فرم‌ها ابزاری راحت برای سازمان‌ها و بوروکراسی‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات هستند. دلیل این راحتی این است که کار را به گردن مشتری، بیمار یا مالیات‌دهنده می‌اندازند.
این تغییر در شیوه کار باعث شده که استفاده از فرم‌های سلف‌سرویس به شدت گسترش پیدا کند، اما ناکارآمدی‌های ذاتی آن‌ها به همه ضرر می‌رساند:
1. سازمان‌ها هزینه فرم‌های ناکارآمد یا بد طراحی‌شده را نمی‌بینند، چون کاربران به‌طور شخصی با این مشکلات درگیر هستند.
2. سازمان‌ها به افزودن موارد بیشتر به فرم‌ها ادامه می‌دهند، چون برایشان هزینه چندانی ندارد.
3. سیستم‌ها و فرم‌های قدیمی پابرجا می‌مانند، چون به‌روزرسانی آن‌ها هزینه‌بر و از نظر سازمانی دشوار است.
مشکل اصلی اینجاست: سازنده فرم باید همه احتمالات را پیش‌بینی کند و سپس فرمی طراحی کند که ممکن است سال‌ها مورد استفاده قرار گیرد. به همین دلیل، کاربران مجبور می‌شوند با سوالات نامرتبط و غیرضروری مواجه شوند. مثلا شما ۹ ساله هستید و فرم از شما می‌پرسد چند فرزند دارید، یا در بوفالو زندگی می‌کنید و فرم درباره مالیات نیویورک سیتی سوال می‌کند.
چهار مشکل اصلی در اینجا وجود دارد:
1. زمان همه کاربران هر بار هدر می‌رود.
2. به دلیل وجود اطلاعات بی‌ربط، حتی کاربران هوشیار هم ممکن است چیزهای مهم را نادیده بگیرند.
3. فرم نمی‌تواند خطاها یا ناسازگاری‌ها را بررسی کند و نمی‌تواند سوالات مهم‌تر را در اولویت قرار دهد.
4. مهم‌تر از همه، فرم نمی‌تواند هوشمندانه روی موضوعات مهم‌تر تمرکز کند.
حتی وقتی فرم‌ها به صورت آنلاین یا PDF درآمدند، تقریبا هیچ تغییری حاصل نشد. با تقلید از فرم‌های کاغذی، تمام ناکارآمدی‌ها و تکرارهای آن‌ها حفظ شد، بدون اینکه ارزش خاصی افزوده شود. مثلا چرا باید یک سند ۲۴ صفحه‌ای الکترونیکی را در ۹ قسمت مختلف امضا کنیم؟
برای لحظه‌ای تکنولوژی را فراموش کنید. حالا تصور کنید به جای پر کردن فرم، با یک انسان صحبت کنید که بتواند بر اساس حرف‌های شما تصمیم بگیرد.
مثلا اگر برای دریافت ویزای اسپانیا درخواست می‌دهید، از شما سوالات بی‌ربط تکراری پرسیده نمی‌شود، اما شاید بپرسند که آیا واکسن سفر زده‌اید یا نه.
این فرد دیگر نام و تاریخ تولد شما را بارها نمی‌پرسد، چون قبلا به او گفته‌اید.
حتی مهم‌تر، اگر بگویید در نوجوانی مشکلی با طحال خود داشته‌اید، این فرد سوالات دقیق‌تری درباره این مشکل می‌پرسد، نه اینکه شما را مجبور کند به سراغ سوال بعدی بروید.
هوش مصنوعی از همین حالا می‌تواند این کار را انجام دهد و با آموزش مناسب، حتی می‌تواند بهتر از یک مصاحبه‌گر انسانی عمل کند. هوش مصنوعی می‌تواند دانش تخصصی بیشتری داشته باشد، صبورتر باشد و برای برخی افراد حس حریم خصوصی بیشتری فراهم کند.
یک مکالمه (حتی صوتی، اگر برای کاربر مناسب‌تر باشد) زمان بسیار کمتری می‌گیرد و اطلاعات بیشتری در فرمت مفیدتری تولید می‌کند. همچنین می‌تواند به اطلاعات ناقص یا تناقض‌ها در گزارشی که تولید می‌کند، اشاره کند. حتی می‌تواند شیوه آموزشی خود را با نشان دادن این که سازمان در حال پرسیدن سوالات غیرضروری یا ایجاد ناامیدی و خستگی برای کاربران است، ارزشیابی کند.
این فرآیند می‌تواند میلیون‌ها ساعت از وقت کاربران را صرفه‌جویی کند و حتی مهم‌تر از آن، جان انسان‌ها را نجات دهد.
اگر پر کردن یک فرم ارزشمند است، احتمالا جایگزینی آن با یک روش واقعی جمع‌آوری اطلاعات ارزش بیشتری خواهد داشت.
لینک مرجع: https://seths.blog/2024/12/the-opportunity-for-ai-formbots/
