این روزها کارمندان زمان زیادی را در اداره می‌گذرانند و ممکن است چیزی بیش از ۴۰ ساعت در هفته سر کار باشند. اما این افزایش ساعات کاری لزوماً به معنی بهبود عملکرد نیست. در این مقاله با بهترین روش‌های افزایش کارایی کارمندان آشنا خواهید شد.
مدیران و رهبران چطور باید همزمان با استفاده‌ی بهینه از وقت، راندمان و بهره‌وری کارمندان را بهبود دهند؟ در ادامه به ۱۰ شیوه‌ی بهبود کارایی کارمندان در اداره می‌پردازیم:
۱. یک نماینده داشته باشید.
این روش شاید خیلی واضح به نظر برسد، اما عملی کردن آن اغلب دشوار است. شرکت شما در واقع مانند فرزند شماست و قطعاً می‌خواهید با هر چیزی که به آن مربوط می‌شود ارتباط مستقیم داشته باشید. درست است که چنین ترجیحی مشکلی ندارد (و عامل موفقیت نهایی کسب و کارهاست)، اما این که بخواهید به همه‌ی جزییات شخصاً رسیدگی کنید، می‌تواند وقت ارزشمندتان را هدر دهد.
در عوض، مسئولیت‌ها را به کارمندان شایسته‌ی خود واگذار کنید و مطمئن باشید که وظایفشان را به طور عالی انجام می‌دهند. این کار باعث می‌شود که کارمندانتان فرصت پیدا کنند که تجربه و مهارت رهبری را کسب کنند و این هم درنهایت باعث بهبود عملکرد کارکنان و به سود شرکت شما خواهد بود. شما آنها را به دلیلی استخدام کرده‌اید، پس به آنها فرصت بدهید خودشان را به شما ثابت کنند.
۲. بین وظایف و تجربیات تناسب برقرار کنید.
آشنایی با مهارتها و سبک‌های رفتاری کارمندان برای به افزایش بهره وری کارمندان امری ضروری است. برای مثال، یک فرد برونگرا و خلاق که می‌تواند تفکری خلاقانه و خارج از چارچوب داشته باشد، فرد مناسبی برای ارائه‌ی ایده‌ها به مراجعان است. با این حال، اگر وظایفی با جزییات خیلی زیاد و قوانین فشرده به آنها بسپارید ممکن است دچار تعارض شوند.
این که از کارمندانتان بخواهید در هر چیزی عالی باشند، موثر نیست، در عوض، قبل از این که به آنها پست یا وظیفه‌ای را محول کنید، اول از خودتان بپرسید: آیا این فرد مناسب‌ترین شخص برای انجام این کار است؟ اگر نه، شخص دیگری را پیدا کنید که مهارتها و سبک رفتاریش متناسب با نیاز شما باشد.
۳. ارتباط موثر برقرار کنید.
هر مدیری می‌داند که ارتباطات، کلید بهره‌مندی از نیروی کار مفید است. امروزه تکنولوژی ما را قادر می‌کند که تنها با یک کلیک یا حتی لمس یک دکمه بتوانیم ارتباط برقرار کنیم، پس یعنی روش‌های برقراری ارتباط الان خیلی موثر و کارآمد هستند، درست است؟ نه لزوماً. پژوهش‌های مک‌کینزی نشان داده است که ایمیل تقریباً ۲۸ درصد زمان کارمندان را اشغال می‌کند. در حقیقت، مشخص شده است که ایمیل دومین فعالیت وقت‌گیر (بعد از کارهای مختص شغل) برای کارمندان است. پس به جای این که تنها به ایمیل اکتفا کنید، از ابزارهای شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید که برای هرچه سریع‌تر شدن ارتباطات تیم‌ها طراحی شده‌اند. همچنین می‌توانید کارمندانتان را تشویق کنید گهگاهی از شیوه‌های قدیمی‌تر ارتباط، مانند تماس‌های صوتی، هم استفاده کنند. یک تماس تلفنی سریع یا قرار ملاقات کوتاه می‌تواند مسائلی را حل کند که ممکن بود نیاز به ساعت‌ها وقت صرف گشتن در میان ایمیل‌ها داشته باشد.
۴. اهداف واضح و متمرکز داشته باشید.
اگر کارمندان هدف واضحی برای دستیابی نداشته باشند، نمی‌توانید از آنها انتظار داشته باشید کارآمد عمل کنند. اگر هدف به طور واضح تعریف نشده باشد و واقعاً قابل دستیابی نباشد، کارایی کارمندان قطعاً پایین خواهد آمد. پس اطمینان حاصل کنید که وظایفی که به کارمندان سپرده‌اید، کاملاً واضح و تا جای ممکن مشخص و متمرکزند. اجازه دهید آنها بدانند دقیقاً چه انتظاری از آنها دارید و در مورد تاثیر این وظایف هم با آنها گفت‌وگو کنید.
یکی از راهها این است که مطمئن شوید اهدافتان خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و بجا و دارای زمانبندی هستند. پس قبل از این که وظیفه‌ای را به کارمندی محول کنید حتماً مطمئن شوید و از خود بپرسید که آیا آن وظیفه این مشخصات را دارد و آن کارمند هم برای این وظیفه مناسب هست یا نه. اگر نه، ببینید چطور می‌توانید کاری کنید که کارمندتان متمرکز و کارآمد بماند که نهایتاً بتوانید بهبود عملکرد کارکنان را تحقق بخشید.
۵. به کارمندان انگیزه بدهید و آنها را تشویق کنید.
یکی از بهترین راه‌های تشویق کارمندان به کارآمدی و موثر بودن، این است که کاری کنید واقعاً بخواهند موثر باشند. وقتی از کارمندتان به خاطر خدمات و تکمیل وظایفش قدردانی کنید، او هم قدردان شما خواهد بود و تشویق می‌شود تا به کارش به بهترین نحو ادامه دهد تا حداکثر بهره وری را داشته باشد.
وقتی در مورد پاداش مناسب کارمندتان فکر می‌کنید، حتماً نیازها و ترجیحات او را هم به حساب بیاورید. برای مثال، ممکن است یک کارمند دوست داشته باشد در جمع از او قدردانی کنید، ولی کارمند دیگرتان ترجیح دهد خصوصی از او قدردانی شود. رضایت شغلی کارمندان می‌تواند در بهبود عملکرد آنها تاثیر به سازی داشته باشد. علاوه بر تشکر از کارمندان به طور کلامی، کارهای دیگری هم هست که می‌توانید انجام دهید:
دعوت برای صرف غذا: می‌توانید تیمتان را برای صرف ناهار، شام یا دورهمی به بیرون دعوت کنید. حتی می‌توانید اجازه دهید زودتر کار را تعطیل کنند.
ارسال دستنوشته: ارسال یک دستنوشته برای کارمندتان به او نشان می‌دهد که کارش آن قدر مهم بوده که از زمان شخصی خود برای قدردانی از او مایه گذاشته‌اید و این که شما به قدر کافی حواستان به کارمندتان هست و برای آنها زمان اختصاص می‌دهید.
کوپن تاخیر روز اول هفته: اهدای این کوپن تشویقی یعنی کارمندتان اجازه دارد صبح اول هفته دیرتر سر کار بیاید.
سرویس ارتباط با مدیر: اگر برای تشکر و قدردانی از تیم یا اعضای تیمتان به آنها ایمیل می‌فرستید، می‌توانید از سرویس ارتباط با مدیر در ایمیل استفاده کنید تا آنها بتوانند به صورت ناشناس و امن، به شما فیدبک بدهند.
ایجاد برنامه‌ای برای سلامت: سعی کنید یک برنامه‌ی سلامتی در محیط کار در نظر بگیرید تا روزهای بیماری کاهش پیدا کند و بیمه‌ی پرداختی شرکت هم تقلیل یابد.
مرخصی با حقوق: مثلاً می‌توانید به جای پاداش یا افزایش حقوق، مرخصی با حقوق برای کارمندتان در نظر بگیرید، بدون این که از مرخصی استعلاجی یا تعطیلاتش کم شود.
مطلب مرتبط: برای آشنایی بیشتر با انواع مرخصی برروی لینک زیر کلیک کنید.
۶. کارهای اضافی بر عهده‌ی کارمندتان نگذارید.
اگر امکانش را دارید تا جایی که می‌توانید، وقتی کارمندتان وظیفه‌ی بزرگی برعهده دارد و روی آن متمرکز است، کارهای کوچک غیر لازم را به او نسپارید. برای بهبود عملکرد کارکنان نگاهی به روتین تیم بندازید و ببینید آیا چیزی هست که با حذف آن، کارمندان زمان بیش‌تری جهت تمرکز روی وظایف بزرگ‌ترشان داشته باشند یا نه.
برای مثال، اگر کارمندان وظیفه دارند که گزارش روزانه برای سوپروایزر بنویسند، اما او معمولاً وقتی برای خواندن این گزارش‌ها ندارد، حداقل شرط تعداد واژگان را از روی گزارش‌نویسی بردارید. این که کارمندان صرفاً بخواهند کاری را فرمالیته و فقط برای رعایت تشریفات انجام دهند باعث می‌شود وقت مفیدشان را که می‌توانستند صرف هدف بزرگ‌تری برای شرکت کنند، در این راهها هدر دهند.
۷. کارمندان را آموزش دهید.
کاهش برنامه‌های آموزشی یا ادغام کردن آموزش‌ها با یکدیگر می‌تواند در وقت و هزینه‌ی شرکت صرفه‌جویی کند اما در نهایت، نتیجه‌ی معکوس دارد. این که از کارمندتان انتظار داشته باشید که حین کار، کارش را یاد بگیرد واقعاً نادرست است.
پس به جای این که از او انتظار داشته باشید بدون هیچ تجربه و راهنمایی کارش را بر اساس آزمون و خطا پیش ببرد، چند روز بیشتر وقت بگذارید و مهارت‌های مورد نیاز کارش را به او آموزش دهید. به این ترتیب، توانایی‌های فرد با کارش متناسب می‌شود و بعد از آن لازم نیست برای پاسخ دادن به سوالات ساده یا اشتباهات ابتدایی، وقت هدر دهید.
بعد از این که کارمندتان آموزش‌های اصلی و اولیه را گذراند، از او بخواهید در برنامه‌ی پیشرفت کارمندان شرکت کند و توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز یک کارمند حرفه‌ای را بیاموزد؛ این موضوع در درازمدت برای شرکت شما بسیار مفید خواهد بود.
چند راه برای حمایت از رشد و ترقی کارمندان وجود دارد: کوچینگ و هدایت فردی، کارگاه، دوره‌های آموزشی، سمینارها، مربیگری معکوس یا در سایه قرار گرفتن، یا حتی صرفاً افزایش مسئولیت‌های فردی. فراهم کردن چنین فرصت‌هایی به کارمندان شانس فراگیری تجربیات بیشتر و مهارت‌های بالاتر را می‌دهد تا بتوانند راندمان و بهره‌وری خود را بهتر کنند.
۸. پذیرای دورکاری باشید.
به نظر می‌رسد یکی از راه‌های موثر بهبود بهره وری ، پذیرش دورکاری کارمند باشد یعنی این که در خانه کار کند، با این حال، چطور می‌خواهید مطمئن شوید که کارمندتان بدون وجود نظارت، باز هم بهره‌وری خواهد داشت؟ واقعیت چیز دیگری است. تحقیقات نشان داده است کارمندانی که در خانه کار می‌کنند، ۱۳ درصد بیشتر از کارمندان درون اداره کارایی دارند. پس این که به کارمندتان اجازه دهید از خانه برای شما کار کند، می‌تواند سبب حفظ زمان‌هایی شود که در غیر این صورت، به طور کامل تلف می‌شد.
برای مثال فرض کنید یکی از کارمندانتان بیمار است یا می‌ترسد بیماری همکارش را بگیرد. اگر به این کارمند اجازه دهید از خانه کار کند، بسیار کارآمدتر خواهد بود تا این که با بیماری سر کار بیاید و نتواند با بقیه همکاری لازم را داشته باشد. یا این که اگر کارمندتان برای انجام کاری نیاز به ۲ تا ۴ ساعت زمان دارد، می‌توانید یک روز کامل به او مرخصی بدهید. در این صورت او همه‌ی زمان باقیمانده‌اش را به خوبی صرف کار شما در خانه می‌کند.
۹. به کارکنان بازخورد بدهید.
اگر کارمند نداند که در ابتدا ناکارآمد بوده، جای هیچ امیدواری برای افزایش بهره وری او نخواهد بود. به همین دلیل است که مرور و بررسی راندمان‌ها خیلی مهم است. راندمان کارمندان را بسنجید، و ملاقات‌های شخصی با هر یک ترتیب دهید؛ به او بگویید که چقدر پیشرفت داشته و در چه زمینه‌هایی نیاز است که بیشتر تلاش کند.
موضوع بهبود عملکرد کارمندان فقط به این معنی نیست که آنها چطور باید بهتر کار کنند. به هر حال بعضی چیزها هم مسئولیت شماست. پس بعد از این که در مورد راندمان فردی کارمندتان با او صحبت کردید، از او بخواهید بگوید شما چه کاری می‌توانید برای بهبود و پیشرفتش انجام دهید. شاید او دوست داشته باشد در انجام کار خاصی بیشتر راهنمایی‌اش کنید یا این که به فضای خلاقانه‌ی بیش‌تری احتیاج داشته باشد. درخواست بازخورد گرفتن از کارمندان نه تنها باعث می‌شود به سرعت و به طور واضح بتوانید به بهبود و پیشرفت وضعیت کارمندتان کمک کنید، بلکه باعث می‌شود ارتباطات در طول زمان برای ادامه‌ی پیشرفت همچنان برقرار باشد.
۱۰- آینده‌نگر باشید.
چیزهایی که ممکن است امروز برایتان خیلی بی‌اهمیت و باعث هدر دادن زمان به نظر بیایند، ممکن است در طولانی مدت واقعاً به نفع شما تمام شوند. بنابراین قبل از رد کردن چیزی، به این فکر کنید که این موضوع چه منفعتی برای شرکتتان شما و بهبود عملکرد کارکنان می‌تواند داشته باشد.
