هدف این نوشته، یادآوری چندتا نکته‌ی کاربردی در طراحی و پیاده‌سازی یک فرایند آنبوردینگ موفق و موثره. فرایندی که نیروی تازه‌وارد رو با تیم پیوند میده. تقریباً همه‌ی مدیران HR از تاثیر آنبوردینگ بر نگاهداشت و افزایش بهره‌وری نیروهای جدید آگاهی دارن. آنبوردینگ موفق خصوصاً در شرکت‌هایی که تیم‌ها، فرایندها و پیچیدگی‌های بیشتری داخل سازمان دارن اهمیت پیدا میکنه؛ تاکیدم روی کلمه‌ی "موفق" به خاطر اینه که گاهی زمان، انرژی و هزینه صرف می‌کنیم اما سیستم پیاده شده کارا نیست.
توی این پست طبق تجربیاتی که حدودا ۳ سال قبل در طراحی و اجرای ولکام پکیج شرکت صباایده (بخشی از فرایند آنبوردینگ این مجموعه) به‌دست آوردم، چندتا نکته‌ی مهم رو با شما به اشتراک میذارم:
۱-از کجا شروع کنیم؟
خودتون رو جای عضو جدید تیم بگذارید. تصورکنید امروز اولین روز کاری شماست. از خودتون بپرسید به چه اطلاعات، امکانات، دسترسی و آموزش‌هایی نیاز داید.
توی این مرحله حتما باید تفاوت نقشِ نیروهای جدید و تنوع اطلاعاتِ مورد نیازشون رو درنظر داشته باشید. همچنین بخشی از اطلاعات مشترک و قابل تکرار مثل چارت و فرهنگ سازمانی، تلفن‌های ضروری و ... رو درقالب یک فایل (پرینت‌شده, PDF یا ذخیره‌شده روی هارد) به نیروی جدید تحویل بدید.
اگه بودجه‌ی سازمان اجازه میده، حتما یک هدیه‌ی کوچک هم برای عضو جدید تیم تهیه کنید. هدف این هدیه در وهله‌ی اول باید ایجاد حس تعلق باشه، و بعد برندینگ سازمان.
۲-تفاوت‌ها رو از قلم نیاندازیم.
انسان‌ها شخصیت و خلق و خوی متفاوتی دارند. بهتره فرایندی داشته باشیم که در مقابل این تفاوت‌ها انعطاف‌پذیر باشه. یه مثال میزنم: به طور پیش‌فرض شخصی برای آنبورد کردن نیروی جدید انتخاب میشه که اجتماعی، خوش‌صحبت و باحوصله‌است. حالا اگه نیروی تازه‌وارد درون‌گرا باشه لازمه با سرعت کمتر و آرامش بیشتری فرایند پیوستن به گروه رو طی کنه. با یک آموزش کوتاه برای مسئول آنبوردینگ، این تفاوت درک میشه و فرایند موثرتری خواهیم داشت.
یه مثال دیگه: برای بعضی افراد دونستن یک شَمای کلی از مسیر پیش رو کافیه، درصورتیکه بعضی افراد نیازمند به دونستن جزئیات بیشتر هستن تا بتونن با خیال راحت کار رو شروع کنن. دسته‌ی اول احتمالا به یک گفتگوی اجمالی و یک نگاه گذرا به فایل‌های اطلاعات اکتفا می‌کنن و دسته‌ی دوم بعد از زیر و رو کردن تمام فایل‌ها ممکنه راجع به یک بند یا یک موضوع کوچیک سوال داشته باشن.
نگران نباشید. برچسب هم نزنید. هرکسی با سیستم خودش تعامل با محیط رو آغاز میکنه.?
۳-واقعی باشیم.
این موضوع خیلی مهمه: صداقت با نیروی جدید. اینکه چیزی که در بَدو ورود درمورد خودمون میگیم با چیزی که درعمل هستیم همخوان و هماهنگ باشه.
اگه سازمان سلسله مراتبی‌ای داریم نگیم فلت هستیم؛ یا اگه فرهنگ سازمان ایجاب میکنه زمانِ کار نظم و دیسیپلین خاصی رو رعایت کنیم و تفریح و خنده بمونه برای آخر روز یا دورهمی آخر ماه، توی فرایند آنبوردینگ وانمود نکنیم دائم درحال تفریح و بازی هستیم و صادقانه الزام "جدیت در زمان کار" رو برای فرد شفاف کنیم. حتما سازمان ما ویژگی‌های مثبت دیگه‌ای هم داره، می‌تونیم به اون‌ها بپردازیم.
انتظار اشتباه ایجاد نکنیم و یادمون باشه چیزی که باعث میشه نیروی انسانی توی روزهای سخت و بحرانی ما رو همراهی کنه، صداقت و یکرنگی ماست.
۴-ساده‌ها، سطحی نیستند...
اگر طبق توصیه‌ی شماره ۱ خودتون رو جای نیروی جدید گذاشته و از خودتون می‌پرسید: چی لازمه که بدونم؟ از کنار اطلاعاتی که "امروز" به نظرتون ساده میاد نگذرید.
برای خیلی از تازه‌واردها سخته سوالای متعدد بپرسن. چه‌کسی قراره اکانت ایمیل‌شون رو تایید کنه؟ واحد امور اداری کجا و کدوم طبقه‌اس؟ کجا می‌تونن چای و قهوه آماده کنن؟ یا روم به دیوار..
۵-حمایت رو آغاز کنیم و ادامه بدیم.
جانِ کلام: مهم‌ترین موضوع برای یک نیروی جدید اینه که احساس کنه توی محیط جدید و توسط همکارای جدیدش پذیرفته شده و حمایت میشه. این کاری نیست که مسئول آنبوردینگ به تنهایی انجام بده. همه‌ی اعضای تیم می‌تونن با حسن نیت، با لبخند، با رسوندن کمک و راهنمایی به موقع حامیِ همکار جدید باشن؛ البته این شرایط حمایت‌گرایانه باید در ادامه‌ی همکاری هم به‌عنوان یکی از ملزومات کار تیمی برقرار باشه.
*عکس‌ها از پینترست
