این روزها واژه سیستم سازی را زیاد می‌شنویم. واژه‌ای تازه اما دارای قدمت. سیستم مجموعه‌ای از اجزا هستند که برای کار کردن با هم همکاری میکنند تا یک هدف را محقق کنند. سیستم سازی کسب‌و‌کار یعنی کسب و کار طوری طراحی و اجرا شود که مثل یک سیستم به صورت خودکار کار کند و مستقل از صاحب کسب و کار باشد.
یعنی اجزای یک کسب و کار که متشکل از کارمندان و ابزارها هستند با هم همکاری کنند تا اهداف آن کسب و کار محقق شود.
سیستم سازی کسب و کار بر سه اصل استوار است:
1. کارمندان عالی: چیزی که در رابطه با سیستم سازی کسب و کار بسیار مهم هست و آن را از یک سیستم متمایز میکند، افراد هستند یعنی کارمندان. کارمندان مهمترین عناصر در کسب و کار شما هستند. اگر این افراد اشتباه انتخاب شوند یا افراد شایسته‌ای نباشند، خسارت‌های جبران ناپذیری به آن تجارت وارد میکنند.
بسیاری از مدیران به دلیل اینکه در استخدام کارمندان مسائل شخصی و احساسی را دخالت میدهند، در مدیریت منابع انسانی با چالش مواجه می‌شوند. در این شرایط بهتر است از کمک یک متخصص برای استخدام کمک بگیرید. شرکت بازارسازان آینده نگر پاشا( بازاریابی پاشا ) خدمات و دوره های آموزشی غیر حضوری برای کمک به مشاغل ارائه میدهد. یکی از این خدمات کمک به مدیران برای استخدام پرسنل است. به کار‌گیری اصول استخدام سه مرحله‌ای برای جذب افرادی که تخصص، صلاحیت و شایستگی دارند کار مدیران را برای به کار گیری کارمندان عالی راحتتر می کند.
مهمترین مواردی که در رابطه با کارمندان باید به آن توجه داشته باشید عبارتند از:
آموزش پرسنل: مدیران کمی وجود دارند که به آموزش پرسنل اهمیت میدهند. اما آموزش پرسنل یک اصل بسیار مهم است که باید در سازمانتان به آن توجه ویژه داشته باشید. تصور کنید که کارمندان شما ندانند چطور ارتباط صحیح با مشتریان برقرار کنند یا از آخرین تغییرات حوزه خودشان آگاه نباشند. قطعا چنین افرادی نمی‌توانند زمینه‌های رشد را در کسب و کارشان فراهم کنند.
اخراج افراد نامناسب: اگر نمیدانید چه فردی برای کار کردن در مجموعه شما مناسب است، بهتر است این سوال را بپرسید که کدام یک از کارمندانتان بخواهد از مجموعه شما برود، واقعا ناراحت میشوید و دوست ندارید این اتفاق بیفتد. آیا کارمندی دارید که رفتنش شما را خوشحال کند و از این درخواستش استقبال کنید؟ اگر پاسخ شما به این سوال مثبت است باید در نگه داشتن چنین کارمندی در مجموعه خود تجدید نظر کنید.
ایجاد انگیزه در کارکنان: انگیزه کارمندان به خاطر بی توجهی مدیران، مشکلات شخصی یا عدم علاقه کارمند به کار کاهش می یابد. شما به عنوان مدیر لازم است که به این مسئله توجه داشته باشید و کارمندانتان را رصد کنید. دلایل را شناسایی و برای رفع آن اقدامات لازم را انجام دهید.
جذب افراد مناسب در سازمان: رعایت اصول استخدام، توجه به تخصص افراد و بی توجهی به تمایلات شخصی در استخدام جزو مهمترین اصولی است که در استخدام افراد باید به آنها توجه داشته باشید. کارمندان باید نسبت به کسب و کار شما دل بسوزانند و این مسئله جز با رعایت حقوق کارمندان، حفظ احترام و ایجاد انگیزه در آنها اتفاق نخواهد افتاد.
2. ابزارها: ابزار مجموعه‌ای از تجهیزاتی است که به افراد کمک میکند تا یک کار را در زمان کوتاهتر و با خطای کمتری انجام دهند. این تجهیزات شامل نرم افزارها و سخت افزارهایی که در محل کار از آن استفاده میکنید. برنامه‌های مالی و حسابداری، نرم افزار یا دستگاه حضور و غیاب، لپ تاپ، پرینتر، میز، صندلی و ... همه جزو ابزارهایی است که به کارمندان کمک میکند تا کارشان را بهتر انجام دهند.
3. روش انجام کار( چک لیست ): هر کدام از ما ممکن است که یک کاری را به روش خاص خودمان انجام دهیم. مثلا برای خواندن همین مقاله ممکن است برخی از ما ابتدا به تیترها نگاه کنیم و تصمیم بگیریم به خواندن ادامه دهیم یا خیر. برخی ابتدا و انتهای مطالب را می‌خوانند و برخی که در خواندن مقالات تازه کار هستند ممکن است که از ابتدا شروع به خواندن کنند. اما به راستی کدام روش بهتر است؟!
روشی که ما را در زمانی کوتاه به نتیجه مورد نظرمان برساند.
در تجارت نیز همین گونه است. افراد با بهره گیری از دانش انجام کار، تکرار و تمرین به تبحر در انجام آن کار می‌رسند. چک لیست یعنی نوشتن همین تبحر. یعنی فردی که یک کار را به بهترین روش انجام میدهد آن را یادداشت میکند و در اختیار سایر افرادی که می‌خواهند انجام دهند قرار میدهد. این فرد می‌تواند مدیر آن کسب و کار یا کارمند متخصصی باشد که در کارش تبحر و سرعت عمل دارد.
البته چک لیست‌ها قابلیت اصلاح دارند و می‌توانند مورد بازنگری قرار گیرند. این کار باید با نظارت و مشورت مدیران صورت گیرد. در مقاله چک لیست چیست به صورت کامل درباره چک لیست صحبت شده است.
چه کسب و کارهایی می‌توانند سیستم سازی را انجام دهند؟
اگر به دنبال رشد کسب و کارتان هستید سیستم سازی کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند. سیستم سازی با ریشه یابی و حل مشکلات بنیادین کسب و کار، بسترهای لازم برای رشد کسب و کار را فراهم میکند.
اگر می‌خواهید خطاها را در مجموعه به حداقل برسانید سیستم سازی مناسب شماست. سیستم سازی فرآیند انجام کار را ساده خواهد کرد. زیرا یک روند مشخص و تعریف شده برای انجام کار تعریف می‌شود و کارها طبق همین روال پیش می‌رود. این کار باعث کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت انجام کارها خواهد شد.
کاهش ساعت کاری مدیران از دیگر دستاوردهای سیستم سازی است. اگر جزو مدیرانی هستید که ساعات طولانی را مشغول انجام کار در دفتر خود هستید و فرصت فکر کردن و گسترش کسب و کارتان را ندارید، سیستم سازی مناسب شماست. در دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک بازاریابی پاشا 5 فعالیت اصلی یک مدیر مشخص شده است. مدیران با سیستماتیک کردن می‌توانند روی این فعالیت‌های اصلی تمرکز کنند و باعث رشد و افزایش درآمد در کسب و کارشان شوند.
جمع بندی:
مهمترین اصل در سیستم سازی اعتقاد مدیران و کارمندان به سیستم سازی است. تنها در صورتی که سیستم سازی را قبول داشته باشید می‌توانید کارهایی که برای سیستم سازی لازم است را انجام دهید. زیرا انجام این کارها در ابتدا سخت و زمانبر است و در ماه‌های اول ممکن است که شما تغییراتی را احساس نکنید.
کارمندان عالی، ابزارها و چک لیست مهمترین مولفه‌ها در سیستم سازی کسب و کار هستند. هر مدیری اگر بتواند این سه اصل را در کسب و کارش به درستی اجرا کند در واقع سیستم سازی را در کسب و کار اجرا کرده است.
