چگونه یک ددلاین را از دست ندهیم
ددلاین‌ها ارزشمند و گران‌قیمت هستند.
سیستم‌های سازمان یافته و جوامع به ددلاین‌ها نیاز دارند. ساخت یک خانه به‌صورت کارآمد غیر ممکن بود اگر پیمان‌کارها هر زمان که می‌خواستند مصالح یا خدمات را تحویل می‌دادند. استودیوهای فیلم‌سازی و ناشران کتاب، ماه‌ها زودتر فیلم و کتاب خود را منتشر می‌کردند تا به تیم‌های توزیع اجازه برنامه‌ریزی بدهند. نرم افزار وابسته به زیرسیستم‌هایی است که باید قبل از آن‌که برنامه بتواند کار کند سر جای خود باشند.
همراه با ارزشی که یک محصولِ قابلِ تحویل ایجاد می‌کند، هزینه‌های واقعی نیز وجود دارند. نه تنها هزینه سازمانی از دست دادن یک ددلاین بلکه آسیب چشم‌گیری که به آبرو یا برند وارد می‌شود زمانی‌که تعهدی زیر پا گذاشته شود. و همچنین آسیب انسانی که از استرس و آسیب ناشی از نگه‌داشتن تعهدی که متعلق به ما نبوده می‌آید.
در یک رقابت آزاد برای توجه و تعهدات، اصول ددلاین‌ها متزلزل می‌شوند. برای پنجاه سال است که برنامه پخش زنده شنبه شب ساعت ۱۱:۳۰ پخش می‌شود. نه به این خاطر که سازنده‌ها می‌گویند، بلکه چون آماده است. و چون ۱۱:۳۰ است. این‌گونه است.
البته که چنین ددلاین‌های مهمی در وب‌سایت کیک استارتر کم‌یاب هستند. «این شارژر در شش هفته ارسال می‌شود!». این‌گونه می‌گویند، در حالی که تا یک‌سال آینده تاریخ تحویلی وجود ندارد. «ما رقبا را در تنها سه ماه شکست می‌دهیم». بعضی وقت‌ها این‌طور به نظر می‌رسد که اگر شرکت با چنین طرز فکر امیدوارکننده‌ای وارد نشود، فرصت سرمایه‌گذاری را از دست می‌دهند. با چنین انتخابی تعجبی نیست اگر افراد امید خود را از دست بدهند. آرزواندیشی شاید دروغ نامیده نشود اما در واقع دروغ است. ما باید این را بهتر بدانیم.
به‌دست آوردن خوش‌نامی به عنوان فردی (یک فریلنسر، بازاریاب، شرکت، رهبر) که ددلاین‌ها را از دست نمی‌دهد ارزشمند است. و این تنها با نخوابیدن و مثل ماشین کار کردن حاصل نمی‌شود. این آخرین راهکار فردی است که برنامه‌ریزی خوبی ندارد.
در ادامه چند اصل پایه را بررسی می‌کنیم که شاید مفید باشند.
- اگر در صنعتی رقابت می‌کنید که تنها راه «برنده» شدن دروغ گفتن در مورد ددلاین‌هاست، آگاه باشید که رقابت در چنین صنعتی یک انتخاب است و بپذیرید که قرار است ددلاین‌ها را از دست داده و با هزینه احساسی که همراه با آن می‌آید دست و پنجه نرم کنید.
- با علم به این‌که این یک انتخاب است، صنعت دیگری را انتخاب کنید؛ جایی که انتظار می‌رود ددلاین‌ها را رعایت و با ایجاد ارزش برای دیگران و با متعهد ماندن احساس رضایت کنید.
- به ددلاین‌های غیر واقعی به عنوان یک محرک نگاه نکنید. این روش برای همه جواب نمی‌دهد. یعنی ممکن است برخی به موقع کار را انجام بدهند در حالی‌که سایرین تصورشان بر این بوده که این تنها یک راهنما است. شفافیت و کمک کردن به مردم از ابتدا در درک این موضوع که منظور شما از ددلاین چیست به مراتب کارآمدتر خواهد بود. مانند داستان چوپان دروغ‌گو.
- همزمان از ددلاین‌های داخلی به عنوان بخشی تضمین شده از تعهدات خارجی خود استفاده نکنید. یک پروژه بدون برنامه قبلی به موقع آماده نمی‌شود. این حتمی است. برنامه قبلی بهتر، ددلاین‌های بهتری نیز خواهد داشت.
- این حقیقت را بپذیرید که تحویل یک محصول در تاریخ مشخص هزینه بیش‌تری دارد نسبت به آن زمانی که قرار است آماده شود. در نتیجه باید به ازای ارزشی که تعهد شما ایجاد می‌کند هزینه بیش‌تری نیز دریافت کنید. و از آن هزینه دریافتی در جهت متعهد ماندنِ بیش‌تر استفاده کنید.
- ددلاین‌ها توسط افرادی که «بهترین خود هستند» نگه‌داشته نمی‌شوند. حفظ یک ددلاین نیازمند یک روش سیستماتیک و برنامه‌ریزی است. اگر در رعایت ددلاین‌ها خیلی مو به مو عمل کرده و لحظه آخری هستید یک مشکل سیستمی دارید.
- حذف صورت مسئله پادزهر پیچیده‌خواهی بیش از حد نیست. این یک نوع از دست دادن احساس و یک شکستِ در جنگ است. اما پاسخ در فعالانه بازسازی مشخصات و حذف یا اضافه کردن بخش‌هایی از کار است. «این قابلیت در نسخه بعدی خواهد بود» یک جواب کاملا قابل پذیرش است؛ به ویژه زمانی‌که مردم بر روی تحویل به موقع نسخه فعلی حساب باز باشند.
- یک تک ددلاین، ددلاینی است که مطمئنا قرار نیست رعایت شود. اما اگر ددلاین‌های بزرگ را به ده یا پانزده هدف متوسط بشکنید، آن موقع دیگر از مدت‌ها قبل از آن‌که دیر شود از پیشرفت خود باخبر خواهید بود.
- افزایش نیروی کار اغلب به سرعت بخشیدن به یک پروژه کمکی نخواهد کرد. در زمانی‌که شما درگیر حل مشکلِ رسیدن به یک ددلاین از طریق چنین راه حلی هستید، احتمالا دیگر دیر شده باشد. راه حل جایگزین به کار گرفتن تعداد مناسبی از افراد در هر بخش از پروژه است. و همچنین اجرای هر چه بیش‌تر بخش‌های مختلف به‌صورت موازی باهم.
- گلوگاه‌ها تا یک جایی مفید هستند. اگر برای تایید همه بخش‌های پروژه خود تنها به یک نفر نیاز دارید، بعید است بتوانید بخش‌های زیادی را به شکل موازی با یک‌دگیر اجرا کنید. راه حل جایگزین ساخت یک پیش‌زمینه سخت‌گیرانه به شکلی است که حتی قبل از شروع کار، بیش‌تر استانداردها در آن رعایت شده باشند.
- بحث‌های پیرامون زمان‌بندی اغلب به مشکلات اعتماد، شرم‌ساری و تلاش منتهی می‌شوند. چنین موضوعی به ندرت به اندازه گفت‌وگو در مورد جدایی ساختار سیستم و اطلاعات از تعهدات و جذابیت‌ها کمک‌کننده است.
- مشکلات مخفی بهتر نمی‌شوند. در یک جهان ابر متصل دلیل فنی برای این‌که چرا مدیر پروژه نمی‌تواند بفهمد دانسته‌های تیمش در مورد موقعیت فعلی پروژه چیست وجود ندارد.
مانند بیش‌تر مسائلی که مهم هستند، از دست ندادن ددلاین‌ها نیز یک مهارت و از همین رو قابل یادگیری است.
[ اگر نمی‌توانید از شکستن تعهدات خود جلوگیری کنید، در پست بعدی بیش‌تر به این موضوع پرداخته خواهد شد].
لینک مرجع: https://seths.blog/2021/05/how-not-to-miss-a-deadline/
