چرا اجایل برای ما کار نمی‌کند؟

اجایل(Agile) یا چابکی، کلمه‌ای است که این روزها در دنیای مدیریت پروژه و محصول بسیار شنیده می‌شود. همه از چابکی به‌عنوان روشی برای افزایش سرعت، بهبود کیفیت و تحقق بهتر اهداف صحبت می‌کنند. اما چرا بسیاری از سازمان‌ها، با وجود تلاش برای پیاده‌سازی این متدولوژی مدرن، در نهایت شکست می‌خورند؟ چرا اجایل، که در ظاهر ساده و جذاب است، اما برای ما کار نمی‌کند؟

آیا اجایل برای پروژه یا محصول شما مناسب است؟

برای انتخاب متدولوژی اجایل، ابتدا باید ویژگی‌های پروژه یا محصول خود را بررسی کنید. اجایل برای محصولات و پروژه های با شرابط زیر مناسب است:

محیط‌های پر از تغییرات: اگر نیازمندی‌ها، اولویت‌های پروژه به‌طور مداوم تغییر می‌کنند و یا اینکه محصول شما در نهایت چه چیزی خواهد بود دقیق مشخص نیست!

• توسعه تدریجی: اگر می‌خواهید محصول به‌صورت تدریجی توسعه یابد و در هر مرحله بخشی از ارزش را به کاربران تحویل دهید.
• تعامل با ذینفعان: اگر بازخورد مستمر ذینفعان کلیدی در طول فرآیند توسعه ضروری است.

و برای پروژه های با ویژگی های زیر تناسب کمی دارد:

• پروژه‌های با الزامات ثابت: مانند پروژه‌های ساخت‌وساز یا پروژه‌هایی که نیاز به مستندسازی کامل دارند.
• محیط‌های دارای محدودیت زمانی سختگیرانه: اگر زمان و منابع پروژه غیرقابل تغییر باشند، اجایل ممکن است چالش‌برانگیز شود.
• پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده: پروژه هایی که ممکن است خود شامل چند پروژه دیگر باشند(Program) و انتظارات در لایه ذینفعان و مجریان بسیار متفاوت باشد.

پس قبل از هر چیزی با این شاخص ها، لازم است بررسی کنید که آیا متدولوژی اجایل، بر پروژه/محصول و انتظارات شما از پیشبرد اهداف مطابقت دارد؟

آیا فرهنگ سازمانی شما از اجایل پشتیبانی می‌کند؟

فرهنگ سازمانی نقش مهمی در موفقیت اجایل دارد. متودولوژی اجایل در محیط‌هایی موفق‌تر است که:

• مدیریت ارشد به بازخورد، شفافیت و همکاری متعهد باشد: مدیران باید با جلسات منظم و بازخورد مستمر فضایی برای بهبود مستر محصول و سازمان ایجاد کنند.
• تمرکز بر نتیجه باشد، نه فرآیند: سازمان باید به تیم‌ها اجازه دهد روی اهداف و خروجی‌ها تمرکز کنند و اجازه خودمختاری تیم ها در رسیدن به اهداف دهد.
• فرآیندهای بوروکراتیک کم باشد: اجایل نیاز به ساده‌سازی و کاهش مقررات پیچیده دارد. پس ار فرآیند های پیچیده و سخت کنترلی بایستی پرهیز کرد.
• تیم اجرایی بایستی مسئولیت پذیر و مستقل باشد: تیم لازم است تصمیم بگیرد، اجرا کند و خود را در نتایج تصمیمات سهیم و مسئول بداند و به صورت مستمر عملکردش را بهبود دهد و اصلاح کند.

بطور کلی اگر در شرکت شما، فرآیند های کنترلی و بروکراسی بر همکاری همدلانه، رسیدن به اهداف و مسئولیت پذیری سیطره دارد و یا فرهنگ بازخورد و بهبود مستنر در شرکت شما وجود ندارد، بایستی نگران باشید! احتمالا شما زیرساخت بهره برداری از اجایل را ندارید.

آیا ساختار سازمانی شما از اجایل پشتیبانی می‌کند؟

ساختار سازمانی و زیرساخت های سازمانی اهمیت بسیار زیادی در امکان پیاده سازی درست و کامل اجایل را دارند، مهم ترین این شاخص ها عبارتند از:

• ساختار تصمیم گیری؛ متمرکز یا غیر متمرکز: اجایل نیازمند ساختاری است که در آن تیم‌ها بتوانند به طور مستقل در راستای اهداف سازمان تصمیم‌گیری کنند و برای اجرای وظایف خود آزادی عمل داشته باشند. همچنین باید اهداف و استراتژی های سازمان با حضور این تیم ها چند مدت یکبار بازبینی و اصلاح شوند.
• نقش‌ها و سلسله‌مراتب سازمانی: وجود سلسله‌مراتب سنگین و نقش‌های متعدد که اغلب نیاز به تاییدیه‌های متوالی دارند، با سرعت و انعطاف‌پذیری اجایل در تضاد است. حضور نقش های شفاف ولی انعطاف‌پذیر (مانند Product Owner و Scrum Master) راه را برای تسهیل، تمرکز و تسریع در تصمیم گیری در اجایل هموار میسازد.
• نقش مدیران ارشد: اگر مدیریت ارشد سازمان تمایل به کنترل سخت و ریز پروژه‌ها داشته باشد و به تیم‌ها اعتماد نکند، پیاده سازی اجایل با مشکل مواجه خواهد بود. در صورتی که مدیران برنامه ریزی، استراتژی، رهبری و کنترل نرم را نقشه راه خود قرار دهند راه برای بهره بردازی اجایل بسیار هموار تر خواهد بود.

در نهایت، ساختار های سلسله‌مراتبی و فرآیند های تصمیم گیری پیچیده و آبشاری، مسیر استفاده از اجایل را دچار مشکلل جدی می‌کند، از طرف دیگر عدم وجود نقش های مدیر محصول، مالک محصول نیز میتواند اجایل را مختل و ناکارامد کند.

حلقه گم شده چابکی: تفکر سیستمی!

اگر بخواهیم اجایل را به‌درستی در سازمان‌ها اجرا کنیم، باید تفکر سیستمی داشته باشیم. اجایل یک راه‌حل فوری و میانبر نیست؛ بلکه یک سیستم کامل شامل ابزار ها، فرآیند ها، نقش ها، مسئولیت ها و فرهنگ برای دستیابی به اهداف پروژه است که همه اجزای آن باید با هم کار کنند تا موفقیت حاصل شود.

جمع بندی؛ پرسشنامه وارسی نیازمندی های اجایل

یکی از دلایل اصلی ناکامی در پیاده‌سازی اجایل این است که به جای تغییر بنیادین در ساختار، فرهنگ و فرآیندها، تنها به اجرای ابزارها و تکنیک‌های ظاهری اکتفا می‌کنیم. بدون تفکر سیستمی، تعهد مدیریتی و انعطاف‌پذیری فرهنگی، اجایل به یک متودولوژی ناقص و ناکارآمد تبدیل می‌شود که نه‌تنها کمکی به بهبود مدیریت پروژه و محصول نمی‌کند، بلکه ما را از مسیر مدیریت علمی و مدرن نیز دور می‌سازد.

برای کمک به ارزیابی وضعیت زیرساخت‌های سازمان و شناسایی موانع بهره‌برداری از اجایل، یک پرسشنامه وارسی نیازمندی‌های اجایل تهیه کرده‌ام که می‌توانید از آن استفاده کنید. این پرسشنامه در قالب یک فایل گوگل شیت آماده شده و از طریق لینک زیر در دسترس شماست.

لینک پرسشنامه: [اینجا کلیک کنید]

چند نکته مهم درباره پرسشنامه:

• این پرسشنامه بر اساس تجربیات عملی و اصول پژوهش‌های کاربردی طراحی شده است.
• ممکن است برخی از مصادیق آن قطعیت نداشته باشند و برای تبدیل شدن به یک سنجه نهایی، نیازمند پژوهش و بررسی دقیق‌تر باشند.
• هدف آن شناسایی نقاط ضعف و قوت زیرساخت‌های سازمان برای بهره‌گیری مؤثر از اجایل است.

از شما دعوت می‌کنم نظرات، پیشنهادات و ایده‌های خود را درباره این پرسشنامه با من به اشتراک بگذارید. همچنین بسیار خوشحال خواهم شد اگر در تکمیل این ابزار ارزیابی، من را یاری کنید.

آیا اجایل متودولوژی مناسبی نیست؟ چه باید کرد؟!

ممکن است بعد از خواندن این مقاله، این نتیجه برایتان ایجاد شود که زیرساخت مورد نیاز را ندارید و از اجایل استفاده نکنید! این تله ای است که ممکن است دچار آن شویم. هدف این مقاله معرفی اجایل بعنوان یک سیستم یکپارچه است. اینجا تلاش کردیم با معرفی زیرساخت های مورد نیاز علت اینکه چرا متودولوژی اجایل ممکن است برای ما کار نکند را در ساختار های بالا دستی سازمان جستجو کنیم.

در وافع راهگار های مدون و خوبی برای رفع این نواقص زیرساختی وجود دارند بصورت تدریجی وجود دارد که با عناوینی مانند Agile transformation شناخته میشود. سعی میکنیم در آینده به معرفی این راهکار ها و توضیح بیشتر آنها بپردازیم.