وقتی شخصی مهارت‌های اساسی را برای تبدیل شدن به یک انسان موفق می‌آموزد، مدیریت زمان ممکن است در صدر لیست او قرار نگیرد. تا زمانی که نظم برنامه‌ها از کنترل خارج نشود، شاید به اهمیت مدیریت زمان خود پی نبرید. اما یادگیری نحوه مدیریت زمان یک مهارت اساسی در زندگی است که اکثر افراد نمی‌توانند به خوبی انجام دهند.
یادگیری چگونگی مدیریت زمان، برای صعود از نردبان موفقیت ضروری است. هرچه موفق‌تر شوید، زمان کمتری خواهید داشت و باید مدیریت زمان داشته باشید. ما امیدواریم که این اطلاعات شما را در این امر راهنمایی کند. البته قبل از اینکه در مورد اصل مدیریت زمان بحث کنیم بهتر است کمی در مورد موفقیت بدانیم.
موفقیت چیست و چگونه به دست می آید؟
موفقیت چیست؟ ثروت، خوشبختی، شهرت؟ « زیگ زیگلار» یکی از به‌نام‌ترین محققان در زمینه موفقیت، انگیزه و زندگی متعادل است، در کتاب خود یعنی« به دنیا آمده‌اید تا برنده شوید»! استدلال می‌کند که موفقیت را نمی‌توان در یک جمله تعریف کرد، بلکه شامل بسیاری عوامل است که در کنار هم جمع شده‌اند. تعریف این که موفقیت چیست؟ به فرد بستگی دارد و افراد مختلف برداشت‌های متفاوتی از موفقیت دارند.
همه می‌خواهند موفق باشند و کلیدهای موفقیت را یاد بگیرند. همه می‌خواهند زندگی شاد و سالمی داشته باشند، کار معناداری انجام دهند، از یک حرفه لذت ببرند و به استقلال مالی برسند و برای زندگی خود هدف گذاری کنند. هر کس می‌خواهد در جهان تغییری ایجاد کند که قابل توجه باشد و تاثیری مثبت بر اطرافیان خود داشته باشد. هرکسی می خواهد با زندگی خود کاری خارق‌العاده انجام دهد و همه اینها مستلزم مدیریت زمان است.
این کلیدها یک ایده واحد در زمان مناسب است که می‌تواند زندگی شما را در شرایط مناسب تغییر دهد. من همچنین آموخته‌ام که حقایق بزرگ، ساده هستند. اگر بتوانید این نکات را رعایت کنید، می توانید زندگی خود را کنترل کنید و به اهدافتان برسید.
همه ما یک هدف مشترک داریم. خوشبختانه برای اکثر ما، موفقیت شخصی وابسته به هوش و توانایی بومی نیست. این خانواده، دوستان یا مخاطبین ما نیستند که ما را قادر به انجام کارهای خارق‌العاده می‌کنند. در عوض، کلیدهای موفقیت در زندگی توانایی ما برای دستیابی به بهترین موارد در هر شرایطی است و این توانایی شما برای سازگاری و تغییر در زندگی است. مدیریت زمان یکی از کلیدهای اصلی موفقیت است.
شما در حال حاضر در درون خود ذخایر عمیق و بالقوه ای دارید که اگر روی آنها تمرکز کنید و به درستی از آنها استفاده کنید، به شما امکان می‌دهند تا کارهای خارق‌العاده ای را در زندگی خود انجام دهید.
چهار کلید موفقیت
کلیدهای مهم موفقیت در تغییر زندگی شما همیشه یکسان بوده‌اند.
• دقیقاً تصمیم بگیرید که چه می‌خواهید و کجا می‌خواهید بروید.
• مهلت تعیین کنید و برای رسیدن به هدفتان برنامه‌ریزی کنید. مدیریت زمان داشته باشید. (به یاد داشته باشید، یک هدف فقط یک رویا با تعیین مهلت انجام است .در زندگی خود مدیریت زمان داشته باشید)
• برنامه خود را عملی کنید. هر روز کاری انجام دهید تا به سمت هدف خود بروید.
• به خود بگویید كه تا رسیدن به موفقیت ادامه خواهید داد، هرگز و هرگز تسلیم نخواهید شد.
این فرمول کلید موفقیت شماست و تقریباً برای هرکسی که تاکنون امتحان کرده است، برایش نتیجه‌بخش بوده است. شما با پیروی از این کلیدها برای موفقیت شخصی، تکامل می‌یابید و رشد می‌کنید تا به فردی خارق‌العاده تبدیل شوید. اما ما می‌خواهیم در مورد کلید دوم یعنی مدیریت زمان بحث کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای سازماندهی وقت و اولویت‌بندی فعالیت‌هایی است که شما را به سمت فردی کارآمدتر سوق می‌دهد و به ارزش‌های شما احترام می‌گذارد. مدیریت زمان یعنی نظم در انجام دادن کارها.
چرا مهارت مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان برای موفقیت ضروری است. و این فقط به محیط کار محدود نمی‌شود. موفقیت به عنوان یک دوست، والدین، همسر، داشتن تناسب اندام و هر چیز دیگری ... به مهارت‌های مدیریت زمان نیاز دارد. پیشرفت در هر زمینه‌ای مستلزم اختصاص و مدیریت زمان می‌باشد.
استقلال به معنای آزادی و مسئولیت بدون قید و بند است. ندانستن چگونگی مدیریت زمان می‌تواند منجر به مهلت‌های از دست رفته، افزایش استرس و عملکرد ضعیف‌تر در مدرسه یا محل کار شود. این یک مبارزه ویژه برای کسانی است که مستقل شده‌اند و می‌خواهند مسئولیت کارهایشان را خود بر عهده بگیرند.
کار زیاد به معنای کارآمد بودن نیست. می‌توانید بسیار پر مشغله باشید بدون اینکه از اولویت‌های خود استفاده کنید یا به اهداف خود نزدیک شوید.اما مدیریت زمان شما را از این سردرگمی نجات خواهد داد.
همانطور که می‌دانید ما در عصری از سرعت و حجم بی‌سابقه اطلاعات زندگی می‌کنیم. این امر باعث شده است كه بسیاری از ما احساس كنیم كه با باراضافه اطلاعات روبرو هستیم. یک تصمیم برنامه‌ریزی نشده باعث کاهش بهره‌وری ما می‌شود. مهارت‌های مدیریت زمان چیزی نیست که اکثر افراد بدون راهنمایی خاصی از آن استفاده کنند. مدیریت زمان باید آموخته شود. بدون یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان افراد اغلب در محیط کار و مدرسه ناکام می‌شوند.
پنج قدم برای رسیدن به مدیریت زمان
نحوه مدیریت زمان در 5 مرحله برای سازماندهی برنامه خود
مرحله 1. اهداف و اولویت‌های خود را تعیین کنید:
اگر در مورد اهداف، ارزش‌ها و اولویت‌های خود شفاف نیستید، تهیه یک برنامه و تصمیم‌گیری در مورد پیروزی دشوار است. آنها را بنویسید و یک برنامه‌ریزی برای خود داشته باشید.
مدیریت زمان خوب نیاز به برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری آگاهانه دارد. این امر مستلزم تعیین اولویت‌های شما و انتخاب آنها است. همچنین مستلزم آگاهی از نحوه گذراندن وقتمان است.
وقتی دوستانتان شب قبل از برگزاری یک آزمون بزرگ شما را به میهمانی دعوت می‌کنند و شما هنوز قاطعانه تصمیم نگرفته‌اید که می‌خواهید شیمی یا هر درس دیگری بخوانید، احتمالاً نمی‌خواهید در خانه بمانید و درس بخوانید.
مرحله 2. لیستی از همه کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و کارهای دیگری را که معمولاً انجام می‌دهید را اضافه کنید:
اگرچه این ممکن است سخت به نظر برسد اما مهم است زیرا:
• بار ذهنی شما را کم می‌کند.
• فعالیت بالفعل را آشکار می‌کند.
• به شما کمک می‌کند تصویری از حجم کار فعلی خود داشته باشید.
• به شما کمک می‌کند تا وظایف لازم را برای انجام برنامه خود تعیین کنید.
ممکن است بعضی از امور اصلاً در لیست اهداف شما قرار نگیرند.
مهم است که لیست کارهای خود را یادداشت کنید. زیرا مغز شما زمانی که می‌خواهید تمام کارهایتان را فقط در ذهن مرور کنید، نمی‌تواند به بهترین عملکرد خود برسد. پس لیست خود را برای انجام دادن منظم کارها بنویسید زیرا وقتی سعی می‌کنید تمام کارهایتان را در ذهن خود داشته باشید ، مغز شما نمی تواند به بهترین شکل ممکن عمل کند
چگونه تهیه لیست به کارکرد ذهن شما کمک می‌کند؟ اجازه بدهید مثالی در این مورد بزنم. مغز انسان مانند تلفن هوشمند است. شما عکاسی کرده‌اید و فضای تلفن شما پر است. کند عمل می کند و از عکس گرفتن بیشتر امتناع می ورزد. چه کار می‌کنید؟
عکس‌ها را از تلفن خود پاک می‌کنید تا تلفن شما بتواند به کار خود ادامه دهد.
یک ذهن کارآمد همین کار را می‌کند. در بعضی از مواقع با کارهایی که انجام می‌دهد، بیش از حد سنگین می‌شود. برای پاک کردن فضای کاری شما نیاز به بارگذاری دارید تا مغز شما فضایی برای فکر کردن داشته باشد، نه فقط اطلاعات بی‌معنی و مکرر را ذخیره کنید. نوشتن لیست به مدیریت زمان شما کمک شایانی می‌کند.
• هر از گاهی خواسته‌ها و آرزوهایتان را با خود مرور کنید.
مرحله3. ماتریس آیزنهاور:
ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای کمک به تعیین اولویت‌ها در مدیریت زمان است که به نام رئیس‌جمهور آیزنهاور نام‌گذاری شده است!
توصیه‌های رئیس‌جمهور دو دوره، 5 ستاره و اولین فرمانده عالی ناتو در مورد مدیریت زمان ارزش شنیدن دارد!
جیمز پاک که کارشناس حوزه بهره‌وری و موفقیت است در مقاله خود به ماتریس Eiesnhower اشاره می‌کند.
"چگونه می‌توانیم با استفاده از ماتریس آیزنهاور مدیریت زمان داشته باشیم و فعالیت‌های تلف‌کننده را کاهش دهیم؟"
اولین قدم این است که همه کارهای خود را در یکی از چهار دسته اصلی سازماندهی کنید:
• مهم و فوری (کارهایی که بلافاصله انجام خواهید داد - هزینه مهلت بالا)
• مهم، اما غیرفوری (وظایفی که بعداً برنامه ریزی خواهید کرد)
• فوری، اما غیرمهم (وظایف واگذاری به شخص دیگر یا خودکار)
• نه فوری و نه مهم - آخرین کار برای انجام دادن است و یا اصلاً نباید انجام شود
این نکات عالی بهره‌وری را بررسی کنید! در کل ارزش وقت شما را دارد.
مرحله 4. یک برنامه اولویت‌بندی کنید:
اکنون باید کلیه اطلاعات لازم را برای تهیه یک برنامه کارا در اختیار داشته باشید. یک تقویم خالی تنظیم کنید که می‌تواند یک سررسید، کاغذ یا برنامه باشد.
برای مدیریت موثر زمان خود، ابتدا وقت خود را برای فعالیت‌های غیر انعطاف‌پذیر و با اولویت بگذارید.
کار اصلی یا سخت خود را برای وقتی بگذارید که انرژی و توان کافی دارید.
سخت‌ترین مطالعه یا چالش برانگیزترین و مهمترین کارهای خود را در مدت زمان 15 الی 45 دقیقه انجام دهید.
از برنامه 15 دقیقه‌ای در مورد کارهای عمیق خود استفاده کنید.
برنامه‌های خود را با فعالیت‌های اولویت پایین خود پر کنید.
کمترین موارد اولویت را در کل حذف کرده یا کنار بگذارید.
مرحله 5. به کارتان بچسبید:
به برنامه خود ادامه دهید.
پنج استراتژی مدیریت زمان عالی
برای مدیریت زمان مهلت‌ها را برای انجام دادن کارها تنظیم کنید.
آیا باید در ساعت 3 سر قرار یا جلسه باشید؟
2:45 دقیقه آنجا باشید.
آیا باید از ایمیل‌های خود استفاده کنید؟
مهلت برای خالی کردن صندوق خود را تا ظهر جمعه تعیین کنید.
پست وبلاگ برای نوشتن خیلی طولانی است؟
برای اتمام اولین پیش‌نویس، یک تایمر تنظیم کنید.
برای خودتان زمان‌هایی برای استراحت در نظر بگیرید.
زمان تفریح و استراحت ارزش کمی دارند، اما لذت‌هایی سرگرم کننده و آرامش‌بخش هستند.
استراحت و تفریح می‌تواند کارهایی مانند دیدن رسانه‌های اجتماعی، گوش دادن به موسیقی، مدیتیشن، کتاب خواندن و غیره باشد.
اگر زودتر کار خود را تمام کنید زمان اضافی خود را می‌توانید صرف اینستاگرام کنید.
آیا صندوق ورودی نامه الکترونیکی خود را زود خالی کردید؟
آن وقت می‌توانید زمان اضافی خود را صرف خواندن کتاب مورد علاقه‌تان کنید.
فعالیت اصلی خود را برای هر روز انتخاب کنید. این به مدیریت زمان شما کمک کند.
می‌توانید شب قبل یا صبح برنامه خود را تنظیم کنید. شاید شما لیست را شب قبل تنظیم کنید و دوباره صبح ارزیابی کنید.
علاوه بر این، به نظر می‌رسد داشتن لیستی از مهمترین وظایف که ماه پیش نوشته شده است، مفید باشد. من هر روز یک کار را به عنوان مهمترین وظیفه خود انتخاب می‌کنم. آن چیزی که اولویت برای آن روز است را مشخص کنید.
کارهای کوچک مشابه را با هم انجام دهید.
وظایف دسته‌ای کارهای کوچک چند دقیقه ای
به عنوان مثال تمام کارهای خود را که با هم قابل انجام هستند را همزمان انجام دهید.
مثلاً صبح هنگام آماده شدن، سینک حمام خود را پاک کنید.
یا موقع بیرون رفتن، سطل زباله را هم بیرون بگذارید.
صادقانه بگویم، اکثر کارشناسان می‌گویند انجام همه کارها با هم خسته‌کننده است ولی من متوجه شده‌ام که ترکیب کارهای کم اهمیت می‌تواند به مدیریت زمان کمک کند. بنابراین می‌توانید هنگام پیاده‌روی صبحگاهی به یک کتاب صوتی هم گوش دهید.
دو ابزار برای کمک به شما در مدیریت زمان
افراد پر مشغله ابزارهایی برای کمک به بهینه‌سازی وقت خود، به کار می‌گیرند. در اینجا چند ابزار مفید وجود دارد که برای این منظور می‌توانید از آن استفاده کنید.
Evernote:
برنامه تهیه لیست کارها، فوق‌العاده است! این یک برنامه تلفن همراه است که برای یادداشت‌برداری، سازماندهی لیست کارها و بایگانی‌سازی طراحی شده است. همچنین برای ردیابی اهداف، عالی است. شما می‌توانید از این ابزار در مدیریت زمان خود استفاده کنید.
Instapaper:
مانند یک کمد پرونده آنلاین برای ذخیره و سازماندهی هر چیزی است که بعدا می‌خواهید بخوانید. می‌توانید آن را در دستگاه های مختلف نصب کرده و هر مقاله ای را که در آن گذاشته‌اید، انتخاب کنید. این ابزار می‌تواند در مدیریت زمان به شما کمک کند. اگر مثل من هستید و هنگام کار 50 پنجره را در هم زمان باز می‌گذارید تا پیوندی را فراموش نکنید، به Instapaper نیاز دارید.
برون‌سپاری
می‌توانید کارهایی مانند تحویل کالا، تمیز کردن و باغبانی و کارهای از راه دور مانند نوشتن، توسعه وب و طراحی، کارهای انجام شده را به کسی دیگر محول کنید. از افرادی که برای برون‌سپاری وظایف به دنبال کسب درآمد و آماده کار هستند، کمک بگیرید. می‌توانید کارهایی مانند تحویل، تمیز کردن و باغبانی یا کارهای از راه دور مانند نوشتن، طراحی گرافیکی و توسعه و طراحی وب‌سایتتان را برون‌سپاری کنید.
