بهترین نیروی منابع انسانی را استخدام کنید!
اصول مدیریت منابع انسانی حکم می‌کند که اکثر افراد در یک سازمان در دوره‌ای از زمان اشتغالشان با نرم‌افزار منابع انسانی تعامل داشته باشند. مواردی مانند گرفتن مرخصی، مزایا، حقوق و دستمزد و ... این نرم‌افزارها توسط متخصصان منابع انسانی و مدیران این بخش استفاده می‌شود تا فرایند جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات ساده‌تر و دقیق‌تر شود.
مدیران از نرم‌افزار منابع انسانی برای کمک به کارکنان برای توسعه مهارت‌های جدید و پیشرفت در حرفه‌شان و ردیابی عملکردشان و همچنین برنامه‌ریزی کارکنان برای کار و یادداشت‌برداری از هرگونه مشکل در محل کار استفاده می‌کنند. تیم‌های مالی نیز از گزارش‌های مربوط به رعایت مالیات، هزینه‌های حقوق و دستمزد و مزایا و تجزیه و تحلیل تعداد کارمندان این نرم‌افزارها برای پیش‌بینی هزینه‌های آتی بهره می‌برند.
اما مزایای استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی چیزی بیش از این است. در ادامه می‌توانید با ۱۰ مزیت نرم‌افزارهای منابع انسانی آشنا شوید:
تحقیقات Sierra-Cedarنشان می‌دهد که تقریباً ۸۰ درصد سازمان‌ها از نرم‌افزار منابع انسانی برای تسهیل جمع‌آوری اطلاعات یا افزودن کارایی فرآیندها استفاده می‌کنند. شکی وجود ندارد این سازمان‌ها در حفظ کارمندان بااستعداد خود عملکرد بهتری دارند.
نرم‌افزارهای منابع انسانی با سنجش احساسات به‌طور منظم با نظرسنجی‌های پالس، ارتباط افراد با برنامه‌هایی که امکان شناسایی همتایان را فراهم می‌کنند و ارائه تخفیف در مزایا از طریق گیمیفیکیشن می‌توانند تجربهٔ کارکنان را بهتر کنند و روحیهٔ آنها را افزایش دهند.
پیشنهاد مطالعه: بهترین روش مدیریت کارمندان
انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) دریافت که به طور متوسط، استخدام یک نیروی جدید برای سازمان 4219 دلار هزینه دارد و به طور متوسط 42 روز طول می‌کشد. همان‌طور که گفته شد، با استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی کارمندان تجربهٔ بهتری از کار در سازمان به دست می‌آورند و روحیهٔ بهتری در هنگام کار دارند و درنتیجه احتمال ادامهٔ همکاری آنها با سازمان بیشتر خواهد بود.
مدیریت هزینه‌های حقوق و دستمزد و مزایا برای همهٔ سازمان‌ها اولویت اصلی است. سیستم‌های مدیریت منابع انسانی روش‌های مختلفی را برای صرفه‌جویی در اختیار تیم‌های منابع انسانی قرار می‌دهند، بدون این‌که تجربهٔ خوب کارمندان را کاهش دهند. افزایش هزینهٔ بیمهٔ درمانی را در نظر بگیرید. با ردیابی بهتر داده‌ها در مورد مزایا، یک شرکت اهرم بیشتری برای مذاکره در مورد نرخ‌ها با اپراتورها دارد. علاوه بر این، عملکرد گیمیفیکیشن کارمندان را تشویق می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا عادت‌های سبک زندگی سالم را برای دسترسی به پاداش‌ها و تخفیف‌ها در حق بیمه‌ها ایجاد کنند و همه این‌ها به نفع کارفرماست.
پیشنهاد مطالعه: برنامه ریزی سازمانی چیست؟
خودکارسازی حقوق و دستمزد یک حوزه برای مشاغل کوچک می‌تواند بسیار مهم باشد چرا که ورود دستی داده‌ها معمولاً بیشترین خطاهای حقوق و دستمزد را به همراه دارد.
در سازمان‌هایی که سیستم ورود خروج با استفاده از کارت است، ممکن است کارمندان به‌جای یکدیگر کارت ورود خروج بزنند. از طرفی ممکن است گاهی در ارائهٔ صورت‌حساب برای ساعت‌هایی که واقعاً کاری انجام نشده سازمان را با هزینه‌های زیادی مواجه کند. نرم‌افزارهای منابع انسانی می‌توانند در این زمینه نیز سیستم‌های کنترل و هشدار را در اختیار سازمان قرار دهد.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت رفتار سازمانی چیست و چه اهمیتی دارد؟
فرایند طراحی و مدیریت مزایای کارکنان، حتی برای شرکت‌های کوچک پیچیده است. در واقع، هزینهٔ بیمه سلامت به‌عنوان بزرگترین مسئله برای شرکت‌های کوچک شناسایی شده است. عملکرد مدیریت مزایا در نرم‌افزار منابع انسانی، محاسبات واجد شرایط بودن مزایا را به‌طور خودکار انجام می‌دهد، به کارمندان اجازه می‌دهد پوشش خود را انتخاب کنند و با حقوق و دستمزد ادغام می‌شود تا مطمئن شوند که مبلغ صحیح از چک حقوق کارمند کسر می‌شود. این کار هم دقیق‌تر است و هم باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
منابع انسانی، با همکاری تیم ارتباطات داخلی، باید اطمینان حاصل کند که سیاست‌های امنیتی مربوطه به روز نگه داشته می‌شوند و کارکنان می‌دانند که چگونه این موارد را شناسایی کنند و چه کاری انجام دهند، به عنوان مثال، ایمیل‌های فیشینگ که حاوی پیوست‌ها یا پیوندهای مخرب هستند. نرم‌افزارهای منابع انسانی، خط‌مشی‌ها را به‌روز نگه می‌دارند و اطمینان حاصل می‌کنند که کارمندان آن را امضا کرده‌اند. در بخش منابع انسانی، سیستم دسترسی مبتنی بر نقش و قوانینی را در سیستم فراهم می‌کند که در وهلهٔ اول از دسترسی غیرمجاز به داده‌های کارکنان محافظت می‌کند.
دسترسی به معیارهای تجزیه و تحلیل برای مدیریت هزینهٔ منابع انسانی، مدیریت ریسک انطباق و بهبود مشارکت کارکنان بسیار مهم است. منبع اصلی این اطلاعات سیستم منابع انسانی است. در واقع، تحقیقات اوراکل نشان می‌دهد که منابع انسانی ممکن است به عنوان یک عملکرد تحلیل‌محور از امور مالی پیشی بگیرد. تیم‌های منابع انسانی از داده‌ها برای تعیین برنامه‌های آینده نیروی کار و پیش‌بینی گردش مالی در نقش‌های حیاتی استفاده می‌کنند. دسترسی آسان به داده‌هایی که هم دقیق هستند و هم می‌توان آنها را در زمان واقعی مشاهده کرد، به کسب‌وکار کمک می‌کند تا معیارها را به اهداف تجاری متصل کند. به عنوان مثال، سازمان‌هایی که سعی می‌کنند هزینه‌های استخدام را مهار کنند، می‌توانند به‌راحتی معیارهای مهم مانند زمان استخدام و هزینهٔ هر استخدام را در کنار جابه‌جایی‌های داوطلبانه و غیرارادی دنبال کنند. این کمک می‌کند هزینه‌ها با کیفیت استخدام مرتبط شود.
وقتی متخصصان منابع انسانی زمان زیادی را صرف کارهای اداری نمی‌کنند و می‌توانند به درستی مزایای روزانه، حقوق و دستمزد و مدیریت پرسنل اعتماد کنند، می‌توانند بر بهبود تجربهٔ کلی کارکنان تمرکز کنند. اگر مدیر مزایا در تلاش برای اطمینان از انطباق و ارائهٔ گزارش غرق نشده باشد، می‌تواند به دنبال راه‌های جدیدی برای آموزش و مشارکت نیروی کار در مورد مزایایی باشد که برای آنها در دسترس است و از این طریق روحیه را بالا برده و به حفظ آنها کمک می‌کند.
