ساختن یک محیط کاری بهتر به معنی حفظ یک کارمند خوب و افزایش بهره‌وری در سازمان است. ضمن اینکه در برخی حوزه‌ها یافتن منابع انسانی متخصص کار دشواری است و گاهی تنها فرهنگ سازمان است که می‌تواند یک نیروی خوب را در تیم نگه دارد. در این مطلب چند توصیه برای بهبود فرهنگ سازمان و ایجاد یک محیط کاری بهتر آورده شده است. این مطلب به مناسبت روز جهانی ساختن محیط کاری بهتر (چهارم اکتبر) نوشته شده است.
اگر می‌خواهید کارمندان خوبی را جذب کنید باید دستمزد عادلانه بدهید اما اگر می‌خواهید کارمند خوب را نگه دارید باید قدردان باشید و این قدردانی را نشان دهید. گاهی تقدیر کلامی یا یک جعبه شکلات می‌تواند نشان‌دهنده تلاش شما برای سپاس از نیروی کار مفید باشد. طبیعتا اگر کارمندان شایستگی‌های بیشتری نشان دهند شما نیز باید جوایز بزرگ‌تری در نظر بگیرید. نکته اینجا است که کارمندانی که احساس ارزش می‌کنند پرتلاش و سختکوش هستند و تعهد بیشتری به شرکت دارند.
هنگامی که همه چیز درست پیش می رود ، قدردانی از اهمیت زیادی برخوردار است اما زمانی که اوضاع بهم می‌ریزد یا زمانی که کارها خیلی عادی و روتین جلو میرود نیز کارمندان می‌خواهند که از شما بازخورد بگیرند. ارائه فیدبک‌های هوشمندانه و منطقی می‌تواند سازنده باشد و به پیشرفت کارکنان در آینده کمک کند. اگر مجبور به انتقاد هستید این کار را با درایت و به‌طور خصوصی انجام دهید تا کارمندان در مقابل همکاران خود احساس خجالت نکنند. به این موضوع مانند یک درس نگاه کنید نه فرصتی برای انتقاد.
قدردانی کنید ، بازخورد ارائه دهید سپس عقب نشینی کنید و بگذارید مردم کار خود را انجام دهند. این موضوع گاهی به این معنا است که اجازه دهیم همکاران اشتباه کنند و از آن درس بگیرند. میکرو منیجینگ و مدیریت خرد می‌تواند به روحیه افراد آسیب برساند و بهره‌وری کارمند و مدیر را تحت تاثیر قرار دهد. یاد بگیرید وظایف را به کارکنان محول کنید و برای انجام این وظایف به آنها اعتماد داشته باشید. گاهی اوقات زمانی که به مردم برای انجام کارها فضا می‌دهید از توانایی آنها شگفت‌زده خواهید شد.
اگر همکاران خود را با عبارت‌هایی مانند «همون کچله» یا «پسر درازه» می‌شناسید همین امروز باید تغییر رویه دهید. نام هر کارمند را بدانید، با آنها صحبت کنید و از علایق آنها آگاه شوید. بپرسید روز خود را چگونه می‌گذرانند، فرزند دارند؟ شاید مجرد هستند وقتی یک کارمند تصور کند برای رییس خود مانند یک غریبه است ترک کار برای او آسان می‌شود.
هیچ کس احساس عدم اطمینان یا کار کردن بی‌هدف را دوست ندارد. این موضوع در محیط کار اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. وقتی کارکنان نمی‌دانند باید چه کاری انجام دهند طبیعتا نمی‌توان انتظار عملکرد مناسب از آنها داشت. ضمن اینکه این وضعیت منجر به ناامیدی خواهد شد. ارتباط موثر کلید موفقیت نیروی کار است و باید انتظارات خود را برای کارکنان توضیح دهید. توضیحات شغلی واضح، آیین‌نامه و دستورالعمل‌ها را آموزش دهید و سیاست‌های شرکت را به‌طور مشخص مطرح کنید.
هدف‌ها مخصوصا اهدافی که برای رسیدن به آنها باید اندکی بیشتر تلاش کرد به کارکنان انگیزه می‌دهد. برای دسترسی به این اهداف پاداش در نظر بگیرید و کارکنان برتر را معرفی کنید. حتی می‌ـوانید با یک لوح تقدیر ساده از آنها تشکر کنید. این تاکتیک‌ها می‌توانند موثر و مفرح باشند. هر چقدر اهداف بزرگ‌تری در نظر می‌گیرید باید پاداش بزرگ‌تری هم اختصاص دهید تا انگیزه کافی برای تلاش ایجاد شود.
تعادل میان کار و زندگی برای ایجاد حس خوب در کارکنان ضروری است. در مورد برنامه‌ریزی کارکنان برای استفاده از مرخصی‌ها سخاوتمند باشید و اجازه دهید از روزهای تعطیل خود لذت ببرند. مخصوصا برای والدین بیشتر پیش خواهد آمد که بعضی روزها دیرتر سر کار حاضر شوند و به وضعیت فرزند خود بپردازند. حتی گاهی لازم است آنها را برای دریافت مرخصی تشویق کنید. کارکنانی که استراحت و تفریح مناسبی دارند در محیط کار انرژی بیشتری خواهند داشت.
شاید در میان کارکنان افرادی باشند که با آنها فامیل هستید یا ارتباط بهتری با آنها دارید. گاهی ممکن است علایق مشابه حس بهتری نسبت به برخی افراد ایجاد کند. حتی برعکمس افراد درونگرا معمولا روحیه ارتباطی کمتری دارند و ارتباط با آنها دشوار است. این موارد همگی قابل درک هستند اما زمانی که صحبت از افزایش حقوق و انجام وظایف است این موضوعات نباید روی تصمیم‌گیری شما تاثیر بگذارند. با افراد عادلانه برخورد کنید.
دستاورد کارکنان را شناسایی کنید. زمانی که یک کارمند به جای اینکه بگوید «چرا زحمت بکشم!» برای مشتری انرژی بیشتری صرف می‌کند از او در زمان درست تقدیر کنید و اجازه دهید این روحیه در فرهنگ سازمان شما شناخته شود. این باعث می‌شود ارائه خدمات بهتر به دیگران هم سرایت کند. بدترین حالت زمانی است که رییس نتیجه سختکوشی کارمند را به نام خود ثبت کند و با این کار روحیه ناامیدی را در محیط توسعه دهد.
هیچ چیز مانند اختلاف نظر بین همکاران به روحیه آنها آسیب نمی‌رساند مخصوصا در شرکت‌های کوچک که نمی‌توان به سادگی فردی را عوض کرد و آن را واحد دیگری فرستاد. همچنین کارمندی که از مدیریت شکایت دارد می‌تواند این روحیه منفی را به سرعت در میان کارکنان گسترش دهد. در این موارد باید به مشکلات به‌طور فوری و عادلانه رسیدگی کنید تا جلوی انتشار آنها و ایجاد فضای منفی را بگیرید. اگر لازم است که فرد بی‌طرف را برای رسیدگی مشخص کنید در هر حال این موضوعات را به حال خود رها نکنید.
