایی که انجام می‌دهند را دوباره ارزیابی کرده و تنظیم کنند تا مطمئن شوند با تغییر کار و چشم‌انداز مشتری، تمرکز تیم نیز تغییر می‌کند.

اگر در مدیریت پروژه چابک تازه‌کار باشید، ممکن است این روش در ابتدا برایتان یک سیستم پیچیده و دشوار برای مدیریت به نظر برسد. اما، چه متوجه آن شوید چه نشوید، در حال حاضر هم بسیاری از کارهایی را که به رویکرد چابک نیاز دارد، انجام می‌دهید. به این صورت که با وقوع چند تغییر سریع، به دنبال چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر و عرضه محصولات کوچک‌تر و مکرر هستید.

درواقع روش مدیریت پروژه چابک ، پروژه را به بخش های کوچک تقسیم می‌کند که این بخش ها در جلسات کاری، از مرحله طراحی تا تست و تضمین کیفیت اجرا و تکمیل می‌شوند. این بخش های کوچک یا همان تکرار ها «اسپرینت» نامیده می‌شوند و در یک تکنیک خاص و ویژه مدیریت پروژه چابک به نام « اسکرام» به کار برده می‌شود.

اسپرینت‌ها به طور کلی کوتاه هستند و بیش از چند روز یا چند هفته اجرا می‌شوند و معمولا ۲ تا ۴ هفته به طول می‌انجامند.

متد چابک تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در طول تکمیل پروژه بخش های مختلف را رصد کنند که این برنامه کنترل مداوم بخش ها باعث می‌شود تا تشخیص دهند که آیا این بخش ها موفق عمل کرده اند یا خیر و در غیر اینصورت بلافاصله و به سرعت نقص ها را برطرف کنند. اعتقاد بر این است که این روش کمک می‌کند تا احتمال شکست در بخش‌های بزرگ و کلی تا حد زیادی کاهش یابد، زیرا بخش‌های کوچک در طول چرخه عمر پروژه به طور مداوم در حال بررسی و بهبود یافتن هستند.

نقش اصلی مدیر پروژه چابک چیست؟

فلسفه اصلی مدیر پروژه چابک تغییر است. مدیر پروژه چابک باید یک عامل تغییر و آموزش دهنده و گسترش دهنده این ایده باشد که تغییر یکی از اصول طبیعت است که سازمان ها نباید از آن دوری کنند بلکه باید آن را در آغوش بگیرند.

صفر تا صد بیانیه و اصول مدیریت چابک Agile
https://www.ahmadzadeh.academy/statements-and-principles-of-agile-management/

شعار اصلی مدیریت پروژه چابک، بهبود و رشد مستمر است. ساختار و چابکی شرکت های امروزی تاسف برانگیز است و اجرای یک روش منظم برای بهبود مستمر به شجاعت زیادی نیاز دارد.

بهره گیری از روش های واقع بینانه مدیریت پروژه که دارای قابلیت سازگاری خوب هستند از پایه ها و اصول اولیه مدیریت پروژه چابک است.

گسترش و بهره مندی از مدیریت پروژه چابک نیازمند تغییرات سازمانی، گاهی در مقیاس بزرگ، است تا اطمینان پیدا کنیم، روش های چابک ما جواب میدهد.

این تغییرات اساسی ساختاری در شرکت ها نیاز به یک قهرمان دارد و این جایی است که مدیر پروژه چابک نقش مهمی را ایفا میکند.

یک مدیر پروژه چابک در جایگاهی است که میتواند به حمایت، مدیریت و رهبری تغییراتی که معتقد است سازمان ها به آن ها نیاز دارند بپردازد و همچنین برای افزایش بازدهی تغییرات، راه حل هایی ارائه دهد.

و در نهایت در ابتدا مدیر پروژه باید نیاز به تغییر را تشخیص دهد و سپس خود را با شرایط سازگار سازد و نقشی که به عنوان عامل تغییر ایفا میکند را با اشتیاق بپذیرد. یک مدیر پروژه موفق باید با یک چشم به شرایط کنونی و یک چشم دیگر با آینده نگاه کند.

مدیر پروژه چابک امروزی باید از هر ابزار و روشی که در دسترس است استفاده کند و هرگز نباید در بهره گیری از آن ها سستی از خود نشان دهد.

افتادن در دام کاهلی و بهره نگرفتن از تمام قابلیت های موجود میتواند مدیر پروژه چابک را عذاب دهد. امیدواریم سازگاری و تطابق با چالاکی شرایط و اصول و قواعد جدید که در این نوشته به آنها اشاره شد، باعث شود مدیران پروژه سرنوشتی که به دنبال آن هستند را دریابند و از حال و هوای اداری و خسته کننده دوری کنند.

چه کسانی از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کنند؟

رویکرد چابک در مدیریت پروژه که در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار و تیم‌های کسب‌وکارهای IT ایجاد شده بود، اکنون توسط انواع دیگری از کسب‌وکارها نیز مورداستفاده قرار گرفته‌است. بازاریابان، دانشگاه‌ها، ارتش و حتی صنعت خودرو نیز به دنبال مدیریت پروژه با رویکرد چابک هستند تا بتوانند محصولاتی نوآورانه را در محیط‌های نامشخص ارائه دهند.

در دنیای نرم‌افزار، وقتی تصمیم به ساخت یا توسعه بیشتر یک فناوری موجود گرفته می‌شود، تعریف محصول نهایی دشوار است. Agile این ابهام را به دلیل انعطاف‌پذیری در تغییر جهت پروژه، هم‌زمان با حرکت روند کار به سمت آینده، امکان‌پذیر می‌سازد.

توجه کنید که هر تیمِ Agile منحصر‌به‌فرد است و درک اصول آن می‌تواند به شما کمک کند یک روش Agile که برای شما و تیمتان مناسب است را تنظیم کنید.

مدیریت آبشاری در مقابل مدیریت چابک

مدیریت چابک نخست از سوی تیم‌های توسعه نرم‌افزاری به کار گرفته شد که رویکرد سنتی‌تر مدیریت آبشاری را آنقدرها سازگار با ذهنیت تجاری خود نمی‌پنداشتند. آن‌ها خواستار متدی بودند که بازخورد مداوم مصرف‌کنندگان را به همراه می‌آورد و باعث می‌شود در سیکل توسعه محصول، امکان پیاده‌سازی انبوهی از تغییرات فراهم باشد.

مدیریت پروژه آبشاری شامل توالی بسیار مشخصی از گام‌های اجرایی و فازهای پروژه می‌شود و تا زمانی که فاز قبلی تایید مدیریت را به دست نیاورد، وارد فاز بعدی نخواهد شد. وقتی یک فاز به پایان می‌رسد، بازگشت به مرحله قبلی و بازنگری در کارهایی که پیشتر انجام شده می‌تواند بسیار دشوار و هزینه‌بر باشد. تیم‌های چابک هم البته توالی خاص خود را از نظر فازهای پیشبرد پروژه دارند، اما تمام کارها را در ابعاد بسیار کوچک‌تری پیش برده و خود را در سیکل دریافت بازخورد مداوم نگه می‌دارند.

مدیریت پروژه آبشاری اساسا فرمولی بسیار خطی و متوالی را طی می‌کند. این رویکرد به درد آن دسته از کسب‌وکارهایی می‌خورد که پروسه‌های قابل پیش‌بینی و تکراری دارند، اما برای تیم‌های توسعه‌ای که می‌خواهند سریع‌تر از رقبای خود با نیازهای مشتریان و بازار تطبیق یابند گزینه چندان ایده‌آلی به حساب نمی‌آید.

یک ددلاین از دست رفته یا تغییری جزیی در دورنمای یک پروژه آبشاری می‌تواند تاثیراتی شگرف روی تمام محصول گذاشته و عرضه را به شکل قابل توجهی به تعویق بیندازد. علاوه بر این وقتی اعضای تیم به صورت کامل روی فاز بعدی کار متمرکز شده‌اند، رسیدگی به نواقص فنی یا برطرف‌سازی باگ‌ها می‌تواند یک سردرد واقعی باشد. زیرا تیم کاملا مشغول کار روی قابلیت‌های جدید است و به سختی به پیش می‌رود تا به زمان‌بندی فاز بعدی برسد.

در پایین نمایه‌ای از یک پروژه‌ آبشاری استاندارد می‌بینید که شامل بلوک‌های زمانی گوناگون است. این باعث می‌شود نوعی ذهنیت «یا از زمان استفاده کن یا بباز» بر پروژه غالب شود که توسعه‌دهندگان، صاحبان محصول و سهام‌داران را به درخواست بیشترین زمان ممکن در هر بازه ترغیب می‌کند، زیرا ممکن است در آینده هیچ فرصتی برای بازنگری در یک فاز وجود نداشته باشد. به صورت معمول تیم‌هایی که به سراغ مدیریت آبشاری می‌روند رویکردی تحت عنوان «کنترل تغییر» را در پیش می‌گیرند و این یعنی تمام طرفین به این توافق نظر می‌رسند که قرارداد ابتدایی نباید دچار تغییر شود.

مدیریت چابک در بازاریابی برای رشد سریع کسب و کار

مدل آبشاری می‌تواند به برخی از چالش‌های مشخص توسعه محصول دامن بزند:

موانع و مدیریت اتکا: استایل‌های مدیریت پروژه سنتی معمولا به «مسیرهای حیاتی» منتهی می‌شوند. در این حالت تا زمانی که مشکلی که به مانعی برای پروژه تبدیل شده برطرف نگردد، کار پیش نمی‌رود.
دشواری در دریافت بازخورد کاربر و اعتبارسنجی محصول: برای اینکه به زخم نمک پاشیده شده باشد، مشتری نهایی تا پیش از عرضه محصول به صورت کامل قادر به تعامل با آن نیست. بنابراین شاهد بروز این مشکل جدی هستیم که برخی نواقص در طراحی و کدنویسی محصول تا پیش از عرضه شناسایی نخواهند شد.

در رویه‌ای متضاد، مدیریت چابک رویکردی سیکلی در پیش گرفته و چندین گام تدریجی به وجود می‌آورد و در حد فاصل میان گام‌ها، شاهد فاز بازخوردگیری از مخاطبان هستیم. این رویه به شکل‌گیری تطبیق‌پذیری منجر می‌شود، زیرا تیم می‌تواند در تمام پروسه توسعه محصول به ایجاد تغییر بپردازد و دائما در مسیری خطی نباشد. تیم توسعه می‌تواند محصول خود را از طریق به‌روزرسانی‌های مداوم و تاثیرگذار به دست مشتریان برساند و اساسا چندین برد کوچک را تجربه کند کند.

بخش‌های اصلی مدیریت پروژه چابک

هر پروژه‌ای که به روش چابک مدیریت می‌شود دارای پنج جزء کلیدی است. این اجزاء در قسمت‌های مختلف پروژه بررسی و به‌کار گرفته می‌شوند که در ادامه با آنها آشنا می‌شوید:

۱- داستان‌های کاربر (User stories)

به زبان ساده، داستان کاربر تعریف سطح بالایی از درخواست کار است که شامل اطلاعات کافی برای این است که تیم بتواند برآورد معقولی از تلاش مورد نیاز برای انجام درخواست، ارائه دهد. این توضیح کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده است و بر تشریح خواسته‌های مشتری شما (اهدافشان) و دلیل آن متمرکز است.

۲- اسپرینت (Sprints)

Sprint در لغت به معنی «دوی سرعت» است؛ اما در مدیریت چابک، اسپرینت یک تکرار کوتاه از کار است که معمولاً بین یک تا سه هفته، در زمانی که تیم‌ها روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند، تکمیل می‌شود. ایده این است که هم‌زمان با پیش‌روی پروژه، این اسپرینت‌ها را به طور مداوم تکرار کنید تا محصول شما آماده شود. پس از اتمام هر اسپرینت، شما محصول را مرور می‌کنید تا ببینید چه چیزهایی کار می‌کنند و چه چیزهایی کار نمی‌کنند، تنظیمات مورد نیاز را انجام می‌دهید و دوباره یک اسپرینت دیگر را برای بهبود محصول یا خدمات خود شروع می‌کنید.

۳- جلسات استندآپ (Stand-up meetings)

جلسات استندآپ روزانه که مدت آن معمولا زیر 10 دقیقه است و به آن «جلسات روزانه اسکرام» نیز می‌گویند، یک روش عالی برای اطمینان از این است که همه از تمام موضوعات مربوط به پروژه آگاه و در مسیر درستی هستند. این تعاملات روزمره به این دلیل با عنوان «استندآپ» شناخته می‌شوند که شرکت‌کنندگان باید در آن بایستند و کمک کنند که جلسات بصورت کوتاه و با پرداختن به موضوع هدف اصلی، برگزار شوند.

۴- تخته چابک (Agile board)

استفاده از یک تخته چابک به تیم شما کمک می‌کند که پیشرفت پروژه را دنبال کنند. این تخته می‌تواند یک تخته سفید ساده با یادداشت‌های روی آن باشد و یا عملکردی در نرم‌افزار مدیریت پروژه شما.

۵- بک‌ لاگ (Backlog)

همانطور که درخواست‌های پروژه از طریق سیستم ورودی شما دریافت می‌شوند ، در موارد عقب مانده به داستان‌های برجسته تبدیل می‌شوند. در طول جلسات برنامه‌ریزی چابک، تیم شما امتیازات داستانی مربوط به هر کار را تخمین می‌زند. در طول برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها، داستان‌های موجود در بک لاگ به درون اسپرینت منتقل می‌شوند تا در طول تکرار چرخه‌ اسپرینت تکمیل شوند. مدیریت بک لاگ‌ها برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش حیاتی دارد.

مدیریت پروژه چابک (APM) چگونه کار می‌کند؟

تیم‌های مدیریت چابک، بازخوردهای خیلی سریع، سازگاری مداوم و بهترین شیوه ها در تکرار آن‌ها را می‌سازند.

آن‌ها شیوه‌هایی مانند استقرار مداوم و پیوستگی مداوم را با استفاده از تکنولوژی‌های خودکار برای سرعت بخشیدن به انتشار و استفاده از محصولات اتخاذ می‌کنند.

به علاوه، مدیریت پروژه چابک از تیم‌ها می‌خواهد که همزمان با انجام کار، به طور مداوم زمان و هزینه را برآورد و ارزیابی کنند. آن‎‌ها به جای نمودار گانت (Gantt Chart)، برای ارزیابی و اندازه‌گیری پیشرفت کار از نمودارهای burndown و burnup استفاده می‌کنند.

مدیریت پروژه چابک نیاز به حضور یا مشارکت یک مدیر پروژه ندارد. اگرچه در روش‌های سنتی مانند روش مدیریت پروژه آبشاری Waterfall (برای مدیریت بودجه، مدیریت پرسنل، دامنه پروژه، کیفیت، الزامات و سایر عناصر کلیدی) به منظور دستیابی به موفقیت حضور یک مدیر پروژه ضروری است، اما در روش مدیریت پروژه چابک ، نقش مدیر پروژه در بین اعضای تیم تقسیم می‌شود.

به عنوان مثال، اهداف پروژه توسط صاحب محصول یا صاحب پروژه تعیین می‌شود و اعضای تیم برنامه ریزی، گزارش پیشرفت و سایر کارها را تقسیم می‌کنند. برخی از روش‌های مدیریت چابک پروژه لایه های دیگری از مدیریت را نیز اضافه می‌کنند مانند: استفاده از رویکرد اسکروم که به تعیین اولویت‌ها کمک می‌کند و می‌تواند پروسه تکمیل پروژه را بهبود بخشد.

مدیریت چابک در شرکت های داروسازی
https://www.ahmadzadeh.academy/agile-pharma/

با این حال در روش مدیریت پروژه چابک ، مدیران پروژه هنوز منسوخ نشده اند و از آن‌ها استفاده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها به خصوص در پروژه های بزرگ‌تر و پیچیده‌ترهنوز برای این روش از مدیران پروژه استفاده می‌کنند. البته سازمان‌ها بیشتر این مدیران پروژه را در نقش هماهنگ کننده با مسئول پروژه به کار می‌گیرند.

با توجه به تغییر کار از مدیران پروژه به تیم‌های چابک، متد مدیریت پروژه چابک از اعضای تیم می‌خواهد که چگونگی کار در این متد جدید را بیاموزند. آن‌ها باید قادر باشند که با همان کیفیت که با کاربران در تعامل هستند با دیگر اعضای تیم نیز در تعامل باشند. علاوه بر این باید بتوانند با یکدیگر به طور صحیح ارتباط برقرار کنند تا پروژه‌ها در مسیر درست خود و با موفقیت پیش روند. همچنین باید توانایی انجام اقدامات مناسب در زمان مناسب را داشته باشند تا بتوانند با تحولات مداوم پروژه هماهنگ باشند.

مدیریت چابک و ساختار سیکلی آن می‌تواند چندین فرصت برای تیم به وجود آورد:

تطبیق‌ یافتن با شرایطی که مداوما در حال تغییر است، از پیش‌نیازهایی که در میانه روند توسعه کشف می‌شوند تا موانعی که در کار سنگ‌اندازی می‌کنند.
جمع‌آوری بازخورد سهام‌داران در پروسه توسعه و واکنش نشان دادن به آن‌ها، بدون اینکه ددلاین عرضه محصول بر تیم استرس وارد کند.
برقراری ارتباط سازنده میان اعضای گوناگون تیم که باعث می‌شود افراد به شکلی آسان‌تر و موثرتر قادر به تعامل با یکدیگر باشند.

مدیریت چابک به تیم‌ها اجازه می‌دهد واکنشی ارتجاعی‌تر به تغییراتی داشته باشند که به شکلی اجتناب‌ناپذیر حین پیش بردن یک پروژه رخ می‌دهند.

و مزیت حتی بزرگ‌تر، مهارتی است که میان تمام اعضای تیم نرم‌افزار به اشتراک گذاشته می‌شود. هم‌پوشانی مهارتی اعضای تیم باعث شکل‌گیری انعطاف‌پذیری شده و هرکسی می‌تواند روی پایه کد تیم کار کند. به این ترتیب اگر مسیر پروژه تغییر کند، منابع و زمان هدر نمی‌روند.

مزایای مدیریت پروژه چابک چیست؟

مدیریت پروژه چابک مزایای بی‌شماری را برای سازمان‌ها، تیم‌های پروژه و محصولات فراهم می‌کند. مزایای اصلی و چگونگی به حداکثر رساندن آنها به شرح زیر است:

۱- کیفیت بهتر محصول

متد‌های چابک دارای تضمینی برای اطمینان از بالاترین حد کیفیت محصولات را دارند که توسط عومل زیر ایجاد می‌شود:

اتخاذ رویکردی پیشگیرانه نسبت به کیفیت، برای جلوگیری از مشکلات محصول
استفاده از مزیت‌های تکنولوژی، طراحی خوب و توسعه پایدار در پروژه‌ها
تعیین و شرح دقیق به موقع الزامات و نیازمندی‌های پروژه، به طوری که اطلاعات موجود درباره‌ ویژگی‌های محصول، تا حد ممکن مرتبط باشد.
آزمایش روزانه در فرآیند توسعه که به تیم توسعه، امکان حل مسائل تازه را می‌دهد.
استفاده از ابزارهای تست اتوماتیک به منظور توسعه در طول روز
بازنگری اسپرینت‌ها که به تیم اسکرام امکان بهبود مداوم فرآیندها و کار را می‌دهد.

۲- رضایت بیشتر مشتری

تیم‌های پروژه چابک مشتریان را از طریق روش‌های زیر، راضی نگه می‌دارند:

در جریان نگه داشتن مشتریان در طول پروژه‌ها
داشتن یک مالک محصول که در زمینه نیازهای محصول و نیازهای مشتری خبره باشد.
به روزرسانی و اولویت‌بندی بک لاگ محصولات، به منظور پاسخ سریع به تغییرات
نشان دادن عملکرد کار به مشتریان در هر اسپرینت
عرضه سریع‌تر و بیشتر هر نسخه از محصولات به بازار

۳- روحیه‌ی تیمی بالاتر

عضویت در یک تیم خودگردان به اعضای آن اجازه می‌دهد که خلاق، نوآور و متخصص شناخته شوند. داشتن اسکرام مستر موانع را برطرف می‌کند و تیم توسعه را از تداخل خارجی محافظت می‌کند. کارکرد متقابل عملکردی به اعضای تیم توسعه این امکان را می‌دهد تا مهارت‌های جدید را بیاموزند و با آموزش به دیگران، رشد کنند.

اسکرام چیست؟
https://www.ahmadzadeh.academy/what-is-scrum-2020/

۴- افزایش همکاری و مالکیت

تیم توسعه‌دهنده، مدیرمحصول و اسکرام مستر به طور روزانه با هم همکاری نزدیک دارند. جلسات اسکرام روزانه به تیم توسعه اجازه می‌دهد تا در مورد کارهای انجام شده، کارهای آینده و موانع بر سر راه، با یکدیگر مشورت و آنها را سازماندهی کنند. در طی بررسی‌های اسپرینت‌ها، تیم توسعه می‌تواند محصول را مستقیماً برای ذینفعان به نمایش بگذارد و در مورد آنها بحث کند.

۵- ساختارهای تیمی سفارشی

به دلیل اندازه محدود تیم‌های توسعه (پنج تا نه نفر)، پروژه‌های چابک می‌توانند چندین تیم اسکرام را درون یک پروژه داشته باشند. خودمدیریتی و محدودیت اندازه به این معنی است که پروژه‌های چابک می‌توانند فرصت‌های منحصر به فردی برای سفارشی‌سازی ساختارهای تیمی و محیط کار فراهم کنند.

۶- قابلیت بهتر مشاهده عملکرد پروژه

در پروژه‌های چابک، هر یک از اعضای تیم پروژه این فرصت را دارند که بدانند پروژه در هر زمان مشخص چگونه پیش می‌رود. جلسات روزانه‌ اسکرام، مرور روزانه اسپرینت و نمودارهای پیشرفت پروژه، روش‌های مشخصی را برای دیدن میزان پیشرفت پروژه ارائه می‌دهند.

۷- افزایش کنترل پروژه

فرصت‌های فراوانی که برای بازرسی و سازگاری در طول پروژه‌های چابک وجود دارد، به همه‌ اعضای تیم پروژه یعنی تیم توسعه‌دهنده، مدیر محصول، اسکرام مستر و ذینفعان، امکان کنترل و تولید محصولات بهتر را می‌دهد.

قواعد مدیریت چابک

یک پروژه چابک به چندین گام تدریجی تقسیم می‌شود و در میانه آن‌ها شاهد فاز بازخوردگیری از مشتریان و سهام‌داران هستیم.
پیش‌نیازهای پروژه تبدیل به اهداف کوچک‌تر شده و سپس بر مبنای میزان اهمیت، اولویت‌بندی می‌گردند.
مدیریت چابک تمام تیم را تشویق به همکاری می‌کند، خصوصا با مشتریان.
تغییرات به صورت مداوم و تدریجی به وجود می‌آیند تا از رسیدگی به نیازهای مشتریان اطمینان حاصل شود.
برنامه‌ریزی و اجرا نوعی پیوستگی ناگسستنی دارند و این به تیم اجازه می‌دهد به شکلی موثر قادر به پاسخ‌دهی به پیش‌نیازهایی که دچار تغییر شده‌اند باشد.

مزایا و معایب مدیریت پروژه چابک

طرفداران این روش یعنی روش مدیریت پروژه چابک مدعی هستند که این روش مزایای متعددی دارد. این مزایا شامل ایجاد سریع راه حل‌ها، استفاده موثر از منابع، انعطاف پذیری بیشتر و سازگاری با نیازهای متغیر، تشخیص سریع‌تر مشکلات و از این رو رفع سریع‌تر مشکلات است. همچنین از دیگر مزایای آن همکاری و تعامل با کاربران است که باعث می‌شود محصولاتی که به نیازهای کاربران بیشتر و بهتر پاسخ می‌دهد افزایش یابد.

با این حال اشکالات بالقوه‌ای نیز برای روش مدیریت پروژه چابک وجود دارد که از جمله این اشکالات می‌توان به گرایش به پروژه ها برای طی مسیر، کمبود اسناد و نتایج کمتر قابل پیش بینی می‌باشد.

بهینه‌سازی جریان کاری

وقتی با جریان کاری ساده خود راحت و آماده شخصی‌سازی آن بودید، یک وضعیت برای هر کاری که پروسه تیم است تعیین کنید. ایده‌پردازی، طراحی، توسعه، بازنگری در کد و تست همگی پروسه‌هایی با کارکرد متفاوت هستند و می‌توانند وضعیت خاص خود را داشته باشند. در صدد ایجاد مجموعه‌ای از وضعیت‌های مشخص باشید که به وضوح نشان می‌دهند هر کاری در چه فازی قرار دارد.

6 دلیل برای اینکه کسب و کارها باید چابک شوند

وضعیت‌های پروژه را می‌توان با دیگر بخش‌های سازمان نیز به اشتراک گذاشت. هنگام ساخت یک جریان کاری، به این فکر کنید که کدام معیارها از اهمیت کافی برای گزارش شدن برخوردار هستند و کدام یک از اعضای خارج از تیم توسعه به کسب آگاهی راجع به آن‌ها تمایل دارند. برای مثال وقتی جریان کاری خود را به درستی طراحی کرده باشید، به چنین سوالاتی پاسخی واضح می‌دهید:

تیم توسعه کدام کارها را به پایان رسانده است؟
آیا یک‌لاگ وظایف در حال افزایش است یا تیم با روند رسیدگی به وظایف همگام باقی مانده؟
در هر وضعیت شاهد چند وظیفه هستیم؟
آیا گلوگاهی وجود دارد که سرعت کار تیم را پایین آورده باشد؟
به صورت میانگین رسیدگی به هر وظیفه چقدر طول می‌کشد؟
چند وظیفه داشته‌ایم که دفعه نخست به استانداردهای کیفی مد نظر تیم پایبند نبوده‌اند؟

گام بعدی در بهینه‌سازی جریان کاری، حصول اطمینان از این است که جریانی باثبات از وظایف به آن اضافه می‌شود. محدودیت‌های Work in Progress یا WIP، کمینه و بیشینه وظایف موجود در هر وضعیت از جریان کاری را دیکته می‌کند و از این موضوع اطمینان حاصل می‌شود که وظایفی کافی برای مشغول نگه داشتن تیم وجود دارد. اما وظایف در عین حال نباید آنقدر زیاد باشند که تیم تمرکز خود بر اولویت‌ها را از دست بدهد. به‌کارگیری محدودیت‌های WIP به سرعت نشان می‌دهند که کدام پروسه‌ها در حال بستن خط لوله توسعه هستند و همینطور که تیم بهینه‌سازی کار با محدودیت‌های WIP را می‌آموزد، خروجی افزایش می‌یابد.

جمع بندی مقاله مدیریت چابک

رویکرد چابک اغلب به اشتباه به عنوان یک روش واحد در نظر گرفته می شود. با این حال، ده‌ها روش‌شناسی و عملکرد خاصی وجود دارد که در این تحقیق به آنها پرداخته نشده است. چابک برای همه مناسب نیست، اما تیم هایی که از آن به درستی استفاده می کنند، مزایای بسیار زیادی از جمله فرآیندهای کاری ساده و نوآوری سریع را تجربه خواهند کرد.

بطور کلی، مدیریت چابک در مدیریت پروژه به سازمان شما اجازه می دهد تا انعطاف پذیرتر باشید و راهی برای پاسخگویی به تغییرات در حال ظهور پیدا کنید. هنگامی که ویژگی های زیر وجود داشته باشد، یک پروژه به عنوان چابک (Agile) در نظر گرفته می شود:

شفافیت
همکاری با مشتری
تطبیق پذیری
رهبری مشترک
پیشرفت مداوم

آدرس لینکدین من:

اینجا کلیک کن

آدرس سایت آکادمی احمدزاده: