چارت سازمانی، ابزار نشان دادن سلسله مراتب سازمانی است. اکثر شرکت ها از نمودارهای سازمانی اکسل برای ارائه نمای کلی ساختار شرکت خود استفاده می کنند. یادگیری نحوه ایجاد یک چارت در اکسل سریع و آسان است. در این مقاله، چارت سازمانی را بررسی می‌کنیم و 5 مرحله را که باید برای ایجاد نمودار سازمانی اکسل انجام دهید و ویژگی‌های مختلفی که می‌توانید استفاده کنید را ارائه می‌کنیم.
اکسل به کاربران اجازه می دهد تا فایل های خود را به صورت دیجیتالی با همکاران خود به اشتراک بگذارند. پس از ایجاد چارت سازمانی خود، می توانید آن را از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید. برای دسترسی به فایل نیازی به دانلود اکسل نیست، البته تا زمانی که آن را در قالبی مثل PDF ارسال کنید.
همانطور که شرکت شما رشد می کند و تغییر می کند، باید چارت سازمانی خود را ویرایش کنید. اکسل به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات اصلی و ساختار نمودار خود را تغییر دهید. با این ویژگی می توانید نام و تصویر آخرین افراد استخدامی خود را اضافه کنید و ویرایش‌های لازم را انجام دهید.
شما می توانید چارت سازمانی را با ایجاد یک الگو یا ساختار برای شرکت خود شخصی سازی کنید. اکسل امکان طراحی خاص را به کاربران می دهد. علاوه بر آن، می‌توانید رنگ‌ها، فونت‌ها و اشکال را اضافه کنید تا آن را شخصی‌سازی و متمایز کنید.
مراحل زیر را برای قالب بندی چارت سازمانی خود در اکسل انجام دهید:
یک صفحه جدید در برنامه اکسل باز کنید. روی دکمه "Insert" در بالای صفحه کلیک کنید، و سپس گزینه SmartArt را انتخاب کنید. پس از کلیک بر روی آن، گزینه هایی برای انتخاب از لیست نمودارها خواهید داشت.
از لیست گزینه‌های زیر SmartArt، روی Hierarchy کلیک کنید تا طرح‌بندی‌های چارت سازمانی موجود را ببینید، و نموداری را انتخاب کنید که ساختار داخلی شرکت شما را نشان می دهد. اگر به دنبال درج تصاویر در کنار نام کارمندان هستید، می توانید از طرح "Picture Organisation Chart" استفاده کنید. اگر فقط می خواهید متن را درج کنید "Organisation Chart" را انتخاب کنید. اگر چند نفر از اعضای تیم سمت مدیریت بالایی دارند، می توانید هر دو طرح را انتخاب کنید. پس از تکمیل، روی «OK» در پایین صفحه کلیک کنید تا انتخاب‌ها را تأیید کرده و از آنها استفاده کنید.
با کلیک بر روی کادرهای مختلف چارت سازمانی خود به راحتی می توانید متن را وارد کنید. در کادر، می‌توانید عنوان شغلی یک کارمند و نام کامل او را بنویسید. همچنین می‌توانید کادرهایی با نام بخش‌ها، مکان آن ها و شاید حتی توضیحی بسیار کوتاه از موقعیت شغلی اضافه کنید. ساده و مختصر نگه داشتن آن به خوانایی کمک می کند.
اگر به کادرهای بیشتری در چارت سازمانی خود نیاز دارید، می توانید با کلیک بر روی گزینه Add Shapes، آن را اضافه کنید. یک مستطیل جدید ظاهر می شود که در آن می توانید متن خود را تایپ کنید. برای قرارگیری مکان کادر می توانید یکی از گزینه های"Add Shape After"، "Add Shape Above" و "Add Shape Below" را انتخاب کنید.
برای اینکه چارت سازمانی شما از نظر بصری جذاب باشد، می توانید از رنگ ها و تصاویر استفاده کنید. گنجاندن این عناصر می‌تواند درک نمودار شما را آسان‌تر کند و توجه خواننده را به مهم‌ترین جنبه‌های آن جلب کند. رنگ‌های نمودارهای سازمانی همچنین می‌توانند سبک یک شرکت و لوگوی آن را منعکس کنند. توجه دقیق به رنگ‌ها و ساختار کلی نمودار سازمانی ممکن است بر نحوه شناخته شدن شرکت تأثیر بگذارد.
اگر چارت سازمانی تصویری را انتخاب کرده‌اید، می‌توانید با کلیک کردن روی کادری که می‌خواهید آن تصویر نمایش داده شود، عکس های خود را آپلود کنید و تصاویر را به نمودار اضافه کنید. تصاویر و رنگ ها به برجسته شدن نمودار شما کمک می کنند و برای خواننده هم جذاب هستند.
ویژگی هایی در اکسل وجود دارد که ممکن است مفید واقع شوند:
اگر شخصی در شرکت شما به عنوان دستیار شخص دیگری کار می‌کند، می‌توانید با کلیک بر روی SmartArt Tools، سپس بر روی تب Design و انتخاب گزینه Add Shape گزینه Add Assistant را خواهید دید. توجه داشته باشید که گزینه "Add Assistant" فقط برای چارت سازمانی کار می کند و برای طرح های دیگر در دسترس نیست.
به سادگی با کلیل SmartArt Tools ،رفتن به تب Design انتخاب گزینه Layout، چهار گزینه طرح بندی مختلف به شما پیشنهاد می دهد: 'Standard'، 'Both'، «'Left hanging' یا 'Right hanging'. با استفاده از این گزینه ها، می توانید نمودار خود را متفاوت کنید و سبک شرکت خود را نشان دهید.
شما به راحتی می توانید با انتخاب یکی از کادرها در چارت سازمانی خود شکل کادرهای خود را تغییر دهید. بر دکمه راست ماوس کلیک کنید و روی "Format Shape" کلیک کنید. سپس می توانید یک شکل جدید را انتخاب کنید.
می توانید از این ویژگی برای بهبود چارت سازمانی خود استفاده کنید. می‌توانید یک کادر را انتخاب کنید، بر دکمه راست ماوس کلیک کنید و گزینه 'Link' را انتخاب کنید تا پیوندی به نمایه شخصی، وب‌سایت شرکت یا حتی فایل‌های مهم اضافه کنید. این گزینه به کارمندان کمک می کند تا منابع مرتبط یا اطلاعات مفیدی را که ممکن است به آن نیاز داشته باشند پیدا کنند. گنجاندن پیوندها در نمودار سازمانی به متمرکز کردن تمام منابع شرکت کمک می کند.
علاوه بر اکسل از پاورپوینت هم می توانید برای رسم نمودار و چارت سازمانی استفاده کنید. در مقاله "نحوه ایجاد نمودار ساختارسازمانی در پاورپوینت" می توانید نحوه کار با آن را بیاموزید.
