تصویر یک جلسه تیمی با مدیران ارشد یک شرکت را در ذهن خود تجسم کنید. جلسه برای اینکه با مسؤولیت های اجرایی این افراد تداخل ایجاد نکند در ساعت پنج بعد از ظهر برنامه ریزی شده است. هر کدام از این افراد با فرض وقت شناسی که عموماً برای تشکیل جلسات اینچنینی بسیار بعید به نظر می رسد وارد جلسه می شوند.
یک نفر با استرس ناشی از فعالیت های تیم اجرایی خود در حوزه روابط عمومی ، دیگر با کلی فکر در ارتباط با مشکلات قرارداد جدید با مشتری جدید که حاضر به قبول قیمت نشده است ، دیگری با استرس فراوان ناشی از اشتباهات تیم فنی و مدیرعامل محترم پس از یک کش و قوس طولانی با مدیران سازمان امور مالیاتی برای تعیین مالیات سال گذشته و خسارات و جرایمی که برای شرکت تعیین شده است.
حال فرض کنید قرار باشد روی موضوع مهمی مثل تعیین رویه های آموزشی مورد نیاز هر واحد توسط واحد منابع انسانی صحبت شود.
ایجاد و حفظ تمرکز و جلب توجه هر یک از این افراد در یک جلسه حضوری که می توانید تک به تک واکنش های لحظه ای آنها را مستقیماً لمس کنید هم کار بسیار سختی است.
در جلسات حضوری وقتی شما به عنوان مدیر جلسه ، تماس چشمی با یکی از حاضرین جلسه را از دست بدهید و یا زمانی که متوجه می شوید توجه او به پیامی روی تلفن همراه او و یا حتی ساعت های هوشمند جلب شده است بلافاصله با یک سؤال مستقیم او را در بحث درگیر خواهید کرد. حالا برای جلسات غیرحضوری چگونه باید اینکار انجام شود.
به طور کلی چهار دلیل اصلی برای برگزاری یک جلسه وجود دارد.
از آنجا که همه این موارد فرآیندهای فعالی هستند به طور قطع افرادی که بدون تمایل یا از سر اجبار در جلسات حاضر شوند خروجی مناسبی در جلسات ایجاد نخواهند کرد.
پیش شرط برگزاری جلسات مؤثر - غیر حضوری یا حضوری - مشارکت داوطلبانه اعضای جلسه است
بر اساس مطالعات انجام شده توسط شرکت VitalSmarts ، اجرای این پنج پیشنهاد ساده توانسته است مشارکت اعضای حاضر در جلسات مجازی را تا 86 درصد بهبود ببخشد. برای توضیح دقیقتر روش اجرایی این روش بهتر است از یک مثال استفاده کنیم. مهندس علی نیلفروشان به عنوان مدیر منطقه خاورمیانه یک شرکت بین المللی در نظر دارد در یک جلسه 15 دقیقه ای غیرحضوری ، مدیران کشورهای حوزه کاری خود را متقاعد کند نسبت به شناسایی فرصت های موجود در کشورهای خود برای معرفی یک محصول جدید اقدام کنند. به همین منظور وی یک اسلاید 18 صفحه ای آماده کرده است و امیدوار است بتواند همراهی اعضای تیم را با پروژه جلب کند و پس از آن هم بتواند موضوع را با آنها پیگیری کند. دراینجا قوانینی که علی باید رعایت کند را بیان می کنیم.
هرگز تا زمانی که افراد حاضر در جلسه ضرورت یا فرصت ویژه مربوط به موضوع جلسه را درک نکنند ، در جلسه حضور فعال و مشارکت در تصمیم گیری نخواهند داشت. به همین منظور تلاش کنید در شصت ثانیه اول با هر تکنیکی که می توانید توجه آنها به موضوع را جلب کنید.
برای این منظور شما می توانید برای مثال با ارائه آمار مربوط به ظرفیت بازار و میانگین اندازه معاملات جهانی محصول یا حتی روایت داستانی از یک شرکت رقیب که توانسته است در همین حوزه با یک استراتژی بازاریابی خوب سود سالیانه بسیار خوبی به دست بیاورد و حتی روایت اینکه نهنگ ها به صورت گله ای برای شکار حرکت می کنند اعضای حاضر در جلسه را بر روی موضوع حساس و توجه آنها را جلب کند.
وقتی افراد در هر موقعیت اجتماعی قرار بگیرند در اولین قدم تلاش می کنند جایگاه خود را در این موقعیت تعیین کنند. برای مثال شما وقتی وارد سالن سینما می شوید ناخودآگاه نقش خود را به عنوان یک ناظر می پذیرید و در ناخودآگاه خود را برای لذت بردن از نقش ناظر آماده می کنید ، چراکه شما در سینما هستید تا سرگرم شوید. ولی وقتی وارد سالن ورزشی می شوید می دانید که نقش شما در این موقعیت بازیگر است و در ضمیر ناخودآگاه خود آماده ایفای نقش خود می شوید.
بزرگترین تهدید برای درگیر شدن اعضا در جلسات مجازی این است که آنها نقش خود را به عنوان ناظر جلسه تعیین کرده اند و شما باید با جملاتی بیشتر از اینکه بیان کنید امیدوارید این جلسه یک جلسه دو طرفه و مشارکتی باشد ، آنها را برای پذیرش یک مسئولیت مشخص در جلسه آماده کنید. برای تحقق این قانون می توانید از قانون بعدی کمک بگیرید.
تحقیقات انجام شده توسط روانشناسان اجتماعی نشان می دهد افرادی که به صورت روزانه و در شرایط معمول در حال استفاده از مترو هستند برای کمک به کسی که در مترو دچار حمله قلبی شده است اقدام نخواهند کرد. بسیاری از این افراد با تصور اینکه من عجله دارم و حتماً شخص دیگری به او کمک خواهد کرد. بعضی با این تصور که حتماً اورژانس در مترو حضور دارد و دوربین های نظارتی موضوع را پیگیری می کنند و ... . هر کس به دلیلی از پذیرش مسئولیت در این مورد شانه خالی می کند. محققان به این حالت "انتشار مسئولیت" می گویند. فراموش نکنید که اگر در مقابل موضوعی همه مسئول هستند پس هیچکس در مورد این موضوع ، احساس مسئولیت نخواهد کرد.
برای این منظور می توانید به هر یک از اعضای حاضر در جلسه کاری را محول کنید و از آنها بخواهید در گروه های مشترک در شبکه های اجتماعی مورد استفاده در شرکت مثل تلگرام یا واتساپ و اسلک و یا حتی اگر از ابزار و پلتفرمی مثل اسکایپ برای تماس ویدئویی استفاده کرده اید در قسمت چت باکس ، نتیجه کار خود را با بقیه اعضای جلسه به اشتراک بگذارند. در مثالی که با علی در حال انجام بودیم او می تواند در طی سه دقیقه از اعضای گروه بخواهد تا نظر خود را در مورد موضوعی چون تجربه ای از یکی از مشتریان که به دلیلی نتوانسته اند در سال گذشته فروش به او را نهایی کنند با بقیه اعضای تیم به اشتراک بگذارند و یا یک یا دو نفر از حاضرین نظرات خود را بیان کنند.
وقتی شما احتیاج دارید که بیشتری درگیری را برای اعضای حاضر در جلسه فراهم کنید ؛ هیچ کاری بدتر از این نیست که با تعداد زیادی اسلاید و با نمایش پشت سر هم این اسلاید ها تمام انگیزه و تمرکز این افراد را از بین ببرید.
برای جلوگیری از این موضوع بهتر است در ارائه و تهیه اسلاید های خود روی مهمترین ارزش های پیشنهادی که می خواهید به مخاطبین انتقال دهید ، تمرکز کنید. حداقل اسلاید مناسب (Minimum Viable PowerPoint یا MVP) تکنیکی است که به شما کمک می کند کمترین مقدار داده مورد نیاز که می تواند نقطه نظرات شما را به مخاطب حاضر در جلسه غیرحضوری و حتی حضوری انتقال دهد ، انتخاب کنید.
یکی از مزیت های جانبی این قانون این است که شما وقتی اسلاید های محدود تری در ارائه خود بگنجاینید ، زمان بیشتری برای تعامل با حاضرین در جلسه خواهید داشت. در مثال مهندس نیلفروشان با توجه به زمان 15 دقیقه ای در نظر گرفتن 18 اسلاید برای ارائه بسار زیاد است و بهتر است با کم کردن اسلاید ها ، وقت برای انجام قوانین یک تا سه توسط او فراهم شود.
هرگز بیشتر از پنج دقیقه نمی توانید اعضای گروه را بدون مسؤولیتی در جلسات غیرحضوری تنها بگذارید. فراموش نکنید آنها در یک فضای مجزا از سالن جلسات و با تعداد زیادی از محرک ها که می توانند تمرکز آنها را به هم بزند حضور دارند. فراموش نکنید اگر این افراد نقش خود را از بازیگر در جلسه به نقش ناظر تغییر دهند شما باید تلاش بسیار زیادی برای جلب توجه مجدد آنها انجام دهید.
در مثالی که در مورد آن صحبت کرده ایم برای مثال طی پانزده دقیقه ای که در اختیار علی قرار گرفته است ، او باید دو یا سه فرصت مناسب و معنی دار برای مشارکت مستقیم و پذیرش مسئولیت برای اعضای حاضر در جلسه فراهم کند. برای مثال پس از جمع آوری نظرات اعضای گروه در مورد فرصت های مربوط به فروش در هر کشور وی می تواند لیستی از پیشنهادات هر یک ارائه و با گرفتن نظر و رأی گیری روی این لیست، باعث مشارکت و تعامل بین اعضای حاضر در جلسه شود.
واقعیت این است که شما در برگزاری جلسات همیشه باید این قوانین را در پس زمینه ذهنی خود داشته باشید و فرق نمی کند این جلسات به صورت حضوری برگزار شود یا غیر حضوری. فقط در شرایط غیرحضوری احتمال حواس پرتی اعضای حاضر در جلسه و همچنین جلب توجه این افراد به موضوعات جانبی بسیار بیشتر از جلسات حضوری است ولی به کار گیری این پنج قانون به سرعت منجر به افزایش کیفیت بسیار زیاد برای جلسات خواهد شد. مسلم است که این قوانین در برگزاری جلسات غیر حضوری باعث افزایش کیفیت بسیار بیشتری در جلسات خواهد شد ، چرا که شما تعداد زیادی از ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت مستقیم جلسات را در دست ندارید و این قوانین ، تنها موارد کمک به شما خواهند بود.
منبع اصلی این مقاله را از اینجا مطالعه کنید.
اگر در مورد ایجاد توازن بین اهداف متعدد کاری خود دچار سردرگمی شده اید ، به شما خواندن این مطلب را هم پیشنهاد می کنم.
