اگر بخواهیم یک تعریف اولیه از بهره‌وری و کارآمدی ارائه دهیم، کارآمدی به انجام درست کارها و بهره‌وری به انجام کارهای درست مربوط است. کارآمدی به چگونگی استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به یک هدف مشخص اطلاق می‌شود در حالی که بهره‌وری به میزان تولید خروجی نسبت به ورودی اشاره دارد. کارآمدی بر کاهش ضایعات، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهینه‌سازی فرآیندها تمرکز دارد اما بهره‌وری بر کمیت خروجی تأکید می‌کند.
یک سازمان می‌تواند با حذف مراحل غیرضروری یا کاهش زمان، کارآمدی فرآیند خود را بهینه کند، اما لزوماً بهره‌ور نیست مگر آنکه خروجی مورد نظر را تولید کند. برعکس، بهره‌وری بالا لزوماً به معنای کارآمدی نیست مگر آنکه از منابع بهینه استفاده شود. هر دو مفهوم برای بهینه‌سازی عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی حائز اهمیت هستند.
برای مقایسه بهره وری و کارآمدی مثال های مختلفی می توان زد که در نخستین نمونه، شرکت سنساتا تکنولوژیز بلغارستان با استقرار نظام کانبان و با استفاده از نرم‌افزار بیزنس‌مپ، بازده تیم خود را در سه ماه پیاپی در هر ماه در سال 2021 از ۱۷ کار کامل شده به ۴۳ مورد در ماه در سال 2024 افزایش دادند. این دستاورد منجر به افزایش چشمگیر بهره‌وری و پیش‌بینی‌پذیری عملیات گردید.
در مثال دیگر، شرکت شلنک که از پیشگامان تولید پودرهای فلزی، رنگدانه‌ها و ورقه‌ها بود. این شرکت پس از استفاده از نرم‌افزار بیزنس‌مپ، توانست زمان چرخش یکی از تیم‌های خود را از ۱۱۰ روز به ۴۴ روز کاهش دهد. از دیگر نتایج و دستاوردهای این گروه، بهبود فرایندها، جریان روان‌تر اطلاعات، کاهش زمان انتظار بین تیم‌ها بود. افزایش بازدهی این شرکت در نهایت منجر به ارتقای عملکرد پروژه‌ها شد.
عوامل کاهش دهنده بهره‌وری یا کارآمدی متعدد هستند که از مهم‌ترین انها به مدیریت ضعیف زمان، فقدان اهداف روشن، ارتباطات ناکافی، حواس‌پرتی در محیط کار، منابع یا آموزش ناکافی، انگیزش پایین کارکنان، استرس و فرسودگی بالا، فرآیندهای کاری نامنظم و رهبری یا مدیریت ناکارآمد است. با شناسایی و رفع این عوامل، بهره‌وری بهبود یافته و کارآمدی در محیط کار بهتر می گردد.
بهره‌وری و کارآمدی دو مفهوم کلیدی در مدیریت سازمان‌ها هستند که اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند.
بهره‌وری به نسبت خروجی (محصول یا خدمت) به ورودی (منابع مصرف شده) اشاره دارد. به عبارت دیگر، بهره‌وری نشان می‌دهد که با استفاده از منابع موجود، چه مقدار محصول یا خدمت تولید شده است.
کارآمدی به میزان نزدیکی به هدف مشخص شده اشاره دارد. یعنی آیا فعالیت‌ها به بهترین شکل ممکن برای رسیدن به هدف نهایی سازمان انجام می‌شوند یا خیر.
مدیران: در همه سطوح سازمانی، مدیران مسئولیت دارند تا عملکرد بخش خود را اندازه گیری کرده و به دنبال راه‌های بهبود آن باشند.
بخش منابع انسانی: این بخش مسئولیت طراحی سیستم‌های ارزیابی عملکرد کارکنان و تعیین معیارهای کلیدی عملکرد (KPI) را بر عهده دارد.
بخش مالی: این بخش مسئولیت اندازه گیری هزینه‌ها و درآمدها و محاسبه شاخص‌های مالی مانند بازده سرمایه گذاری را بر عهده دارد.
معیارهای اندازه گیری بهره‌وری :
1.تولید به ازای هر کارمند
2.هزینه تولید به ازای واحد محصول
3.زمان چرخه تولید
4.بهره‌وری انرژی
ابزارهای اندازه گیری بهره وری:
1.نرم افزارهای مدیریت پروژه
2.سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)
3.تحلیل داده‌ها (Data Analytics)
مثال: بهره‌وری در یک کارخانه تولید خودرو می‌تواند با محاسبه تعداد خودروهای تولید شده در هر ساعت و تقسیم آن بر تعداد کارگران تولید محاسبه شود.
کارآمدی:
معیارهای بررسی کارآمدی: درصد تکمیل پروژه‌ها در زمان مقرر
درصد رضایت مشتری
هزینه‌های مربوط به دوباره کاری
درصد استفاده از ظرفیت تولید
میزان کیفیت محصولات یا خدمات
هزینه‌های عملیاتی
ابزارهای محاسبه کارآمدی
نمودارهای گانت
ماتریس SWOT
نظرسنجی از مشتریان
مثال: کارآمدی یک تیم فروش می‌تواند با محاسبه درصد تحقق اهداف فروش در مقایسه با اهداف تعیین شده اندازه گیری شود.
با اندازه گیری بهره‌وری و کارآمدی، می‌توان نقاط ضعف و قوت سازمان را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی لازم را انجام داد. داده‌های حاصل از اندازه گیری بهره‌وری و کارآمدی، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. با تعیین اهداف مشخص و اندازه گیری پیشرفت، می‌توان انگیزش کارکنان را افزایش داد. با شناسایی فعالیت‌هایی که بیشترین تاثیر را بر بهره‌وری و کارآمدی دارند، می‌توان منابع را به بهترین شکل تخصیص داد.
در نهایت، انتخاب KPIها، معیارها و ابزارهای مناسب برای اندازه گیری بهره‌وری و کارآمدی به نوع کسب‌وکار، اندازه سازمان، اهداف استراتژیک و سایر عوامل بستگی دارد.
