فرقی ندارد که مدیریت یک شرکت خصوصی را برعهده داشته باشید یا سازمانی دولتی؛ در هر صورت با تیم‌های مختلفی سروکار خواهید داشت. تیم را می‌توان یک جامعه بسیار کوچک در نظر گرفت که در آن افراد با استعدادها، توانایی‌ها، تجربه‌ها و پیشینه‌های متفاوتی گرد هم آمده‌اند. این افراد باید در تعامل و همکاری با یکدیگر، اهداف سازمان را محقق می‌کنند و در چنین فضایی بروز چالش‌ها و مشکلات کاملاً بدیهی است.
به‌عنوان یک مدیر، شما باید از این چالش‌ها آگاهی داشته باشید و خودتان را برای مواجهه با آن‌ها آماده کنید. به‌علاوه باید به‌اندازه کافی توانایی و استعداد داشته باشید تا بتوانید مشکلات را کنترل کنید. در این مقاله، با 5 مورد از مهم‌ترین چالش‌ها در مدیریت تیم و همچنین راهکارهای رفع آن‌ها آشنا خواهیم شد؛ با ما همراه باشید.
اگر از فواید کار گروهی آگاهی داشته باشید، بدون شک می‌دانید که دستیابی به بسیاری از اهداف شرکت بدون تشکیل یک تیم میسر نخواهد بود. با تشکیل تیم در محیط کار، بحث مدیریت آن نیز به میان خواهد آمد. مدیریت تیم را می‌توان این‌طور تعریف کرد:
«مدیریت تیم، مجموعه‌ای از استراتژي‌ها و رویکردها است که برای هماهنگی امور در داخل یک تیم از آن‌ها استفاده می‌شود. در واقع با مدیریت یک تیم به روشی کارآمد، بهتر می‌توان به اهداف تعیین‌شده دست پیدا کرد.»
در دنیای کسب‌وکار، مدیریت تیم یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر مدیر باید بر آن مسلط باشد. هر مقدار که تسلط مدیر بر این مهارت بیشتر و حرفه‌ای‌تر باشد، به همان اندازه نیز تعامل و همکاری بین اعضای تیم بیشتر خواهد بود. از جمله دلایل اهمیت مدیریت تیم نیز می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
· مدیریت بهتر می‌تواند رضایت کارمندان حاضر در تیم را افزایش دهد؛
· مدیریت بهتر می‌تواند بازدهی اعضای تیم را بیشتر کند؛
· مدیریت بهتر می‌تواند منجر به افزایش خلاقیت و ثمربخشی اعضای تیم شود؛
· مدیریت بهتر می‌تواند آمار استعفا را در میان کارمندان کاهش دهد؛
· مدیریت بهتر می‌تواند هزینه‌های کسب‌وکار را کاهش دهد.
اکنون رسیدیم سر اصل مطلب؛ در این بخش، 5 تا از مهم‌ترین چالش‌هایی را که مدیران در زمان مدیریت تیم‌ها با آن مواجه خواهند شد، به شما معرفی خواهیم کرد؛ سپس برای هرکدام نیز راه‌حلی مناسب ارائه خواهیم داد:
میزان عملکرد کلی تیم یا عملکرد هر یک از اعضای آن، از موضوعاتی است که همیشه ذهن مدیران را به خود درگیر می‌کند. کاهش عملکرد از جمله مهم‌ترین چالش‌ها برای مدیران بوده و می‌تواند علل مختلفی داشته باشد. هدف‌گذاری نادرست، تنش‌های کاری یا فرسودگی اعضای تیم، وجود جو نامناسب در محیط کار یا هر چیز دیگری را می‌توان علت کاهش عملکرد اعضای تیم دانست.
برای رفع این مشکل می‌توان از راه‌حل‌های زیر کمک گرفت؛ در غیر این صورت، باید انتظار خسارت‌های بزرگ‌تری را داشته باشید:
· به هر یک از اعضای تیم تسک مهمی را بسپارید و از آن‌ها بخواهید روی همین وظیفه تمرکز کنند. کیفیت مورد انتظار خود را برای کارمند خود شرح دهید و سپس برای نتیجه انجام این تسک، پاداش یا مشوق در نظر بگیرید.
· عملکرد هر یک از اعضا را به‌‌صورت جداگانه بررسی کنید؛ برای این کار، تسکی را به کارمند محول کنید و برای آن نیز یک سررسید تعیین کنید. در صورتی شاهد افت عملکرد اعضای تیم بودید، می‌توانید روش دیگری را در پیش بگیرید.
· به دنبال علت افت عملکرد باشید؛ می‌توانید در طی جلسات عمومی و خصوصی با اعضای تیم، با آن‌ها گفت‌وگو کرده و علت کاهش عملکرد آن‌ها را جویا شوید. سپس با هم‌فکری یکدیگر برای حل این مشکل چاره‌ای بیندیشید.
· از کارمندان تشکر کنید؛ گاهی اوقات سپاسگزاری می‌تواند تأثیر بسیار خوبی روی عملکرد کارمندان و اعضای تیم داشته باشد. به همین دلیل مدیران نباید از انجام این کار ابایی داشته باشند.
سروکله زدن با کارمندان مشکل‌ساز از کابوس‌های هر مدیری است، اما در هر صورت باید با وجود آن‌ها کنار آمد. وجود چنین افرادی می‌تواند موجب بروز مشکلات متعدد یا ناسازگاری‌های بسیاری شود، گاهی اوقات این افراد می‌توانند روحیه تیم را از بین ببرند یا اینکه محیط کار را به یک محیط سمی تبدیل کنند و در نهایت به مانعی بزرگ برای تیم ورک تبدیل شوند.
برای حل چنین مشکلی، راه‌حل‌های زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:
· رفتار نادرستشان را به آنان گوشزد کنید؛ گاهی اوقات خیلی از افراد از رفتار اشتباه خود آگاه نیستند. درست به همین دلیل، نیاز است که حواس این افراد به خودشان جمع کنید و آن‌ها را از رفتار غلطی که دارند مطلع سازید.
· انتظارات خود را برای این افراد شرح دهید؛ در صورتی که چنین افرادی به رفتارهای نادرست خود ادامه دادند، باید به شکل قاطعانه‌تری با آن‌ها گفتگو کنید و انتظارات خود را برای آنان روشن سازید. همین‌طور باید آن‌ها را از عواقب کارشان نیز مطلع کنید.
· در نهایت آرامش خود را حفظ کنید و تنها عملکرد این افراد را زیر نظر داشته باشید. در صورت عدم وجود هیچ‌گونه پیشرفت، می‌توانید تصمیمات تازه‌ای را اتخاذ کنید.
چه در شرکت خصوصی و چه در سازمان دولتی، فرسودگی می‌تواند بسیار خطرناک باشد؛ زیرا که همیشه کارمندانی را مورد هدف قرار می‌دهد که عملکرد بهتری نسبت به دیگران دارند. اگر دیدید که یکی از کارمندان شما از تیم جدا افتاده، انگیزه خود را از دست داده است، مدام مرخصی می‌گیرد، مدام اشتباه می‌کند، حافظه‌اش کاهش پیدا کرده یا دچار مشکلاتی از این دست شده، باید بدانید که به احتمال زیاد در دام فرسودگی گرفتار شده است.
برای حل این مشکل می‌توانید از راهکارها زیر استفاده کنید:
· قوانین و سیاست‌های محیط کار را انعطاف‌پذیرتر کنید. به کارمندان مرخصی بیشتری بدهید، ساعت‌های کاری را کاهش دهید یا از هر راهکار دیگری برای بازیابی انرژي کارمندان استفاده کنید.
· محیطی امن در محل کار برای کارمندان ایجاد کنید، فرهنگ کاری مثبت را گسترش دهید و همین‌طور با شفافیت و اعتماد با کارمندان خود برخورد کنید. این موارد می‌توانند در بازیابی انرژی کارمندان مفید باشند.
اگر مدیران از اصول تیم سازی آگاهی نداشته باشند، ممکن است دچار انتظارات غیرواقع‌بینانه شوند. مدیر خوب باید از توانایی‌ها و ظرفیت‌های اعضای تیم خود آگاهی کامل داشته باشد و سپس با توجه به همان توانایی‌ها، انتظارات و اهداف خود را برای تیم تعیین کند. اگر انتظارات مدیر از تیم بی‌جا باشد یا اینکه اهداف به‌درستی تعیین نشده باشند، تنها چیزی که عاید اعضای تیم می‌شود استرس و اضطراب و فشار خواهد بود.
برای حل این مشکل می‌توانید راهکارها زیر را در پیش بگیرید:
· با استفاده از ابزارهای مختلف، توانایی‌ها و سرعت انجام کار را در کارمندان خود بسنجید. سپس با آماری که از این راه به دست آورده‌اید، می‌توانید اهداف و انتظارات واقعی‌تری را برای اعضای تیم تعیین کنید.
· با اعضای تیم خود درباره توانایی‌ها و ظرفیت‌هایشان صحبت کنید و از آن‌ها بخواهید که انتظارات یا اهداف موردنظرشان را شرح دهند. سپس با توجه به این اطلاعات می‌توانید تصمیم‌گیری بهتری برای گروه داشته باشید.
تعامل و همکاری ضعیف در کار تیمی و به طور کلی افت کیفیت کار تیمی را می‌توان هم در یک شرکت خصوصی مشاهده کرد و هم در یک سازمان دولتی. تعامل ضعیف می‌تواند علل بسیاری داشته باشد؛ از جمله عدم اعتماد، عدم ارتباط درست اعضا، کمبود توانایی‌های اعضای تیم و غیره.
اصلاح این وضعیت بر عهده مدیر است و مدیران نیز می‌توانند از راهکارها زیر استفاده کنند:
· با کارمندان ارتباط برقرار کنید؛ برگزاری جلسات عمومی یا خصوصی، ایجاد ارتباط نزدیک و مستقیم با کارمندان و همین‌طور تبادل ایده‌ها بین مدیر و اعضا، می‌تواند در بهبود تعامل و کیفیت کار تیم مؤثر باشد.
· فارغ از جایگاه هر فرد در تیم یا در سازمان، به آن‌ها فرصت دیده‌شدن و شنیده‌شدن بدهید؛ این کار می‌تواند تعامل و کیفیت کار آن‌ها را تا حد زیادی بیشتر کند.
· نوآوری و خلاقیت را تشویق کنید؛ بهتر است فضا و بستری را برای کارمندان ایجاد کنید که بتوانند ایده‌های خود را آزادانه مطرح کنند و سپس برای عملی‌کردن آن‌ها تلاش کنند. در نهایت خواهید دید که خودتان سود کرده‌اید!
به‌عنوان کلام آخر، باید بدانید که مدیریت تیم برای مدیران، مهارتی بسیار مهم است. مدیری که نتواند تیم خود را کنترل کند، قطعاً نمی‌تواند به اهداف خود دست پیدا کند. درست به همین دلیل است که ما باور داریم هر مدیری چه در یک شرکت خصوصی و چه در سازمانی دولتی، باید به چنین مهارتی را تا بیشترین میزان ممکن تقویت کند.
در این مقاله 5 مورد از مهم‌ترین چالش‌های مدیران در مدیریت تیم را بررسی کردیم؛ سپس برای هر یک از این مشکلات نیز راه‌حلی ارائه دادیم. در نهایت بگذارید که نظر شما را نیز جویا شویم؛ شما با چه مشکلات دیگری در زمان مدیریت تیم روبه‌رو شده‌اید؟ چطور توانستید آن مشکل را حل کنید؟ تجربیات خود را با ما نیز در میان بگذارید.
