وقتی شما در یک جلسه از طریق ویدئو کنفرانس شرکت می کنید فقط شرایط حضور شما در جلسه نیست که تغییر پیدا کرده است. در واقع این تغییر به تفاوت در حضوری یا غیرحضوری برگزار شدن جلسات خلاصه نمی شود و این تغییرات بزرگ و عمیق باعث می شود که شما برای حفظ اثرگذاری خود بر حاضرین در جلسه و رسیدن به اهدافی که از شرکت در این جلسه برای خود متصور شده اید ، لازم باشد که تغییراتی در عادات معمول خود ، دیدگاه ها و تکنیک هایی که در حین جلسات حضوری با آنها بر دیگران اثر می گذاشتید نیز به وجود بیاورید.
مهمترین مسأله در زمان برگزاری یک جلسه مجازی توانایی شما برای ایجاد ارتباط چشمی با مخاطب شماست. در جلسات حضوری ، شما با مخاطب قراردادن طرف صحبت یا حرکت بدن خود می توانید این ارتباط چشمی را با مخاطب خاص خود فراهم کنید ولی در جلسات ویدئو کنفرانس باید بتوانید این ارتباط را از طریق نگاه کردن به دوربین دستگاه خود (نه تصویر همکاران یا حاضرین در جلسه ) ایجاد کنید. به طور قطع این توانایی که شما در تمام طول صحبت بتوانید به دوربین وب کم یا لپ تاپ خود دقیقاً نگاه کنید ، خودمسأله ای چالش برانگیز و سخت خواهد بود مخصوصاً وقتی بقیه همکاران شما مشغول صحبت هستند.
نکته بعدی که باید مد نظر بگیرید تنظیم صدای خودتان و محیط برای صحبت کردن می باشد. به این منظور شاید بهتر باشد از تجهیزات جانبی استفاده کنید و حتی المقدور بلندتر صحبت کنید. فراموش نکنید در جلسات داشتن صدای قوی می تواند قدرت ، اعتبار و اعتماد به نفس شما را در طول جلسه به دیگر حاضرین جلسه انتقال دهد.
نکته دیگری که برای تأثیر گذاری شما در طول یک جلسه ویدئو کنفرانس می تواند مؤثر باشد جدا از حفظ فاصله شما از دوربین (نه خیلی دور و نه خیلی نزدیک) داشتن یک پس زمینه ساده و حرفه ای در پشت تصویر شماست. تصویری که می تواند تداعی کننده شخصیت حرفه ای شما باشد و بسیار مهم است که در پس زمینه تصویری خود نشانی از بهم ریختگی ، نامنظمی یا پریشانی شرایط دیده نشود.
لطفاً در طی زمان جلسه ویدئوی حتماً ایمیل و سایر اعلان های فعال روی دستگاه لپ تاپ یا گوشی همراه خود را غیرفعال کنید. ایمیل خود را ببندید و سعی کنید تمرکز خود را در طی زمان از دست ندهید. حتی الامکان سعی کنید مبادی آداب باشید و صحبت های بقیه حاضرین را به دفعات قطع نکنید.
فراموش نکنید شما در دید مخاطب خود از دریچه دوربین ها قرار گرفته اید.
یکی از احتمالاتی که در زمان جلسات مجازی ممکن است برای شما پیش بیاید بروز اتفاقات غیرمترقبه در زمان برگزاری جلسات است . ورود همسر یا کودک شما در کادر تصویری ، صدایی که در محیط شما یک دفعه به وجود می آید مشابه صدای زنگ تلفن یا زنگ در منزل یا حتی صدای حیوان خانگی شما که ممکن است باعث خنده یا شوخی سایر همکارانتان با شما شود. بهتر است در زمانی که صحبت نمی کنید با حفظ تمرکز خود از گزینه بی صدا کردن (Mute) کردن کانال ارتباطی خود در ویدئو کنفرانس استفاده کنید. شاید نوشیدن لیوانی آب یا چایی یا قهوه خارج از تصور نباشد ولی غذا خوردن یا جویدن یک لقمه یا ساندویچ کوچک بسیار خارج از عرف و ادب به حساب خواهد آمد.
و نکته آخر اینکه از پنجره گفتگو در زمان ویدئو کنفرانس برای تکمیل صحبت ها و ارائه مستندات و پیوست هایی که به صحبت های شما مربوط است ، استفاده کنید. برای مثال اگر به سایتی اشاره می کنید ، می توانید لینک آن را در این پنجره برای حاضرین جلسه ارسال کنید. یا ارائه مستندات تکمیلی و یا حتی ارائه توضیحات مختصر و مفیدی که نشان دهنده حضور و فعالیت پویای شما در زمان جلسه می باشد.
اگر از این مقاله خوشتان آمده است به شما پیشنهاد می کنم مطلب دیگری تحت عنوان "پنج راهکار ساده برای تبدیل جلسات مجازی به جلسات مؤثر" را مطالعه کنید.
