فرقی ندارد در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنیم در هر صورت دوست داریم در انتهای روز خطی روی تمامی کارها بکشیم و با خیال راحت به رختخواب برویم. اما این فانتزی هرگز رنگ حقیقت به خود نمی‌گیرد و ما هر بار سرخورده‌تر از قبل، روز بعدی خود را آغاز می‌کنیم.
"چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟"
راستش را بخواهید من هم مدتی طولانی به این مشکل دچار بودم. دوست داشتم هر روز که از خواب برمی‌خیزم طبق لیست کارها پیش بروم و تمام‌شان کنم. اما هر شب با هفتاد درصد کارهای انجام نشده به رختخواب می‌رفتم. تا اینکه کتاب فرمول برنامه‌ریزی از دیمون زاهاریادس را خواندم و به اشکالات خود پی بردم.
دیمون در بخش دوم کتاب به هشت دلیل ناکام‌کننده‌ای اشاره می‌کند که نقش اساسی در تمام نکردن برنامه‌هایمان دارند. مطمئن باشید شما هم برخی از این اشتباهات را انجام می‌دهید پس تا انتهای این مقاله با من همراه باشید:
اولین دلیل به فهم ما از برنامه‌ریزی بازمی‌گردد. بیشتر مواقع وقتی از دیگران می‌پرسیم چرا برنامه‌ریزی می‌کنند، در جواب می‌گویند:
واسه اینکه بتونم همه کارهام رو انجام بدم و با خیال راحت روزها رو بگذرونم
در واقع اولین اشتباه ما در نخستین قدم برنامه‌ریزی رخ می‌دهد. تا زمانی که فهم ما از برنامه‌ریزی تغییر نکند، نمی‌توانیم از عهده موارد روزانه بربیاییم. حال هدف برنامه‌ریزی چیست؟ دیمون به این سؤال پاسخ می‌دهد:
هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان و توجه ویژه به موارد مهم است. این کار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتن‌شان آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید.
در نتیجه هدف از برنامه‌ریزی انجام همه‌ی کارها نیست بلکه انجام موارد ضروری است. بیشتر افراد گمان می‌کنند بایستی تمامی موارد را انجام دهند به هیمن خاطر آنچه برایشان باقی می‌ماند لیست بزرگی از وظایف است که روز به روز حجیم‌تر می‌شوند.
برای قبض گاز، برق و آب سررسید تعیین کرده‌اند. شما تا سررسیدن زمان روی قبض مهلت دارید هزینه را واریز کنید در غیر اینصورت خدمات‌رسانی متوقف می‌شود. اگر این سررسید را تعیین نکنند، مشخص نیست تا چه زمانی پرداخت قبض خود را به تعویق می‌اندازید.
مواردی هم که درون برنامه‌ریزی‌تان درج کرده‌اید به سررسید احتیاج دارند. اگر ضرب‌الاجل تعیین نکنید، هر روز از انجام آنها طفره می‌روید. مشخص و محدود بودن زمان انجام برای شما تعهد ایجاد می‌کند. بگذارید برایتان مثالی بزنم. حتمن شما هم استراتژی حبس خانگی ویکتور هوگو به گوشتان خورده:
داستان از آن قرار است که هوگو می‌بایست کتابی را تا بهار سال 1829 به ناشر تحویل می‌داد اما هر روز از نوشتن طفره می‌رفت. مهلت تعیین‌شده از راه رسید و کتاب را ننوشت. ناشر موافقت کرد تا 1830 به او مهلت دهد ولی هوگو این فرصت را هم از دست داد. مرتبه‌ی سوم ناشر او را به پرداخت جریمه هفتگی تهدید کرد. هوگو که دید اوضاع قاراشمیش است پنج ماه تمام را در حبس خانگی به سر برد و نوشتن کتاب را به پایان رساند.
داستانی که از هوگو برایتان تعریف کردم با قانون پارکینسون مطابقت کامل دارد. این قانون می‌گوید:
کارها به اندازه زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد
حال وقتی سررسیدی برای برنامه‌هایتان تعیین نمی‌کنید یعنی انجام آنها را تا ابد به تعویق می‌اندازید.
لیستی از کارهای طولانی را یادداشت می‌کنید. منظورم همان کارهایی هستند که داخل یک ورقه A4 هم جا نمی‌شوند. اگر زمان لازم برای انجام تمامی مواردی که یادداشت کرده‌اید را جمع بزنیم، چندین روز و چه بسا چندین هفته برای انجام آنها زمان لازم است. دیمون زاهاریادس چهار آفت برنامه‌های طولانی را ذکر می‌کند:
اول، گیج‌کننده‌اند. چرا که به شما گزینه‌های خیلی زیادی ارائه می‌دهند و هرکدام آنها توجه شما را از مهم‌ترین کارتان دور می‌کند.
دوم، واقع‌بینانه نیستند. برنامه‌هایی که خیلی طولانی‌اند در نهایت به نقطه‌ای می‌رسند که غیرقابل کنترل می‌شوند شما قادر نخواهید بود به تمامی موارد برسید چون اساسا تعدادشان بیش از اندازه می‌باشد.
سوم، دلسردکننده هستند. هر روز را با دانستن این حقیقت که در تکمیل کارهایتان ناکام بوده‌اید به پایان می‌رسانید. پیامد تجربه‌ی چندین باره‌ی این حس می‌تواند انگیزه شما را از بین ببرد.
چهارم، تشوق به پشت گوش انداختن می‌کنند. با شکست در تکمیل موارد برنامه‌ریزی شده خود روز به روز، به ذهنتان یاد می‌دهید تا این پیامد را بپذیرد. با گذشت زمان، عزم و انگیزه خود جهت تکمیل کارها با زمانبندی را از دست خواهید داد.
به لیست برنامه‌ریزی من توجه کنید:
آزادنویسی، انجام تمرینات کپی‌راتینگ، ستون‌نویسی، نوشتن مقاله سایت، نوشتن مقاله کاری، تماشای ویدیو طراحی سایت، آموزش سئو، خواندن رمان
حتمن با خودتان می‌گویید: عجب برنامه‌ریزی خفنی داری ولی اشتباه می‌کنید. وقتی موارد بی‌ربط زیادی در کنار یکدیگر قرار بگیرند، انجام دادن آنها اگر کم‌تعداد هم باشند، سخت خواهد بود. نکته اینجاست اگر می‌خواهید با سرعت بیشتری پیش بروید می‌بایست کارها را بر اساس شکل و کمیت آنها دسته‌بندی کنید به عبارت دیگر کارها اندکی با یکدیگر مرتبط باشند؛ اکنون می‌خواهم برنامه شخصی‌ام را دسته‌بندی کنم:
آزادنویسی، کپی‌رایتینگ، ستون‌نویسی و نوشتن مقاله کاری
این مورد برای یک روز شما کفایت می‌کند چرا که مرتبط هستند و از تنوع کافی برخوردارند. حال سایر موارد را هم در یک طبقه‌بندی قرار می‌دهم:
تماشای ویدیو طراحی سایت، آموزش سئو، نوشتن مقاله سایت
این موارد هم از آنجایی که همگی با لپ‌تاپ سروکار دارند، در کنار هم قرار دادنشان مزیت جالبی به شمار می‌رود. البته این طبقه‌بندی لزومن به این معنا نیست که کارها را جدا کنید بلکه می‌خواهیم با کاهش دادن تنوع، عامل حواس‌پرتی را از میان برداریم.
اگر کسی مقابل انتخاب شما بایستد، در واقع آزادی‌تان را سلب کرده. شما با حق انتخاب خود به دیگران نشان می‌دهید محدود نیستید و اختیار دارید. این جمله از بری شوارتز در کتاب پارادوکس انتخاب اهمیت آزادی در انتخاب را مشخص می‌کند:
«انتخاب به همان میزان که دارای ارزش ابزاری است، دارای ارزش دیگری است که شاید مهم‌تر هم باشد. آزادی در انتخاب دارای ارزشی است که شاید بتوان آن را «ارزش ابرازی» نام نهاد. انتخاب آن چیزی است که ما را قادر می‌سازد به جهان بگوییم که چه کسی هستیم و به چه چیزی اهمیت می‌دهیم.»
این خصلت از کودکی همراه ما بوده و تا زمان مرگ هم همراه‌مان خواهد بود. صفت پسندیده و مناسبی است اما گاهی اوقات برایمان دردسر ایجاد می‌کند. به عنوان مثال برای همه ما پیش آمده به یک سلف سرویس برویم. انواع اقسام گوشت‌ها و سبزیجات در یک ردیف چیده شده‌اند. دلمان می‌خواهد همه آنها را امتحان کنیم. اما واقعیت آنست ما نمی‌توانیم همه آنها را لای نان بچپانیم.
مواقعی که گزینه‌های پیش رویتان متعددند، انتخاب دشوار می‌شود. جامعه امروزی برای بها دادن به آزادی گزینه‌ها را افزایش داده ولی از سوی دیگر باید در نظر داشت که هر سودی، ضرری هم در کنار خودش دارد. شما میان گزینه‌ها سردرگم هستید و نمی‌توانید انتخاب عاقلانه‌ای تجربه کنید.
بگذارید برایتان یک مثال شخصی بزنم؛ اگر تجربه روزه گرفتن در ماه رمضان را داشته باشید، می‌دانید نزدیک افطار چیزی نمانده معده از حلق‌مان بیرون بزند. با خود می‌گوییم به محض گفتن اذان تمام سفره را جمع می‌کنم اما وقتی سفره با آن همه رنگ و لعابش مقابلمان پهن می‌شود، نمی‌دانیم از کدام غذا بخوریم. انتخاب بین پنیر، سبزی، کره و خرما و.... دشوار می‌شود.
حال فرض کنید چنین مشکل فاجعه‌باری در برنامه‌ریزی‌تان وجود داشته باشد؛ هر روز که از خواب برمی‌خیزید به ستون پرتعدادی از برنامه برمی‌خورید و نمی‌دانید باید از کدام آغاز کنید. این همان پارادوکس انتخاب است.
یکی از دلایل پایبند نبودن به برنامه‌ها، مشخص نکردن مفهوم آنهاست. وقتی تعیین نکنید فلان کار چه میزان اولویت دارد و چه مقدار زمان برای انجم دادنش لازم است، چگونه می‌توانید از خود انتظار پایبند ماندن به آنها را داشته باشید؟ بگذارید برایتان مثالی بزنم:
فرض کنید در برنامه شما موردی با موضوع تماس گرفتن با پشتیبان سایت باشد. این مورد از طرفی هیچ اولویت و اهمیتی را نمی‌رساند و از طرفی دیگر مشخص نیست چه میزان زمان برای آن صرف خواهد شد. با چنین برنامه‌ریزی یا کار را انجام نمی‌دهید یا اگر انجام دهید، مقدار زمان زیادی را از دست می‌دهید.
در مورد اهمیت اضافه کردن مفهوم، دیمون زاهاریادس نکته جالبی در کتاب فرمول برنامه‌ریزی به ما گوشزد می‌کند:
هنگامی که فهرستی از کارهای بدون مفاد و مفهوم ایجاد می‌کنید، با گزینه‌هایی رو به رو خواهید شد که انتخاب مابین‌شان دشوار می‌باشد. نتیجه؟ برنامه شما که قرار بود یادداشتی از چیزهایی که باید به انجام برسانید باشد، به یک یادداشت در حال گسترش از چیزهایی که نامشخص و ناتمام مانده‌اند تبدیل می‌شود.
پس به عبارتی با پشت گوش انداختن مفهوم و مشخص نکردن اهیمت و اولویت در برنامه‌ها، کنترل‌مان را از کف می‌دهیم و در انتهای روز کوله‌باری از کارها روی دوش‌مان باقی می‌مانند.
از دو سال گذشته تاکنون به برنامه‌ریزی‌ام پایبند بوده‌ام اما تمام این دو سال اشتباهی را هر روز تکرار کرده‌ام و آن کلی تعریف کردن وظایف روزانه‌ام بوده. کمی بالاتر در مورد وظایف روزانه‌ام برایتان صحبت کردم و مواردی را هم برای آن ارائه دادم. دوباره آنها را ذکر می‌کنم تا این بخش کامل شود:
نوشتن رمان، انجام تمرین‌های کپی‌رایتینگ، نوشتن مقاله کاری، نوشتن مقاله سایت
این برنامه‌ریزی مشکل سابق یعنی همان تنوع بیش از حد را ندارد اما از مشکل مهم‌تری برخوردار است. مشکل این برنامه تعیین نکردن حد مشخص برای موارد برنامه است:
نوشتن رمان یعنی چه؟ چه مقدار از زمان را خواهم نوشت؟ یک صفحه؟ یک صحنه؟ یک فصل؟ کل کتاب؟
در مورد نوشتن مقاله سایت چطور؟ آیا تمام مقاله را می‌خواهم بنویسم؟ مقدمه را می‌نویسم؟ نکته پایانی را می‌نویسم؟
می‌بینید؟ این موارد هیچ سقف انجامی ندارند و ممکن است هر کدام‌شان چند ساعتی طول بکشند. تجربه شخصی به من ثابت کرده تعیین حد مشخص، ارتباط بسیار بالایی با میزان رضایت شما دارد. به عبارتی وقتی مشخص می‌کنید که می‌خواهید یک صفحه از رمان را بنویسید، پس از پایان آن یک صفحه احساس رضایت می‌کنید در حالیکه اگر مشخص نکرده باشید، مدام به ساعت نگاه می‌کنید.
با ذکر این دلیل پی می‌بریم چرا بسیاری از دانشجویان در نوشتن پایان‌نامه شکست می‌خورند. آنها تعیین می‌کنند باید از فردا نوشتن پایان‌نامه را آغاز کنند اما مشخص نمی‌کنند کدام بخش را می‌خواهند بنویسند. در نتیجه پس از سه ماه هنوز یک خط از پایان‌نامه هم نوشته نشده.
این تشبیه می‌تواند اهمیت موضوعی که ذکر کردیم را بیان کند:
برنامه‌ریزی بدون ایجاد حد مشخص، مثل مسابقه دو میدانی بدون خط پایان است. بالاخره خستگی غلبه می‌کند و از نفس می‌افتید.
ریزترین و بی‌اهمیت‌ترین کارهای ما هدف دارند. مسواک می‌زنیم تا دندان‌مان خراب نشود، دستشویی می‌رویم تا روده‌مان نترکد، موبایل‌مان را به شارژ وصل می‌کنیم تا خاموش نشود حال چگونه می‌شود موارد مهم برنامه‌تان هدفی به دنبال نداشته باشند؟
وقتی هدف برنامه‌مان را مشخص نمی‌کنیم یعنی خود را از دستاورد‌های برنامه‌ریزی محروم کرده‌ایم. وقتی دستاوردی در میان نباشد، انرژی‌مان برای انجام موارد بعدی فروکش می‌کند. با فروکش کردن انرژی و نبودن دستاورد، خسته می‌شویم و برنامه را رها می‌کنیم. در نتیجه برنامه از دست می‌رود.
یک فایده دیگر هدف‌دار کردن کارها، ایجاد تعهد و الزام است. دیمون زاهاریادس نکته جالب توجهی می‌گوید:
فرض کنید وبلاگی را اداره می‌کنید و نوشتن یک پست جدید برای وبلاگ در فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده فردای شما قرار دارد. این وظیفه‌ای است که بر عهده خود می‌دانید تا انجام دهید. ولی آیا دلیل مشخصی برای الزام انجام آن می‌دانید؟ آیا با پست جدید وبلاگ برای کسب هدف خاصی تلاش می‌کنید؟
بنابراین تعیین هدف و ارتباط دادن آن به کارهایمان دو تاثیر مهم دارند؛ یک، به دست آوردن انرژی لازم برای ادامه دادن. دو، ایجاد تعهد و التزام. این دو شاخصه اساسی اگر نباشند، نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم.
مواردی که برایتان ذکر کردیم، از جمله علت‌هایی بود که چرا به برنامه‌ریزی‌مان پایبند نمی‌مانیم. حال می‌خواهیم آزمونی بگیریم و به خودمان نمره دهیم. شما به طور پیش‌فرض چهل نمره در اختیار دارید. به ازای هر موردی که مرتکب شده‌اید، پنج نمره از شما کم می‌شود. سپس می‌توانید نتایج خود را از موارد زیر بررسی کنید:
در این مقاله به هشت مورد از اشتباهات رایج برنامه‌ریزی اشاره کردیم و فهمیدیم چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم. همچنین در قسمت بعدی می‌خواهیم به ده مورد از روش‌های برنامه‌ریزی و نحوه به کار گرفتن آنها بپردازیم. اگر این مقاله برایتان مفید بوده، آن را با بقیه به اشتراک بگذارید.
