در مدیریت پروژهها و طرحهای مختلف، شناسایی و وزندهی به ذینفعان یکی از مهمترین مراحل است. روشهای استاندارد متعددی برای این منظور وجود دارد که هر کدام به نوعی به درک بهتر نقش و اهمیت ذینفعان کمک میکند. در این مقاله، به بررسی چند روش استاندارد وزندهی به ذینفعان میپردازیم:
1. ماتریس قدرت-علاقه (Power-Interest Matrix)
ماتریس قدرت-علاقه یک ابزار مفید برای تحلیل و طبقهبندی ذینفعان است. در این ماتریس، محور افقی نشاندهنده میزان علاقه ذینفع به پروژه (از کم تا زیاد) و محور عمودی نشاندهنده میزان قدرت ذینفع در تأثیرگذاری بر پروژه (از کم تا زیاد) است.
با قرار دادن ذینفعان در این ماتریس، میتوان استراتژی مناسب برای مدیریت هر یک را مشخص کرد:
ذینفعان با قدرت و علاقه بالا (باید به طور نزدیک مدیریت شوند)
ذینفعان با قدرت بالا اما علاقه پایین (باید راضی نگه داشته شوند)
ذینفعان با علاقه بالا اما قدرت پایین (باید مطلع نگه داشته شوند)
ذینفعان با قدرت و علاقه پایین (نیاز به حداقل توجه دارند)
تحلیل ماتریس قدرت-نفوذ (Power-Influence Matrix):
این ماتریس شبیه به ماتریس قدرت-علاقه است، اما به جای محور افقی "علاقه"، محور افقی را به "نفوذ" ذینفعان اختصاص میدهد.
محور عمودی همچنان "قدرت" ذینفعان را نشان میدهد.
با استفاده از این ماتریس، میتوان ذینفعان را به چهار گروه تقسیم کرد:
ذینفعان با قدرت و نفوذ بالا (باید به طور نزدیک مدیریت شوند)
ذینفعان با قدرت بالا اما نفوذ پایین (باید راضی نگه داشته شوند)
ذینفعان با قدرت پایین اما نفوذ بالا (باید مطلع نگه داشته شوند)
ذینفعان با قدرت و نفوذ پایین (نیاز به حداقل توجه دارند)
این روش به درک بهتر چگونگی تأثیرگذاری هر ذینفع بر پروژه کمک میکند.
تحلیل سناریو (Scenario Analysis):
در این روش، سناریوهای مختلفی برای تغییرات در نقش و قدرت ذینفعان تعریف میشود.
سپس، استراتژیهای مختلف برای مدیریت هر سناریو بررسی و آمادهسازی میشود.
این روش به پیشبینی و آمادگی برای چالشهای آینده کمک میکند.
مثلاً میتوان سناریوهایی را در نظر گرفت که در آنها قدرت یا نفوذ برخی ذینفعان افزایش یا کاهش مییابد و استراتژیهای مناسب را برای هر سناریو طراحی کرد.
تحلیل ذینفعان با استفاده از روش RACI:
RACI یک چارچوب استاندارد برای تعریف نقشها و مسئولیتهای ذینفعان است.
در این روش، هر ذینفع به یکی از چهار نقش طبقهبندی میشود:
Responsible (مسئول): کسی که مسئول انجام کار است
Accountable (پاسخگو): کسی که در نهایت مسئول نتیجه کار است
Consulted (مشاور): کسی که نظرش در تصمیمگیریها مشورت میشود
Informed (آگاه): کسی که باید در جریان کار قرار بگیرد
این روش به شفافسازی نقشها و مسئولیتهای ذینفعان کمک میکند.
تحلیل ذینفعان با استفاده از روش Stakeholder Salience:
در این روش، ذینفعان بر اساس سه معیار قدرت، مشروعیت و فوریت طبقهبندی میشوند.
قدرت به توانایی ذینفع در تأثیرگذاری بر پروژه اشاره دارد.
مشروعیت به میزان مشروعیت و مقبولیت ذینفع در پروژه اشاره دارد.
فوریت به میزان نیاز فوری ذینفع به توجه و پاسخگویی اشاره دارد.
با استفاده از این سه معیار، ذینفعان به چهار گروه اصلی تقسیم میشوند و اولویتبندی میگردند.
این روش به درک اولویتبندی ذینفعان کمک میکند.
استفاده از نرمافزارهای مدیریت ذینفعان:
ابزارهایی مانند Stakeholder Circle، Stakeholder Map و غیره میتوانند به مدیریت و تحلیل ذینفعان کمک کنند.
این نرمافزارها معمولاً امکاناتی مانند ایجاد نمودارهای ذینفعان، تحلیل قدرت و نفوذ، مدیریت ارتباطات و غیره را فراهم میکنند.
استفاده از این ابزارها میتواند فرآیند مدیریت ذینفعان را تسهیل و منظمتر کند.
این روشها را میتوان به طور مکمل با ماتریس قدرت-علاقه (Power vs. Interest Matrix) استفاده کرد تا تحلیل جامعتری از ذینفعان و مدیریت آنها ارائه دهند. انتخاب روشها بستگی به پیچیدگی پروژه، تعداد ذینفعان و سایر عوامل دارد.
