زمستون سال ۱۴۰۱ بود که تمپلیت برنامه‌ریزی شخصی خودم رو طراحی و پیاده‌سازی کردم و حالا داره می‌شه حدود یک سال و نیم که ازش استفاده می‌کنم و بهم کمک کرده منظم‌تر و هدفمندتر پیش برم، اهداف و آرزوهای شخصی خودمو فراموش نکنم، در هر شرایطی استمرار داشته باشم و با مرور اهدافم انگیزه بگیرم و یادم نره هر مسیر رو چرا و با چه رویاهایی شروع کردم، تصویر بهتری از توان برنامه‌ریزی و اجرای خودم به دست بیارم و تخمین بهتری در تعریف اهداف داشته باشم. تو این یادداشت قراره بیش‌تر راجع به این تمپلیت بخونیم، ابعاد و فواید و ابزارهاش رو بشناسیم و اگر دوست داشتید فایل قالبش رو دانلود کنید و بزنید تو کارش :)
ماجرا از اینجا شروع می‌شه که زمان دانشجویی یه روز یکی از اساتید از روش برنامه‌ریزی خودش گفت و طومارهای بلندبالای برنامه‌ریزی بلندمدت خودشو آورد سر کلاس و بهمون نشون داد. یکیش مربوط به برنامه‌ریزی مطالعاتی موضوعات مختلف بود که لیست و منابع و حجم و زمان هرکدوم مشخص شده بود و برنامه‌ی مطالعاتی دقیق هر ماه و فصل و کل سال توش مشخص بود. یکیش هم ریز برنامه‌ریزی بلندمدت ده ساله بود که این برنامه چنان طومار بلندی بود که چند تا کاغذ پشت سر هم چسبیده شده بود و شده بود یه تایملاین بلند کاغذی :) مثلا توش عضویت در هیئت علمی طی هفت سال آینده برنامه‌ریزی شده بود که البته در پنج سال محقق شده بود (اعداد دقیق یادم نیست). اون موقع همه‌مون تحت تاثیر قرار گرفتیم و از همون زمان این مدل موند توی ذهنم. اون استاد در ۲۷ سالگی این برنامه‌ریزی ده ساله رو انجام داده بود و من هم تصمیم گرفتم برنامه‌ریزی در مقیاس‌های ماهانه، فصلی و سالانه رو تمرین کنم تا بتونم کم‌کم برای بازه‌های بلندمدت‌تر برنامه بریزم. یاد بگیرم در هر مقیاس هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه با چه جزئیات و در چه سطحی باید هدف تعریف کنم، برای رسیدن به اهداف بلندمدت چطور باید برنامه‌ریزی کنم، چطور اهداف کوتاه‌مدت رو با اهداف بلندمدت هم‌راستا کنم و هماهنگ با اونا تعریفشون کنم و در بررسی علل نرسیدن به اهداف متوجه بشم مشکل در تعریف اهداف غیرواقع‌بینانه بوده یا در اجرای برنامه‌ریزی. از اون جایی که به استراتژی هم علاقه دارم، کم‌کم طراحی استراتژی و پیاده‌سازیش رو در زندگی خودم تمرین کنم تا بتونم در تخصص و کار خودم هم به کار ببندمش. این شد که با الهام از کار اون استادم و چارچوبی که در OKR دیده بودم، مدل برنامه‌ریزی خودم رو طراحی کردم.
شاید اصلی‌ترین قسمت این تمپلیت، روتین هفتگی‌ای هست که برای خلوت با خودم و برنامه‌ریزی دارم. ماجرا از این قراره که هر جمعه صبح برای صبحانه به کافه‌ای که مورد علاقه و پاتوق شخصیمه می‌رم، تنهایی خلوت می‌کنم، هفته‌ای که گذشت رو مرور می‌کنم، فارغ از سروصداهای دنیای بیرون و هیاهوی ناخودآگاه جمعی به این فکر می‌کنم که خودم چی می‌خوام و برای هفته‌ی آینده برنامه‌ریزی می‌کنم. و این خیلی خیلی تاثیر داره در فراموش نکردن اهداف و آرزوهام، مرور دلایم برای شروع هر کار و مسیر و حفط انگیزه و استمرار و افزایش خیلی زیاد Self-Discipline؛ مهارتی که اگر فردی می‌خواد همیشه زندگی کارمندی نداشته باشه و در راستای تحقق اهداف و آرزوهای شخصی خودش پیش بره، ناگزیره در خودش تقویت کنه. اگرنه، همیشه باید در راستای تحقق آرزوهای دیگران پیش بره و از خودش اراده‌ای نخواهد داشت. Self-Discipline یکی از اهداف شخصی من برای استفاده از این چارچوبه. دوست نداشتم برای انجام کاری یا یادگیری موضوعی به یک منبع اجبار و فشار بیرونی وابسته باشم؛ مثلا برای یادگیری هر موضوعی حتما باید کلاسش رو برم که در مسیرش بمونم، بهش پایبند باشم و بتونم به انتها برسونمش. کم‌کم تمرین کنم به ددلاین‌ها و اهدافی که برای خودم تعیین کردم احترام بذارم و بهش پایبند باشم و اینطوری نباشم که حالا اینکه کار خودمه، می‌تونم عقب بندازمش. همچنین آخر هر هفته که به خودم درمورد عملکردم فیدبک می‌دم و این رو مکتوبش می‌کنم، جدیت ماجرا برام بیش‌تر می‌شه و از شل‌ووِلیِ حالا یه برنامه ست کردم، بهش نرسیدم هم نرسیدم درمیاد. اون اوایل حتی پایبندی به همین روتین هفتگی رو هم جزو اهدافم می‌ذاشتم تا بتونم این عادت رو کم‌کم برای خودم جا بندازم.
من روش‌ها و ابزارهای مختلف برنامه‌ریزی رو امتحان کردم و در نهایت به روش مخصوص خودم رسیدم. تا حالا از دفترهای برنامه‌ریزی هم استفاده کردم اما هیچ‌وقت مدلم بولت ژورنالی و برنامه‌ریزی خوشگل موشگل نبوده :)) نه سلیقه‌شو دارم، نه وقتشو و نه حوصله‌شو. لذا بهترین مدل در نهایت برای من اکسل بود. ساده و شکیل و زیبا و راحت :) ابزارهای دیگه‌ای هم در ترکیب با این استفاده کردم که قدم به قدم توضیح می‌دم.
یک فایل اکسل اصلی هست که چند صفحه داره:
هر فایل اکسل مربوط به یک سال هست و برای سال جدید فایل جدیدی استفاده می‌شه.
اما قبل از اینکه وارد فایل اکسل بشیم، یه پیش‌نیاز هست که باید انجام بدیم. فرض کنیم تازه می‌خوایم بشینیم سر این برنامه‌ریزی و اهداف مختلفی در ابعاد مختلف کاری، تحصیلی، روابط اجتماعی، سلامت جسم و روان، اقتصادی، معنوی، یادگیری‌های شخصی و... داریم. هنوز ذهنمون پراکنده‌ست و نمی‌دونیم چند چندیم. من اینجا از Mind Map استفاده می‌کنم. هم می‌تونید روی کاغذ بیاریدش هم از نرم‌افزارهاش استفاده کنید. دو تا نرم‌افزار مناسب این کار XMind و MindNode هست که می‌تونید استفاده کنید. مثلا این یه نمونه هست که من قبل از اینکه شروع کنم به برنامه‌ریزی دقیق، در حالی که هنوز کلی ایده دارم و ذهنم پراکنده‌ست، آماده کردم.
حالا که یه دور ذهنمون رو خیلی آزاد بیرون ریختیم و می‌تونیم تو یه نگاه ایده‌هامون رو ببینیم، می‌ریم سر برنامه‌ریزی دقیق‌تر در بازه‌های سالانه، فصلی، ماهانه و هفتگی. اول هر بازه روی بازه‌ی قبل فیدبک می‌دیم و برای بازه‌ی پیش‌رو برنامه‌ریزی می‌کنیم.
نکته‌ی مهم: در برنامه‌ریزی برای هفته حواسمون هست اهداف رو در راستای اهداف ماه تعریف کنیم. همینطور اهداف ماه در راستای اهداف فصل و اهداف فصل در راستای جهت‌گیری سال تعریف می‌شه. اینطوری حواسمون هست اهداف بلندمدت هم پیگیری می‌شه و نمی‌شه تصمیم کبری :)
توی عکس‌ها می‌بینید که هر بازه چند تا قسمت داره:
به جز بازه‌ی سال و فصل که فقط به داستا‌ن‌ها بسنده شده و تمرکز و درصد دستیابی نداره؛ علتش هم اینه که فعلا فکر می‌کنم برای این بازه‌ها نمی‌شه اهداف دقیق تعریف کرد و فقط یه کلیتی که در قالب متن و بلند فکر کردن نوشته می‌شه براش کافیه.
بلند بلند با خودم درباره‌ی بازه‌ی پیش‌رو فکر می‌کنم و می‌نویسم. خود این نوشتن افکار خیلی به شفاف شدنش و نظم دادن به ذهنم کمک می‌کنه. از توی اینا تمرکزها درمیاد و دقیق‌تر لیست می‌شه.
علت اینکه این قسمت اسمش تمرکزه تاکید بر محدود بودن تعدادش و اولویت داشتن موارد و حفظ اصل‌گراییه. در این راستا پیشنهاد می‌کنم کتاب اصل‌گرایی گرگ مک‌کیون رو بخونید. پادکست بی‌پلاس هم یه اپیزود درباره‌ش داره و ایده‌ی اصلی کتاب رو بازگو می‌کنه. می‌تونید از اینجا گوش بدید. بعد از نوشتن داستان بازه (ماه یا هفته)، چند تا تمرکز رو مشخص می‌کنیم و چک می‌کنیم در راستای اهداف بازه‌های بلندمدت‌تر باشن.
تقریبا یک سال و خورده‌ای از شروع برنامه‌ریزی در این چارچوب گذشت که این قسمت رو بهش اضافه کردم. اگه فکر می‌کنید کار رو پیچیده می‌کنه می‌تونید این قسمت رو فعلا استفاده نکنید. با سادگی شروع کنید :)
داستان از این قراره که وقتی یه تمرکز تعریف می‌کنیم و بعد می‌خوایم به خودمون نمره بدیم که چند درصد بهش رسیدیم، یه چالشِ بعدش اندازه‌گیری موفقیته. بر چه اساسی می‌خوایم نمره بدیم و چطوری می‌خوایم اندازه بگیریم که چقدر به هدفمون رسیدیم؟ یکی از موارد هدف‌گذاری SMART که به قابل اندازه‌گیری بودن اهداف تاکید داره. برای این ماجرا، بعد از تعریف تمرکزهای هفته، تسک‌ها و عادت‌ها رو در اپ مدیریت تسک تعریف می‌کنیم که می‌تونید از هر اپی که باهاش راحت‌ترید استفاده کنید. من از TickTick استفاده می‌کنم که واقعا نیازهام رو پوشش می‌ده و در ادامه بیش‌تر درموردش توضیح می‌دم. اما در کل باز هم اوایل یه تخمینی از درصد دستیابیم وارد می‌کردم و خیلی پیچیده‌ش نکردم. که فقط انجامش بدم :) حالا که استفاده از این مدل برام جاافتاده دقیق‌ترش کردم. مثلا اگر می‌بینم بازدهیم به خاطر کمبود تحرک اومده پایین و می‌خوام یه تکونی به خودم بدم که انرژیم برگرده، برای تمرکزِ افزایش تحرک و بازگرداندن انرژی، این نتیجه‌ی کلیدی رو تعریف می‌کنم: حداقل ۳ روز پیاده‌روی در هفته. خود این نوع تعریف هدف به من در انتخاب روزهای پیاده‌روی انعطاف می‌ده و هدف واقع‌بینانه‌تریه. یا مثلا یک تمرکزم نظم دادن به زندگی روزمره‌ست که براش دو تا نتیجه‌ی کلیدی تعریف کردم که یکیش اینه: حداقل ۳ روز، روزی ۲ ساعت ثبت تمرکز در پومودورو (نمی‌دونید پومودورو چیه؟ اینجا رو بخونید.). در نهایت قراره اینجا اهداف ملموس‌تر بشه و مشخص بشه دقیقا چجوری می‌خوایم بهش برسیم.
آخر هفته یا ماه به خودمون نمره می‌دیم. این قسمت برای فیدبک دادن به خودمون و پایبندی به نظم شخصی خیلی مهمه. همونطور که در قسمت قرارهای شخصی هفتگی توضیح دادم. تنها نکته هم اندازه‌گیری میزان درصد دستیابی هست که همونطور که گفتم اوایل برای اینکه پیچیده‌ش نکنم تخمینی نمره دادم. و بعد سازوکارهای دقیق‌تری براش تعریف کردم. در این مسیر همچنان اپ زیبای TickTick با امکانات زیبا و جادار و مناسبش خیلی به کار میاد که در ادامه بیش‌تر درموردش توضیح می‌دم :)
این قسمت هم در راستای اون هدف شخصی خیلی مهمه. فیدبکی که تو ذهنمون به خودمون می‌دیم به درد نمی‌خوره :)) باید بنویسیمش تا شکل بیرونی بگیره و برامون جدیت پیدا کنه. به طور کلی اینجا یه یادداشت درباره‌ی هفته و ماجراهاش می‌نویسم، بلندبلند فکر می‌کنم و برون‌ریزی ذهنی می‌کنم، دلایل رسیدن و یا نرسیدن به اهداف رو بررسی می‌کنم و براش راهکار پیدا می‌کنم. یکی از مواردی که همیشه چک می‌کنم اینه که کدوم باعث شده به هدف نرسم؟ تعریف هدف غیرواقع‌بینانه یا ضعف در اجرا؟ این هم یکی از اهدافم در استفاده از این چارچوبه که بفهمم هر سری کجای کار رو باید درست کنم.
فرض کنیم آخر ماه فروردینه، به این ترتیب عمل می‌کنیم:
۱. فیدبک و جمع‌بندی هفته‌ای که گذشت
۲. فیدبک و جمع‌بندی ماهی که گذشت (فروردین)
۳. تعریف اهداف ماه جدید (اردیبهشت) (حواسمون هست در راستای اهداف بهار و سال تعریف بشه)
۴. برنامه‌ریزی برای هفته‌ی پیش‌رو (هم‌راستاییش رو با اهداف اردیبهشت چک می‌کنیم)
همینطور، در پایان بهار از هفته‌ای که گذشت شروع می‌کنیم، خرداد رو می‌بندیم، بهار رو می‌بندیم و بعد می‌ریم سراغ برنامه‌ریزی برای تابستون (حواسمون هست که در راستای اهداف سال باشه)، برنامه‌ریزی برای تیر، و برنامه‌ریزی برای هفته‌ی اول تیر.
همونطور که مشخصه کارمون در پایان هر ماه و فصل یه ذره و در پایان سال خیلی بیش‌تره :) اما به آورده‌هاش و موندن توی مسیر اصلی می‌ارزه.
یک صفحه‌ی تایملاین هم هست که زمان‌بندی کارهای بزرگ و اصلی رو توش وارد می‌کنم به جهت اینکه در یک نگاه میزان کارهای موازی رو بتونم ببینم و حجم کار معقولی تعریف کنم. همونطور که می‌بینید عمده‌ی برنامه‌های سال گذشته‌ی من حول کنکور ارشد چرخیده :)) اما یه فایده‌ی دیگه‌ی این کار و کل این چارچوب برنامه‌ریزی اینه که برام روشن می‌شه مثلا در نیمه‌ی دوم سال ۱۴۰۲ اولویت من جمع‌بندی پایان‌نامه‌ی کارشناسی و آمادگی برای کنکور ارشد خواهد بود و برای اینکه نمی‌رسم برای توسعه‌ی مهارت‌های شغلیم یا سیر مطالعاتی در زمینه‌ی روان‌شناسی زمان بذارم دیگه خودخوری نمی‌کنم و فشار روانیش از روم برداشته می‌شه و همین به واقع‌بینانه‌تر برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری کردن کمک می‌کنه (باز هم اصل‌گرایی :) ).
خب چکیده‌ی این چارچوب و این فایل اکسل رو گفتم. دو تا صفحه هم هست که بنا به نیاز اضافه شده و شما می‌تونید بذارید یا نذارید یا هر صفحه‌ی دیگه‌ای که می‌خواید اضافه کنید. برنامه‌های یادگیری که توش سیر مطالعاتی و مسیرهای یادگیریم رو می‌چینم و در ورژن دوم بنا به نیازم اضافه‌ش کردم و صفحه‌ی کتاب، پادکست، فیلم و سریال که توش محتوایی که خوندم، گوش دادم یا دیدم رو وارد می‌کنم که هم ببینم سیری که گذروندم چطور بوده و هم مثلا اگر بخوام حجم مطالعاتم رو بیش‌تر کنم، اول اینجا دیتای مطالعات قبلیم رو وارد می‌کنم که ببینم الان در چه نقطه‌ای‌ام و هدف رو برای چند صفحه در هفته یا روز تنظیم کنم.
خب ما اهداف سالانه تعریف کردیم، شکستیمش به اهداف فصلی و ماهانه اما هنوز تا اجرایی شدن فاصله داره. اهداف هفتگی تعریف کردیم اما در تجربه، آخر هفته که اومدیم نمره و فیدبک بدیم، می‌بینیم یا یه سری اهداف رو کلا فراموش کردیم یا توی شلوغی روزمره برامون از اولویت افتاده یا حتی تو ذهنمون بوده، ولی چون تسکش تعریف نشده در حد یه هدف انتزاعی مونده و در نهایت بهش نرسیدیم.
به جهت حفظ مینیمالیسم و هرچه ساده‌تر کردن برنامه، تمام تلاشم بر اینه که هر نیاز برنامه‌ریزی رو که دارم در همین اکسل بگنجونم؛ حالا با اضافه کردن صفحه یا ستون یا هر روش دیگه‌ای. اما برای مدیریت تسک‌ها اکسل دیگه پاسخگوی نیاز من نیست.
اپ زیبای TickTick ابزاریه که من پس از امتحان اپ‌ها و ابزارهای متعدد بهش رسیدم و از دو سه سال پیش که پیداش کردم و پوستم شفاف شده، هنوز برام جواب می‌ده و پوستمو شفاف نگه می‌داره =)) خوبی این اپ اینه که امکانات زیادی رو یه جا فراهم کرده و مثلا لازم نیست برای عادتا یه هبیت ترکر دیگه نصب کنم. یا مثلا خودش تایمر و پومودورو داره و خوبیش اینه که روی هر تسک مشخص می‌شه چقدر زمان گذاشتم و حتی می‌تونم زمانی که از پیش براش تخمین زدم رو هم وارد کنم تا ببینم چقدر تخمینم به واقعیت نزدیک بوده. درمورد مقدار زمان پومودورو یا تایم تمرکز در روز هم دیتای خوبی در نهایت می‌ده. ماتریس آیزن هاور هم داره که من خیلی از این فیچرش استفاده نمی‌کنم اما اگر کسی با این متد حال می‌کنه اینجا ابزارش فراهمه. یه فیچر دیگه که خیلی به من کمک کرده امکان درست کردن لیست‌های مختلف و دادن تگ‌های مختلف به هر تسکه و این شخصا به من خیلی کمک کرده که بین ابعاد مختلف زندگیم تعادل برقرار کنم. مثلا لیست‌ها و تگ‌های کار، شخصی، روابط، دانشگاه و مطالعات شخصی دارم که در یک نگاه کمک می‌کنه ببینم برای کدوم وقت می‌ذارم و برای کدوم باید بیش‌تر وقت بذارم. همچنین ممکنه یه زمانی به طور کاملا ذهنی این حس رو داشته باشم که من برای روابطم وقت نمی‌ذارم و هیچ کاری نمی‌کنم اما وقتی به تسک‌های ثبت‌شده نگاه می‌کنم می‌بینم اینطور نیست و درجا هم ذهنم آروم می‌شه هم سرزنشگر درونم خاموش. امکانات دیگه هم داره که بیش‌تر از این اینجا جاش نیست و بهتره خودتون اگه دوست داشتید برید و امتحانش کنید.
گوگل کلندر هم که یار و یاور همیشگیه و مکمل این ابزارها می‌شه در زمان‌هایی که برنامه‌هایی یا زمان‌های ثابتی برای کار خاصی قراره اختصاص پیدا کنه.
تو این یادداشت سعی کردم از روش برنامه‌ریزی خودم و ابزارهاش بگم که حدود یک سال و نیمه شروع کردم و دارم باهاش پیش می‌رم و رفته‌رفته متناسب با نیازهام بهبودش می‌دم. بیش‌تر از هر چیز، بهم کمک کرده جدیتم رو در اهداف و برنامه‌های شخصیم حفظ کنم و حل نشم تو ناخودآگاه جمعی، نظم شخصی داشته باشم و برای کارها به فشار و اجبار بیرونی وابسته نباشم و استمرارم رو در هر شرایطی حفظ کنم؛ حالا گاهی تازان و دوان و به سرعت، گاهی افتان و خیزان و با خستگی و کندی. می‌تونید قالب فایل اکسل رو از اینجا دانلود کنید و خودتون شروع کنید باهاش کار کردن. نکته‌ای که هست اینه که سخت نگیرید و فقط شروع کنید. با ساده‌ترین حالت هم شروع کنید. تا عادتش کم‌کم جا بیفته و اصلا براتون روتین بشه، بعد هر فیچری خواستید بهش اضافه کنید :)
اگر هم خودتون روش و ابزار دیگه‌ای دارید برام بنویسید. اگر سوالی دارید هم من در خدمتم. اگه قالب رو دانلود و امتحانش کردید، بیاید از تجربه‌تون بگید. من مشتاق خوندن نظرهاتون هستم :)
