شرح‌شغل یک مجموعه کامل از مسئولیت‌های مورد نیاز، مهارت‌ها و رفتارها، حوزه‌های دانش، تحصیلات و دیگر موارد است. شما می‌توانید با اضافه کردن شایستگی‌های مرتبط به ارزش شرح‌شغل سازمانی خود بیافزایید تا آنها در فرآیندهای مرتبط با نیروی انسانی کاراتر شوند. نوشتن و یا ایجاد کردن یک شرح‌شغل به روش صحیح، به شما کمک می‌کند تا از ساخت شرح‌شغل‌های ترکیبی که “فرانکشتاین” نامیده می‌شوند، اجتناب کنید. این نوع از شرح‌شغل‌ها معمولا با استفاده از بخش‌های مختلف برگرفته شده از تعریف‌های شغلی گوناگون بر روی اینترنت ساخته می‌شوند که محتوای آنها یا گیچ کننده است و یا خیلی روان نیست.
۸ اشتباه در شرح‌شغل که باید از آنها اجتناب شود
اگر شما نمی‌دانید که شرح‌شغل شامل چه چیزهایی می‌باشد ممکن است تصادفا کارتان به نوشتن یک شرح‌شغلی مشابه “فرانکشتاین” (شرح‌شغل ترکیبی) برسد که احتمالا بسیاری از افرادی که شرح‌شغل شما را می‌خوانند فراری دهد.
در این قسمت ۸ اشتباه یا دام شرح‌شغل ارائه شده است که می‌توانید هنگام ایجاد شرح‌شغل برای سازمان خود از آنها اجتناب بورزید
۱- اهداف را نام نبرید
اهداف سازمانی می‌توانند در طی سال‌ها تغییر نمایند. برای مثال، اگر شما صاحب یک مزرعه بودید ممکن بود هدف شما داشتن تعدادی کارگر برای برداشت روزانه ۲۵ بوشل محصول می‌بود. اگر شما تعداد کارگر یا محصولات بیشتری داشته باشید، می‌تواند هدف اصلی شما را تغییر دهد.
هدف سازمانی که ممکن است در طول زمان تغییر نماید چرا در شرح‌شغلی ذکر شود؟ اضافه کردن هدف به شرح‌شغلی ارزش آن را به کاغذ محدود می‌کند. در حالیکه شرح‌شغلی فرصتی هست که از آن می‌توانید استفاده بهتری نمایید.
اگر اهداف سازمانی دارید، آنها را برای داوطلبان برگزیده شغل مورد نظر ذکر نمایید (بعد از مصاحبه)
۲- انتظارات غیرواقعی را مطرح نکنید
این یکی از موارد مهم است، هر چند که متخصصان منابع انسانی هنگام ایجاد یک شرح خوب شغلی به آن توجه نمی‌کنند. موضوعی که داوطلبان برای یک شغل انتظار دارند، صداقت در مورد کاری است که می‌خواهند انجام دهند.
داوطلبانی که صنعت شما را می‌شناسند متوجه انتظارات غیرواقعی می‌شوند. این موضوع می‌تواند از طریق یک حس درونی یا عبارتی که شما تلاش می‌کنید پنهان نمایید و یا از آن شانه خالی کنید و یا جمله‌ای که ساختگی به نظر می‌آید، اتفاق افتد. برای مثال، شرکت X از یک داوطلب می‌خواهد که محصولات را به فروش برساند و محتوای بازاریابی ایجاد نماید. حال آنکه شرح‌شغلی برای یک دستیار اجرایی تدوین شده است. این موضوع می‌تواند بهترین داوطلبان را فراری دهد (چرا که دستیاران اجرایی به اندازه کافی پرمشغله هستند). حتی اگر کسی موقعیت شغلی مورد نظر را بپذیرد، تا چه حد اطمینان خواهید داشت که تا ۶ ماه آینده نیز حضور داشته باشد؟
۳- در مورد فرهنگ شرکت و جزئیات شغلی اغراق نکنید
آیا شرکت شما دین خودش را به اجتماع محلی‌اش ادا می‌کند؟ آیا سازمان شما از کارکنانش انتظار دارد که آخر هفته‌ها در دسترس باشند؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است آنها را در شرح‌شغلی پنهان نکنید و یا بهتر جلوه ندهید. صداقت کلید اصلی است. راجع به فرهنگ سازمان خود و جزئیات شغل، با داوطلبان صادق باشید. آنها در نهایت حقیقت را متوجه می‌شوند (یا زمانی که استخدام شده‌اند یا از طریق سایت). اگر شخصی که به تازگی استخدام شده، متوجه شود که گمراه شده است، شما احتمالا فردی را استخدام کرده‌اید که در ماه‌های آتی سازمان را ترک می‌کند. این اتلاف زمان و پول به ازاء یک استخدام اشتباه است. در شرح‌شغلی خود روراست باشید. این کار شما را از مشکلات مربوط به منابع انسانی در امان نگه می‌دارد.
۴- از تکرار بی مورد مطالب در شرح‌شغلی پرهیز کنید
به‌صورت عضوی از یک تیم عمل کنید. شما باید یک ارتباط گیرنده عالی باشید. این الزامات را در شرح‌شغل‌های مختلف مشاهده می‌کنیم اما آیا آنها مفید هستند؟ واقعیت غم انگیز این است که برخی از متقاضیان شما ممکن است اعضای خوبی برای تیم نباشند و یا به‌طور عالی ارتباط برقرار نکنند اما همچنان برای موقعیت شغلی درخواست ارسال کنند. به جای مطرح کردن این الزامات در شرح‌شغلی، چرا آنها در جلسه حضوری با متقاضیان ارزیابی نشوند؟ مطرح کردن صحیح سوالاتی در مصاحبه که مبتنی بر شایستگی رفتاری هستند می‌تواند در این زمینه کمک بسیاری نماید. از این سوالات استفاده نمایید تا بتوانید ویژگی کار گروهی یا ارتباط دهنده‌ای قوی را ارزیابی کنید.
۵- از کلمات اختصاری یا اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید
شما می دانید که اصطلاحاتی مانند CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) و SaaS (نرم افزار به عنوان یک سرویس) به چه معناست اما ممکن است این اصطلاحات برای همگان آشنا نباشند. بعضی از متقاضیان شما همچنان در حال یادگیری هستند و ممکن است درباره مفهوم کلمات اختصاری در صنعت مورد نظر اطلاعی نداشته باشند. استفاده از این اصطلاحات درک شرح‌شغلی را سخت می‌کند. حتی ممکن است مانع ارسال درخواست متقاضیان شود و شما ممکن است یک داوطلب خوب که با گذراندن یک دوره آموزشی می‌تواند تبدیل به یک کارمند عالی شود را از دست بدهید.
۶- وعده‌های مشخص برای ارتقا یا پاداش ندهید
شما می‌خواهید فرصت‌های رشد در سازمان خود را پررنگ جلوه دهید که در این موضوع مشکلی نیست. فقط از این موضوع به عنوان طعمه‌ای برای جلب توجه متقاضیان استفاده ننمایید چون ممکن است فردی را که فقط علاقه‌مند به کسب درآمد است و علاقه‌ای به افزودن ارزش به سازمان شما را ندارد انتخاب نمایید. شفاف‌سازی بخش کلیدی این قسمت است. وعده‌ای ندهید که توان برآورده کردن آن را ندارید. به محض اینکه داوطلب وارد کار می‌شود اطمینان حاصل کنید که وعده‌های شما مبتنی بر عملکرد واقعی او هست.
۷- از اعمال تغییرات در شرح‌شغلی نترسید
یک تغییر درست هیچگاه بد نیست. با رشد سازمان شرح‌شعلی نیز رشد خواهد یافت. در به‌روزرسانی شرح‌شغلی خود فعال باشید زیرا که این کار منجر به اسنادی جدیدتر و به‌روزتر در منابع انسانی می‌شود که وضوح بیشتری را برای داوطلبان آتی به ارمغان می‌آورد. بر اساس داده‌های ما، ۴۳ درصد از شرکت‌ها هرگز شرح‌شغلی‌شان را به‌روز نمی‌کنند.
به‌روزرسانی‌های منظم در شرح‌شغل برای موفقیت نیروی انسانی در سازمان مهم است و این امر از طریق نرم‌افزار شرح‌شغلی به درستی می‌تواند انجام پذیرد. همچنین از دیدگاه انطباق، زمانی که کارفرما با کارکنان وارد بحث حقوقی می‌شود این موضوع می‌تواند به عنوان یک محافظ برای او عمل نماید.
۸- جزئیات کلیدی را حذف نکنید
هدف شما داشتن شرح‌شغلی مختصر و قالب‌بندی شده است. از حذف کردن هر یک از جزئیات مهم شغل هنگام نوشتن شرح‌شغل اجتناب بورزید. برای اطمینان از این موضوع از ۲ نفر از همکاران خود که در موقعیت شغلی مشابه هستند بخواهید تا شرح‌شغل نوشته شده را بررسی نمایند. بعد از بررسی می‌توانید شرح‌شغل آماده شده را بعنوان آگهی استخدام منتشر نمایید (در سایت خود شرکت یا فضاهای برون سازمانی).
شرکت HRSG
تیم تحقیق و توسعه رسا
https://rasa-hr.com/9992-2
https://rasa-hr.com
